行政管理制度汇编(0805)

广东铨欣零能科技有限公司--1二OO六年五月行政管理制度汇编(试行条例)广东铨欣零能科技有限公司--2目录第一章总则第二章适应范围第三章电话管理制度第四章电脑安全管理制度第五章办公设备、信函管理制度第六章办公用品管理制度第七章业务书籍申购管理制度第八章车辆使用管理制度第九章展厅管理制度第十章例会管理制度第十一章印章使用管理制度第十二章公文管理制度第十三章保密制度第十四章档案管理第十五章员工宿舍管理制度第十六章附注广东铨欣零能科技有限公司--3行政管理制度汇编（试行条例）第一章总则为加强公司办公室管理，使各项管理制度与公司的实际和发展需要相适应，规范公司人员行为，特制定本制度。第二章适应范围2.1本制度适应于本公司所有在职员工；2.2本公司员工的管理，除遵守国家和地方有关法令外，都应按本制度办理。第三章电话管理制度3.1本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡职员在公司内打私人电话。3.2本公司电话只限于本公司人员使用，外来人员未经允许一律不准使用本公司电话。3.3职员打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，切忌电话聊天，严禁打声讯台。3.4接听外线电话的标准用语为“您好，上贝服装”，当对方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”。3.5接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。3.6接听内线电话的用语为：您好!XXX,其它内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。3.7公司内各分机电话已锁闭拨打长途电话功能，如因业务需要拨打长途电话，请向直接上级申请，经批准后由行政部经理给予分机密码即可拨打。3.8公司不允许职员在公司挂私人长途电话，或以公事为由骗挂国内私人长途电话的，如发现违规者，第一次按其话费的三倍扣罚，以后则按其话费的五倍扣罚（指长途电话）。屡教不改的，视情节给予加倍处罚，直至辞退处理。3.9公司员工如遇特殊情况，可用公司电话拨打市内私人电话，但希望大家通话时简洁扼要，以免耗时又占线（建议每次通话时间不要超过三分钟）。3.10爱护电话及其设施，如损坏则照价赔偿。各人办公桌上的电话用完后放好，共用电话用完应放回原处。第四章电脑安全的管理制度广东铨欣零能科技有限公司--44.1病毒防护4.1.1对于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入(出)软件。4.1.2任何电脑需安装软件时，由使用者本人向电脑网络管理员（暂由制单员兼）提出书面申请，经同意后，由电脑网络管理员进行安装。4.1.3所有电脑不得私自安装游戏软件。4.1.4文件档案的备份由相关部门负责人管理。4.1.5软盘、U盘在使用前，必须确保无病毒。4.1.6使用者在使用完电脑后，应及时退出系统，下班离开公司前应将电脑退出系统并正常关机。4.1.7任何人未经同意，不得使用其他部门的电脑。4.2监管措施4.2.1由行政部指定专人（制单员兼）负责电脑一般维护工作的管理(如病毒检测和清理工作)，对于重大故障或无法处理的电脑问题，将由指定的电脑公司的技术人员负责处理。4.2.2由电脑维护专员负责定期对电脑进行检测和杀毒工作。4.2.3由行政部负责对防病毒措施的落实情况进行监管。4.3硬件保护及保养4.3.1除专业人员外，任何人不得随意拆卸所使用的电脑或电脑的相关的设备。4.3.2要求各部门人员认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任，确保所用的电脑及外观始终处于整洁和良好的状态。4.3.3任何人不得随便更改电脑系统设置。4.4奖惩办法4.4.1发现私自安装和使用未经许可的软件。4.4.2发现离开电脑却未退出系统或关机。4.4.3发现擅自使用其他部门电脑并造成电脑损坏或感染病毒,影响其部门工作的。4.4.4由于没有及时检查或清洁电脑及相关设备。