酒店前台营业收入与财务核算

酒店财务核算可以说是围绕“收”、“支”两条线进行的。酒店的收入一般分为客房收入、餐饮收入、其他收入；客房是酒店的主体，酒店销售的最大商品是客房出租，据国内外有关统计资料表明，客房出租收入约占整个酒店营业收入的40%至50%左右。近年来，尽管酒店其他方面如饮食等的收入呈上升趋势，但客房营业收入在酒店全部营业收入中所占的主导地位并未动摇。因此，客房营业收入的管理和控制有着非常重要的意义。同时，前台做为酒店信息系统的总枢纽，其总收款台也做为酒店收入管理的核心，一切涉及客人（客房收入）的信息都要准确而快速的转到前台收银处。在此，我们重点讲述酒店前台营业收入与财务核算。一、前台收银处的收入信息主要包括：1建立、健全并妥善保管入住客人的各种原始记录，包括入住登记表、餐单、帐单、杂费单据等；2按房间及住客姓名建立归集汇总费用的账户，每房及每客、每团一户等；3建立客人及团队入住、离点的信息；4建立能够及时准确的把客人在酒店的各项消费登录到该客人帐户中去的处理系统；努力扩大前台收银处电脑联机的覆盖面；一时不能联的地方要设专人用单据控制，等等。二、客房收入的工作环节酒店中客房收入的内部程序是根据客房收入的发生、计算、结账、汇总等一系列过程设计的，主要包括登记、预收、入数、结账、稽核等环节。现将各环节的工作要点简述如下：1登记，英文为check-in。从字面上看，就是检查后在住进来。尽管国内外各个酒店登记的要求和内容有所不同，但客人入住通常都必须进行登记。入住登记的目的很多，但是从酒店客房收入的角度来看，一方面，入住登记是为客人建立档案，开立在酒店消费的账户户头，以便计算、汇总、结算客人在酒店的全部消费；另一方面，入住登记可以防止和减少客房收入的潜在损失。千里马V7前台系统客人入住时即自动生成了客人的账户，并且可以根据登记的情况自动或定义生成团体主帐、客人同住主帐、关联帐等（双人头帐户-团队主帐；单人头-客人帐；黄色-工作帐；红色-同住客人副帐）。同时，根据酒店业的发展，我们对预定客人也可开立预定帐户以方便前台管理预收的定金。2预收保证金。客人入住必须预交保证金，这是酒店为减少客房收入损失而采取的一项重要的控制措施。当然酒店也会根据客人的信誉情况，对良好信誉的客户给予一定的信用授权，在该信用授权范围内可以允许客人赊账。在V7前台系统中，收银员应使用专门的结算项目来如实录入客人预交的押金金额和押金单据号（如：1010押金500.00008963）；在帐户设置中准确录入客人的信用授权金额，对于大部分的客人，系统默认信用授权金额为0；收银员还应该根据登记表上客人选定的结算方式进行帐户设置，以方便将来结账。3入数。客人登记入住后，即开始在酒店消费。酒店有很多部门为客人提供服务，如何把客人在各个部门的所有消费归集到客人的帐上，即所谓入数，就是指解决这一问题的过程。入数，不仅要准确，而且要及时，尤其是把客人即将离店时所发生的费用及时记入帐户就更为重要。因此，为保证入数的及时性，一般都用电脑进行入数。凡是有条件的地方，都应与大堂收银处的电脑联机。例如：在千里马V7系统中，餐厅的收银机与大堂电脑联机后，不管住客在哪个餐厅、酒吧消费，在收银机操作的同时，就能输入到该客人的账户中去；再如，房间里的直拨电话（长途）与大堂电脑联机后，只要客人在房间打电话，电话费用立即能自动按照酒店的收费标准计算出来并转到该客人的帐户中；夜审人员核对房态和房价无误后只要执行过夜租操作，电脑将严格按照房态和房价一个不漏、一分不少的在每一个客人帐户里加上当日的夜租。但酒店也不是所有地方都能与大堂电脑联机的，例如：客房里的小酒柜(Mini-Bar)、洗衣费等地方就很难与前台电脑联机，这就需要手工入数。另外，还会发生一些其他意外问题，如：客人电话费产生时该帐户被占用造成系统无法自动挂入客人帐户形成未入帐数等，使电脑联机自动入数无法进行，这是也需要手工入数/转入。手工入数一定要及时、同时为了核对方便也应要求录入单据号码。