第6章办公自动化信息系统的建设

第3章办公自动化信息系统的建设3.1办公自动化系统概述3.2办公自动化系统的开发过程3.3办公自动化系统的系统分析3.4办公自动化系统设计3.5办公自动化系统的实现与维护3.1办公自动化系统概述3.1.1系统的概念系统是具有特定功能的、相互间具有有机联系的许多要素所构成的一个整体，而且这个“系统”本身又是它所从属的一个更大系统的组成部分。系统具有输出某种产物的目的，但有输出必有输入，而且输出是输入经过处理后的结果，它代表系统的目的。处理是使输入变为输出的一种活动，一般是由人与设备分别或联合承担的，这与自然界中的能量守恒定律是一致的。通常，输入、处理、输出是组成系统的3个基本要素，加上反馈就构成一个典型的系统，如图3-1所示。图3-1典型的系统处理输入输出反馈3.1.2办公自动化系统办公自动化系统是综合性的办公管理系统，是在综合了电子计算机辅助设计及电子计算机辅助办公的研究基础上发展起来的一个信息处理系统。办公自动化系统包括多种科学技术，如计算机、文字处理、声音图像处理、数值计算、光学、微电子学、通信和管理科学。办公自动化系统的功能有数值运算功能、文字处理功能、资料处理功能、行政管理功能、图形处理功能、声音处理功能、决策支持功能和网络通信功能。1．数值运算功能办公人员在办公室里，通过微型计算机或终端机使用本地或异地的大、中型计算机的硬件和软件资源，完成所需的各种复杂的计算。2．文字处理功能办公自动化系统能迅速处理各种办公文件、日志、报告，并具备编辑、排版、修改、打印、印刷等功能。高级的文件自动化处理系统不仅是一个独立的机组，还可以通过通信线路将文件信息传送到领导者的终端机上，领导者作了修改和审批后，传回到办公人员那里。办公人员再按发文标准，在终端机上做最后的排版，即可通过通信线路，向有关接收文件的部门发出。3．资料处理功能为了对大量资料提供高效的处理能力，其中包括资料的登记、存储、分类、查询、保密、制表等，要建立公用的或专用的数据库，以提供快速的访问及查询手段和保密措施。4．行政管理功能行政管理即日常行政事务管理、会议事务安排和办公用品、设备的使用与调度。如安排工作日程与工作计划、办公用品管理、会议室管理等。5．图形处理功能用户利用计算机存储、绘制各种图像和表格，采用光学扫描仪及字符阅读器，可直接将手写和印刷的文件读入计算机，解决大量数据的快速输入问题。6．声音处理功能声音处理功能主要包括声音识别、合成和存储，使计算机能听懂并执行人向它发出的命令。此外，计算机与电话通讯结合起来，完成自动拨号、自动接听、自动记录等操作，实现人与人、人与机器、各机器之间的信息通讯。7．决策支持功能决策支持功能是评价办公自动化系统水平的重要标志，也是办公自动化发展的一个重要方向。决策支持就是把管理信息系统与决策过程紧密结合起来，以支持各类办公人员的知识活动与信息活动，帮助决策人员寻找解决问题的途径和模式，确定解决问题的方法，使过去由决策人员做的大量繁琐工作(如资料的收集、综合统计与分析工作)交给计算机承担，然后决策人员根据计算机的综合分析结果，就可以迅速、正确地做出选择、判断与决策。8．网络通信功能办公自动化系统是收集、存储和处理信息的系统，通信是不可缺少的功能。一个单位内部的通信可通过一个或多个局域网来完成，与外界的通信则要用远程网(如电话网、卫星通信等)，并开展电子邮政服务，以加快信息交换的速度。通信网内不仅传送文字和数据，而且传送声音和图像。3.1.3办公自动化系统的设计与测试1．系统分析在系统分析中分为办公事务调研、系统目标分析、系统功能分析、系统配置分析及可行性论证几步。办公事务调研：首先是对项目全面调研，确定信息量大小、信息的类型、信息的流程和内外信息需求的关系等。其次还要对构成本系统的情况进行调研，了解本部门与相关部门及相关机构之间的关系，了解本部门现有设备配置和办公资源的使用情况以及工作能力大小，为系统进行设备配置及选择提供的依据。确定办公自动化系统的功能和目的，是建设办公自动化系统的基础。