高三《秘书基础》复习提纲与要点

1高三《秘书基础》复习提纲与要点第一章秘书工作及其发展趋势第一节秘书工作一、秘书秘书的含义二、秘书工作1．秘书工作的含义2．秘书工作的基本属性：辅助性、政治性、服务性3．秘书工作的主要任务第二节我国秘书工作的发展趋势（只需这些）一、参谋职能强化趋势参谋职能强化趋势的原因二、秘书工作管理科学化趋势三、办公手段现代化趋势1．办公手段现代化的概念2．办公手段现代化追求的目标3．办公手段现代化的发展大体经历的四个阶段：起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段知识要点提示：《汉书》中所说的秘书，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。今天的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。秘书工作的基本属性有辅助性、政治性、服务性。根据秘书工作各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。第二章秘书工作的原则、特点和作用第一节秘书工作的环境——领导活动一、领导和领导活动1．领导的含义2．领导活动的含义二、领导活动的要素1．领导者2．被领导者3．作用客体第二节秘书工作的核心——领导意图一、领导意图的含义二、领导意图的产生（了解）1．领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物2．领导意图是上级指示与本组织的具体情况相结合的产物3．领导意图是领导与群众的智慧相结合的产物4．领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物第三节秘书工作在领导活动中的作用和特点一、秘书工作在领导活动中的作用1．枢纽作用2．助手作用3．参谋作用4．辅助协调作用5．“不管部”作用6．“窗口”作用二、秘书工作在领导活动中的特点1．依附性2．综合性3．服务性4．机密性5．政策性第四节秘书与领导者相处的基本原则一、秘书与领导者的关系领导者与秘书在封建社会是主仆关系，在资本主义社会则为雇佣关系。党政机关、国家企事业单位，领导与秘书的关系可归纳为：1．在组织上是上下级关系2．在工作上是同志关系3．在职能上是主辅关系2二、秘书与领导班子相处的主要原则1．“职权划分，单向请示”的原则2．“按规章制度办事”的原则3．“不分亲疏，一视同仁”的原则4．“通报情况，维护团结”的原则三、秘书人员与具体领导人相处的原则1．思想体系一致的原则2．知识互补的原则3．相互信任的原则4.相互适应的原则知识要点提示：领导活动是秘书工作的环境，领导意图是秘书工作的核心。领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。领导活动的要素概括为三个方面：领导者、被领导者、作用客体。领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要。领导意图的形成是马克思主义普遍原理、上级指示、领导智慧、管理活动规律分别与各项具体管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用用、窗口作用。秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示”原则、“按规章制度办”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报情况，维护团结”原则。秘书人员与具体领导人相处有思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。第三章信息与秘书工作第一节信息及其在秘书工作中的作用信息工作在秘书活动中的作用（了解）第二节秘书信息工作的特点、原则和要求一、秘书信息工作的特点二、秘书信息工作的原则三、秘书信息工作的基本要求第三节信息的收集信息收集的方法第四节信息的处理一、信息的整理加工二、信息的储存三、信息的传递知识要点提示：信息是客观世界各种事物运动状态的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。信息经过传递再现客观事物的状态。、信息从不同的角度，可以有多种分类，按信息源的性质可分为：自然信息、社会信息两大类；按信息的表现形式，可以分为语言信息、文字信息、数据信息、图像信息四大类；按信息来源的方向，可以分横向信息、纵向信息、外部信息、内部信息四类；按信息的稳定状态可以分为静态信息、动态信息两大类；按信息存在或作用时间，可分为长时信息、短时信息。信息的主要特征是开发性、共享性、无限性、时效性。现代社会信息工作的基本特征是信息载体多样化，信息传递迅速化，信息社会化、全球化。信息工作在秘书活动中的作用有：辅助领导科学决策必须依靠信息、起草文件必须依靠信息、信访咨询工作需要依靠信息、做好日常管理工作必须依靠信息。秘书信息工作的特点有针对性、综合性、时效性、经常性。秘书信息工作的原则有追踪原则、超前原则、选优原则。秘书信息工作的基本要求是：准确、及时、、全面、适用。信息收集的方法有观察法，问卷法，阅读法，收听法，询访法，索取法，网络法，量表法，交换法。信息的处理包括信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。信息的整理加工有四道程序：筛选、校核、加工、编制。信息的贮存包括四项工作：分类、著录、建立贮存检索系统、保管。信息资料传递的基本要求是多、快、好、省。信息资料传递的基本方式有单向、相向、反馈传递。我国具体的信息传递途径有邮路、电信、新闻传递和面授或直蕉送达。第四章辅佐决策第一节科学决策和决策程序（了解）一、决策与决策的基本特征1．决策的含义2．决策的基本特征创造性目的性边缘性选择性主观性二、科学决策及其一般程序1．科学决策的含义32．科学决策的一般程序七个程序：(1)调查研究，发现问题(2)价值分析，确定目标(3)判断推理，拟订方案(4)风险预测，比较论证(5)可行性分析，局部试行(6)效用分析，追踪调查(7)制订计划，普遍实施四个阶段：(1)确定目标(2)设计方案(3)评价选优(4)实施反馈第二节秘书工作在决策中的地位和作用一、秘书人员辅佐决策的地位和主要职能工作二、秘书辅佐决策的各阶段工作1．决策前的服务式辅佐工作2．决策形成中的协助式辅佐工作3．决策实施中的协调式辅佐工作4．