论建立中学档案室的重要性

对中学档案室建立的思考与对策来宾高级中学黎向华【摘要】中学档案是中学教育工作和教育教学活动的真实记录和历史反应，是宝贵的资源和财富。中学建设档案室，加强学校的档案管理，对学校的现代化、正规化建设具有重要的作用。近年来，随着教育体制改革的不断深入，学校的档案室建设有了长足发展。但仍存在一些问题，本文从中学档案室建设的现状以及存在的问题入手，提出解决问题的对策，并对未来中学档案室建设提出思考。【关键词】中学档案室现状问题档案室建设管理档案是学校教育工作和教育教学活动的真实记录和历史反应，学校的各个部门在教育教学以及其他各项活动中形成的各类档案资料，是宝贵的资源和财富，这些宝贵的资料应集中起来，由学校的档案室统一集中管理。为了认真贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》，依法管理好学校的档案工作，在中学建设档案室，对于加强学校的档案管理，加强学校的现代化、正规化建设具有重要的作用。一、中学档案室建设的重要性和必要性学校的档案室是对学校和教师在教育教学和管理工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像以及各种磁性介质和光盘所承载的数据资料等不同形式的历史记录进行集中统一保管的场所。中学档案的内容包括：上级党政领导部门的文件、指示；学校领导的讲话、会议记录；教学计划、安排；任课教师的教学笔记、教学辅导经验总结；经验介绍；学生的各种考试、竞赛成绩及分析；教师发表的论文手稿等等。档案的真实性、原始性和客观性决定了档案在决策与管理工作中的重要作用。通过学校档案室的建设，可以把优秀教师的信息资源和先进教学经验集成，形成资源共享，有助于提高学校的教育教学和管理水平，进一步调动全体教师的积极性。二、目前中学档案室建设的现状及存在问题近年来，随着教育体制改革的不断深入，学校的教育教学工作得到了长足的发展，档案室建设也得到了不断改善。主要表现在：1、档案室面积不断扩大，环境质量有了明显改善，档案的收集利用率大大提高。2、学校档案室配备了微机，对全部或部分档案实施了数字化管理，改善了管理手段，提高了查阅质量和速度。3、由于各所学校的基本情况和学科不同，归档的重点也略有不同，形成了自己特有的资源优势。4、学校档案管理人员的素质由不同程度的提高，工作人员的知识结构有了明显改善，人员素质和服务质量有明显提高。目前，中学档案室建设虽然取得了长足的发展，但还存在许多缺点和不足，主要有：1、管理体制不完善。目前，许多档案室仍归属于校长办公室领导，主管校长领导下的档案室主任负责制还只是一个花架子，制约了档案室的建设与发展。2、人员素质参差不齐。近年来，中学的档案室管理人员的素质虽然有了很大提高，但是很难达到档案管理专业化、正规化的要求。绝大多数的档案管理人员都是年老体弱和无法从事一线教学的有关人员，这些人已接近退休年龄，知识结构老化，很难适应中学档案室建设和发展的需要。3、学校各部门负责人员档案保管意识不强，在日常工作中形成的档案材料不能进行简单地统一规范整理，档案文件零乱，甚至造成有些珍贵档案的遗失。4、档案管理经费不足。投入不足绝大多数中学档案室的一个共性问题，由于学校把主要精力都投入到了教学中，对档案室的建设与管理缺乏认识，导致投入严重不足，设备不全、老化，所收集的档案资料也不够全面完整，档案资料利用率较低，无法满足教育教学的需求，迟滞了学校档案工作的开展。5、服务功能薄弱。学校档案工作的服务对象是教育和教学工作，而面对教学一线教师的服务在整个档案管理中占有极其重要的地位，这既是衡量档案工作的尺度，也是学校档案室建设和发展的重要标志。而现阶段，许多学校的档案管理人员，并没有真正认识到服务在档案管理中的重要性，仍停留在传统意义上的档案管理队段，只是负责将档案资料收集上来并保管，与教育教学工作严重脱节，使学校的档案无法得到充分的利用，严重的浪费了资源。6、数字化信息化建设发展缓慢。由于管理体制问题，学校档案室的数字化信息化建设发展的比较缓慢，虽然有些学校的档案工作应用了计算机管理，但是由于经费不足、设备陈旧、规格型号不相匹配等因素，相对制约了数字化档案室的建设与发展。7、硬件设施投入不足。目前，许多学校的档案室多是利用原有教室稍加改造，摇身一变就成了档案室。由于投入不足，这样的档案室很难做到防火、防潮、防霉变、防虫咬鼠害等情况的发生。硬件设施的不足在一定程度上影响了档案室的发展。