苏州市家庭档案整理规则

苏州市家庭档案归档整理规则一、定义家庭档案是家庭及家庭成员在生活、学习、工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。如家谱、作品、证件、发票、照片、光盘等，它真实地记录了人们的家庭生活和经历，具有较高的保存价值，是国家档案的重要补充。二、收集范围和要求人们家庭生活和社会活动极其广泛且形式多样，决定了家庭档案内容的丰富性、多样性。每个家庭生活所处的时间和空间不同，每个人所从事的职业不同，每个家庭所形成的档案内容与数量也就千差万别。各家庭应根据实际情况确定本家庭档案的收集范围，并注重各种材料的收集与积累，对有保存价值的文字、表册、票据、声像、实物等材料做到随时产生随时收集。家庭档案的收集范围主要包括：1．家庭成员在社会活动中形成的如工作笔记、发表的论文、研究成果等材料；获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等材料；家庭成员接受社会各界邀请的邀请函、书信、请柬等材料；家庭成员与社会各界交往的名片、校友录、同学录、通讯录等材料。2．家庭生活中形成的如出生证、儿童成长记录、结婚证、户口簿等材料；家庭成员的体检表、病历、诊断书、化验单等材料；拍摄的各类家庭生活的照片、录象等材料；编写的家谱、家史等家庭综合材料；个人爱好收藏的各类书画、古董等材料。3．家庭基本建设中形成的如建造、装潢房屋的合同、设计、施工、监理、质量检验、竣工图、验收、结算等材料；家用电器的说明书、保修卡、发票等材料。4．家庭成员在经济活动中形成的如收入、支出项目，工资单、存折、基金、股票开户书及交易记录，投资合同、章程，各类保险凭据、借据、契约、贵重物品发票等材料。5．家庭成员在其他活动中形成的具有保存价值的材料。三、保管期限家庭档案的保管期限一般定为“长期”。四、归档整理办法家庭档案的归档整理过程就是将处于零散状态的各种原始凭据和资料进行分类、整理、编目，使之系统化的过程。（一）分类家庭档案的分类是将家庭及其成员所形成的全部档案材料，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。家庭档案的分类，是家庭档案整理的一个中心环节，分类质量的好坏直接决定了家庭档案整理的质量。1．分类原则⑴选择分类方法要从家庭档案形成的特点和规律出发，既要符合实际，又要保持它们之间的内在联系。⑵分类层次要清晰，类的概念要明确，相互间界限需分明，不能互相交叉或重合。⑶分类的标准应一致，做法要统一，尽量避免前后互相矛盾。⑷分类必须便于家庭档案的整理、保管和利用。2．分类方法⑴内容分类法。按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、家庭建设类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。⑵形式分类法。按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音（像）带类、光盘类、综合类。⑶成员分类法。按家庭档案所记录的家庭成员，分为祖父、祖母、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等，家庭中有多少成员就设多少类，外加综合类。3．分类方案根据家庭档案材料形成特点和内在联系，结合我市家庭建档实际，综合运用内容和形式分类法，一般可把家庭档案分为11大类。⑴综合类：包括家庭成员生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、入伍、应聘、升职、出国、乔迁的日期等；家谱、家史、自传、简历、日记、读书笔记、心得体会等；各种教育考试的成绩单等。⑵社会交往类：包括家庭成员之间及与亲朋好友之间的重要往来书信，家庭成员接受社会各界邀请函、书信、请柬，家庭成员与社会各界交往的重要名片，校友录、同学录、通讯录等。⑶证件类：包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、出国护照、会员证、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证等。⑷基本建设类：包括家庭建房、装潢的合同、施工图、施工记录、原材料合格证、竣工图、水电气管线图、验收及结算等材料。⑸设备类：包括各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话、发票等。⑹健康类：包括体检表、病历、诊断书、化验单、心电图、X光片、住院记录、免疫记录、常用药说明、家用药方、饮食禁忌、烹调技术、营养知识等。⑺荣誉类：包括获得的各种荣誉及证书、奖状、奖牌、实物，家庭成员的优秀事迹材料等。⑻理财类：包括家庭收入、支出项目；存单、有价证券、保险凭据、借据、契约、贵重物品清单和发票等。⑼旅游类：包括家庭及其成员外出旅游的线路、飞机票、火车票、汽车票、景点介绍、门票、纪念品等。⑽照片（音像）类：包括家庭成员各个时期的照片；结婚、寿庆等家庭重大活动，旅游观光、聚会娱乐等形成的照片、音像资料。⑾作品（收藏）类：包括个人爱好、收藏等，如书法书画作品、学术论文、专著等；在各类报刊发表的文章及作品等；名人好友题词、题字等；各类艺术品收藏，邮票、书报刊物收集等。在分类方案的拟定过程中，可根据本家庭实际情况进行适当调整。家庭档案材料较多可设二级类目，如作品（收藏）类材料较多，可在作品（收藏）类下再设书画、瓷器、邮票等类，其他依次类推。家庭档案材料较少的，可适当合并一些相近的大类，如把基本建设类和设备类合并成一个大类，把社会交往类并入综合类等。（二）整理家庭档案以“件”为单位进行归档整理。1．“件”的确定，以方便管理和利用为原则确定“件”，一般一份材料装订在一起为一“件”。如一份购房合同为一“件”，一幅书画作品为一“件”。