销售合同管理规定

文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-1-前言本标准根据公司质量手册的要求制定。本标准由市场部提出,由公司办公室归口。本标准由市场部负责解释。本标准系公司首次发布。本标准起草:本标准审核:本标准批准:本标准会签:文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-2-1范围本标准规定了本公司销售合同的签订、审批、变更和执行的有关要求及管理规定。本标准适用于本公司销售合同的签订及管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于标准。G016-2009销售管理规定G017-2009销售价格管理规定中华人民共和国合同法3术语和定义销售合同用户向公司购买产品或服务所签订的合同，包括：《产品买卖合同》、《锅炉安装运输合同》。锅炉维修、改造需签订合同时，由客户服务部另行规定：技术咨询、服务需签合同时，由总师办另行规定。此两项服务不属销售合同范围。4职责4.1市场部负责销售合同的签订并对合同的质量负责，同时负责不包安装的合同的执行，并对执行的结果负责。4.2工程部负责包安装的销售合同的执行，并对执行的结果负责。4.3财务部负责销售合同的费用核算。4.4各级合同评审人员在其职责范围内对合同的完整性、准确性、规范性和可执行性负责。5工作程序5.1工作流程图（见图1）文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-3-销售代表合同评判部分不符规定完全符合规定有关部门合同草案正式合同评审通过管理员盖章生效合同市场部工程部财务部未通过图1工作流程图5.2合同评判5.2.1市场部销售代表和市场部部长有权代表公司签订销售合同，其余人员必须经法定代表人授权后方可代表公司签订销售合同。5.2.2销售代表与客户进行合同评判时，必须遵守以下规定：5.2.2.1基本要求：文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-4-a)必须遵守国家相关法律、法规;b)必须坚持“平等互利、协商一致”的原则；c)必须在坚持维护公司利益的前提下，尽量满足客户的需求；d)必须充分考虑合同的可执行性，不能向用户承诺违返公司规定的事宜或合同条款。特殊情况下，应先请示公司相关部门或领导，征得同意后，方可答应客户。5.2.2.2首先确认事项：a)合同签订地点、时间、签订合同双方的单位名称（全称）；b)用户单位的详细地址、邮编、联系人、联系电话、传真、电子邮箱及网址等。若包运输的合同还必须注明货物到达的详细时间、地址、联系人、联系电话、传真等；c)合同标的物（或货物）：合同标的物（或货物）的名称、规格、型号、数量、生产厂家（按公司有关规定或资料执行）。特殊配置应先征得设计部同意。5.2.2.3重要事项规定：5.2.2.3.1销售价格（合同价款）和付款方式：销售价格必须严格按公司CPE/G017《销售价格管理规定》执行。正常情况下公司可接受的付款方式：a)定金：合同签订后3～7天内由用户支付合同总额的30%给公司为定金；b)发货款：发货前三天（特殊情况下可货到现场三天内）由用户支付合同总额的50%（不包安装的支付合同总额的60%以上）；c)安装服务款：安装验收合格3～7天内由用户支付合同总额的10%或15%；d)质保金：5%或10%作为质保金，质保期到后3～7天内由用户一次性付清余款。销售人员签订销售合同时，应尽量要求用户付款时间提前，少留或不留质保金，最好的情况是签订合同后一次性付清合同全款。5.2.2.3.2交货（或完工）时间：a)常规产品：D＜10t/h的收到定金后45天工厂交货；D≥10t/h的收到定金后工厂60天交货；b)新产品和非标产品：应考虑设计周期，并提前与工程部联系确定交货时间；c)如用户要求交货时间短或要求现货的，应及时与市场部联系，并征得市场部同总后方可答应用户；文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-5-d)正常情况下安装周期：DZL、SZL、SZS系列快装蒸汽锅炉安装周期为30天；SZL、SZS系列4t/h以上组装蒸汽锅炉安装周期为45天；SZL、SZS系列散装锅炉安装周期为60天；SHX循环流化床系列锅炉安装周期为90天。e)运输时间：根据运输距离的远近和道路情况而定。5.2.2.3.3质量验收执行标准国家相关标准、出厂图纸、资料、技术协议。注：常规产品一般不需要签订技术协议。对于非标产品或用户有特殊要求需修改图纸资料的，必须与用户签订技术协议。技术协议需经设计部工程师或设计部部长签字确认后生效。安装验收以当地特设所（或锅检所）验收认可为准。5.2.2.3.4质保期a)锅炉主机、主要辅机的质保期从安装验收合格之日起十三个月或货到现场之日起十四个月内（以时间先到为准）；b)电器、仪表、阀门的质保期为安装验收合格之日起六个月内或货到现场之日起八个月内（以时间先到为准）。