船员配备服务控制程序(C1)

文件编号：QP-MS-12版本/修改：C.1/2011船员配备服务控制程序实施日期：2011-11-14页码：第1页共8页中海海员对外技术服务有限公司1目的本程序对公司向顾客提供船员配备服务过程进行了控制规定，旨在确保公司向顾客提供的船员配备服务能够满足合同的要求。2适用范围本程序适用于船员配备服务的全部过程。3职责3.1船员部负责船员外派服务的质量策划、船员配备、对船员的考核与评价以及后续跟踪管理服务。3.2教培部负责船员相关证件的办理、取退登记与保管。3.3市场部负责配员合同的识别与分解，负责根据船员部及各分公司申请为船员缴纳人身意外伤害保险和保险停保工作。3.4人事部负责核查和完善拟外派船员的社会保险。3.5各分公司负责船员外派服务的质量策划、船员配备、考核及后续跟踪，负责相关船员证件的办理与管理，以及配员合同的识别和分解。具体过程控制程序按照《船员配备服务控制作业指导书》执行。4过程控制4.1外派服务质量策划4.1.1首次接触船型时，船员部应识别和明确船型的特点和船旗国的管理要求，并根据顾客对船员的特殊要求进行质量策划，明确船员招募、接收、配备的条件。4.1.2顾客对船员派出服务提出新要求或要求变化时，船员部应进行相应的质量策划，明确控制手段，必要的设备、资源、技术和管理措施、技能培训等。4.1.3市场环境发生重大变化时，船员部应根据服务的船型和航线，了解储备船员类型，向教培部了解培训机构现有培训类型后进行相应的质量策划，经总经理批准后实施。4.1.4海事公约、法规、惯例及有关要求发生重大变化并影响船员配备活动时，船员部应进行相应的质量策划，明确应对措施，组织船员部员工进行有关培训。4.1.5针对4.1.1与4.1.2的质量策划可通过部门会议记录等多种记录形式实施。针对4.1.3与4.1.4的质量策划必须采用文件形式实施。4.2船员配备计划4.2.1与顾客正式签订船员配备合同（以下简称“外派合同”）后，市场部负责根据文件编号：QP-MS-12版本/修改：C.1/2011船员配备服务控制程序实施日期：2011-11-14页码：第2页共8页中海海员对外技术服务有限公司合同内容填制“船员工资标准及管理费分配表”，分送财务部和船员部。如合同中包括船舶资料，应将船舶资料一并制表报送船员部。市场部应将合同副本分送财务部和船员部。4.2.2船员部接到新签合同配员要求后，船员部负责人应及时识别合同要求，负责与顾客取得第一次沟通，向顾客提供授权说明，确定调配主管，建立良好的沟通机制。船员部负责人负责向调配主管明确合同要求和注意事项，调配主管应与顾客确定船员具体需求，并结合合同要求和注意事项建立“船员需求表”（见附表1：QPR-MS-12-01）。4.2.3未正式签订合同，但双方已就合同内容达成一致，或合同财务结算条款完整，或双方已达成先期履行意见的，船员部可向市场部申请提前分解合同实施配员。4.2.4对正在履行的合同，船员部调配主管应根据船东要求或实际情况自行制定换员计划，并记录在“船员需求表”上。4.2.5更换船员部调配主管时，船员部应及时通报顾客，新调配主管应根据交班报告和“船员需求表”熟悉版块情况，实施配员服务。无法按照记录实施配员时，应及时补充或修改“船员需求表”。4.2.6调配主管根据“船员需求表”和船员资源库的情况，初步确定拟配备船员，并确认船员职务、资历、联系方式等信息。配备船员安排应按以下顺序从船员资源库中挑选：a)回流船员；b)公司自有船员；c)系统或集团内部船员；d)自主招募的社会船员；e)合格供方提供的船员。4.2.7船员部业务指导办公室负责初步考核本程序4.2.6中a、d、e项船员，船员通过初步考核后，船员部业务指导办公室应记录船员信息、职务、联系方式、证书情况及考核结果等信息，作为补充资源。船员部调配主管有需求时，业务指导办公室需提供相应船员资源。