行政办公管理制度

第二章行政办公管理制度第一节办公环境管理准则良好的办公环境既体现了集团的形象，又能给员工营造一种像家一样的安心舒适的归属感。优雅整洁的环境，能使人心情舒畅，从而提高工作效率。集团为员工提供了一个宽敞、明亮的工作环境的同时，也要求所有员工遵守以下规定：一、办公用品的摆放要求整齐有序，方便实用，尽量留有较大空间；不得乱放杂物，确实需要放置的物品，要注意整洁，并尽快处理。二、员工有义务清洁、整理本人用过的设施。三、离开座位时要将座椅摆放整齐，茶杯等与工作无关的物品尽量放在不显眼的位置。四、未经许可，不得随意搬移办公桌椅等；不得随意更换座位，增加设施。五、在办公室用餐后及时清理食物残渣，饭盒、汤盒等有异味的用餐工具应立即清理，坚决不允许留放在办公室,以避免异味吸引蟑螂。六、员工应及时清理个人废纸、垃圾，每天必须更换垃圾袋，保持办公室空气清新。第二节员工行为规范为使集团的管理规范化，创造一个良好的办公环境和纪律严明的工作秩序，做到文明办公，以提高工作效率，员工应遵守本公司的一切规章制度，自觉自律。一、尽忠职守，服从上级安排，不得有阳奉阴违或敷衍塞职的行为。二、不得经营与本集团类似及职务上有关联的业务，或兼任其他同行业的职务。三、尊重上级领导，服从工作安排，尽职尽责完成任务。四、不断学习进取，提高业务素质，力争快节奏、高效率、高质量完成本职工作，树立集团的良好形象。五、遵纪守法，廉洁奉公，不谋私利，不得以任何形式接受贿赂或向客户索取不正当财物；勤俭办事，提倡艰苦创业的精神。六、上班时间内，禁止处理私事，接待非公务外来人员不得超过15分钟，禁止浏览跟工作无关的网页、私人聊天。公司电脑为工作所需配置，禁止使用公司电脑在工作时间进行与工作无关的活动。七、上班期间应坚守岗位，自觉主动地完成本职工作，不得擅自离岗、串岗、阅读与业务无关的报刊或做与工作无关的事,不得大声喧哗、吵闹，影响他人工作。八、下班前，应检查自己所用电脑等设备的电源是否关闭，切断用电设备的电源，关好门窗，最后离开公司的员工必须检查公司所有设备电源及门窗是否关闭，自觉做好防火、防盗、防事故工作。九、保持办公环境安全和整洁，不得私配公司钥匙或私自加装别锁，下班时要注意将所有商业文件安全保管好，将抽屉及文件柜锁好；下班后，办公桌上不能有任何可能对集团造成利益损害的资料。不得在墙上乱钉、乱贴、乱涂，不损坏公物和花木。十、节约水电和办公消耗用品，爱护办公设备，严格按相关使用程序操作。电脑不用时要及时关机，人走电脑一定要关闭。对于外勤或下班后吃饭后再来公司加班的，凡离开时间需30分钟的，离开时必须关闭电脑，节约用电。十一、热爱公司，遵守集团的各项规章制度，自觉维护公司的声誉，禁止以集团名义进行与业务无关的活动及做有损集团利益的事。十二、讲礼貌。同事间要做到团结友爱，工作中互相支持，不得制造谣言或恶意中伤其他同事；对外来联系洽谈工作或致电的客人，要以礼相待，服务热情周到。十三、讲文明、讲卫生。仪容整洁、举止大方，不随地吐痰、不乱丢纸屑杂物、办公室内禁止吸烟。十四、树立集团专业化形象，员工需统一穿着制服。对不合规范的穿着，公司将责令返回换装，期间按事假处理。第三节考勤管理一、工作时间：（一）星期一至五，每天9：00-12：00，14：00-17：30。（集团子公司根据实际工作请款酌情而定）（二）员工进入办公室须佩戴工牌，如不佩戴处予50元/次的罚款。（三）行政部将对考勤情况进行不定期抽查。二、考勤管理（一）行政部负责员工的工作纪律管理，并通报每月考勤情况；（二）请假程序：请假须填写《请假申请表》，经领导批准后有效。如因重病或急事不能事先请假时，应委托他人代为请假或办理补假手续。员工病假或工伤假3天以上，需持有关正规医院证明。三、请假流程：（一）员工请假3天（含）以下的由个人申请→部门负责人审批→行政部备案；（二）员工请假3天以上的由个人申请→部门负责人审核→行政部复核→总经理审批；（三）部门一级负责人请假，个人申请→总经理审批→行政部备案。四、请假处理：（一）请假：请假冲减年假，不够冲减时，在工资计发时给予适当处理。（二）申请调休流程：个人提出→部门负责人审批→行政部备案。