系统目标分析：根据办公事务需求，分析该办公自动化系统能完成的基本任务，包括近期、中期和远期的目标，以及将来获得的社会效益和经济效益。系统功能分析：确定为实现系统目标具有的所有功能，如办公事务管理信息资料的存储、查询等，这是设计办公具体管理事务模块所必需的。系统配置分析：根据系统的需求及实际的资金投入，从确保系统的先进性、实用性、可靠性、经济性来选择办公自动化设备的配置，并要考虑发展的需要。可行性论证：对系统的总体方案进行分析、评估、论证、修订，依靠专家对系统方案的科学性、先进性、可行性进行全面论证和评估之后才能实施。2．系统设计系统设计是根据系统分析阶段确定的系统功能，来确定系统的物理结构，即由逻辑模型得出物理模型。在系统分析中要解决做什么，在系统设计中要解决怎样做。该阶段的主要任务是，根据系统分析阶段确定的系统目标选定系统方案和系统结构，设计计算机处理流程和应用程序编制的方法，编写程序设计说明书，选择计算机及网络设备。3．系统实施与系统测试办公自动化系统的实施基础是综合布线系统和信息通信系统。综合布线系统为办公楼内各楼层安装办公自动化设施做好了准备，布线系统的设计不仅考虑了传输速率的要求，而且其模块化结构使办公自动化系统的组网方式灵活方便。办公自动化系统的两个主要技术支柱是数据库系统和数据通信系统技术。借助计算机网络提供的数据通信，可以使办公自动化系统的数据库构成分布的形式，使办公信息存储分布更合理，利用更有效。局域网的分段技术以及多个局域网的互联技术，使得办公楼中的各个办公节点能够通过垂直布置的干线网进行联络。3.1.4办公自动化系统的安全办公自动化系统是由很多计算机硬件、软件、辅助设备和人共同组成的人-机复杂系统。系统信息的安全采集、处理、存储与传输，是保证信息资源安全的关键；系统组成部分各环节的安全，是信息安全的基础。因此，办公自动化系统安全包括系统实体安全、数据与数据传输安全、微型计算机及终端的操作使用安全等。为了保护系统的安全，要有法律、行政和技术三个方面的措施。3.2办公自动化系统的开发过程3.2.1办公自动化系统的生命周期办公自动化信息系统本身是一个人工系统，人工系统都有产生、发展、成熟、消亡的过程，这个过程叫做生命周期。办公自动化信息系统的生命周期通常分为5个阶段，即系统规划阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统实施阶段以及系统运行和维护阶段，如图3-2所示。图3-2系统生命周期图系统规划系统分析(逻辑设计)系统设计(物理设计)系统实施系统运行和维护审批逻辑设计系统维护评价开发请求验收总体设计初步调查系统评价编程调试详细设计审查可行性研究详细调查审查系统维护(1)系统规划阶段。此阶段首先要弄清楚最关键的问题是“要解决的问题是什么?”。通过问题定义，提出问题的性质、工程目标及规模；通过对系统的实际用户和使用部门负责人的访问、调查，写出双方都满意的书面报告。(2)系统分析阶段。此阶段主要是解决“目标系统必须做什么?”，也就是“确定目标系统必须具备哪些功能。”(3)系统设计阶段。此阶段主要是解决系统应分成几个子系统，应分哪些模块，它们之间的调用关系，对哪些模块完成哪些管理功能，用户界面的划分，为用户显示哪些信息，打印哪些图表等。(4)系统实施阶段。此阶段主要是软件开发人员编写程序、调试程序、测试程序，同时用户也要了解测试的情况，检查系统是不是满足要求，而且经常要对软件开发人员提出建议。所以在整个生命周期当中，都需要用户的参与，用户要对管理信息系统的整个开发过程有所了解。(5)系统运行和维护阶段。系统投入运行后，需要经常进行维护和评价，记录系统的运行情况，根据一定规格对系统进行必要的修改，评价系统的质量和经济效益。软件交用户后，为适应外部环境的变化以及用户增加新功能的要求，将会有软件系统的变更、修改等问题。软件维护就是在生命周期的各个阶段去调整现有程序，而不是开发一个新的程序。生命周期是一个不断发展的过程，在整个生命周期中，管理人员与信息专家各有不同的职责。