4.2.8拟配备船员属于本程序4.2.6中b、c项船员时，调配主管应首先通过SSM系统或其他方式审核船员资质，资质审核内容应包括：a)是否持有国内相关法规和顾客要求的从事相关职务工作的有效证书；文件编号：QP-MS-12版本/修改：C.1/2011船员配备服务控制程序实施日期：2011-11-14页码：第3页共8页中海海员对外技术服务有限公司b)证书的有效期是否在六个月以上；c)自有船员的劳动合同有效期是否满足本次外派任务需要；d)是否能保证在合同期内证书的持续有效；e)航海经验是否符合本次航线要求；f)船员是否适合本次派员形式（套派、散派、单派等）；g)其他情况。4.2.9拟派船员的证书有效期不足六个月的，调配主管应向教培部了解证书更换情况，如尚未更换，提示教培部及时更新或安排培训。劳动合同有效期不足30天的，调配主管应向人事部了解合同续签情况。4.2.10船员资质审核无误后，调配主管应与船员进行沟通，确认船员外派意向，填写“船员配备计划表”（附表2：QPR-MS-12-02），并记录资质审核结果。4.3配备船员考核4.3.1船员部业务指导办公室和调配主管负责考核船员，业务指导办公室负责考核高级船员，调配主管负责考核普通船员。4.3.2考核工作开展前，应识别待考核船员的情况：a)在公司有上船记录的船员可根据以往考核记录及在船表现免于考核；b)新入司毕业生初次外派时，可根据新生入司及英语强化培训时的顾客面试及录用结果免于考核；c)各板块调配主管间相互借调船员时，可根据以往记录进行或免于考核；d)初次在公司上船的高级船员必须进行考核；e)业务指导办公室提供的高级船员可根据初步考核结果免于考核。4.3.3对免于考核的船员应在“船员配备计划表”中做相应标识，并注明免于考核的原因。免于考核的船员不列入待考核船员名单，但免于考核的船员发生顾客投诉或遣返时，责任人应承担责任，并且责任人不得因存在免于考核情况而抗辩顾客意见。4.3.4实施考核前，业务指导办公室和调配主管应要求待考核船员本人填写或代为填写“船员求职申请表”（见附表3：QPR-MS-12-03），并记录待考核船员的资质审核结果。4.3.5船员考核的对象主要是船员能力，考核人员应保证考核通过的船员符合顾客及职务要求。考核后应将考核结果记录在“船员求职申请表”上。4.3.6在顾客要求亲自面试的情况下，船员部应积极配合，安排顾客面试事宜，在文件编号：QP-MS-12版本/修改：C.1/2011船员配备服务控制程序实施日期：2011-11-14页码：第4页共8页中海海员对外技术服务有限公司“船员配备计划表”中标识经顾客确认的候选人员后，实施派前准备工作。推荐的船员未通过顾客面试时，应及时向顾客了解考核结果的原因，并进行记录。4.3.7船员部调配主管根据确定的配备方案报顾客确认，经电子邮件确认后形成最终的船员配备报告单和“船员配备计划表”。调配主管应保留相关记录，并在SSM系统中录入或确认本程序4.2.6中d、e项船员的基本信息。4.3.8对第一次由公司派出的船员和没有海上工作经验的船员外派时，应在“船员配备计划表”内进行标注。4.3.9确定的“船员配备计划表”应报船员部负责人批准，半套班子、整套班子的“船员配备计划表”应由船员部负责人审核后报公司主管领导批准。4.4船员证件领取4.4.1船员派出前，船员部调配主管应根据“船员配备计划表”到教培部领取相关证书、证明，做好SSM系统领证记录。教培部根据证书领取情况填写“船员证书领取清单”，调配主管签字确认后，教培部发放证书，完成电子记录并将“船员证书领取清单”（见附表4：QPR-MS-12-04）归档。4.4.2调配主管根据资质审核记录确认船员证件全部齐备、有效并符合要求，并填写“船员派前清单”（见附表5：QPR-MS-12-05）。证件缺失时，应及时与教培部核对证件状态。4.4.3例外放行程序4.4.3.1领取证书时，调配主管发现自有船员证书（特指由教培部负责办理的证书）有效期不足六个月或不能满足顾客要求，且教培部尚未安排培训或更换证书时，可根据派员需要启动例外放行程序。