律师函的格式操作

1.总则1.1为规范律师函的签发质量，提高律师函的效能，降低因律师函签发不规范而产生的风险，特制订本指引。1.2本指引所称的律师函是指基于客户委托，由团队律师向相关方签发的旨在要求其履行义务、通知相关事项、获得相关信息、创造谈判条件或旨在引起一定法律效果的法律文件。1.3就下列情况，在接受当事人委托后可以签发律师函：（1）要求相关方向委托人履行金钱给付义务或交付财产；（2）要求相关方向委托人作出一定行为；（3）通知相关方解除合同或改变原法律状态；（4）经团队准许可以签发律师函的其他情形。1.4对外签发律师函应当至少实现以下目的：（1）给相关方施加心理压力，促使其与委托人协商处理争议，以避免诉讼风险；（2）能够依据法律规定产生通知的法律效力；（3）能够获得相对方回复，以获得有价值的信息，用于排除当前面临的法律障碍；（4）能够达到告知的法律效果，以避免或转移法律风险；（5）能够改变相对方的预期，影响相对方原有策略。1.5律师函的签发应当坚持以下原则：（1）委托手续完备；（2）请求明确；（3）排版简洁得体，布局条理清晰；（4）行文专业严谨且有威慑力；（5）内容具有感染力和说服力。1.6律师函应当至少包括以下内容：（1）标题；（2）案号；（3）摘要；（4）首部；（5）主要依据；（6）基本事实；（7）法律责任；（8）本律师意见；（9）结尾；（10）签署；（11）附件。2.委托手续的办理2.1客户委托团队律师对外签发律师函的，必须依照事务所规定办理立案手续，签订委托代理合同，并由客户出具授权委托书。2.2如果签发律师函并非单项法律服务，而是附属于其他法律服务，应当在相关的委托代理合同中明确载明。2.3客户出具的授权委托书应当至少包括以下内容：（1）委托人的基本情况；（2）受托人的基本情况；（3）委托事项中应当明确委托人授权受托人向相关方签发特定目的和内容的律师函；（4）应具备的其他相关内容。2.4委托人如果为自然人的，应当在委托书上签名并加盖指模；委托人如果为法人或其他组织的，应当加盖印章并加盖法定代表人或负责人的私章或指模。2.5委托人的身份证件（委托人为自然人的应当提供身份证复印件，委托人为法人或其他组织的，应当提供营业执照副本复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人或负责人的身份证复印件）应当作为委托书的附件。2.6委托书应当至少制作三套，一套随律师函寄送给收件人，一套交由经办律师存档，一套提交客户。3.律师函的准备3.1签发律师函前，首先应当明确签发律师函的目的。3.2签发律师函前，应当要求客户提交相关证据并进行严格审查。在审查的基础上，充分分析客户所需处理问题的优势、劣势、风险和机会，并论证客户的目的通过签发律师函是否可以实现。3.3制订律师函的签发策略，并经客户确认。3.4依据客户确认的律师函签发策略起草律师函。3.5律师函经客户书面确认后方可对外签发。3.6严禁不经证据审查而为客户对外签发律师函，也不得未经审查将客户的文件修改为律师函后对外签发。4.律师函的主要内容及排版4.1用纸及整体布局4.1.1律师函应当使用事务所指定的函头纸或律师函的专用纸张（A4）。4.1.2页面纵向布置，左右边距均为3.18，上下边距均为2.54。4.1.3除本指引另有规定外，律师函均采用宋体小四号字，行间距离为1.5倍，字间距为默认格式，段前和段后均设置为0.5。4.2标题4.2.1标题的内容为：“律师函”。4.2.2标题为华文中宋小二加黑，居中设置；标题的字间距应当为默认格式，不得在字间增加空格，段前和段后均设置为1。4.3案号4.3.1律师函必须按事务所的规定配置案号，并按本指引的规定将案号记载在律师函中。4.3.2案号的格式为：“编号：+案号”。4.3.3案号应当设置在“标题”下方，宋体小四，段前和段后均设置为0.5，同时居右设置。4.4摘要4.4.1摘要由两行组成：（1）第一行的内容为：关于+（律师函的主张事项）+之事宜；（2）第二行的内容为：致：+收件人。4.4.2律师函的主张事项是对律师函内容及主张的高度概括，收件人看到“律师函主张事项”的内容，即使不看律师函的内容，也可以清晰地知道律师函的主张，也能够产生预期的法律效果。4.4.3律师函摘要的第一行的内容，同时也是寄送律师函所使用邮政快递面单中“内容和品名”的内容。