决策效果评估中的总结式辅佐工作知识要点提示：决策是人类社会特有的现象。决策指领导者的决定。决策是个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。决策的基本特征为创造性、目的性、边缘性、选择性、主观性。科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观条件的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。科学决策需具备四要素：决策者、决策对象、决策机制、决策结果。除科学决策外，还有经验决策和风险决策等。科学决策分四个阶段：确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。秘书在决策过程中只能处于辅佐决策的地位，为决策者即为领导服务。秘书在辅佐中的主要职能工作有决策前的服务式辅佐工作、决策形成中的协助式辅佐工作、决策实施中的协调式辅佐工作、决策效果评估中的总结式辅佐工作。第五章检查督功第一节检查督办及其在秘书工作中的地位和作用（了解）一、检查督办的含义、范围和对象1．检查督办的含义2．秘书部门检查督办的范围和对象二、秘书工作中检查督办的地位与作用1．检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要2．检查督办起到克服官僚主义、提高工作效率的作用第二节秘书部门检查督办的主要工作内容一、秘书部门检查督办的职能基础1．全面理锯决策指令2．熟练高效的信息处理能力3．及时准确地反馈检查督办的情况二、秘书部门检查督办的主要工作内容1．检查督办工作的主要目的2．秘书部门检查督办工作的主要内容(1)克服“进度差”(2)克服“行为差”(3)克服“效果差”(4)克服“失误差”第三节秘书工作中检查督办的特点和方法一、秘书部门检查督办工作的特点1．目的明确2．内容系统3．态度谦和二、秘书部门检查督办工作的一般方法1．程序法2．授权法3．分层负责法知识要点提示：检查督办是秘书部门根据工作需要、领导批示或群众反映的情况，对本组织辖属的各单位职能活动进行督促、催办的过程。检查督办在秘书工作中占有十分重要的地位，起着推动决策执行，矫正工作偏差、提高工作效率、克服官僚主义的重大作用。检查督办具有两大功能：(1)检查督办为4决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证；(2)检查督起到服官僚主义，提高工作效率的作用。秘书部门检查督办优越的职能基础包括全面理解决策指令、熟练高效的信息处理能准确地反馈检查督办的情况。秘书部门检查督办的主要任务包括：有效监控领导决策、工作部署的执行落实情况，纠正决策实施过程中的偏差，为进一步完善决策提供参考意见等等。秘书部门检查督办工作的主要内容包括克服“进度差”、“行为差”、“效果差”、“失误差”。秘书部门检查督办工作的特点是目的明确、内容系统、态度谦和。一般方法有程序法、授权法、分层负责法。第六章沟通协调第一节沟通协调的意义、内容和范围一、秘书沟通协调的内容与范围1.秘书沟通协调的内容(1)决策协调(2)业务协调(3)事务协调(4)临时性工作的协调2.秘书沟通协调的范围(1)对上关系协调(2)对下关系协调(3)左右关系的协调(4)内部关系的协调(5)对外关系的协调(6)党政关系的协调(7)条块关系的协调二、秘书沟通协调工作的特点1．附属性2．全面性3．中介性第三节秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法一、秘书沟通协调的基本原则1．调查研究的原则2．局部服从全局的原则3。注意思想教育的原则4．按职能、分层次负责的原则二、秘书沟通协调的基本要求1．沟通化解矛盾2．变通淡化矛盾3．融合缓解矛盾三、秘书沟通协调的基本方式1．传达命令式协调2．协商式协调3．说服式协调4．建议式协调5．渐变式协调6．突变式协调四、秘书沟通协调的常用方法1．座谈讨论2．会谈与对话3．会议与会商4．会稿与会签知识要点提示：沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织机能整体性的重要手段。沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。协调既称协调状态，又称协调行为。协调状态的具体因素中有一项达不到要求，就会使系统组织出现失调状态或失调倾向。通过寻求异同对失调状态进行科学分析。寻求异同主要有几种分析方法：差异性分析、共同性分析、因果分析。改革中出现的失调状态有四种类型：新旧体制矛盾造成的失调状态、权益矛盾造成的失调状态、主观认识矛盾造成的失调状态、历史与现实矛盾造成的失调状态。秘书沟通协调的基本原理有整体效能最大原理、组织协调的应变原理、信息沟通导向原理。秘书沟通协调工作的特点是附属性、全面性、中介性。秘书沟通协调的基本原则有调查研究的原则、局部服从全局的原则、注重思想教育的原则、按职能、分层次负责的原则。秘书沟通协调的基本要求是沟通化解矛盾、变通淡化矛盾、融合缓解矛盾。沟通协调的基本方式有传达命令式、协商式、说服式、建议式、渐变式、突变式。沟通协调的常用方法有座谈讨论、会谈与对话、会议与会商、会稿与会签。第七章公文处理5一、公文形成的具体过程及要求交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印二、公文处理的程序1、收文阶段（1）签收（2）登记（3）拟办（4）批办（5）承办：收文承办具体可分“办文”和“办复”两种。①办文，②注办，③办复。（6）催办2、办文阶段3、发文阶段（1）登记（2）封装和发出第八章调查研究第一节调查研究是从事秘书工作的基本功一，调查研究是秘书人员的重要职责（了解）1．调查研究是获取信息、了解情况的重要手段2．调查研究是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节3．调查研究是辅佐领导科学决策的基础二、秘书部门调查研究工作的特点（了解）1．调查研究课题的综合性2．调查研究成果的政策性3．调查研究工作要求的时限性三、秘书调查研究的一般程序1．准备阶段2．调查阶段3．研究阶段第二节调查研究的方式、方法一、调查研究中常用的调查方式1．普遍调查2．非普遍调查：典型调查、重点调查、抽样调查、综合调查二、调查研究中常见的调查方法1．个别调查2．开调查会3．现场观察4．收集书面材料5．统计调查6．问卷调查三、几种新颖的