论述信息化环境下的企业档案信息管理

论述信息化环境下的企业档案信息管理摘要：21世纪是信息化时代，在当今时代企业信息化也逐渐发展，信息化使得企业档案管理方便快捷，但是与此同时也带来了一系列的问题、麻烦。本文主要论述了企业档案管理所出现的问题以及变化。关键词：企业信息化档案管理一、企业档案管理出现的问题1、信息多元化问题传统的企业档案主要是以纸质文档为主要载体，并且管理比较严格而且也十分有效。在如今的信息化时代，企业管理会运用当今先进的计算机技术，将企业的信息以文字，图像，声音等各种信息作为载体来进行保存。信息化管理能够改进企业与客户之间的联系，将内部与外部信息进行整理融合，建立比较庞大的企业数据管理体系，各种各样的载体以及企业信息内容给企业信息一体化管理带来了巨大的挑战。2、电子档案与纸质挡案一致性问题企业信息化大部分的工作摆脱了传统的纸质方法，它是以网络和信息做为平台，从而对企业的各项工作进行管理。因此在这就促进了网络信息的发展，我们可以很方便的在一个软件上对所做内容进行无数次的设计与修改。等到设计修改完成之后，我们将保存纸质以及电子版信息。但是如今面临的一个问题是我们无法保证图纸的变更问题，纸质版文件不能够与电子版对应起来。这个电子版文件与纸质版文件的统一性问题也是企业档案面临的重大难题，如何采取有效的措施来保证信息能够真实准确的反应实际情况着实让企业档案管理者头疼。3、“信息孤岛”问题企业档案管理部门是保存企业生产以及管理等重要信息的部门，它作为企业信息的集散地具有较强的信息优势，但是与此同时也同样存在着“信息孤岛”的危机。其主要原因有以下几点：第一个方面，虽然现在是信息化时代，计算机网络技术发达，但是在企业管理方面运用的还不是很成熟，企业档案信息还不能和其他信息很好的联系起来。第二个方，鉴于现在信息化管理不是很成熟，企业的大部分电子文件还没有向企业档案部门提交，这些电子档案还处于一种分散的状态，不能实现电子档案的集中管理。第三个方面，现在的信息化发展，企业所用的软件也是各种各样的，不同的公司之间采取的软件不一样，那么在数据交换或者交流的时候就不能实现资源的共享。信息化软件的标准问题也是企业档案工作发展的重大问题。4、企业信息化基础数据技术标准问题企业信息化管理应该具有准确性、可靠性以及及时性的特点，这样才能够保证数据准准确性以及各个环节的正常运转。但是我国大多数的企业还是处于传统的管理模式之中，很大一部分企业的数据库还是处于完善的阶段，各项标准正等待进一步的完善。这样就影响了企业信息数据的准确性，安全性以及及时性，阻碍了企业档案信息化的发展。二、对策1、抓住机遇,全面推进企业档案信息化建设信息系统有十分完善的数据，信息系统之所以能够成功的运行是由于对数据的系统的研究，数据库的管理对于企业的建设具有至关重要的作用。企业的档案部门保存了企业生产经营等重要的资源，是企业信息数据的集散地，企业档案信息化是企业的重要的重要组成部分。企业的档案管理部门要根据企业自己的情况进行规划和要求，充分利用计算机网络技术和信息化平台，对企业的档案进行有效的管理以及利用。2、健全制度、加强监管、规范管理企业的信息化过程改变了传统的企业管理，是企业创新的表现，它的创新表现在技术、制度以及管理方面。建立了比较科学的管理制度，企业档案部门运用先进的计算机网络技术，对企业的档案管理制度以及方法进行创新。为了保证企业的档案工作在这样的环境下的发展，我们必须健全档案管理制度。我们应该及时的调整企业档案包括的内容，及时调整企业的信息，特别是对企业的发展的有利的文件。数字化档案方便快捷，我们要建立相应的管理制度，对电子档案的安全以及保密性做出相应的规定。公司要对企业的各种文件进行监管，确保电子版档案与纸质版档案一致，并且真实有效。将档案进行归类管理是对企业管理的重要的一环，企业档案部门要积极参加质量认证的活动，确保信息制度化和规范化。3、完善档案信息化建设标准体系,实现企业档案信息的集成和共享任何行为都有标准，是否标准化是评价档案信息化稳步发展的重要条件。企业档案管理要根据国家制定的标准来执行，要实现信息采集、信息交换和数据维护的统一，这样才能实现企业各种信息的汇集以及信息安全性，这样才能使数字化管理走进我们的生活。三、结论计算机信息技术应用范围越来越广泛，与此同时，也给档案的管理工作带来了巨大的挑战。传统的档案管理方式以及技术已经与时代脱节，无法适应时代的需求。档案管理工作者要顺应时代的发展需求，运用当代先进的网络信息技术来提高信息管理的能力，使档案信息管理在企业的发展过程中发挥着重要的作用。参考文献：[1]刘莉.企业档案管理存在的问题及解决途径[A].第四届世纪之星创新教育论坛论文集[C].2016[2]徐晓霞.企业档案管理实践中的常见问题及其解决对策[A].决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会论文集（上）[C].2015[3]宋桂玲.企业档案信息资源管理问题浅析[J].黑龙江档案.2009(05)