网络传真机系统方案

方案设备保全处网络传真系统解决方案公司目前使用的是传统传真机，不容易管理控制企业员工传真的收发情况，一些部门传真量大的，每天在收发传真方面浪费很多时间，因此希望能使用网络传真系统来规范管理，提高效率与节约办公耗材方面的支出。一、采用网络传真可以解决公司以下情况：1、公司每天传真件收发量大，特别是有一些业务与采购部门，当传真量大时，对传真件的分检、查询比较困难。2、垃圾广告传真不容易过滤，并且浪费公司晒鼓、墨盒、纸张等资源。3、传真件控制不易，并且发送后无法追踪，收到的传真也不易分发。4、重要机密传真不容易管理。二、网络传真工作原理：1、网络传真机采用现行我公司计算机网络架构，局域网内用户只要登录到传真服务器IP，经授权后，就可以直接在电脑上收发传真，快捷、方便。2、各传真用户独立传真：系统根据传真分机号自行分发传真。如果没有输入传真分机号，则由公用传真接收，做内部转发给对应的人员即可。3、传真件易于管理：传真系统可以设置对传真备份，易于查询网络传真系统解决方案1/11管理；传真系统能对公司所有传真进行集中统一管理，并能对某人的收发传真状况进行查询，统计，及追踪。4、使用电子文档形式节约企业办公费用：经传真服务器转换后，同一传真件，在传送过程中可以节约30%通话费用，纸张方面可以节约70%的纸张费用。5、机要传真件容易管理与管控。6、可以设置传统传真机与网络传真系统共享共存，减少网络传真的风险，并且对原始纸张传真件可以通过传真机发送到网络传真系统，然后再传送出。方便纸张件操作，也起到保护作用。三、网络传真系统的特点：1、局域网共享：公司每台电脑分机形式收发传真；2、收发速度快：不用打印，节约公司耗材开支；3、好管理：审核管理公司、部门、个人的收发传真情况；4、支持传真群发、电子签章，比较便捷。5、支持远程访问支持，通过服务器IP地址和名称，查找对应的传真服务器，经授权后使用。6、支持收发传真转Email,领导在外出差可以通过Email进行收发传真。7、由于本系统类似一台网络传真打印机，因此使用观念不会有太大问题。四、网络传真机功能说明1、便捷的传真发送●支持多种文件格式发送只要是能打印的内容，doc、xls、html、pdf、jpg等所有格式网络传真系统解决方案2/11的文档都可进行传真发送。●多文件合并发送发送的内容不止一份，既有图表，又有文档？网络传真服务器可以一次性添加多个格式文件合并成一份传真发送。●传真群发您还在为了将同一份传真发送给成百上千的客户发愁吗？网络传真服务器提供群发功能，一次操作，自动排队，避免大量的重复工作，提高工作效率。●定时发送传真定时发送传真让您既可以利用优惠时间段发送国际传真，又解决了国际时差的问题。想什么时候发，就什么时候发。您的传真，您做主。●传真内部转发您可在传真服务器内部借助网络自由转发内部传真，而不产生任何费用，方便又快捷。●自定义传真页眉用户可自定义传真页眉，加入任何您想要的信息，让您的传真更具个性化。●发送结果即时反馈发送的每一份传真无论是成功还是失败，都会及时通知您，让您及时掌握传真动态。●失败重发机制如因占线、无人接听等原因导致传真发送失败，传真系统可自动重发，并可设定重发次数、重发时间间隔和有效时间。网络传真系统解决方案3/11●指定线路发送除了自动路由线路发送，您还可以对线路的权限进行灵活分配，指定线路或者选择线路发送，以实现专线专用。●传真发送优先级别传真通常按照提交的时间顺序排队发送，如果您有权限可以设置传真文件的优先级，重要性高的传真便可以插队优先发送，以保证紧急传真的及时传送。●发送传真语音提示网路传真服务器具有灵活的语音提示功能，发送传真时，若对方是人工接听，则自动播放语音提示对方接收，提示语音文件您可自行录制，大大提升了企业形象。2、智能的传真接收●根据个人分机号分发如何才能将接收到的传真文件自动分发给每个部门员工呢？网络传真服务器为每个部门员工账号分配唯一的传真虚拟分机号，根据对方客户所拨的分机号，自动将传真文件分发到对应的账号。