对于不方便装订的材料可采取袋装等其他形式把材料集中起来作为一“件”，如一套家电所有材料为一“件”，一次旅游所有材料为一“件”。2．编号。在分类方案的最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从“1”开始编制归档件号。如只设11类的，则在每个大类内按归档材料的形成时间顺序编制归档件号。如设置二级类目的，如收藏类内再设书画、瓷器类，则在书画、瓷器类内分别按归档材料形成时间顺序编制归档件号，也就是书画类编制一个归档流水号，瓷器类编制一个归档流水号。各家庭可根据实际情况选用不同方法在归档材料上编制归档件号。⑴盖归档章形式。档号章式样：←35→←15→类别名称件号综合类1单位为“㎜”。档案章位置：档案章一般盖在归档材料的右上角。类别名称：填写分类方案最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从“1”开始编制的归档件号。用黑色水笔或钢笔在归档章的类别名称和件号栏中标注。对于一些需保持原貌的归档材料可用铅笔直接在材料上注明类别名称和件号。⑵粘贴标签形式。在标签上注明类别名称和件号粘贴在归档材料上。粘贴标签以不破坏归档材料原貌为原则，如奖牌证书可粘贴在底部等。3．装盒一个类的家庭档案材料按编制的归档件号顺序依次装入档案盒，分装成一盒或数盒，不同类的档案不能装入同一盒中，并在每个档案盒内放置备考表，填写对这一盒家庭档案需作的补充说明，如无补充说明的可不填写。对于不能装盒的家庭档案可采取其他形式妥善保管。4．盒脊填写档案盒背脊：有“类别、起止件号、盒号”三个栏目。类别：填写本家庭分类方案中大类的类别名称，如一个家庭分为荣誉类、证件类等，在整理荣誉类档案时在“类别”栏填写“荣誉类”。设置二级类目，如作品（收藏）类设置二级类目书画、瓷器的，在整理书画类时填写“作品（收藏）书画类”，整理瓷器类时填写“作品（收藏）瓷器类”。起止件号：填写该盒档案材料的起止件号，如荣誉类共有三盒30件，第一盒1-10件填写“1-10”，第二盒11-25件填写“11-25”，第三盒26-30件填写“26-30”。盒号：在每个类内编制一个流水盒号。如荣誉类形成11盒档案，则从“1”编制盒号一直到“11”，第1盒填写“1”，第11盒填写“11”。档案数量较少的家庭可不编起止件号和盒号。（三）编目归档目录按该类内顺序排列的归档材料填写相关内容，包括：“件号、责任者、题名、成文日期、页数、备注”。“件号”：填写该类内归档材料的排列顺序号。“责任者”：填写归档材料形成或署名者的名称。“题名”：填写归档材料的标题或内容概括。“成文日期”：填写归档材料的落款日期或形成日期，用八位数字表示，如2008年1月18日，用“20080118”表示，如无具体的月、日，则填写“20080000”。“页数”：填写每件家庭档案材料的总页数，以每件归档材料有文字的页面计算页数。“备注”：填写每份家庭档案材料的补充说明。归档目录一般编制二份，一份装订成册用于日常检索，一份放置在档案盒内便于日常家庭档案的管理。一些特殊的家庭档案如书画、藏品等可根据实际需要确定归档目录的项目，使归档目录能完整、准确地反映这些家庭档案的信息。私密性较强的理财类家庭档案，在编制归档目录时可根据理财类档案的特点增减所需项目，对于一些保密的项目在著录时可采取一些特殊符号表示不同的内容（相当于加密），并且将归档目录单独存放以确保安全、保密。五、家庭档案的数字化对有条件的家庭，建议对家庭档案实施数字化管理。1．已数字化的归档材料应加强收集，确保归档材料的准确性、完整性。如在计算机上形成的文本、表格、多媒体等各类电子文件，数码相机、摄象机、录音笔等设备记录的照片、录象、音频，其他数字设备形成的电子文件等。2．未数字化的归档材料应通过各种途径进行数字化。纸质档案一般通过扫描的形式进行数字化，扫描色彩为黑白位图，图像分辨率为300DPI，文件格式为“PDF”。如有特殊需要的可调整扫描色彩、分辨率、格式，如传统照片、一些重要的凭据等。奖状、奖牌、书画、玉器等一些实物档案一般采取数码相机拍摄的方法进行数字化，分辨率、储存格式等指标可根据实际需要自行设定。3．对数字化后形成的电子文件进行命名，按归档材料题名对电子文件进行命名。如一份房屋装修合同，则数字化后的电子文件名称为“房屋装修合同”。4．实施家庭档案数字化管理。利用电子表格或数据库软件建立家庭档案电子归档目录，将已命名的电子文件拷贝至专用的目录夹内与电子归档目录进行挂接，以提供日常的检索利用。另外，把电子归档目录和已命名的电子文件制作成光盘进行归档保存六、家庭档案的保管1．整理好的家庭档案按类别顺序依次排列，同类别的按盒号顺序依次排列，放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、贵重的家庭档案可单独存放。2．家庭应妥善保管家庭档案，注意防火、防潮、防虫、防光、防尘等。3．家庭认为自己保管条件不够好的，可将其珍贵的家庭档案及其他档案送市档案馆寄存。七、家庭档案的利用1．家庭成员可根据实际需要利用家庭档案，用后归放原处，防止丢失。2．涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用，保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。3．家庭档案所有者可以自愿向市档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠档案馆后，家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权，并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。4．家庭档案的所有者有权公布自己的家庭档案，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。二○○八年七月二十一日