4.4.3.2调配主管向教培部申请尽快安排培训的，教培部应视培训机构的课程安排作出回复，如无法及时培训，调配主管应立即换员；4.4.3.3教培部尚未更换船员证书时，调配主管应将“船员证书领取清单”报船员部负责人和教培部负责人批准。批准后，将领取清单送教培部。4.4.3.4教培部根据领取清单要求，记录例外放行信息后，向调配主管发放证书，并尽快更换有关证书。证书办出后，教培部应及时通知调配主管领取证书；4.4.3.5船员证书（除海员证）有效期不足三个月，教培部尚未更换证书，但情况紧急且顾客同意录用此类船员时，调配主管将顾客相关函件（打印）报船员部负责人和教培部负责人在领取清单上签字确认后，教培部备案放行，并优先文件编号：QP-MS-12版本/修改：C.1/2011船员配备服务控制程序实施日期：2011-11-14页码：第5页共8页中海海员对外技术服务有限公司更换此类证书；4.4.3.6例外放行的船员应在“船员派前清单”上对例外放行的证书进行标注。放行时，教培部应及时更换证书，并进行电子记录；4.4.3.7船员的海员证有效期不足六个月的，调配主管应与总经理办公室沟通出境证明办理事宜。总经理办公室同意后，按照紧急放行程序处理。4.4.4船员部调配主管根据“船员配备计划表”的名单检查船员的外牌、疫苗证书、体检合格证明、签证、船东特殊要求的培训证明等证件是否符合要求。证书、证明不齐备或不符合外派及顾客要求时，应及时办理相关证书、证明。办理外牌的费用应及时通知财务部做账。4.4.5船员部调配主管应及时根据“船员配备计划表”办理出境手续。船员持签证出境时，调配主管应开具邀请函二份。船员持海员证出境时，应向总经理办公室申请办理船员出境证明，并由船东和当地代理签发担保函。4.5证书、证件齐备后，调配主管应与待派船员签订船员服务协议（外派船员隶属于供方时，还应与供方签订“船舶配员服务合作协议”）并将协议信息及时录入SSM系统。同时，应负责申请报销相关费用，发放工作服，安排住宿。4.6上船前培训教育4.6.1根据顾客的要求，套派船员由船员部业务指导办公室负责组织安排船员有计划地参加专业培训和强化培训等上船任职前的培训教育。散派船员视职务情况分别由业务指导办公室和调配主管实施培训。实施派前教育时，应填写“船员派前教育清单”（见附表6：QPR-MS-12-06）。4.6.2船员进行派前教育，具体包括以下内容：a)向船员讲解合同内容和要点；b)向船员介绍顾客的情况、顾客的一般规定和特殊要求；c)有条件时向船员介绍船舶规范和特点；d)向船员讲解和宣传公司颁布的与外派有关的各种规定和外事纪律；e)进行必要的ISMCODE、ISPS、PSC知识教育；f)特别讲解针对近期发生的突发事件需采取的防范措施；g)向船员说明下船后须及时交回证书；h)对有顾客不良反馈记录的船员应有针对性的实施相关培训教育；i)对第一次由公司派出的船员和没有海上工作经验的船员进行安全培训。文件编号：QP-MS-12版本/修改：C.1/2011船员配备服务控制程序实施日期：2011-11-14页码：第6页共8页中海海员对外技术服务有限公司4.6.3派前教育实施完毕，船员应对“船员派前教育清单”内容进行签字确认并存档。船员派出时，调配主管应将相关证件交付船员，船员查验后在“船员派前清单”上签字确认。4.6.4对因紧急派出而未接受派前教育的船员，调配主管应以可行且有效的方式对其进行派前教育并保留相关记录。证书交寄当地代理或船员本人的，应保留相关邮寄及确认记录。4.7上船准备4.7.1.调配主管负责在船员派遣过程中保持与顾客或其代理的密切沟通，应注意派出时间、出境证明、签证、担保函、机票的准确，并安排好车辆及其他服务工作，确保船员按时上船。出境证明和签证的办理流程按照《行政工作管理程序》执行。4.7.2.拟上船船员系分包方提供的船员或北京招募的社会船员的，调配主管负责编制“船员派遣通知单”（见附表10：QPR-MS-12-10）与船员缴纳社保证明一并送人事部。人事部根