采购计划和采购预算讲义

采购计划和采购预算讲义教学目的和要求：了解编制采购计划的目的；熟悉编制采购计划的基础资料，掌握采购计划的编制程序；了解采购预算的基本知识，熟悉预算编制的步骤和注意事项。企业为什么要编制采购计划？在什么情况下需要编制采购计划？依据什么去编制采购计划？采购计划包括哪些内容？制造企业和商业企业的采购计划编制有什么区别？供应商、采购部、需求部门的关系采购部门需求部门供应商采购请购(purchasing)(requisition)供应物流自行采购供应商、采购部、需求部门的关系全球资源部需求部门供应商采购请购(purchasing)(requisition)供应物流自行采购采购计划部上报采购计划请购请购（Requisition）是采购流程的起点。通过请购，采购部门可以明确用户的需求、愿望和要求。请购方必须提供的信息包括是哪些？请购的必需信息包括：产品的规格（服务的品质说明）产品数量（服务的量化指标）需求的时间、地点---------公司名称致：采购部门，请提供以下内容申请编号客户代码日期要求送达日期离岸价格部门或位置条款用途预计成本所需批准建议供应商发货指示项目编号数量零部件号码货名价格要求送达事项检查事项采购单副本至其他事宜物料清单（BOM）请购过程中，物料清单BOM具有非常重要的作用。物料清单是生产产品或者服务所需要的全部原材料和组分的清单。它描述了每一个原材料和组件的具体要求。系统驱动型的请购当一个MRP系统显示应该订货时，该系统就会自动生成一个订购单。如果订单满足具体要求，它将自动获得批准并通过电子数据交换传送给供应商。只有在订单不在标准参数的范围内时，才需要采购部门的介入。请购的处理原则1、先到先服务原则这种方法是不考虑请求的重要程度和紧急程度的，对所有的请购方来说符合公平的原则。请购的处理原则2、根据需求日期安排这种方式一般不考虑供应商的提前期问题。比如，物资A有20周的提前期（leadtime），物资B有3周的提前期。物资A的需求日是未来18周，物资B的需求日是未来5周。如果对两种物资的请购同时到达，物资B应该首先被订购。而物资A虽然在正常的提前期内，却按需求日期被安排在后面进行订购。请购的处理原则3、紧急订单紧急的请购在任何采购企业中都具有最高的优先权。它们的出现可能有许多原因，每一个紧急请购都应该引起采购方的密切关注。另外，选择供应商进行时，也只能选择具有近似最低总成本的供应商，而不一定是最低总成本的供应商。请购的处理原则4、重要订单按订单的重要程度进行订购时，往往需要用多个标准确定请购的优先级。与此相关的一些措施有需求日和估计的提前期之间的差异、金额和数量、产品和服务的主要性能以及采购的复杂性。5、季节性用这种方法确定采购需求的优先级时，应该首先考虑季节性物资的采购活动，因为如果不及时进货，就采购不到这些物资了。课前书上一起“定品牌”采购案例分析：报备是指出于防范风险或先入为主的考虑，进行备案或备份。寻租寻租一词是要描述这样一种制度背景化的行为：在那里，个人竭尽使价值最大化造成了社会浪费，而没有形成社会剩余。”《经济学》解释为：“那些通过某一行业获得垄断地位或维持垄断地位来获得或保持现存租金的行为成为寻租。”为便于理解可以先看几个寻租例子。1）我们大都经历过这样的事：上学时有些同学很会讨老师欢心，从获得当班干，三好学生，甚至助学金，奖学金和毕业分配的好处。2）49年前后的中国，有人不惜以自残的方式获取伤残不足和别人的施舍。3）国内的一些贫困县每年会得到国家一笔扶贫款，于是有些县为了得到这笔扶贫款，甘愿戴上贫困县的帽子，而戴上帽子的更舍不得脱贫。第一节采购计划与采购预算概述采购计划是企业根据市场供求情况、企业的生产经营能力和物料消耗规律等，对计划期内物料和其他物品的采购管理活动所作的预见性安排和部署。计划重点考虑的问题：是否采购、采购什么、采购多少、怎样采购以及何时采购。一、编制采购计划的目的①预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动；②避免材料储存过多，积压资金及占用堆积的空间；③配合公司生产计划与资金调度；④使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料；⑤确立材料耗用标准，以便管制材料购用数量及成本。二、决定采购计划的资料基础1）销售计划2）生产计划(ProductionSchedule)。3）用料清单(BillofMaterial)。4）存量管制卡(RinCard)。5）生产效率6）采购环境（内部、外部）7）设备维修计划和技术改造计划8）基本建设计划和科研计划经营计划、生产计划与采购计划的关系战略计划与目标经营计划产品与销售计划生产计划资源需求计划战略计划与目标经销需求计划生产安排表物料需求计划生产活动控制采购计划与控制资源产能计划产能需求计划产能控制需求管理2、采购计划举例需求量采购量物资编号物资名称规格单位期初结存合计生产基建修理技措期末储备其它资源合计月月月供货商备注钢管12*5吨2061015040050103020600505050包钢三、采购计划的编制程序目前公认的采购计划的主要环节有采购认证计划：准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划、采购订单计划：准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划，下面分别详细阐述这8个环节。1、准备认证计划准备认证计划是采购计划的第一步，也是非常重要的一步。关于准备认证计划可以从以下4个方面进行详细的阐述（1）接收开发批量需求。开发批量需求是能够启动整个供应程序流动的牵引项，要想制定比较准确的认证计划，首先要做的就是非常熟悉开发需求计划。目前开发批量需求通常有两种情形：一种是在以前或者是目前的采购环境中就能够挖掘到的物料供应；另一种情形就是企业需要采购的是新物料，在原来形成的采购环境中不能提供，需要企业的采购部门寻找新物料的供应商。（2）接收余量需求。随着企业规模的扩大，市场需求也会变得越来越大，旧的采购环境容量不足以支持企业的物料需求；或者是因为采购环境有了下降的趋势从而导致物料的采购环境容量逐渐缩小，这样就无法满足采购的需求。以上这两种情况都会产生余量需求，这就产生了对采购环境进行扩容的要求。采购环境容量的信息一般是由认证人员和订单人员来提供。（3）准备认证环境资料。