4.4.5由于擅自安装、使用硬件和电器装置，造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿。行政部将根据故障检查的结果，进行处罚，对于积极配合勇于揭发他人违规行为的给予适当的奖赏。第五章办公设备、信函管理制度广东铨欣零能科技有限公司--55.1复印机5.1.1复印机由行政部派专人（前台文员）管理，并且定期保养，每天负责开机、关机及清洁检查。5.1.2复印时间规定在上午9:00~12:00，下午13:30~18:00，没有特殊情况过时不准复印。5.1.3公司各部门人员如需要复印各类文件或资料，必须每次在“复印登记本”登记，注明复印的日期、文件或资料名称、规格、张数，以便统计。5.1.4复印机专管员对各部门复印纸的使用情况每月中进行一次小计，每月底进行一次月统计，并将统计表交一份给行政部经理5.1.5复印机如出现故障，由复印机专管员或行政部经理联系专业人员进行维修。5.1.6复印机的处理废纸不能随便乱丢，应由行政部统一处理。5.1.7对违反上述规定而造成复印机损坏者，行政部将视情节轻重进行处罚。5.2打印机各部门使用的打印纸张到仓管员（陈秋莲）处领取。每月应统计出数量交到行政部.5.3传真机5.3.1行政部负责公司传真的接收与发送发。5.3.2行政部收到传真后进行登记、编号，并交收件人签收或由收件部门的指定人员签收。5.3.3各部门需对外传真的文件请填写“传送文件登记表”，交行政部指定的文件架上，由前台文员负责传送，其他人员未经行政部人员许可一律不得自行传送文件。5.4信函、快递5.4.1各部门需发出函件，应装好信封，写清地点后统一交行政部前台文员处。5.4.2需挂号寄出的函件不封口，交由行政部登记后封口；平信、航空或特快专递等，封口后在封面上注明以便分类发出。第六章办公用品管理制度6.1办公文具领用6.1.1各部门于每月26日之前，将下月办公文具用品需求计划，填写在《办公用品申购表》上，经部门经理签批后，交至行政部。6.1.2每月3号前，行政部把各部门的文具申领情况及文具库存情况汇总，经行政部经理审核后，交公司领导审批，确定文具采购计划。6.1.3每月8号，行政部必须完成文具的采购工作，8号后各部门人员可至行政部领用文具。6.1.4不在申领范围内的办公文具用品在下期申领或由使用者自行解决。广东铨欣零能科技有限公司--66.1.5如各部门在规定申领早间之外有新员入职，可另行办理领用手续。6.1.6凡属“管制文具”，在员工离职时必须如数交还，对未能交还部份，将以该文具买时的时值照价赔偿；该项文具将实行以旧换新的申领方法。6.1.7凡属“管制易耗品文具”，将实行以旧换新办法申领文具，该文具在员工离职时，可按其实际剩余数量清还。6.2文具的分类6.2.1根据文具的易耗程度及该文具的实际性能，把文具分为三种类型。分别为：“低值易耗品文具、管制易耗品文具、管制文具”6.2.2具体分类：低值易耗品文具：圆珠笔、木铅笔、笔心、胶水、墨水、装钉夹、格仔袋、骨夹、回型针、大头钉、图钉、书钉、胶擦等；管制易耗品文具：签字笔、涂改液、笔刨、介纸刀、水性笔、油性笔、磁盘、笔记部、便签等；管制品文具：锁匙、计算机、钉书机、剪刀、直尺、打孔机、笔坐、公文袋、起订器、电话部、文件夹等。应注明每项文具的使用周期和价值,可附表格.6.3特殊部份6.3.1锁匙属“管制品文具”，如员工在离职时不能如数交还的，应赔偿20元/把。6.3.2便签属“管制易耗品文具”，但员工在离职时，必须把便签实际剩余数量如数交还。6.4文具费用管控6.4.1行政部于每月5号前，把上月各部门所申领的文具汇总，并以其购买时的时值核算各部门该月的文具费用，以作存根备查6.4.2根据该月的文具费用，管控其下月的文具申领。第七章业务书籍申购管理制度7.1为加强、规范对业务书籍的购买与管理，特制定本制度。7.2本制度适用于公司全体人员。7.3责任：7.3.1部门经理（主管）签批意见；7.3.2行政部经理核准；7.3.3副总经理审批；7.3.4前台文员登记归档。7.4程序：广东铨欣零能科技有限公司--77.4.1各部门人员如因工作需要购买业务书籍，须填写“购书申请表”并按表格要求注明书名、用途、数量、预计金额等，交本部门经理（主管）签批意见。