项目手册-004-工程项目档案管理规定(装饰公司)

一、总则为加强工程项目档案文件的管理，提高档案管理工作水平和档案的利用率，对工程项目投标、施工阶段过程中形成的具有保存价值的文件的收集、积累、整理、归档、保管、借用、鉴定的方法和要求进行规范管理，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于中寰艺高建筑装饰工程有限公司（以下称“公司”）所有分公司、直属项目部及其它分支机构。三、管理职责1、总经理办公室总经理办公室为公司工程项目文件档案管理的归档部门，负责工程档案的归档、保管、更新、借阅、销毁及日常的维护等工作。2工程管理中心工程管理中心为公司工程项目文件档案的审核部门。负责制定工程项目文件档案管理的有关制度，领导、监督、抽查各分公司工程项目文件归档、保管及日常管理工作。3、分公司行政部（行政助理）3.1分公司行政部（行政助理）为本部工程项目档案的归口管理部门。宣传、贯彻、执行《档案法》及总部有关方针、政策、制度，根据情况制定本单位档案归档、保管、利用、鉴定、销毁、移交等管理制度，并向工程管理中心上报备案。3.2统筹规划并管理本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3.3监督、指导本单位设计部、工程部、预算部、项目部文件资料的形成、积累、整理和归档工作。4、分公司工程部（项目部）负责形成、积累、整理工程项目的工程资料，除向甲方、地方档案馆移交竣工资料外，还须将一套完整的原始材料，经分公司行政部审核后，向分公司行政部归档。四、管理流程1、收集范围在工程项目投标、施工阶段过程中以及各项职能管理工作中形成的具有保存价值的档案文件，其范围和类型参阅《工程档案归档清单》。2、归档2.1归档流程收集组卷审核整理备案归档①合同签订后，行政部（行政助理）针对单个项目建立工程档案。向业务部、设计部、工程部、预算部收集合同签订前的投标文件、设计文件、合同等文件资料原件。②合同签订后二天内，合同副本由分公司行政部（行政助理）直接邮寄回财务控制中心，合同正本交本单位财务部，每年随会计档案向财务控制中心归档。③施工过程中，行政部（行政助理）随时对项目部、工程部、设计部、预算部等形成的工程文件的原件进行收集，有关人员经常使用可以复印，临时借用办理借用手续。④工程竣工验收后，行政部（行政助理）将工程文件核查是否缺失，整理、组卷进行归档保存。2.2归档要求①归档的案卷质量必须符合下列标准：归档文件，齐全完整；分类清楚，保持联系；题名确定，容易查找；卷内排列，系统条理；保管期限准确；密级划分恰当；蓝图折叠，符合要求；卷皮书写，正楷整法；案卷装订，整齐美观；声像资料，清楚清晰。②文件、图纸要求：线条、字迹、图像清晰、反差良好，书写工整；具备原始性、法律依据性的原件。③归档资料使用的载体和书写材料应符合耐久性要求，纸张规范，尺寸一般为A4或A3；符合档案保存要求，不能保存热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、喷墨打印等书写字迹。会议记录应采用A4横线纸，首页用活页记录封面。④档案内容种类齐全、份数完整。每份文件不可缺张少页；所发文件须有领导签发的底稿与文分公司工程部（项目部）分公司行政部（行政助理）总部工程管理中心总部总经理办公室件清样、请示与批复、来文与复文一并归档。计算机起草的文稿应以有修改痕迹的最后一稿为底稿，没修改痕迹的要在归档目录的备注中加以说明。⑤案卷内的文件排列应条理系统，编定页号和件号，使之成为一个固定的、互有联系的有机整体，并逐份登录在文件归档目录上。⑥工程档案中的投标文件、中标通知、开工、竣工、工程结算、工程质量评定表等重要内容必须为原件并且齐全。⑦音像文件应用文字标出资料的对象、时间、地点、内容和制作责任者等内容，以便保存和利用。⑧案卷的封面应按规定逐项填写清楚，应按照一定的次序进行排列后，编制移交目录一式二份，卷内目录一式三份。3、移交工程项目竣工结算三个月后，分公司行政部将所归的工程档案按要求编好页码、目录，经工程管理中心审核后进行移交。交接双方应根据案卷目录详细清点，并应有分公司工程部、行政部（行政助理）的审核签字后，经认真核对，确定无误后，办理交接签字手续。附移交双方保存交接清单和案卷、卷内目录各一份，使用标准硬质城市建设档案盒保存。4、保管档案库房的建设应符合《档案库房建设规范》的要求，在建筑结构上要符合室内承重、通风、避光、防火、隔潮等条件的要求。