●公共传真分发那些没有拨分机号码、自动接收或者无专人处理的传真如何处理？网络传真服务器考虑周全，您可以指定一个或若干个用户接收，再作内部转发，不会遗漏一份传真。●指定线路分发传真若有多条传真线路，可将指定线路分配给特定的用户专享使用，以实现专线专用。网络传真系统解决方案4/11●接收传真语音提示在接收传真时，网络传真服务器可以自动播放欢迎语，提示对方拨传真分机号。●接收传真及时提醒一旦您接收到了新的传真文件，网络传真服务器会有桌面提醒窗口告之您，方便第一时间查看传真。●接收的传真自动打印想把收到的传真都自动打印？没有问题，不仅可以将服务器上所有收到的传真自动打印出来，也可手动选择打印机打印，对不同需求的工作提供了方便。●传真异地远程收发您可以通过公网远程登录的方式进行传真收发，支持动态域名功能，使异地远程收发传真变成非常方便的事情.●传真转发到邮件出差在外，不想错过每一份传真？网络传真服务器同邮件的整合可以将收到的传真文件以自动或手动的方式发给特定的邮箱，让您的工作更加具有移动性。3、强大的传真管理●线路管理公司传真线路多而且分散，如何统一管理？在传真服务器上，您可对每条传真线路进行统一、灵活的智能化管理，控制每条线路用户的收发权限。●传真备份网络传真服务器提供多种传真备份功能，可将每个传真的详细网络传真系统解决方案5/11信息及内容保持到指定的电脑上面，使传真更安全。●用户管理网络传真服务器有着灵活而全面的用户权限控制，可以控制用户的各种传真收发、管理、使用权限，加强了对传真的管理。●系统记录网络传真服务器为管理员提供各种系统记录，包括使用者登陆、修改记录、传真发送记录、传真接收记录、传真分发记录、内部转发记录，并且所有的记录都可以以TXT格式导出。●公共地址簿管理在服务端统一建立公共联系人信息，支持导入外部地址簿，方便所有员工共享联系人信息。●个人地址簿管理您还可以在自己电脑上建立个人地址簿，可方便导入外部地址簿。●编辑传真网络传真服务器拥有最专业的传真浏览、编辑器，可对传真文件签字盖章、添加批注、分割页面、分页单独保存等多项操作。●签章管理系统支持电子签章，可将经常使用的签名及公章扫描使用密码保存入电脑，需使用时用密码解开后在传真上签章即可.自己的签章自己管理，更安全更放心。五、传统传真机与网络传真在办公费用方面对比：以我公司现采用激光传真机与网络传真机在使用成本方面网络传真系统解决方案6/11比较。我们以公司每天发送传真（保守估计）50份，接收传真50份，每份传真平均2页纸；打印文件使用我公司的激光打印机参考；一年使用传真机天数按300天计算。1、纸张耗材费比较说明：激光打印机的硒鼓价格约150元，可以打印约1000张纸，则每张纸打印成本在0.15元；一包打印纸价格约18元，一包500张纸，则每一张纸的成本在0.036元。项目激光传真机网络传真机传真纸00A4打印纸0.036元/页0碳粉0.15元/页0接收成本0.186元/页0发送碳粉消耗0.15元/页0发送打印成本0.036元/页0一年费用合计11600元0每天接收成本(0.036+0.15)*50*2=18.6元；一年按300天，则接收成本:5580元网络传真系统解决方案7/11每天发送成本(0.036+0.15)*50*2=18.6元；一年按300天则接收成本:5580元综上述，采用激光传真机一年需要花费在办公成本（纸张、硒鼓）上为11600元。2、发送人力成本的比较项目传统传真机网络传真机发送一份2页传真花费的时间（包括打印、填写封面、人工拨号、手动送纸、发送和传真保存归档）4分钟6秒接收传真保存归档时间2分钟6秒平均人工成本（月薪+其它分摊成本）12元/小时12元/小时一年300天人工成本合计2880元36元3、市场部电话费用节约按照每个市场部每天发送5份传真到公司，每次收费0.15元计算，一年（按照300天,30个市场部，单向传真）可节约费用为0.15*5*300*30=6750元。