金碟财务软件手册往来管理

金碟财务软件手册——往来管理往来管理本章内容提要：Ø核销往来业务Ø往来对账单查询Ø账龄分析表Ø合同管理在会计之家窗口，单击〈往来〉按钮或从查看菜单中选择“往来”。进入往来业务处理窗口，如下图所示。图7-1核销往来业务一、案例说明：首先我们通过一个案例来说明一下如何使用核销往来业务：（一）使用核销往来业务的前提条件：1.会计科目有进行往来业务核算的科目（即会计科目属性中选择了“往来业务核算”选项）2.进行往来业务核算的凭证已经过账（二）案例：案例：在第四章的凭证录入案例中，我们已经输入了一张往来核算业务的凭证（收到上海一百货款8500元），假设之前我们销售给上海一百一批电子保健器，价值是8500元，那么收到这笔款项并进行凭证过账后，我们就可以在“核销往来业务”进行核销操作。操作步骤：1、在“往来管理”模块点击〈核销往来业务〉，设置如下图过滤窗口：2、确定后进入核销窗口，如下图：系统提供了两种核销方式：手工核销和自动核销3、直接点击〈自动核销〉按钮，系统会自动将业务编号相同、金额相等、借贷方向相反的记录进行核销，并打上核销标记“*”号。4、如果手工核销，可以直接双击需要核销的记录即可。当然如果手工核销的金额不等，退出该界面时系统会给予提示，会影响账龄分析表的正确性。因此建议使用“自动核销”功能进行核销。二、功能说明：在“往来管理”模块选择“核销往来业务”后，系统弹出选择科目、项目代码及币别对话框，在这个对话框中选择进行往来核算的会计科目、项目代码及币别后确定，系统就会将所选科目及对应币别的往来业务资料列示出来。图7-2在核销往来业务处理窗口中，您可以选择自动核销往来业务资料，也可以手工核销往来业务资料。单击“自动核销”按钮，系统即开始将所有的往来业务资料进行自动核销。系统自动核销的原则是：将同一业务编号中，（对多核算项目还必须往来单位、部门代码、职员代码也相同），且余额为零的那一笔以前的所有的往来业务资料核销掉。手工核销是将系统不能自动核销的往来业务资料，采用手工核销的方式进行核销。方法很简单，只要双击要核销的那一笔往来业务资料即可，核销后可看到在“核销”栏中加注了“*”。同样已核销的资料可再次双击取消核销标志。注意事项：系统不支持部分核销功能，因此进行手工核销时，如果借贷方金额不等，系统会给予提示，由用户选择是否继续。建议用户不要继续，因为不等核销会造成账龄分析表不正确。“按业务编号汇总”选项可以反映单独每一个业务编号的余额情况，如果没有选择该选项则按每笔业务反映余额。往来对账单查询一、设定往来对账单查询条件单击〈往来对账单查询〉，系统弹出查询条件输入窗口，如下图所示：图7-3在此窗口中设定各项条件，系统按输入的条件生成往来对账单。会计科目：选择要输入哪一个科目的往来对账单，如果会计科目为空值，则表示要输出所有下设往来核算的会计科目。项目类别：选择要输出哪一个核算项目类别的往来对账单，选择后只输出涉及该类别往来业务的往来对账单。项目代码起止范围：选择要输出账龄分析表的核算项目代码起止范围，只有在此范围内的核算项目往来业务才会被输出。截止日期：输出到到此日期为止的往来核算业务对账单。币种：选择要输出何种币别的往来业务对账单数据，在此窗口中可以选择各种已预设的外币币别。如果选择所有币别，则往来对账单中将发生的所有币别的往来业务都显示出来供查询。包含未过账资料：在输出往来对账单时，由此项来控制往来对账单中所包含的资料范围。如不选择此项，则只输出已过账资料的往来对账单数据。包括已核销往来业务：选择往来对账单中是否包含已经核销完毕的往来业务资料。选择此项时，对于查询往来业务的发生过程有很大的帮助。不需要小计：如果选择此项时，往来对账单将无小计。二、浏览、查询往来对账单在往来对账单查询条件设定完毕之后，单击〈确定〉按钮，系统即弹出往来对账单窗口，如下图所示：图7-4在往来对账单中，系统是以往来业务编号来识别和排列往来业务内容的，在同一个科目中按照不同的业务编号分别进行小计。