金蝶K3项目管理系统用户手册

系统概述金蝶K/3项目管理系统是对工程项目管理、项目控制与核算的整体解决方案，与金蝶公司应用产品的总账管理、应收款管理、应付款管理、固定资产管理、销售管理、采购管理、仓存管理、报表等子系统软件集成，形成贯穿于各个管理职能部门的畅通的信息流，从而达到相关部门的信息共享。通过各子系统的集成，可以对项目收支进行综合的管理：可以对项目的物流、信息流、资金流综合控制，配合业务流程重组，进而达到物流，信息流、资金流的统一。系统结构集成描述与预算管理系统集成项目概算可以由预算管理系统编制的全面预算中涉及项目的部分导入，实现全面预算管理与专项预算管理一体化。与总账系统集成项目管理系统的所有业务活动，均可以根据实际情况在总账系统中生成相应的会计分录。这些会计分录包括项目的成本、费用、收入等，还包括项目管理系统的资本化业务。在总账系统中通过定义的凭证分类可以方便的查询到这些凭证。与采购管理、应付款管理系统集成如果发生和项目业务相关的采购活动时，可以分别根据适当的工作流程分别在采购申请单、采购订单、采集成描述购发票上录入相应的项目相关信息。这些信息将按一定的工作流程带入项目管理系统，通过查询和金蝶K/3系统的单据追溯功能，可以从不同的角度查询到项目业务的信息。鉴于一些项目的管理如项目的请购、采购、费用发生的审批流程都有可能纳入项目管理组织中而和正常的业务流程不同，金蝶K/3系统通过提供这些集成功能可以更加强化项目管理系统的统一性。与销售管理、应收款管理系统的集成项目管理系统通过应收款管理系统进行收款业务时，可以根据适当的工作流程在销售发票、收款单或者退款单上录入相应的信息，并产生相应的业务凭证至总账。可以在相应系统中通过收款信息、发票信息对项目信息进行追溯和统计。与仓存管理系统集成项目的领料及产成品入库等库存交易，都可以在相应的单据上录入项目管理系统的项目信息，这些信息可以被直接带入项目管理系统进行统计、分析和查询，并相成总账凭证。与固定资产管理系统的集成项目管理系统可以管理资本性项目，从项目的开始到项目的资本化，项目管理系统可以更详细的归集固定资产建设和管理信息。项目管理系统在对资本性项目进行资本化时可以带入一些资产管理和财务信息到固定资产资产管理模块。（注：目前只能根据项目管理系统中的信息，手工录入卡片）与报表系统集成在报表系统可以利用项目管理系统相关的取数函数PmBill（项目收支单取数函数）、PmBudget（项目概算取数函数）、PMFinal（项目决算取数函数）自定义项目管理所需的分析、查询报表。系统特点项目管理系统既注重于项目的业务发展，如项目立项、计划、跟踪与控制、终止，更注重项目自身的收支会计核算，此特点使本项目管理系统优于一般项目管理系统。项目管理系统具有以下特点：及时、准确地提供各种项目相关资料，供用户随意检索项目概算的管理及时反映项目执行进度情况及时反映项目财务状况集成及可扩展性及时、准确地提供各种项目相关资料项目文档可以按要求存放项目前期工作中产生的文档以及执行过程中一些文档资料，供用户检索，便于用户全方位掌控项目的产生、执行情况。项目合同用以存放与项目有关的合同,如工程合同、采购合同、销售合同等，可与应收应付系统结合使用，以此来严格控制必须按合同付款，准确及时地为用户提供合同的具体条款与合同的执行情况。可按用户任意设定的条件提供业务、财务及业务与财务相结合的各种数据查询，精确及时地为用户提供项目的各方面情况，如资金状况、具体任务执行情况等。项目概算的管理概算是一种分配资源的计划，对工作分解结构图中的任务进行资源的预算分配，在项目进展中与资源的使用相联系，以便用户实时掌握项目的进度，进行对比控制，必要时对概算进行修正。在项目执行过程中，概算可以进行必要的调整，并形成新的版本。及时反映项目执行进度情况甘特图：以图表的方式为用户提供项目进度查询的最直观方法，方便实用。进度报告：以财务报告的方式为用户提供项目进度查询的方法。