4、年费用比较网络传真系统解决方案8/11（纸张耗材费用+折旧维修费+人工费用，未计通信费用及工作效率方面的提高,采用网络传真机发送一份传真，正常在12秒时间，而传真机发送，则需要4分钟，从打印，或复印再拔号至发送成功,若是对方占线，则需要再次发送，网络传真机会自动发送，对方占线自动再次发送并有信息回执是否成功发送）综上述，采用网络传真机一年能为公司节省数万元的费用。以上比较只是一条线路的比较。如果公司有多条传真线，则费用更高。六、产品价格（天猫网查询）：型号天猫网价格用户数内存接入线路CimsunC42206900100用户2GB接两条传真线CimsunC42106200100用户1GB接两条传真线MyFAX200S5300不限用户256MB接两条传真线傲发AOFAXA80210998不限用户2GB接两条传真线七、账号权限分配序号部门名称传真分机号账号权限1公司总机8000admin所有权限2总经办8001zongjingban收发文权限3设备保全处8002baoquanchu收发文权限4财务处8003caiwuchu收发文权限5供应处8004gongyingchu收发文权限6生产品质处8005pinzhichu收发文权限7门窗分厂8006menchuanfenchang收发文权限项目激光传真机网络传真机年费用合计20790元1396元（含折旧费）网络传真系统解决方案9/118销售处8007xiaoshouchu收发文权限9型材分厂8008xingcaifenchang收发文权限10海螺酒店8009hailuojiudian收发文权限11成都市场部8010chengduscb收发文权限12川东大区8011chuangongdaqu收发文权限13攀枝花市场部8012panzhihuascb收发文权限14乐山市场部8013leshanscb收发文权限15雅安市场部8014yaanscb收发文权限16宜宾市场部8015yibinscb收发文权限17内江市场部8016neijiangscb收发文权限18自贡市场部8017zigongscb收发文权限19资阳市场部8018ziyangscb收发文权限20川北大区8019chuanbeidaqu收发文权限21南充市场部8020nanchongscb收发文权限22遂宁市场部8021suiningscb收发文权限23巴中市场部8022bazhongscb收发文权限24达州市场部8023dazhouscb收发文权限25广安市场部8024guanganscb收发文权限26绵阳市场部8025mianyangscb收发文权限27广元市场部8026guangyuanscb收发文权限28德阳市场部8027deyangscb收发文权限29重庆大区8028chongqingdaqu收发文权限30重庆市场部8029chongqingscb收发文权限31合川市场部8030hechuanscb收发文权限32涪陵市场部8031fulingscb收发文权限33黔江市场部8032qianjiangscb收发文权限34永川市场部8033yongchuanscb收发文权限35万州市场部8034wanzhouscb收发文权限36恩施市场部8035enshiscb收发文权限37云南大区8036yunnandaqu收发文权限38昆明市场部8037kunmingscb收发文权限39昭通市场部8038zhaotongscb收发文权限40红河市场部8039honghescb收发文权限41大理市场部8040daliscb收发文权限42贵州大区8041guizhoudaqu收发文权限43贵阳市场部8042guiyangscb收发文权限44遵义市场部8043zunyiscb收发文权限45毕节市场部8044bijiescb收发文权限46凯里市场部8045kailiscb收发文权限47铜仁市场部8046tongrenscb收发文权限48六盘水市场部8047liupanshuiscb收发文