7.4.2将签批意见后的申请表格，交行政部经理核准后，呈报副总经理审批。7.4.3审批后书籍的购买，由行政部或由所需部门员工自行购买，届时视实际情况由行政部确定。7.4.4书籍购买后，先到行政部办理登记备案手续，再由用书人员到行政部前台文员处办理书籍借用手续。7.4.5书籍采购报销时，凭经审批的“购书申请表”及有效票据，由行政部经理复核签名，呈报副总经理审批后方可报帐。7.4.6当书籍使用人员调岗或离职时，应将书籍退返行政部消档；如原所属部门仍需继续使用，则由新使用人员凭部门经理（主管）签批同意的申请书，到行政秘书处重新办理借用手续。第八章车辆使用管理制度8.1为加强公司车辆管理，提高用车效率，降低用车成本，减少管理脱节现象，特制定本规定。8.2公司车辆每天须停放在公司指定地点，将车、窗锁妥后，交车匙至行政部管理，行政部负责人负责车辆使用的审批、调度。8.3车辆由专职司机驾驶，专职司机每周不定期对车辆检查及保养，确保行车安全。8.4车辆保险等有关资料统一由行政部保管，并建立车辆资料、费用档案。8.5公司各部门、职员需要使用车辆，应按规定提前一天填写“用车申请表”，经相关管理人员签名后交至行政部安排、调派，特殊情况除外。8.6用车条件8.6.1提、发、送符合本公司汽车或摩托车装载体积、重量之货物用车；8.6.2广州周边地区因交通不便、公交车辆未及之处公务用车；8.6.3因客观因素造成突发性合同谈判或合同签定之急需用车；8.6.4接、送、陪公司之重要客户用车；8.6.5部门经理级以上人员公务用车；8.6.6广州或周边地区4人以上公务用车；8.6.7其他特殊事件临时用车。8.7派车原则行政部经理将根据用车申请单内容的先后顺序、轻重缓急等综合情况确定派车。派车基本原则如下：应急用车先于常规用车；外事用车先于业务用车；广东铨欣零能科技有限公司--8接待用车先于内部用车；长途用车先于市内用车；主管用车先于员工用车；公务用车先于私人用车；人多用车先于人少用车；计划用车先于临时用车。8.8派车确认当行政部经理接到用车申请单后：----符合用车条件的给予同意派车确认答复。----不符合用车条件的给予否定派车答复。----符合用车条件但因其他因素致使无法派车的给予否定答复，并向用车申请人说明原因。8.9如无行政部出具的“用车申请表”擅自出车，责任由出车人承担。8.10车辆每次使用前后，出车司机应按规定认真如实填写“车辆使用记录表”，并由用车人签字后交行政部留存，以备查核。8.11司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政部经理，并说明原因，否则因此造成的后果由用车人负责。8.12各部门因公用车所产生的路桥费、油费、停车费等费用，经行政部核实后给予报销。8.13司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准开疲劳车，不准酒后驾车，不准危险驾车(包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等)。8.14司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。8.15公司员工乘车时在车内不准吸烟。公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。8.16司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。8.17如因司机不按公司规定停车或未做好防盗措施而造成车辆被盗，除向保险公司索赔外，不足的部分由个人赔偿30%。8.18任何时间内，禁止私事用车。第九章展厅管理制度展厅是展示公司产品的窗口，为规范展厅的管理，特规定如下：9.1展厅样板服的摆放、管理由展厅管理员负责（财务部仓管员陈秋莲兼）。9.2公司职员凡需要进入展厅拿取衣服或试衣服者，须征得展厅管理员同意后方可进入，使用完后的衣物请务必放回原来的位置。9.3如客人需要进入展厅观看衣服或试衣服，请负责该客户的公司职员一起陪同进入，试广东铨欣零能科技有限公司--9完或看完的衣服须由公司陪同的职员整理好后放回原处。9.4如公司陪同职员因忘记