内勤部工作流程

内勤部工作流程一、客户订单1、接到客户电话订单或传真订单或业务订单后，录制产品订单汇总表确认客户的订货金额后，查询客户帐户货款余额，如余额不足立即告知客户，并通知客户在汇款后传真汇款凭证或电话确认汇款的金额及汇入银行。2、录制订单后核对库存情况，如无库存或库存不足，当场与客户沟通，调整订单内容或协调生产告之客户延迟发货时间。（注：如是电话接单，1-2点的工作应该在接单的过程中完成）3、录入完毕产品订货汇总表后录制产品剩余订单汇总表，批注该客户当月当次促销搭赠。4、内部人员购买公司产品，开具销售清单，将客户联给予购买人员。5、客户在下订单时，如需配送相关的包装物料，应上报销售总监是否收取物料费，再开具出库凭证，交予物料仓管。二、客户汇款1、接收客户汇款凭证传真件存档，并录制客户往来表，并录制客户对帐单。（注：如客户汇款是电话通知，应与财务总经理确认是否收到此笔货款）2、确认汇款的客户订单，以橙色为标记在产品剩余订单汇总表标注（注：标注后的客户为第二天发货客户）。3、每天下午17：30前应将当天所有客户汇款的明细发至各区域主管。4、财务部出纳接收到无名汇款时，通知内勤核实汇款详细并作客户款到登记，回复至出纳作客户款到登记。三、与物流的衔接1、根据物流主管每天提供的发货汇总表，将已发货的客户在产品剩余订单汇总表内删除，并进行整理。2、每天下班之前把客户往来表及产品订单剩余订单汇总表以电子表格的形式发予物流主管。四、与客户对帐1、客户对帐单的整理：将客户当月所有的汇款、发货记录、促销费用整理成对帐单，并与客户账务往来表进行核对。2、每月5日前将对帐单传真至客户，并电话确认是否收到。如与客户发生误差，以原始凭证与客户进行核对，核对正确后应给客户传真最新的对帐单。3、在对帐过程中出差的误差，应以文件的形式由销售总监确认审批后复印呈送会计处。五、数据统计1、根据每月发货汇总表统计各业务员区域内月销售量。2、根据每月发货汇总表统计各业务员区域内客户月销售量。3、根据每月发货汇总表统计核算各业务员的提成。（提成核算见附表）。六、与销售人员的衔接1、每天客户的发货、汇款汇总后以短信或邮件的形式发给各个业务员。2、客户下达订单后如没有及时的汇款，再次与客户沟通后还未汇的报予负责的业务员。3、在售后服务过程中如出现无法解决的问题，应上报销售总监及各自负责的业务员，并跟踪解决的进度。4、业务员在工作需要的与自己所负责区域相关的资料及时整理，提供给业务员。5、协助销售人员作好经销商的售前，售中，售后客户服务工作。6、与各区域销售人员配合作好经销商的货款跟踪及追缴，避免出现欠款发货。七、销售人员督导1、每月末与营管部所有人员、随机抽检客户有效沟通后，填写销售部人员“综合评定考评标准”中第2、第3、第6项。2、将销售人员“综合评定考评标准”呈报至营销总监。营销总监汇同各部门主管填写其他项后交由营管部内勤存档。3、督导销售人员在外出差期间行为规范，并经销商随机电话拜访，详细记录每个销售人员工作行为，月末提报至营销总监。八、销售人员费用核对1、每月月底或月初，根据业务员上报的出差行程申请计划表进行归类存档。2、业务员上交费用报销单时，根据出差行程申请计划表、费用报销额度（见附表）核对业务员的报销费用，如无错误签字呈送销售总监。3、将销售总监核对审批后的业务员费用呈送财务总经理。九、客户费用核对1、每月经销商上交促销费用核销凭证后，根据每月公司批复的费用促销表，按经销商费用核销制度（见附表：未制定）进行核对。2、核对准确后呈送销售总监审批。3、将销售总监审核对后的经销商促销费用凭证呈送财务会计处。十、营销部人事1、新进人员，在填写员工登记表后，带至行政处办理相关的手续。2、将新进人员档案进行整理归档保存。3、新进人员任职后，将其职位相关需要的工作资料及时给予。4、新进人员任职后，填写“员工入职内部通知单”至行政部，财务部门备案。十一、文件管理1、营销部的费用、促销签呈、审批文件、库存表等按类存档。2、文件存档方法按“档案管理规范”与“文件的制定、发放与管理制度”执行。十二、生产计划1、各区域主管（省区或大区经理）每月23日下午18：00前上报下个月销售计划明细量至销售内勤处。2、销售内勤对各区上报的销售计划量进行汇总调整后于每月24日前呈送销售总监。3、销售总监在每月25日前确认下月的销售计划量。4、销售内勤于每月25日将下月销售计划量呈送生产部主管。十三、物流发货1、接收营管订单，核对订单及客户余款。2、检查仓库库存（和仓管员每天对接库存数量，根据仓管员日库存报表安排发货）。3、根据订单及库存日报表安排发货（注意事项：如若库存不够订单数，则要与客户沟通，是否急需。如果某些口味不齐，经客户同意则可在同品项中调整）。4、填写发货清单销售清单填写注意事项：1）客户名称要正确。2）销售单价不填写，货款总额需填写。3）运费填写无误，客户代垫运费要清楚。5、联系第三方物流，并将蓝联送达仓库，通知仓管备货。6、备货完毕，则与发货清单确定，方可发货。7、确定运输车量到位，安排人员按车到的先后顺序装车。8、装车完毕，司机开据运输单，双方签字确认。9、承运方手续办理完毕后开出货物放行条。10、货物发出后，发货详细录入电子档案。11、发货汇总表下班前传达到营管。12、下班前将本日发货详细以短方式发至上级主管。