五、年假申请流程：（一）员工申请年假（在不影响工作的前提下）一次性3天（含）以下的：个人申请→部门负责人审批→行政部备案；（二）员工申请年假（在不影响工作的前提下）一次性3天以上的：个人申请→行政部复核→总经理审批；（三）集团高层及各分公司总经理：个人申请→董事长审批→集团行政部备案。（四）凡属下列情况之一者，按旷工处理：·未经请假或请假未获批准而擅自离开工作岗位的；·请假期限已满，不续假或续假未获批准而逾期不归的；·不服从集团（包括各公司）调动和工作分配，不按时到工作岗位工作的；·利用病假、事假在外兼职的。六、迟到（一）员工超过上班时间10分钟但不超过1小时到达公司为迟到。（二）无充分理由一个月内每迟到三次扣一日工资。七、旷工（一）员工超过上班时间1小时到达公司或提前1小时离开公司且未及时请假为旷工。（二）旷工半天者扣除当天工资，旷工一天者扣除其当月工资的20%，旷工两天者扣除其当月工资的40%，旷工三天以上者，扣除当月工资总额，并通报全公司。第四节办公用品管理行政部负责办公用品采购及发放，各部门于每月15日将《办公用品需求申请表》提交至行政部，行政部统一采购后进行发放。领用人在领用办公用品时必须进行登记并签名确认。办公用品的分类：办公用品分为低值易耗品和大额固定资产类两种。类别目录低值易耗品笔、笔记本、打印纸、信笺纸、凭证、清洁用品、电脑耗材、订书针、回形针、名片、名片夹、文件夹、笔桶、文件夹、白板、水杯、扫把、拖把、垃圾筒、灯具、小五金工具类等大额固定资产类订书机、打孔机、饮水机、计算器、电脑、电脑桌、办公桌、办公椅、文件柜、音响、茶几茶具等低值易耗品：除业务使用之需要，各品种每月每人领用一支/本/个为限，笔、笔记本等文具从第二次领用开始，执行以旧换新的原则。大额固定类资产管理办法行政部是公司大额固定类资产的归口管理部门，负责大额固定类资产的购置申请及报批；采购与维护；台帐的建立与维护；负责入库单、出库单及有关合同、票据复印件的归档保管；闲置资产的回收和处理。财务部负责大额固定类资产的帐务处理；组织对大额固定类资产进行定期和不定期的清查、盘点及参与大额固定类资产供应商的选择和定价。行政部负责建立的台帐应详细反映每项资产的名称、规格型号、使用部门、使用人、采购及开始使用时间、供应商、资产价值等情况。大额固定类资产的申购必须填写《大额固定类资产申购审批表》，申购流程：申购人（部门）提交申请→行政部审核→总经理审批；大额固定类资产的申购在填写《大额固定类资产申购审批表》的基础上需另附申请报告详细说明原因。大额固定类资产如需跨部门调拨，须书面通知行政部，填写《大额固定类资产移交单》，更新设备台帐，并将调拨信息及时通知财务进行帐务处理。对发生丢失或人为故意损坏的，则视下列几种情况对当事人和部门负责人进行罚款处理：偷盗或丢失的，使用人应按设备重置折旧价赔偿。人为故意损坏的，当事人应按采购价进行赔偿。维修管理1．报修人员先将报修信息（须修理机器名称、型号、损坏后状态等）报告给行政部；2．经行政部检查后，由行政负责申请维修，报总经理批准后将设备开具交接手续后收回，并及时联系维修。3．维修期间，由行政部通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；4．机器设备维修完毕，行政部登记备案后，发还给报修者使用；第五节名片印制管理为合理使用名片、塑造集团统一形象，所有员工的名片由行政部集中印制和管理。新员工入职之日，则应办理该员工名片事宜。每月1-5日将《名片印刷申请表》提交到行政部，如逾期则顺延至下一月再予办理。行政部将于当月15日前发放所申报印制的名片。公务、客户名片须在公司内作为共享资源。申请流程：申请人填妥申请表→部门负责人审核→行政部复核并统一办理。第六节用车管理各部门根据实际需要用车时，须按流程填写《用车申请单》，由行政部进行统一调配。流程：填写用车申请单（申请人）→复核（部门负责人）→审批（行政部）第七节前台接待管理来访接待：1、礼貌待客，起身微笑服务。“您好，这里是****，请问您找哪位？您有预约吗？”