5.2.2.4应特别强调用户支付的所有合同款项必须付到公司指定的银行账户，未经公司财务部书面同意，不得将合同货款支付给任何单位或个人，否则由此造成的损失公司不负责任。5.2.2.5合同标的物所有权的转移用户未按合同规定付清合同价款时，合同标的物所有权归公司所有，不得转移。5.2.2.6合同的签订地点合同的签订地点最好在公司所在地，如在外地，必须在合同中注明：“本合同在履行过程中发生争议时，由合同双方友好协商解决；协商不妥，双方均可向所在地人民法院起诉”。5.2.3销售代表在与客户经过充分交流、谈判后，结果完全符合公司规定，可与客户签订正式的销售合同，并报评审；如结果与公司要求有部分不符合，但销售人员认为可以签订的，应先拟订合同草案，与客户草签后报公司评审，经公司同意后，按评审意见与客户签订正式销售合同，再报评审。5.2.4关于使用证的办理：文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-6-如客户要求办理使用证，只能为代办，前提是客户付清尾款后。5.3销售合同的评审5.3.1评审流程图（见图2）销售代表地区经理合同草案正式合同评审通过设计部评审未通过未通过财务部评审工程部评审法律顾问评审总经理评审通过未通过通过未通过合同草案正式合同管理员盖章生效合同市场部编号登记存档分发工程部财务部图2评审流程图文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-7-5.3.2销售代表拟订好正式合同（或合同草案）后，应报地区经理、设计部、财务部、工程部、法律顾问评审，如全部通过就可盖章生效（或签订正式合同），如有分歧，则应报总经理裁定。合同评审时，应有明确的结论（如同意签订、基本同意签订、不同意签订），并说明理由。5.3.3地区经理评审地区经理应对合同进行了全面评审，如有违反公司规定之处，应一一列出并返回销售代表要求修改。如有不符合公司规定而又同意签订时，应将不符合规定的部分列出说明同意理由。5.3.4设计部评审设计部主要对辅机配置的合理性、性能和技术参数要求的可行性进行评审。如有不恰当之处应指出并要求修改。如虽能满足，但要做较大的改动时，应列出改动的范围和改动量。5.3.5财务部评审财务部主要对价格和发票的开具是否符合公司规定进行评审。5.3.6工程部评审工程部主要对合同的可执行性进行全面的评审并重点审查其安装、运输的有关条款是否符合公司规定，如有不符，应列出并说明理由。5.3.7法律顾问评审法律顾问应综合有关部门的评审意见和公司的有关规定对合同的合法、合规性及存在的法律风险进行评审。如有违法、违规的事项或存在法律风险，不能同意签订，并转总经理裁定。5.3.8总经理裁定5.4合同盖章所有销售合同必须加盖公司合同章后才能生效，销售合同章由管理员保管。合同章管理员应仔细阅读各部门评审意见（或总经理的裁定意见），确定都同意签订（或总经理同意签订）后方可盖章，未经地区经理、设计部、财务部、工程部和法律顾问五个部门都同意签订（或总经理同意签订）的合同或其附件，一律不准盖章，如违反规定，擅自使用合同章，将处罚500～1000元，情节严重将调离岗位或除名。5.5合同编号、登记、存档、分发5.5.1合同编号文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-8-合同盖章生效后，应将合同交市场合同管理员，合同管理员接到正式的生效合同应一式三份，确定其签字、盖章完整后，应对其编号。编号方法：合同顺序号从001编起。年号用两位数字表示（为年份的后两位数字）5.5.2合同登记、存档、分发合同盖章生效后，合同管理员应将正式合同分别交财务部、工程中心一份，自己保存一份有评审意见的合同。所有部门接到销售后同后，应登记、建档并妥善保管，建立查阅制度并做好查阅登记，保守公司商业秘密。6合同的变更合同签订生效后，如有遗漏或异议，需变更时，由签订销售合同的销售代表（或法人代表授权人）与用户协商，签订补充协议或确认函，并按合同评审、批准程序通过后方为有效。任何人未经公司同意不得变更合同，否则将承担由此造成的全部损失。合同变更的有关文件（补充协议确认函等）与正式合同一样，必须一式三份，统一交给市场部合同管理员后按5.5条进行编号、登记、存档、发放。7合同档案管理7.1市场部、工程部、财务部都应对合同档案进行妥善保管，不得遗失或损坏。除当事人外，其它任何人未经许可不得查阅、复印任何合同资料。7.2所有合同档案的管理人员都应对合同档案的保密负责。不得将合同中的价格等重要信息告诉任何人。7.3合同档案未健全、未登记的，将扣管理人员月度考核得分1～10分。如有遗失或损坏，XXX××—×××—××合同附付号（01～99）合同顺序号（001～999）年号公司代号（新城锅）文件编号：G018-2011标准名称：销售合同管理规定版号/修改状态：A/1-9-将根据情节轻重予100～1000元的罚款。8质量记录本a)产品买卖合同（样本）b)锅炉安装运输合同（样本）