行政后勤管理规定

行政后勤相关管理规定文件持有人：魏克金文件编写：魏克金审核：王义批准：王义目录1、公司保密管理规定第3页2、公司公务车辆管理规定第4页3、公司公章管理规定第5页4、公司接待管理规定第6页5、办公用品管理规定第8页6、业务通讯费用规定第9页7、固定电话及费用管理规定第10页8、印刷品管理规定第10页9、会议管理规定第11页10、公司大事记录管理规定第12页11、安全保卫管理规定第14页11、公司食堂管理规定第15页13、公司宿舍管理规定第17页14、公司水电管理规定第22页15、公司钥匙管理规定第22页公司保密管理规定为保守公司的商业秘密，维护公司的合法权益，保证公司生产经营的健康发展，根据公司《管理执行制度》，制定本规定。一、公司保密的范围及密级的确定（一）公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司的保密范围主要包括以下事项：1、公司重大经营发展决策中的秘密事项；2、公司重要人事决策中的秘密事项；3、公司专有生产技术和新生产技术；4、公司新产品技术、配方和技术研发资料；5、公司关键设备和重要生产工艺的技术资料；6、公司招标项目的标底、合作条件、贸易条件；7、公司重要的合同、客户、供应商和贸易渠道；8、公司非向公众公开的财务、证券情况、银行账户账号；9、公司财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表；10、公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料；11、公司内部掌握的协议、意向书及可行性报告、重要会议记录；12、其他经公司确定为应保密的事项。（二）公司秘级的确定1、公司经营发展中直接影响公司利益的重要决策文件资料为绝秘级：2、公司规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为机密级3、公司生产经营工作的其他秘密事项为秘密级。（三）属于公司秘密的文件、资料应当标明密级，并确定保密期限，保密期限届满并经公司总裁或董事长同意后，方可解密。二、保密执行规定1、公司员工都有保守公司秘密的义务。掌握公司秘密的员工，须与公司签订保密协议。2、掌握或接触公司秘密的人，不得泄漏和出卖公司的秘密。与公司秘密无关的人，不得打听、刺探公司秘密。3、未经公司总经理或经理批准，任何人不得复印、摘抄、拍摄公司的秘密文件、资料。4、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应根据秘密事项的重要程度，事先报经公司董事长总经理批准。5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，公司的主办部门应采取相关保密措施，防止秘密的泄漏。6、外单位人员参观或培训，必须办理相关手续，经总裁或其授权人批准；严格控制同行业人员观看公司生产线重要关键部位。7、掌握公司机密的员工离职，必须由其上级监督移交所保存的机密文件，不得私自保留复印。如发现员工在离职后有泄露公司机密的行为，公司有依法追究的权利。8、公司员工发现公司秘密已经泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司领导，由其及时作出处理。9、凡泄露公司秘密的，按公司《奖惩规定》予以处理，给公司造成经济损失和重大影响的，公司依法追究其法律责任。10、具体可参照《保密协议》。公司公务车辆管理规定为规范公司的公务车辆管理，保证车辆的使用，更好地为公司的生产经营工作服务，并合理控制车辆费用，制定本规定。一、公司公务车辆管理权限规定公司公务车辆包括小车与货车，由公司办公室统一调度、维护和管理。二、用车范围规定1、公司各部门主管以上人员公务用车。2、经公司各部门经理或总经理同意接送的业务单位重要客人。3、公司各部门因生产经营工作特殊情况需要的用车。4、公司因采购或送货需要用车。三、公务用车程序规定1、用车人填写《用车审批表》，注明用车事因；2、部门领导审批签字；3、车辆调度员安排调车。四、小车驾驶员执行规定1、员工外出办事，3公里以内，应首先选择公交车(或自行车，保安部有公用自行车)为主要交通工具（经理以上人员及财务部支取大额现金用车除外）。其他符合条件的用车,一律登记、记录。2、员工非工作时间借用公车（节假日或下班时间车辆的使用），需总经理同意，并经总经理签署“用车申请单”见附表2，方可用车，交还公车前必须保持车辆整洁、外观无损伤、车况正常，并按行驶里程计收油费。3、驾驶员每次出车，应按要求做好小车出行记录，并对车辆进行全面检查，确保车辆处于安全、可靠的良好状态。4、无出车任务时，驾驶员须在休息室待命，车辆应停放规定地点，接到出车任务时及时出车。5、出车须严格遵守交通法规，保证行车安全，因违规驾驶发生责任事故，驾驶员须自行承担相应责任。6、驾驶员发生违章驾驶罚款，由本人承担，非本人责任的特殊情况，须经部门主管领导批准才可报销。7、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，可视实际需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过100元时，应事先征得总经理批准。8、如因驾驶员使用不当或车管专人疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要修护费，应依情节轻重，由公司判定比例与责任人予以负担。9、在无照驾驶、非公事驾驶外出、未经许可车辆驾驶员将车借予他人使用，违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况，由车辆驾驶员及其直接责任人共同承担一切后果。10、私闯红灯、乱停车、驾驶未佩带安全带、驾驶时车速超规定等驾驶车辆违反交通规则行为，其罚款等费用由驾驶人员自行负担。11、凭“用车申请单”出车，未经批准，保管人及挪用人不得擅自动用公车，违反者按200-1000元/次处罚，严重者按盗窃罪交公安处理并开除。12、驾驶员应保持车辆整洁，做好小车的日常清洁保养。13、驾驶员应遵守职业道德和礼仪规范，为乘车人提供优质服务。五、小车费用管理规定1、车辆外出进行一般修理、年检和保养，须经小车调度员审核同意并经小车管理部门主管领导批准才可进行。2、车辆外出大修，须先报计划和费用标准，经部门主管审核，报经理或总经理批准后才可进行。3、报销出车路桥费、油费、修理费等，须经主管部门领导审核，报经理或总经理审批，方可报销。4、严禁虚报出车费用和外出修车发生交易行为，违者，从严处理。公章管理印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具，为了加强印章管理，规范印章使用，避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果，特制定本规定。