在同一币别的往来对账单中，系统还可以提供所有往来业务总的借方合计、贷方合计以及总余额数据。在此窗口中的单价(余额)小数位数和凭证录入窗口中单价小数位数是一致的，且最大可达6位。此处计算显示的单价，是该笔业务当前余额除以该笔业务当前累计数量的结果。此外还可用光标移动或滚动条来浏览查看往来业务数据资料，同时可查看相应凭证。在往来对账单中，当会计科目为多核算项目，例如：对往来单位、部门、职员同时核算，此时所发生的业务反映在往来对账单中，只有满足“业务编号、往来单位、部门、职员”完全相同时，系统才予以汇总为一条分录，否则，系统将分类以不同的分录列示。点击工具条中的记录移动器，或选择查看菜单的‘第一个科目’、‘上一个科目’、‘下一个科目’、‘最未一个科目’可以查看其他科目或其他往来单位的往来对账单数据。三、打印在文件菜单中选择“打印”选项，或单击工具条中的〈打印〉按钮，系统将当前的往来对账单从打印机中打印输出。四、打印预览在文件菜单中选择“打印预览”选项，或单击工具条中〈打印预览〉按钮，系统将往来对账单按打印输出的样式，显示在屏幕上，以供查看、调整。五、退出在查询及其他处理完成之后，单击〈退出〉按钮即可退出往来对账单查询，返回到往来管理窗口。六、往来账的跨年管理账套进行年结后，系统将本年度的账套备份文件路径自动追加到账套管理数据库中。从此以后当需要查找以前的往来账时，系统将根据账套管理文件的有关路径自动打开往年账套文件并查找往来账务信息。账龄分析表账龄分析表主要是用来对设置为往来核算科目的往来款项余额的时间分布进行分析。一、案例说明：下面我们接着本章第一节的案例进行比较说明：案例：我们在2000.3.1销售给上海一百一批电子保健器，价值是8500元，2000.3.31收到这笔货款8500元。1、如果我们没有进行往来核销，查询账龄分析表的结果如下图：可以看出：1-20天：-850021-60天：85002、如果进行了往来核销，查询账龄分析表的结果如下图：可以看出：关于这笔应收账款的数据不再显示在账龄分析表中。3、通过比较，我们可以看出只有进行了往来业务核销，才能正确反映出账龄分析表，帮助企业正确分析往来业务的账龄情况。二、功能说明：（一）设定账龄分析表查询条件在往来管理窗口中，单击〈账龄分析表〉，系统即可弹出账龄分析表条件设置窗口，如图7-5所示：图7-5在此窗口中，您可以设定账龄分析表输出的范围，以及账龄分析表的时间段划分等项目条件。会计科目：在此输入框中输入要进行账龄分析的会计科目代码。要注意，此处所选的科目代码必须是下设往来业务核算的科目。如果没有下设往来业务核算，则会输出一张空白账龄分析表。反之，则输出账龄分析表。截止日期：分析往来业务的账龄截止日期，即某项往来业务计算时间的截止日期，系统默认查询账龄分析表的当天日期。在这里您可以输入您需要的截止日期。币别：选择要查询账龄分析表货币币别。账龄分组：在此处可定义您的账龄分析表栏目结构，即您自己的账龄分组标准。系统预设了4种分组标准如图所示，您可以根据需要自行修改。在修改账龄分组时，您只要直接修改天数即可，系统会自动更新。图7-6（二）浏览查询账龄分析表在设置完查询条件之后，单击〈确定〉按钮，系统即进入账龄分析表查询窗口。在账龄分析表中要注意多核算项目科目。例如：当会计科目设置了下图所示的往来单位、部门、职员核算项目时，系统将往来单位、部门、职员完全相同的往来账汇总为一分录，对往来单位、部门、职员不完全相同的往来账以另一分录显示。换一种解释即：系统在账龄分析过滤条件下，以往来单位+部门+职员对往来账汇总。（三）打印在文件菜单中选择“打印”选项，或单击工具条中的〈打印〉按钮，系统将当前的账龄分析表从打印机中打印输出。（四）打印预览在文件菜单中选择“打印预览”选项，或单击工具条中〈打印预览〉按钮，系统将账龄分析表按打印输出的样式显示在屏幕上，以供查看、调整。（五）退出在查询及其他处理完成之后，单击〈退出〉按钮即可退出账龄分析表查询。