及时反映项目财务状况月末处理：按总账的会计期间对项目进行每月例行的业务、财务信息处理，为用户及时反映各项目本期的执行情况，成本状况。项目决算：在项目终止时对项目在财务上进行费用的分摊、成本的核算，提供项目精确的成本状况，使用户对项目的整体财务状况了解得通通透透。在项目执行过程中，可以随时查阅项目收入、支出、项目收款、付款以及项目采购情况报表。除可以在帐务系统查询项目相关凭证外，还可以根据项目收支单记录联查凭证。集成及可扩展性项目管理系统提供了许多用户自定义的功能，使得用户可以根据各自的业务需求，结合项目管理系统提供的自定义功能，对项目进行有效的管理。项目管理系统的集成性和独立性在金蝶K/3ERP系统中得到了良好的体现（参考本章第一节）。用户既可以将项目系统与其他系统集成，也可以独立使用项目管理系统来管理项目。当用户集成使用项目管理系统时，其数据可来自各业务系统，也可来自项目管理系统本身。其使用说明请参考本手册相关章节。用户也可独立使用项目管理系统，则其数据在项目管理系统录入，使用方法请参考第五章。应用流程项目管理系统的基本流程项目管理系统的基本流程大致上是按照项目的生命周期来运做的。项目管理系统也按照项目的生命周期划分为六个功能模块：〖基础设置〗、〖项目启动〗、〖项目规划〗、〖项目执行〗、〖项目终止〗和〖报表〗。这六个功能模块从业务上紧密关联，如下图所示：基础设置在〖系统设置〗中可以对项目的基础资料进行定义和维护。项目启动项目启动共有三个功能，〖创建项目〗中创建项目，并对项目进行工作结构分解；在〖项目文档〗中可以对项目前期准备工作或者项目的一些文档进行归类和管理；〖合同管理〗中对项目的合同进行归类和管理。项目规划在〖项目规划〗中对已经创建的项目编制概算，并且在不同权限下可以对概算进行审批，调整、查询及发布。项目执行在〖项目执行〗中可以对项目支出和收入进行业务记录及核算，可以查询各业务系统相关的项目业务数据，查询项目的进度。项目终止在〖项目终止〗中对各种费用进行月末分摊和决算分摊，收集在建工程成本（CIP），在项目决算时进行资本化，出具预列资产列表，在项目结束后关闭项目。报表在〖报表〗中提供了多种查询分析报表，从各个不同方面对项目的支出进行统计和分析，用户可以即时方便的了解和掌控项目的进度。项目管理系统的核心流程项目管理系统的核心流程分为两条线，一条是项目的运营管理，包括项目规划、日常的收支及进度的管理，另一条是项目的核算管理，即对项目的日常收支进行相应的财务核算处理。通过对这两条流程线路的分析和比较，用户可以很清楚的看到项目的概算状况，收支状况和进度状况。模块结构设置处理系统维护系统维护就是对系统的必要的参数、控制进行设置和管理，可以实现以下功能：基础资料维护系统初始化用户管理日志信息系统设置在金蝶K/3主控台中，选择〖系统设置〗〖系统设置〗〖项目管理〗〖系统参数〗。需要设置的系统参数有：注意事项上述参数不同的选项的含义及具体的控制流程请参考本手册第六章项目执行的第二节项目收支部分的相关描述。基础资料维护数据项说明项目收支单金额必须不大于概算金额选项包括三个：不控制、提醒、严格控制。录入项目收支单必选合同选中该项则保存项目收支单时，系统会判断是否选择了对应的合同，如果没有，则不允许保存该单据；否则可以不选择合同进行关联。默认不选中。录入项目收支单必选项目订单选中则保存项目收支单时，系统会判断是否选择了对应的项目订单，如果没有，则不允许保存该单据；否则可以不关联项目订单。默认不选中。在金蝶K/3主控台中，选择〖系统设置〗〖基础资料〗〖项目管理〗。基础资料是金蝶K/3系统进行管理所必须的各项基础数据的总称，在系统中具体包括科目、账号、币别、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、贷款用途、各种核算项目和辅助资料等。在金蝶K/3系统中，基础资料存在于每一个子系统，用户可以在每一个子系统方便的进行基础资料的维护。