一、印章的保管及使用1、公司现有公章：公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。印章分为一级印章和二级印章，一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章，二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。2、印章由公司指定专人保管，印章保管人应将印章存放在保险箱内，不得随便放置。需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。3、公司行政章（以下简称公章）是代表公司对外联系的主要印鉴，凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章，使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发；公章管理人员不得委托他人代管、代用。4、公章合同专用章适用于公司与顾客签订的合同、咨询合同等主要业务合同；凡公司签署的主要业务合同，均需使用合同专用章签订。5、财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴，所有财务人员在没有总经理的签字许可下，不得私自在支票或各类票据上盖章。6、按监理规范和企业印章使用流程细则，除需要总经理审批的用印外，均由主管领导审批或相关部门领导会签审批。7、部门印章是代表部门对外联系的主要印鉴，凡属以部门名义发文、一般函件（介绍信、各种证明）上加盖部门印章时，需由主管或部门负责人签发后，方可使用，同时管理人要做好用印登记。8、印章（业务章除外）原则上不得外借、外带，如需外带，必须经总经理批准后，办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能在工作时间以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。9、法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。法人章、财务专用章不得合放，必须分人保管。10、使用公章必须由用印人严格履行登记手续，由他人代替登记的，须做出详细说明。实行谁用印，谁登记，谁负责。11、所有加盖印鉴的文书均需留底归档。12、在公章使用中，如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理，造成的一切经济损失，由有关人员承担责任。二、业务章的领用及管理1、业务章的领用：由各地区部根据业务情况，并写出详细的书面报告（领用原因等情况），向公司综合办申报，由综合办核定后，呈报公司主管领导审批，方可领用。2、业务章的管理2.1业务专用章适用于工程进度中所发生的往来资料真实性的凭证。经理为公司所授权使用业务章的责任人，各部门经经理授权使用的业务章，需经总经理签字方可使用。2.2公司授权一枚业务章代表公司行政章在一定范围内使用，需由经理签字方可使用。2.3业务章不允许外借。代表公司行政章的业务章原则上不得外借、外带，如需外带，需经部门负责人批准后，办理借用登记手续后方可借用。如经经理授权管理使用的，管理人为责任人，其对经理负责，责任人在使用印章期间不列为外借。2.4不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章，特殊情况需经相应审批权限的领导签批。一级印章由总经理签批；二级印章由部门负责人或相应的主管签批。2.5印章管理人员应做到坚持原则，立场坚定，严格管理，保守秘密。印章持有人违反管理制度，造成印章遗失或使用不当，公司将按严重违规处罚，并追究相应的经济责任和法律责任。印章遗失后，应及时向分管领导和总经理汇报，并在报刊上发表遗失声明。2.6印章申请审批权限及申请流程审核参见公司《印章使用流程细则》。公司接待管理规定为规范公司的公务接待管理，保证公司生产经营运作、对外联系和内部接待工作的正常开展，制定本规定。一、公务接待原则热情有礼，招待适宜，勤俭节约，大方得体，严格控制费用支出。二、接待规格的确定一类：由公司主要领导出面接待。适用于上级机关领导、地方政府和其他企事业单位来员洽商重要事宜及公司领导有特别要求的接待，由办公室具体负责安排接待。二类：适用于上级机关一般性来客及对外经营工作有直接联系的所有对象，由对口部门负主责，办公室协助安排接待。三类：一般性接待。适用于经常性、礼节性业务往来，由对口部门具体负责安排接待。三、接待内容和程序（一）接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。（二）接待程序主要是：确定接待类别及主责部门；制定详细接待计划；按计划组织实施。计划内容包括：接送站（机）时间、车辆安排、陪同人员、责任人、住宿地点；早餐、中餐、晚餐时间、地点及陪同人员；活动内容及陪同人员；纪念品购置。一类：由办公室负责制定详细接待计划，明确各个环节的责任人，按计划组织接待工作。二类：由对口部门负责制定详细接待计划，明确需要办公室协助的接待环节，确定责任人，按计划组织接待工作。三类：由对口部门负责制定详细接待计划，确定责任人，按计划组织接待工作。（三）本部各部门接待宾客原则上不提供住宿、伙食，如需要在外住宿和在外就餐的，各部门应征得本系统主管领导同意。四、接待礼仪1、迎接。一般由对口部门根据来客情况派人负责迎接，对来客须住宿的应提前订好房间，客人到时协助其办理各项手续。对来访贵宾，应提前取好房卡并陪同引领客人入住。2、陪餐。一般由业务对口部门安排人员陪餐。3、接待人员在接待时须严格遵守公司相关规定和接待礼仪规范，做到热情有礼，涉及公司保密事项时须礼貌避答。4、接待过程中如遇有客人提出办理限制事宜，应婉言拒绝。五、接待参观规定1、决定参观须经主管部门批准并领取参观证，有专人引领。2、来客参观介绍以秘书或专业人员为主，接待部门配合。3、非经批准不准进厂参观和在生产场所拍照。4、参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办人在后。六、经费管理1、接待经费指用于公务接待中所发生的费用，包括餐饮、住宿、用车费用等。2、接待经费由公司财务管理部根据公司有关规定实行总额控制，按实列支，接待部门（人）应严格按审批的接待标准执行。未经批准，擅自接待和超标准部分由接待人自行承担。办公用品管理规定为规范公司办公用品的申购,入库,保管,发放,使用,报废,盘存,交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本规定。.一、办公用品的分类.按使用的性