每年“五·一”、“十·一”前对库内档案存放情况进行一次清查，核对档案借出、收回情况及各类档案排列情况，发现问题及时处理。5、借阅5.1借阅流程提出审核借阅5.2借阅要求①借阅档案人员，应自觉遵守档案部门的管理规定，按要求办理调阅登记手续。借阅档案的最长时限为10天，如届时不能归还者，应及时办理续借手续。②借阅档案人员，应有较强的保密意识，不得将档案带回宿舍或公共场所。如确因工作需要携带外出时，应妥善保管好所携带的档案资料，防止泄密、遗失。③借阅档案的经办人员，应及时按预计归还的时间交回所借档案，不得转借。遇有其他单位借用时，须及时通知借出档案的部门，取得同意后，办理转借手续。④档案人员对归还的档案应逐页详细检查，如发现有污损、缺少等情况，要及时查问借阅人情况，进行补救处理，并报告总经理办公室负责人，做好备考记录。收回档案要及时归位，做好注销记录。⑤为了档案的使用安全，根据《中华人民共和国档案法》第五章法律责任的规定：“对损毁、丢失、擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造、出卖、转让、倒卖的将受到行政处分；构成犯罪的依法追究刑事责任。”对于丢失档案的借阅责任人应承担1000元/份罚金。五、生效和解释1、本规定自颁布之日起施行。2、本规定由工程管理中心负责解释和修订。附件一：工程档案归档清单附件二：工程档案移交清单附件三：工程档案调卷单工程档案归档清单专业分类归档资料内容页数借阅人部门经理总经理办公室分公司总经理综合第一卷ZH5投标文件1招标文件2投标书3设计图纸4中标通知书开工报告1建设工程开工证或开工报告2工程质量监督手续竣工文件1竣工验收通用记录2单位工程验收记录3竣工移交证书4工程竣工验收报告、证书5工程竣工总结商务文件1业主预结算、结算审计报告、分包预结算2业主合同、分包合同、采购合同、总分包配合协议3安全协议、施工人员花名册、身份证复印件、工资单4材料认质、认价、认量、签证单5工作联系单、会议纪要、往来函件6进场前及交付使用固定资产清单音像资料1现场原状、隐蔽工程、拆改项目、竣工数码照片、2施工图、效果图、竣工图电子文件3造价电子文件4会议、签证等音像资料土建综合卷ZH5施工技术管理资料1施工组织设计/质量计划、施工方案2技术交底3施工日志4设计变更、洽商记录、图纸会审、设计交底、修改工程施工图纸通知书5工程事故报告（事故调查笔录、事故调查报告）6施工总结施工物资资料1出厂合格证2材料、配件、设备及管道进场检验记录3产品复试记录（水泥、外墙砖、砂、防水卷材、防水涂料、板材、地毯、壁纸、石材、胶粘剂等）工程测量记录1墙体定位放线记录2标高放线记录施工安全质量评定1项目安全评估2工程感观评定表3分部/分项工程质量评定表4工程质量评估报告专业综合卷ZH5装饰ZS1施工组织设计、施工方案、技术交底2图纸会审、设计变更、洽商记录（会议记录）3原材料进场检验报告、合格证4施工记录5施工预检、隐检、验检记录6质量评定表水SH1施工组织设计、施工方案、技术交底2图纸会审、设计变更、洽商记录（会议记录）3原材料进场检验报告、合格证4施工记录5施工预检、隐检、验检记录6质量评定表电气D1施工组织设计、施工方案、技术交底2图纸会审、设计变更、洽商记录（会议记录）3原材料进场检验报告、合格证4施工记录5施工预检、隐检、验检记录6质量评定表空调KT1施工组织设计、施工方案、技术交底2图纸会审、设计变更、洽商记录（会议记录）3原材料进场检验报告、合格证4施工记录5施工预检、隐检、验检记录6质量评定表消防XF1施工组织设计、施工方案、技术交底2图纸会审、设计变更、洽商记录（会议记录）3原材料进场检验报告、合格证4施工记录5施工预检、隐检、验检记录6质量评定表玻璃幕墙BLM1施工组织设计、施工方案、技术交底2图纸会审、设计变更、洽商记录（会议记录）3原材料进场检验报告、合格证4施工记录5施工预检、隐检、验检记录6质量评定表图纸卷施工竣工图包括：建筑JZ、水SH、电D、空调KT、消防XF等施工竣工图。各专业图纸分盒装中寰艺高公司文书、资料、声像、光盘档案移交清单移交单位：单位领导：移交人：接收单位：接收人：年月日移交种类纸质（卷）软盘（张）光盘（张）录像带（盘）录音带（盘）照片（张）备注永久长期短期资料移交性质移交寄存征购或收购捐赠移出说明接收意见调卷单位调卷人电话调卷文号调阅文件内容调卷理由复印份数用后效果调卷日期还卷日期预计归还日期借出人收回人调卷单位公章领导批准年月日　回收销角中寰艺高公司工程档案调卷单　　编号:　A4张　　　份　　　　　A3　　　张