有关基础资料维护的详细介绍请参考基础资料V10.3用户手册。项目管理系统中具体需要设置的基础资料如下：定义类别定义资源定义组织定义资产类别定义多级审核流程定义类别具体有如下内容：定义项目类别定义项目状态定义资源类别定议文档类别(一)项目类别项目本身是一个很广阔的概念，用户可以结合自身行业的特点通过对项目类别进行定义，可以使项目定位更加贴近用户的需求。通常项目可以分为资产类别项目（将资本化为固定资产的项目，比如，在建工程等）、服务类别项目（比如产品巡展、会议等等，不涉及到资本化，只有费用的归集和分析的项目），还可以根据业务进一步细分项目类别。选择〖项目类别〗，单击【新增】，根据项目类别的划分，你可以定义如下项目：在建工程项目政府项目服务类型项目其他项目其中，项目还可以根据业务进一步细分。注意事项“项目类别”的概念仅用于标识项目，不作任何流程控制。(二)项目状态项目状态反映了项目当前运行的状况，项目状态也可以根据用户的业务需求定义。选择〖项目状态〗，单击【新增】。根据项目的运行状况，你可以定义如下项目状态类别：提交审批审批作废暂停其他状态注意事项“项目状态”的概念仅用于标识项目，不作任何流程控制，项目关闭在【项目决算】模块进行。(三)资源类别资源类别可以对任务对应的资源进行分类归属，使得统计项目收支更为方便快捷。为了体现项目的成本结构和收入结构，项目管理系统提供了更加灵活多变的自定义功能。选择〖资源类别〗，单击【新增】，在定义资源类别时，你可以：按照成本类别定义项目成本结构定义直接成本、间接成本或者其他。按照费用类别定义项目成本结构建筑工程费、设备购置费、安装工程费或者其他。还可以按收入类别定义项目收入结构营业外收入、其他收入等。(四)文档类别文档类别是对项目文档进行分类和整理，用户可以根据自己的业务需求定义各种文档类别。选择〖文档类别〗，单击【新增】，根据业务文档的区分，你可以定义：需求文档合同文档项目设计文档……注意事项“文档类别”的概念仅用于标识项目文档，不作任何流程控制。定义资源、资产类别和组织(一)定义资源资源指定了具体项目收支对应的会计核算对象，是用户可以依据自身的实际情况自定义的。举例：假设有在建工程项目“技术改造”，其下有三个任务：项目任务类别1技术改造转资1.001土建工程转资1.002设备安装调试转资1.003其他费用——另外定义如下资源：资源类别会计科目01工程建设费资本性支出1601.01在建工程－建筑工程费02设备安装调试费资本性支出1601.02在建工程－安装工程费03人工费用资本性支出1601.03在建工程－人工费04特种费用费用性支出5502.08管理费用－其他费用05人工工时工时——06项目收入收入5301.01营业外收入－试运转收入那么，首先可以定义项目概算如下：项目任务资源概算含义1.001土建工程01工程建设费1000任务1.001预计需要1000的工程建设费03人工费用500任务1.001预计需要500的人工费用05人工工时400任务1.001预计需要400工时04特种费用800任务1.001预计需要800的其他特种费用1.002设备安装调试02设备安装调试费2000任务1.002预计需要2000的安装调试费用06项目收入1500任务1.002预计可以产生1500的收入1.003其他费用04特种费用1000任务1.003预计需要1000的非转资费用其次，上述概算审批发布后，进入项目执行过程，可以发生以下项目收支并入帐：项目任务资源项目收支生成分录（项目收支单可以直接生成凭证）含义1.001土建工程01工程建设费200借记1601.01在建工程－建筑工程费200任务1.001发生200的建筑工程费，且已入帐（对方科目手工填制）03人工费用100借记1601.03在建工程－人工费200任务1.001发生100的人工费，且已入帐（对方科目手工填制）05人工工时50——任务1.001已耗费50工时，“工时”类的资源支出不需记帐，仅做项目进度统计用1.002设备安装调试