邮箱使用管理办法

华纺股份机房维护管理制度1企业邮箱使用管理制度颁布日期：2013年4月10日执行日期：2013年4月10日执行部门：信息部信息资源中心目录目录..............................................................................................................................................1前言及修订记录...............................................................................................................................21目的...............................................................................................................................................3华纺股份机房维护管理制度22范围...............................................................................................................................................33角色与职责.................................................................................................................................44流程说明.....................................................................................................................................45管理内容.....................................................................................................................................45.1邮箱账号申请.................................................................................................................45.2邮箱设置规范.................................................................................................................55.3邮箱使用规范.................................................................................................................55.4邮箱注销.........................................................................................................................65.5邮件监督与违规处理.....................................................................................................66附表清单.....................................................................................................................................6本制度由华纺股份有限公司信息部提出并归口管理。前言及修订记录日期修改依据修订者版本华纺股份机房维护管理制度31目的为了加强公司企业电子邮件的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络信息安全性，根据国家相关法律法规制定本管理规定。为体现华纺公司在对内工作交流、对外商务活动时的整体形象，各部门在印制名片及对外广告宣传等时，均须统一使用企业邮箱。2范围本规定适用于华纺股份及各子公司。公司企业邮箱域名后缀：@hfyr.cn;@hfgf.cn华纺股份机房维护管理制度43角色与职责本规定由信息资源中心拟定并组织修订、部门内部组织会审、分管副总审阅、总经理审批、信息中心发文，由信息中心负责解释与组织实施。4流程说明5管理内容5.1邮箱账号申请企业邮箱开通需填写《公司企业邮箱开通申请表》。华纺股份机房维护管理制度55.2邮箱设置规范（1）邮箱用户名定义：通常设置为用户姓名的首字母，若重名，则取用户姓全拼+名首字母。（2）邮箱用户密码定义：@hfyr.cn域用户密码通常设置为123456，@hfgf.cn域用户密码通常设置为姓全拼+当前日期+特殊符号。5.3邮箱使用规范（1）邮件群发时，除办公室外，严禁全员群发，如需要发公司范围的通知、通告、电子刊物，请与公司办公室联系，经公司审核确认后，由办公室统一发布。办公室外的邮箱用户全员群发邮件，按泄密处理。（2）电子邮箱用户应及时收取邮件，建议使用邮件客户端软件进行邮件收取。禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，用户应至少每周清理一次邮箱。（3）长期不活动（指60天内对邮箱没有任何访问行为）的账户，管理员有权将其暂时封闭，经本人申请后于当日重新开通。（4）邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在60天内一直保持在80%以上）的用户，管理员将发送管理员通知邮件到该邮箱，此一周后仍未整改，管理员有权对该邮箱进行清理。（5）电子邮箱用户若发现任何非法使用本人账号或其他系统安全漏洞情况应立即报告信息中心。（6）发送通知类邮件时，请注意使用统一标准格式。（7）疑难问题或是邮件往来三次无法解决的问题，不得再继续发送邮件讨论。请打电话或是当面与相关人员沟通，沟通结束再将最后的决定用邮件通知相关人员。（8）个人维护及管理的重要邮件，包括统计资料、相关表格及客户信息（如往来账务、通讯录、销售情况、行业调研情况）等，不得发送给其他部门或无关人员，如确有工作方面的需要，须事先征得部门领导的同意。（9）回复邮件时，如非必要请勿选择全部回复。华纺股份机房维护管理制度6（10）通知类等邮件不用回复.（11）超大邮件的发送与接收：企业邮箱发送、接收邮件最大附件容量为20M，对外发送时应考虑对方邮箱接收的最大容量限制，对于企业邮箱内部用户禁止群发超大容量邮件，如有这方面的问题以及需要协作事宜，请与信息中心企业邮箱管理员联系。5.4邮箱注销信息中心每半个月一次的频率向人力资源部提供最新邮箱用户清单，人力资源部根据此清单核对人员变动情况，完成后将此清单反馈给信息中心。员工离职时进行注销。5.5邮件监督与违规处理（1）电子邮箱用户需对自己邮箱的账号、密码安全负全部责任。对利用自己的电子邮箱账号传输的所有内容及产生的后果负全部责任。（2）电子邮箱用户若通过电子邮箱群发垃圾邮件，接收、发送、存放或提供下载传播虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、腐俗淫秽的、侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法收益的邮件，一经发现信息中心有权保存证据并停用其电子邮件账号，并追究当事者的行政或法律责任。6附表清单《公司企业邮箱开通申请表》