三、中学档案室建设的对策和建议中学的档案室建设对学校教育教学的发展、成果的展示、人才的培育与管理等方面都具有十分重要的地位和作用。因此，各级各类的中学都要在全力抓好教育教学工作的前提下，将学校的档案室建设与管理工作作为一项重要任务，抓紧抓实，抓出成效。在中学的档案室建设与管理工作中，要注重做好：1、加强宏观管理。为了进一步加强对学校的档案室建设与管理，发挥档案工作在教育教学工作中的作用，各级教育行政部门应联合本级档案局成立档案管理工作机构，直接领导和管理本区域内学校的档案室建设与日常管理工作。真正把档案管理作为一件大事来抓，认真贯彻执行《档案法》和档案管理的有关规定，全面落实档案管理责任人。因地制宜，制定本地区学校档案室建设标准，制定学校有关档案管理的工人条例、规章制度，指导、推动学校档案管理工作的有效实施。组织学校的档案工作人员业务培训、经验交流、协调校与校之间档案管理工作的相关事宜。2、全面落实主管校长领导下的档案室主任负责制。要明确学校档案室主任在档案室建设与管理中的责任义务，做到责、权、利的有机统一，档案室主任的职责应当包括：认真贯彻执行上级主管部门的方针政策；制定档案室的发展规划和年度工作计划；组织领导本档案室的行政管理并积极开档案的收集、整理、立卷、归档等各项业务工作；决定本部门的人员安排和业务培训工作；加强校际间的信息沟通与经验交流。中学的档案室应当是分管校长领导下的一个独立的工作部门，档案室主任直接对分管县长负责并报告工作。3、加强对工作人员的管理，提高工作人员的素质。人员素质是中学档案管理先决条件，加强中学的档案室建设，要重点解决好管理人员的素质问题，通过对现有人员的思想政治教育、职业道德教育、岗位知识和岗位技能培训，不断提高对档案管理工作的认识，提高档案管理的业务能力，通过各种方式激发他们的积极性、创造性，爱岗敬业、诚实奉献的责任感和使命感、树立主人翁意识。积极引进档案管理专业技术人才，不断提高档案管理水平，为学校的教育教学提供良好的服务。4、加快数字化信息化档案室建设的步伐。计算机和互联网的普及为中学建立数字化信息化档案提供了有力的前提条件和资源保障。目前状况下，中学原有的档案室要积极采取有效措施，引进人才和设备，加快对档案室的数字化改造，为教育教学工作提供更好的服务。各中学新建档案室要以数字化档案室建设为前提，按照数字化档案室的标准进行设计和建设，这是时代发展的需求，更是教学实际工作的需要，通过数字化档案室的建设，能够进一步促进中学档案室管理工作的开展，提高档案的利用率，提高教学水平和管理水平。5、合理使用经费，建设具有本学校特色的档案室。中学的档案室在建设的过程中，要根据学校的实际情况和特点，找准定位，动态管理，把有限的经费用好用活。调动全校师生的积极性，广泛收集各种档案信息资料，充分发掘自己的特色优势，把中学的档案室建设成个性鲜明、重点突出、藏品丰富、利用率高的一个新型的档案室。6、强化服务功能。随着学校教学体制改革的不断深入，学校档案室的功能也在发生着变化。在新的形势下，学校的档案管理要突破传统的只负责档案资料的收集和保管的观念，深入挖掘档案潜力，积极为领导、教师和学生提供有价值的信息资源，为教育教学和学校的管理提供优质高效的服务。7、加强硬件设施建设。中学在档案室的新建过程中，一定要按照有关标准严格设计、精心施工，确保档案室藏品的安全。要按照国家有关学校档案室建设的标准加快对现有档案室的改造，达到防火、防水、防潮、防霉变、防盗窃、防虫蛀、防鼠咬的档案收藏标准，对于磁性存储介质要留有备份，防止消磁，确保档案资料的安全。同时，档案室要有足够的空间，方便有关人员对档案资料的查询、检索、阅读和对相关档案资料的复制。结语中学的档案室建设是一项系统工程，涉及到学校的各个方面，学校校长要充分提高对档案室建设的认识，给予足够的关心和支持，要亲自抓，主管副校长要具体抓。全校师生要给予大力配合，特别是在档案资料的收集、整理、归档、立卷的过程中，全校师生要密切配合，共同把学校的档案室建设好，为学校教育教学的发展做出贡献。参考文献[1]刘平平，浅谈学校档案建设[J]，档案管理，2008，（6）。[2]茆荣珍，数字化档案室建设[J]，大学图书情报学刊，2005，（06）。[3]陈燕，谈中学档案管理工作的误区及改善途径[J]，成功（教育），2009，（5）。[4]陈毅萍，加强中学档案管理工作的思考[J]，陕西档案，2009，（2）。[5]李荣华，信息化背景下中小学档案的管理和利用[J]，中国创新教育，2007，（9）。