网络OA办公系统实施方案

**电器集团有限公司企业方案Q/SYQ/SYJT-2009网络办公系统实施方案2009-11-28**电器集团有限公司Q/SYJT-2009前言本方案由**电器集团总经办提出并归档。本方案由**电器集团总经办负责起草。本方案主要起草人：本方案审核人：本方案批准人：Q/SYJT-2009一、实施网络办公系统的意义和作用1、节省企业的办公费用支出。将传统的纸张填写过程电子化，尤其是复印、打印和办公用纸费用（现公司打印机、复印机耗材费用平均每月在2500-3000元左右，纸张费用约在每月7箱*160/箱左右），真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。现在的打印机、复印机耗材费用、纸张费用合计每月平均在4000元左右实施网络办公系统费用：1、软件费用约20000左右2、服务器约10000左右合计需要30000元经比较如果办公系统应用成功后，预计可以降低40%的纸张和打印复印使用量，如此下来，一次性投入，以后每年至少为公司节约办公费用1到2万元。2、建立公司内部的通信平台。建立公司内部的邮件系统，使公司内部的通信和信息交流快捷通畅。3、建立公司信息发布的平台。在公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。4、实现工作流程的自动化。变革了公司传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调公司内各部门的工作，减少工作中复杂环节。Q/SYJT-20095、实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个公司积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。6、辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。7、实现分布式办公。变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。（需开通外网模块）8、搭建知识管理平台。系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。9、增强领导监控能力强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。Q/SYJT-2009三、网络办公的实施办法1、成立领导小组组长：沈总副组长：李一样、李春辉成员：各部门经理（配合）2、参与实施公司、部门软件公司、公司各部门3、实施思路实施网络办公的工作思路是：先培训，后应用；先试运行，后正式运行；逐步推广，在运行过程中完善。四、网络办公实施进程安排1.选型阶段：（2009-12-1到2009-12-20）根据公司实际需求，选择功能完善、支持二次开发且性价比高的OA软件2.项目培训：（2010-1-3到2010-3-6）系统管理员培训、和试运行阶段的试点部门办公人员业务及操作培训3.测试运行阶段：(2010-3-6到2010-3-20)（1）所谓测试运行，即在传统办公管理流程基础上，有针对性的测试、练习某一模块网络办公业务；（2）在测试阶段应该做到：各部门人员全面参与，持续配合测试；4.并行运行阶段：(2010-3-20到2010-4-30)所谓并行，即在传统办公管理流程基础上，同时也应用网络办公系统开展办公业务，两套业务流程同时操作运行；5.正式运行阶段：(2010-5-1)Q/SYJT-2009让尽量多的办公业务在网络办公系统上完成，减少传统纸质业务流程。五、网络办公的实施要求1、加强领导。各部门要建立办公自动化组织领导机构，落实工作人员，制定工作计划，建立健全信息化日常建设和管理工作机制。2、加强训练。各部门要及时掌握办公自动化的流程、技巧，熟练进行自动化办公操作，提高办公效率。3、加强监督。各部门负责人要定时监督本部门的公文收发情况，及时处理疑难问题，切实保障网络办公的正常运作。六、网络办公系统需求功能模块介绍**电器集团网络办公系统拟运作的模块为：日常工作管理、公共住处管理、行政公文管理、工作流程管理、工作流程管理、人事信息管理、常用工具信息等6个功能模块。具体说明如下表：功能模块应用部门人员备注日常工作管理各用户收发邮件、个人日志、文件传输、部门信息、工作报告、日程安排公共信息管理各用户文件资料、会议管理、车辆管理、办公用品、固定资产、网络会议行政公文管理总经办行政专员发文流程、收文流程、公文监控、档案管理、工作流程管理各部门用户申请审批、审批事务、流程监控、事务管理人事信息管理总经办人事主管查看人事、部门人事、调动记录、奖惩信息、人事考勤Q/SYJT-2009常用工具信息各用户个人通讯、常用链接、借用记录、领用记录七、费用预算1、软件费用：预算300个用户数，加项目实施，费用为15000左右。2、服务器：目前可考虑和现有ERP服务器共用，以后使用人数增多，模块使用频率较高的时候需另置服务器软件+硬件预算在2-3万。