合同管理Ø合同类别Ø历史合同数据输入Ø新增合同Ø合同审批Ø合同查询及兑现Ø合同结束Ø合同报表一、背景说明合同管理是与采购、销售和资产管理相联系的，比如采购业务中的购销合同；销售业务中的销售合同；资产管理中资产租赁合同、在建工程分包合同等等。合同的种类也是多种多样的。企业在经营管理过程中，加强对合同的管理是维护企业自身利益的有效手段。二、流程说明：合同管理应遵循的流程是：本系统仅对上述步骤中有方框标示部分进行处理，其他不做考虑。（一）合同管理功能说明：合同管理是与往来业务密不可分的，故系统将合同管理的功能放在“往来”中。用户通过合同管理可以实现合同台账管理、合同业务管理部门与财务的往来核对、适时查询合同的兑付情况等操作指南：在“往来管理”窗口，系统显示合同管理有关项目。1、合同类别功能说明：在“合同类别“中主要是进行定义“类别名称”和定义“合同兑现科目”的功能。具体的功能有：1、新增、修改和删除“合同类别”；2、关闭“合同类别”“合同类别”包括“类别名称”和“合同兑现科目”两方面的内容；操作指南：单击“合同类别”，进入“合同类别”界面，如下图：图7-7在合同类别界面可以新增“类别名称”和“合同兑现科目”；也可以对已录入的“类别名称”和“合同兑现科目”进行修改和删除。“合同兑现科目”既可以手工录入，也可以通过F7键进行选择录入，或点击可选框进行选择录入。合同类别的设定是开始进行合同管理必做的第一步工作。2、历史合同数据录入功能说明：“历史合同数据录入”的功能主要是：初始化合同录入初始化兑现信息录入审核合同合同结束结束初始化操作指南：一、初始化合同录入合同的初始化是指启用本系统后，对已有合同的初始资料的录入。单击“历史合同数据录入”进入“合同序时簿”界面，如图：图7-8在该窗口可以对合同进行新增、修改、删除、审核、销章、查询过滤、合同结束、结束合同初始化、合同序时簿的预览和打印、合同单据预览和打印等功能。1、新增合同录入新增加的合同及相关兑现记录资料。单击工具条中“新增”按钮或从菜单“编辑”中选择“新增”，即进入“合同单据”的录入界面，如图所示：图7-9系统对合同项目进行固定设置，具体项目内容是：合同类别、合同编号、登记日期、合同名称、合同项目、项目地点、对方名称、我方签约代表、对方签约代表、签约日期、期限、合同是否结束、预算价、结算价、押金、合同总额、经办人/其他、合同内容、兑现信息、备注、制单人、审核人等。合同录入人也是合同的修改人，非该合同的录入人只能查看该合同资料，不能修改。合同录入中，合同编号不能重复，即使是不同合同类别的合同编号也不能重号。在合同单据上方的工具栏中，选择“兑现”，合同单据中的“合同内容”部分自动改为合同兑现信息的输入框，系统对兑现信息进行固定设置，具体内容是：日期、摘要、对方科目、收款金额、付款金额、是否是押金。“兑现”按纽可以对合同内容和兑现信息进行相互转换。如图所示：图7-102、修改合同用于修改已录入的合同单据，单击工具条中“修改”按钮或从菜单“编辑”中选择“修改合同”，即进入“合同单据”的修改界面，修改完毕后，单击“确定”返回。对已审核的合同不能再做修改，必须先取消审核，再做修改。3、删除合同用于删除已录入的合同单据，单击工具条中“删除”按钮或从菜单“编辑”中选择“删除合同”，系统提示是否删除，确认删除单击“是”，否则单击“否”。对已审核的合同不能再做删除，必须先取消审核，再做删除；或者对已结束的合同进行删除。4、查询过滤在合同序时簿中可以对合同进行过滤查询，单击“过滤”，出现合同查找框，如下图：图7-11其操作方法分别在“内容”、“比较关系”、“比较值”列选择或填值，可以录入多个条件，并在“逻辑”列中选择“且”或“或”，同时还配合“未结束”、“已结束”、“全部”中的任一选项；“未审核”、“已审核”、“全部”中的任一选项，最后单击“确定”进入“合同序时簿”界面。5、审核合同合同审核是对录入的合同进行审核，不是对兑现信息的审核。经审核完毕的合同不能再对合同项目进