2、如有预约（或没有预约但电话确认对方同意接待时）应及时电话确认并做好来访人员的登记，在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。如果要找的人正在忙，可请其稍等，请其入座倒茶，如果等了很长时间，应向其说明情况，不能扔在哪里不管。3、如没有预约或者不同意接待时，就委婉送客：“对不起！您所找的人现在不在办公室，等他回来后我会及时地通知他的。”接听来电：1、电话振铃三声之内必须及时接听，电话机旁须备好纸、笔，随时准备记录客人提出的的要求和帮助解决的事项。尤其是客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项，并及时转达有关部门和责任人。2、接电话时必须口齿清晰，声音甜美温和：“您好，这里是****，请问你是哪里？您找哪位？”并及时记录对方信息及来电时间。3、如所找人员确认不在办公室，应及时回应：“您好，***现在不在办公室，请问可否联系其他工作人员。”如对方不同意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下您的联系方式，我会及时帮您通知。”不得随意透露公司人员的联系方式。其他：1、应主动跟进出公司的领导问好；2、主动沟通和协调，及时汇报；3、管理好前台的设备，保证完好正常使用；4、注意形象，搞好前台卫生。第八节办公电话使用管理为促使各部门加强内务管理，降低营运成本，节约电话费用，对电话管理要求：使用长途电话沟通做到有的放矢，不打无效电话。考虑到员工的实际情况，公司不反对员工在确有需要的情况下因私使用电话，但应遵循尽量少打、长话短说的原则。反对无节制、长时间地拨打私话的现象。第九节信（邮）件、传真收发1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时签字领取，行政内勤人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记簿等。原则上不允许将个人的私人物品邮寄至公司。3、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。4、行政部须建立收发传真台帐，公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。5、收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。第十节文档资料管理合同管理：一、签订合同（一）对外签订合同，由部门根据实际情况拟定，并由主管部门负责人审核，形成合同审批表进行会签。对外重大经济合同，由法律顾问拟写；经《合同审批表》进行会签。（二）签订合同注意事项：1.须审查对方的主体资格、资质等级，包括单位名称、地址、营业执照、经营范围和经营方式等，必须核查对方的履约能力、信誉和是否具备履约条件，如资金、设备、技术、产品、质量等对合同履约可能产生影响的相关情况。2.核实对方签约代表人或代理人的合法身份证明，法定代表人证明书或法人委托及其代理权限的有效性。3.凡重要的、投资额度较大的合同谈判，董事长、总经理、财务总监应该参加谈判，并咨询法律顾问的意见。4.合同一律采用书面形式，凡政府管理部门已有统一监制合同文本的，如需增加条款必须签订补充合同，没有统一合同文本的，按《合同法》相关规定和公司特别要求拟订合同。对合同各方当事人的权利、义务以及违约责任的条款应阐述精确，语句规范，内容详实；同时要求合同争执诉讼为公司所在辖区属地的人民法院。5.合同会签程序：经办人拟合同草稿，部门负责人确认，相关专业人员审核，财务部审核，经办人合同修改定稿送总经理审核，由总经理送董事长签字或董事长受权总经理签字。6.合同会签审核意见表达应明确，禁止使用“原则同意”，“基本可行”等模糊语言，一旦使用，等于是对合同草案的否定。7.合同拟稿经办人应按照合同会签审核意见和本部门建议对合同进行修改，若意见与建议不一致时，可提交工作例会讨论统一。8.合同签字盖章后（二页以上合同必须加盖骑缝章