（如：收到现金时，录入收据号码，没有则录入0；退客人款时，录入“代垫支出凭单”号码；洗衣单录入时，录入单号）。无论是电脑联机入数，还是手工入数，客人帐单最后都要归拢到大堂收银出来，由大堂收银员放入客人的帐夹，作为客人结算的原始依据。在把这些帐单放入到客人的帐卡里之前，大堂收银员应认真复核，而且每天的夜审或晚班人员还需对第2日预离客人的账单进行整理和再复核，以提高客人离店结账时的效率。4结账。客人来前台付款结账，分为住客结账（根据通知来支付前期帐项或支付续住的押金）和离店结账（对前台收银来说，就是将客人的相关帐户结平并终结该帐户同时在电脑中做退房操作）。结账后，客人帐户的余额栏应为零，即客人消费的总数与贷项栏结算的总数相抵为零。如果不为零，出现正数的欠结额，其差额表示客人尚未结清的帐项或有待进一步结转的帐项；反之亦然。5交款编表。收银员当班工作结束前必须进行交款编表的工作，具体来说包括：a清点现金，即清点当班所收的现款（现金、信用卡、支票等），填到交款表里，交款表/单一式两联，现金上交总出纳签收后退还交款人一联备查。采用交款表交款属于直接交款方式，即由收银员将现金直接上交总出纳。因为其有时间上的局限性，许多酒店不采用这种方式交款，而是采用把款项投入指定的保险箱方式，该方式简称“信封交款”，即设置象邮筒一样有投入口的保险箱，以便收银员在把款项装进信封密封后随时投入保险箱。该保险箱只能投入，不能随便取出，开启保险箱须两把钥匙同时插入才能打开，即由出纳和见证人打开保险箱见证信封数目和清点信封内钱款。（这样的叙述是为了是大家对信封交款程序能有个全面的了解。实际上在这一步骤里，收银员所做的只是把现金清点好，把数额填入交款信封/交款袋，投入保险箱）。b整理帐单，具体来说是把已离店结账的账单按照现金结算收入、现金结算支出、支票结算、信用卡结算、挂帐结算等进行分类汇总整理；把入住客人的保证金付款单据、预订房间的订房金单据等进行分类整理；每一类单据整理好后，应计算出一个合计金额，把合计金额的纸带或便条附在每一类单据上面，与所属的单据捆扎在一起，以便核对。c编制收银报告，收银员平时在入数、结账操作时，已按照各自的代码将收银情况输入到前台电脑里，所以编制收银报告的工作就比较简单了。此时，收银员只需输入自己代码，电脑即可自动打印出属于该收银员的收银报告。收银报告包括一份明细表(ACC04)、一份汇总表(ACC03)和一份结账帐户明细表(NIT5)。d核对帐单与收银报告，把整理好的帐单与收银报告的有关项目核对，具体地说，即将出租车帐单、房间小酒吧帐单、日租及服务费帐单、扣减单、现金支出单、现金结算、信用卡结算、转账、支票等单据分别与汇总表上各项目逐一核对。如发现不符，则将不符的项目与收银明细表中相关项目核对，找出不符的原因，以便进行更正。核对离店结账帐单与结账帐户明细表是否一致，如有不符，找出原因更正。e核对现金与收银报告，收银报告中的“现金（收进）”项目减去“现金支出”项目，其差额就是“现金应交额”（如果前台收银采用“备用金制”押金上交，则现金应交额还应加上“押金”数）。收银员在核对时，应把手中的现金加起来将其合计数与上述“现金应交额”核对，如有不符应即刻查找原因。f送交款项、帐单、收银报告。完成上述的帐帐核对、帐表核对、表单核对、帐实核对后，将款项、帐单和收银报告（具体包括哪些报表，由酒店根据管理要求指定）交到指定的位置或人员。6稽核，是对上述帐单资料的查对，对上述程序的检查和控制。酒店的收入稽核一般分为夜间稽核和日间稽核。由于稽核工作在酒店收入控制中占有非常重要的地位，所以下面专门讲述。三、收入的夜间稽核1什么是夜间稽核夜间稽核（NightAuditor）指在夜间进行的核数工作或者从事夜间核数工作的人员。酒店工作紧张、忙碌。收银员既要制作帐单，又要收款、退款。在这一系列工作中难免出错，加之员工的思想素质、业务水平参差不齐，也容易发生一些错弊问题。如果不进行稽核，则难以有效控制酒店收入。