表3-1列出了管理人员和信息专家在每个阶段的职责。表3-1管理人员和信息专家的职责阶段管理人员信息专家规划定义问题支持分析控制系统行为研究设计控制决策系统实施控制实施系统使用控制使用系统3.2.2系统分析人员1．系统分析人员的任务系统分析人员就是在信息系统开发初期从事系统分析工作的开发人员。按照Nichlas的定义，系统分析人员的任务就是明确需求和资源限制因素，并且将它们变成具体的实施方案。2．对系统分析人员的要求系统分析人员必须具有多种技能，以便有效地工作。这些技能可以分成两类：处理人际关系方面的能力和解决有关技术问题的能力。具体地说，系统分析人员应具备以下基本素质：(1)有一定的理论水平，全面、系统地掌握计算机系统开发的基本理论和有关标准。(2)具有较全面的计算机专业知识和信息系统开发的经验。系统分析人员应该是曾参加过信息系统开发各个阶段工作的高级开发人员。(3)有较强的在新的问题领域提取知识的能力，能理解问题，并能准确地把握问题的细节。(4)善于掌握非技术因素；具有较强的合作精神，能与各种类型的人友好相处；有基本的调查艺术并善于掌握被调查者的心理；能够使用用户语言，具有较强的表达能力。3.2.3办公自动化系统的开发方法1．结构化分析法结构化分析(SA，StructuredAnalysis)方法是信息系统开发中需求分析的重要方法。结构化分析方法起源于美国，该方法常同概要设计阶段中的结构化(SD，StructuredDesign)设计方法和编码实现阶段中的结构化程序(SP，StructuredProgramming)设计方法衔接使用，成为被最为广泛使用的分析方法。结构化分析方法的基本思想可以归纳为分析的层次化、功能的模块化和相互关联三个方面。1)结构化分析的特点结构化分析方法有以下两个基本特点：(1)自顶向下逐层细分：就是对于一个复杂的事物，先抓住问题的大的方面，形成较高层次的抽象，然后再由粗到细，由表及里地逐步涉及问题的具体细节。(2)抽象：就是在分析过程中，要透过具体的事物看到问题中的本质属性，能将所分析的问题实例变为一般的概念。2)结构化分析方法的类型结构化分析方法有3种类型：功能分解法、数据流方法和信息造型方法。其中，数据流方法是最为常用的结构化分析方法，它经常也被直接称为结构化分析方法。3)结构化分析方法的步骤结构化分析方法有以下4个基本步骤：(1)理解当前系统，得出其具体模型。(2)通过对当前系统具体模型的分析，抽象出当前系统的逻辑模型。(3)分析目标系统和当前系统的逻辑差别，建立目标系统的逻辑模型。(4)修改、充实和完善目标系统的逻辑模型。目前使用最为广泛的软件开发模型是瀑布模型。瀑布模型是Bohem于1976年提出的，它也是最早的软件开发模型。瀑布模型将软件开发分为三个时期，它们是：软件计划时期、软件开发时期和软件运行时期。每个时期又分为若干个阶段，每个阶段在上一阶段结束后开始，其开发过程如图3-3所示。图3-3瀑布模型的开发过程问题定义可行性研究需求分析概要设计详细设计编码测试维护项目任务书可行性研究报告需求说明书概要设计说明书详细设计说明书程序代码文本测试报告计划时期开发时期运行时期①在软件开发的早期，有时很难明确定义出确切的软件需求，提供详细的需求规格说明书。无论是系统人员还是客户，有的只是对目标系统十分笼统初步的认识。②常规的软件开发的各阶段相互传递信息的惟一工具是文档。虽然文档内有很多形象的描述方法，如各种图表等，但它们毕竟是实际系统的抽象。2．原型法1)原型法的基本概念原型(Prototype)是所开发信息系统的一个可执行模型或引导性版本，它可为客户和软件开发各阶段的系统开发人员提供系统的原始蓝本，以帮助得到目标系统明确而严格的需求，促进客户和系统开发人员、各阶段系统开发人员之间的相互有效的信息交流，并以此为基础进行需求分析和系统设计。从本质上看，原型是未来目标系统的一个模型。2)原型的作用原型的建立目的可分为以下几种情况：(1)用于验证