通常来讲，采购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。有些供应商的认证容量比较大，但是其订单容量比较小；有些供应商的情况恰恰相反，其认证容量比较小，但是订单容量比较大。因此，可以看出认证容量和订单容量是两个完全不同的概念，企业对认证环境进行分析的时候一定要分清这两个概念。（4）制定认证计划说明书。制定认证计划说明书也就是把认证计划所需要的材料准备好，主要内容包括认证计划说明书(物料项目名称、需求数量、认证周期等)，同时附有开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等2、评估认证需求评估认证需求是采购计划的第二个步骤，其主要内容包括3方面：分析开发批量需求、分析余量需求、确定认证需求。（1）分析开发批量需求。要做好开发批量需求的分析不仅需要分析量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。开发批量需求的样式是各种各样的，按照需求的环节可以分为研发物料开发认证需求和生产批量物料认证需求；按照采购环境可以分为环境内物料需求和环境外物料需求；按照供应情况可以分为可直接供应物料和需要订做物料；按照国界可分为国内供应物料和国外供应物料等。从以上可以看出，认证计划人员需要兼备计划知识、开发知识、认证知识等，具有从战略高度分析问题的能力。（2）分析余量需求。分析余量需求要求首先对余量需求进行分类，前面已经说明了余量认证的产生来源：一是市场销售需求的扩大，另一种情况是采购环境订单容量的萎缩。这两种情况都导致了目前采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。对于因市场需求原因造成的，可以通过市场及生产需求计划得到各种物料的需求量及时间；对于因供应商萎缩造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原订容量之间的差别，这两种情况的余量相加即可得到总的需求容量。（3）确定认证需求要确定认证需求可以根据开发批量需求及余量需求的分析结果来确定。认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。3、计算认证容量计算认证容量是采购计划的第三个步骤，它主要包括4方面的内容：分析项目认证资料、计算总体认证容量、计算承接认证量、确定剩余认证容量。（1）分析项目认证资料。分析项目认证资料是计划人员的一项重要事务，不同的认证项目其过程及周期也是千差万别的。（2）计算总体认证容量。在采购环境中，供应商订单容量与认证容量是两个不同的概念，有时可以互相借用，但绝不是等同的。总之，在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，而不愿意做样件认证。计算采购环境的总体认证容量的方法是把采购环境中所有供应商的认证容量叠加即可，但对有些供应商的认证容量需要加以适当的系数。（3）计算承接认证量。供应商的承接认证量等于当前供应商正在履行认证的合同量。一般认为认证容量的计算是一个相当复杂的过程，各种各样的物料项目的认证周期也是不一样的，一般是要求计算某一时间段的承接认证量。最恰当、最及时的处理方法是借助电子信息系统，模拟显示供应商已承接的认证量，以便认证计划决策使用。（4）确定剩余认证容量。某一物料所有供应商群体的剩余认证容量的总和，称为该物料的“认证容量”，可以用下面的公式简单地进行说明。物料认证容量=物料供应商群体总体认证容量-承接认证量这种计算过程也可以被电子化，一般MRP系统不支持这种算法，因而可以单独创建系统。认证容量是一个近似值，仅作为参考，认证计划人员对此不可过高估计，但它能指导认证过程的操作。4、制定认证计划制定认证计划是采购计划的第四个步骤，它的主要内容包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定认证计划4个方面的内容。（1）对比需求与容量。认证需求与供应商对应的认证容量之间一般都会存在差异，如果认证需求小于认证容量，则没有必要进行综合平衡，直接按照认证需求制定认证计划；如果认证需求量大大超出供应商容量，出现这种情况就要进行认证综合平衡，对于剩余认证需求需要制定采购环境之外的认证计划。（2）综合平衡。综合平衡就是指从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求，这部分剩余认证需求需要到企业采购环境之外的社会供应群体之中寻找容量。（3）确定余量认证计划。确定余量认证计划是指对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。采购环境之外的社会供应群体如果没有与企业签订合同，那么制定认证计划时要特别小心，并由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合操作。（4）制定认证计划。制定认证计划是认证计划的主要目的，是衔接认证计划和订单计划的桥梁。只有制定好认证计划，才能根据该认证计划做好订单计划。下面给出认证物料数量及开始认证时间的确定方法。认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间5、准备订单计划准备订单计划也主要分为4个方面的内容：接收市场需求、接收生产需求、准备订单环境资料、制定订单计划说明书。（1）接收市场需求。市场需求是启动生产供应程序流动的牵引项，要想制定比较准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，或者是市场销售计划。市场需求的进一步分解便得到生产需求计划。企业的年度销售计划一般在上年的年末制定，并报送至各个相关部门，同时下发到销售部门、计划部门、采购部门，以便指导全年的供应链运转；根据年度计划制定季度、月度的市场销售需求计划。（2）接收生产需求。生产需求对采购来说可以称之为生产物料需求。生产物料需求的时间是根据生产计划产生的，通常生产物料需求计划是订单计划的主要来源。在MRP系统之中，物料需求计划是主生产计划的细化，它主要来源于主生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、