再者，由于客人入住、退房绝大多数集中在白天和傍晚，这段时间内各项收入总是处在不断的变动之中。如果此时进行稽核，势必给稽核工作增加了难度。而到了深夜，入住、退房的客人一般较少，酒店的各种营业活动诸如餐厅、酒吧、舞厅等，也相继关闭，这时全天的营业收入基本上已能确定下来。因此，夜间是收入稽核工作的最好的时间。2夜间稽核的工作目标夜间稽核的工作对象是各收银点的收银员以及各营业部门交来的单据、报表等资料。其工作目标是通过对这些单据、报表深入细致的查对，纠正错弊、追查责任，以保证当天酒店收益的真实、正确、合理和合法。这就要求夜间稽核人员必须具有发现错弊、查找根源的丰富经验，审核单据、计算汇总的基本技能以及兢兢业业、一丝不苟的工作态度。另外，如果夜间稽核人员有着比较扎实的会计知识和技能，对圆满完成夜间稽核的工作是十分有益的。3夜间稽核的工作步骤和内容夜间稽核人员一般在夜里11点左右上班，次日早上7-8点下班，且必须在次日日班人员上班之前完成前一天全部收益的稽核工作。夜间稽核主要分为两部分：客房收入稽核和餐饮营业收入稽核。这里我们只讲述客房收入的夜间稽核。具体来说，其工作步骤和内容如下：a接管前台收银工作。深夜仍可能会有个别客人入住和迁出，这就需要夜核人员接替前台的收银工作。一些规模小的酒店，总服务台或接待台的工作，甚至夜间经理的职责都由夜核接管。b检查前台收银工作。如有错误按规定调整。c核对客房出租单据、核对房间和房价。当日开房报表(Rec16)、换防调价报表(Rec18)。d房租过账。过帐后应打印过租报表(Nit08)并检查是否过租正确，如有错误按规定调整。e对当天客房收益进行试算，并终结当天收益。试算表的结构举例如下：(一)试算的计算公式---今日住客欠账总额—今日住客结清总额=今日住客欠账净额+截止昨日住客累积欠账额=截止今日住客累积欠账额（二）例子试算表分为借方、贷方和余额三部分。借方：反映的是酒店当日有关客房的收益，即酒店应向住客收取的账款，换言之，是住客当日在酒店发生的费用，即住客当日欠酒店的帐项。贷方：反映的是当天住客结算清楚的款项。余额：在试算表的右下脚，反映的是截止到当日住客累积欠账总数。本表中的净差额为：-77,243.00元，是负数，表明试算表中的贷方合计数大于借方合计数。具体地说，就是今日住客用现金、信用卡、支票、转账等各种结算方式结清的账款大于住客今日在酒店的消费欠账。在千里马v7前台系统中，上述的试算平衡表类似营业收入日报表(Nit01)。试算表是专供修改、订正用的表，而终结表则是改正后的正式表。夜核人员一定要认真核对借方项目、贷方项目和余额，保证当日数据正确。特别是余额应与住客明细帐的余额进行核对无误。检查方法是：住客明细账上日余额合计等于试算表承前余额，今日余额合计等于试算表今日余额，住客明细账的借方、贷方与试算表的借方、贷方是否相符。如果二者不符，需要逐笔核对直到查出不符原因、不符的房间为止。这里应该强调，无论是上日余额结转不符，还是借方、贷方不符，查到原因后，能够更正就着手更正，不能更正的，应把问题的原因和不符的房间号码记在“交班簿”上，让电脑部尽快解决。因为只要电脑发生这类问题，如果不及时排除，就会影响有问题房间住客帐款结算的正确性。如果第二天一早该房间客人结算离店，电脑打出来的总账单会漏掉那些没转进来的数额，而收银员尚不知道该房间电脑记录发生问题，势必会发生跑数，给酒店带来损失。假如在试算中查明，（1）36789号洗衣单，金额为45元，被重复输入电脑，应在电脑中减去。（2）47690号租车单，金额为36元，漏输入电脑，应在电脑中补上。其他项目未发现错误，把这两项改正后，即可指示电脑编制终结表。夜间稽核人员只要一发出让电脑编制终结表的指令（V7---过日期），电脑就会把这一天的帐项全部关闭，之后的数据将记录到下一个新的工作日里。以上终结表可以编制会计分录如下（此节仅讲述权责制/押金不单独核算方式下的会计核算）：从理论上说，编制当天全部收益的会计分录应分以下两笔进行：第一笔（收益分录）