4.4.4收件人为签收该律师函主体的全称。律师函寄出前应当认真核实收件人的名称、收件地址等具体信息，确保无误，以便能够产生预期的法律后果。4.4.5摘要部分均设置为黑体小四，左对齐。4.5首部4.5.1首部的内容为：“（律师事务所名称）（以下简称“本所”）依法接受（委托人）的委托，指派我们就（案由或事由）一事向（收件人）（以下简称“贵司”或“你方”）致函如下：”。4.6主要依据4.6.1“主要依据”的格式为：“一、主要依据”，黑体小四，段前和段后均设置为0.5。4.6.2律师函的依据包括律师函出具的事实依据和法律依据，应当分为两部分设置，即“（一）事实依据”、“（二）法律依据”。4.6.3律师函的事实依据为能影响收件人决策的证据。可以依据需要将该等证据作为律师函的附件。4.6.4律师函的法律依据为能影响收件人决策的法律、行政法规、地方法规、部门规章、司法解释、案例等。4.6.5可以依据律师函的签发目的或客户的实际情况，决定是否列明律师函的签发依据。4.7基本事实4.7.1“基本事实”的格式为：“二、基本事实”，黑体小四，段前和段后均设置为0.5。4.7.2“基本事实”部分主要陈述当事人间的法律关系，收件人存在的违约事实和侵权事实，以及给客户造成的损失等。4.7.3“基本事实”中列明的内容要能够影响收件人的判断和决策。4.7.4“基本事实”部分的编排参照《民事诉状排版指引（内部使用）》的“事实和理由”部分的规定。4.8法律责任4.8.1“法律责任”的格式为：“三、法律责任”，黑体小四，段前和段后均设置为0.5。4.8.2“法律责任”部分主要包括如下三部分：（1）当事人之间法律关系的性质，以及双方的权利和义务；（2）论证收件人的行为构成违约或侵权等；（3）论证收件人应当承担的法律责任。4.8.3“法律责任”主要责任的表述，应当能够让收件人清楚自己行为的性质，以及依据法律规定和合同约定，收件人应当为其行为承担的成本和付出的代价。4.9本律师意见4.9.1“本律师意见”的格式为：“四、本律师意见”，黑体小四，段前和段后均设置为0.5。4.9.2在“本律师意见”中，主要明确本律师的核心主张，确认履行义务期限和内容，或者通知、告知的内容，以及不按要求履行义务委托人将采取的下一步行动和措施。4.9.3“本律师意见”部分应当能够推动律师函的签发目的得以实现。4.10结尾4.10.1结尾的主要内容为：“为了避免诉讼之繁琐，给贵司造成不必要的损失，望贵司（或你方）能够重视本函所述事实及相关法律责任，争取尽快通过协商解决此事。”4.10.2结尾的内容设置为宋体小四，段前和段后均设置为0.5。4.10.3结尾的主要内容可以依据律师函的目的进行调整，但应当以对收件人起到警示作用且可控为宗旨。4.11签署4.11.1签署的内容分为三行：（1）第一行：律师事务所全称；（2）第二行：律师函的签署律师；（3）第三行：签署时间（格式如：二O一四年八月四日）。4.11.2签署模块的第三行均应当左对齐，整个模块最右端距离整个页面右边界4个汉字的距离。4.11.3律师函应当按如下方式签署：（1）签字律师原则上应为两名执业律师，应当采取手签字体，字迹应当清晰且易辨识；（2）律师事务所应当加盖印章；（3）律师函超过一页的（含附件），应当加盖骑缝章（加盖方法参照《委托代理合同签订指引（内部使用）》）。4.11.4签署模块以上，可以加上“顺颂商祺！”的内容，该内容距离律师函结尾最后一行为一个空行的距离。4.11.5签署模块距离“顺颂商祺！”两个空行的距离。4.12附件4.12.1必须将完整的委托书原件作为律师函的附件；4.12.2可以依据需要将相关证据、法律依据、案例等作为附件，以提高律师函影响收件人决策的效能。5.律师函的邮寄5.1律师函的邮寄参见《邮政快递面单填写指引》。5.2重要的律师函在采取邮政快递邮寄的同时还应采取如下方式发送：（1）利用签字律师实名制的手机向收件人的手机发送与律师函同等内容的文件，或制成彩信发送；（2）利用签字律师的企业邮箱向收件人的电子信箱发送与律师函同等内容的文件（使用图像或PDF格式）；（3）利用签字律师的微信向收件人的微信发送与律师函同等内容的文件（使用图像或PDF格式）。6.其他6.1团队各成员在使用本指引期间，应当注意收集各方反馈信息及执行效果，并总结经验，以便于对本指引不断进行升级。