第六章.办公室管理.

第六章.办公室管理.经销商自我检查1).办公场知何规划,规划原则是什么?2).是不是每个员工的工作都井然有序?3).档案的管理是否到位,要找的资料是否都可以找到?4).业务电话应该谁接,电话内容应该如何纪录?5).订单如何管理?如何追踪?6).对外文件是否需要管理?如何管理?7).工作忙季如何作工作分配及节省费用?8).印章是否有明确的管理制度?如何管理?企业,经销商,厂家是有建立办公室管理制度,在这里我们要谈论的是如何在办公室的规划上建立管理机制,使营运工作更顺利,员工的工作更有效率,提升办公室的整体营运效率.1.办公室的规划办公室规划会考虑部门位置的分配,各区间的用途,部门的沟通,安全管理等因素,我们将上述的考虑因素来规划办公室,好的办公室规划有助于办公室管理.1.1经营者办公室经营者的办公室通常在办公场所最内部的地方,能掌控全局的位置,且具有隐密性及安全性,经营者是经销商的灵魂人物决策都来至经营者,其中包括策略的制度,产品的选择,厂家的接冾,资金的运作,人员招募的是经营者的重要工作,都需要一个隐密有足够空间的办公室来处理经营者重要工作.1.2财务部门财务部门是经销商作帐,出帐及资金管理的部门,与帐和钱有关的事都在这个部门上处理,所以要在比较安全的的地方,在办公场所最隐密的地方,财务部门与业务部门业务往来最频繁,所以与业务部门安排应该比较接近,以安全,隐密,方便,有效率为财务部门的规划考虑.1.3业务部门业务部门是经销商最大的团队,业务人员,配送人员,理货人员等,人员最多,而且以其它部门交涉及沟通的频率最高,经销商是以销售为主导,有销售才有收入才能获利,因此部门机动性高,因此位置的设计应该在中心位置最适宜.如果把业务部门送在中间位置,与其它部分可以快速的沟通,有效的进行内部业务往来,所以业务部门要以开送式空间来规划,部门内的任何人员都可直接看到对方,在最短时间进行沟通,观念良好的经销商业务主管会要求不要有独立辨公室,办公位置与业务人员在一起,可以溶入业务团队,直接与业务人员沟通没有距离.1.4内勤部门内勤部门在有的公司或经销商也称为业务助理部门,内勤部主要是协助业务部门对内及对外工作,也是业务部门经销售的窗口,处理业务内勤事务,如订单整理,打订货单,统计销售数据,业务费用统计及申请,接电话订单及客户抱怨,接待来访客户及厂家人员等主要工作,可以将内勤部门设立于最接近经销商驻区人员办公场所最前方及靠近小会议室(会客室)的位置.1.5大会议室大会议室主要的功能是开会,员工培训,团体活动及经营产品展示,经销商每天都有固定的会议耍开从朝会,周会,月会要开所以必须有一个会议室,会议的重要性及会议原则在第一章业务人员及业绩管理的2.2会议管理及会议内容已有祥尽的介绍.经销商现在处于一个发展的阶段,培训也是重要的工作,大会议室必须具备培训教室的功能,经销商培训的方式可以分为内训及外训.1).内训-是以加强员工的各项基础技能,经销商文化及产品知识,基本的业务技术,经销商的作业程序等,这些都可以以内训的方式进行,由业务主管,财务主管,储运主管,内勤主管,经营者等负责培训的工作.2).外训-以提升员工,主管及经营者的个人能力及观念,一般而言会请外面的专业培训师及厂家的高阶主管的作培训的工作,课程内部以专业销售技巧,管理领导,时间管理等相关课程,如果经销商人数不多以参加外面的培训课程即可.大会议的另一个功能就是团体活动使用,如庆生会,庆祝会,新春团拜等活动可以在大会议室举办,可以增进员工之间的和谐及对经销商的向心力,还有一重要功能就是厂商的新产品介绍及相关业务介绍.在大会议中可以规划一个区域来陈列组销商所经营的产品,可以让员工了解经销商的产品及经营规模.大会议室的大小以参加与会最大人数作为规划场地的依据在把产品展示空间加入即可,大会议室内必须有白板,电视机,放影机,投影机,长型会议桌椅等.依规模决定是否需要扩音设备,以上设备是为合乎所有会议室功能而配置.1.6小会议室小会议的主要功能有,主管会议,人数少的会议,内部沟通,个人问题讨论,会客室,拜客接待室,面试场所等,以上字面就可以清楚了解小会议室的用途,有些主管没有隐密的办公室,会利用小会议室作私人问题的讨论,如果经销商也有绩效考核制度,也需要一个隐密空间来检讨个人绩效问题.1.7储藏室储藏室有二个功能:1).作为经销商业务执行中需要的相关物品,如:陈列架,产品海报,产品目录等将这些物品,储藏室可以保持办公场所整齐干净.2).储存经销商的帐务资料存放,经营生意会产生大量的帐务资料,这些帐务资料必须有系统的储存,依税捐机构工商局规定,帐务资料必须保存五年以上包含了账单,账册,发票及相关帐务资料,以便将来查核.另一个方面如果经销本身在帐务上错误及差异时必须要查帐,大部分的问题在于,作帐错误,冲帐错误,库存错误等,大量的帐务数据必须有一个场所来存放,有意经销商业务大,必须租专业储存仓库来存放的帐务数据.1.8茶水卫生间必要的基础设施,提供员工.1.9厂商驻区人员如果你是厂家主要合作的经销商,厂家就会派驻业务人员在经销商的办公室,协助经销商从事区域发展,厂家业务人员可以协助的项目有1).新终端客户开发.2).终端客户合同谈判.3).新产品上市铺货.4).终端客户及消费者抱怨处理5).经销商订货建议及经销商库存管理.6).促销活动安排.7).经销商人员及导购人员培训.8).厂家提供的人员理货员导购员管理.9).市场信息提供及营运方向建议10).必要时协助配送紧急客户等.厂商驻区人员我们应对待他们应该像自已的员工一样,给他们固定的工作场所,提供相关设备,可以有效率的完成工作,厂家的业务人员是厂家派遣人员,对厂家的产品比较了解尤其是新产品及促销办法更加了解,可以协助有效的推展业务.办公室规划图办公室规划的优点经销商有的规模比厂家都要大,而大部份都是比较小型的经营方式,不是大就必须用很大的办公场所,经销商的考虑是在如何盈利的层面考虑,可以在任方面节省都应该去想办法达成,但要作到小而美,应该有的功能及需求都必须具备.办公室规划主要在于便于沟通,易于管理,在于安全,作业流程顺畅,办公室排列有序,整膂美观等方面规划,可以节省作业时间.有效管理,使作业更为流畅有序.2.办公室管理办公室管理主要是如何安排业务助理及内勤人员协助业务人员提高经销商营运效能及对外工作的一些规定.2.1.窗口制度所谓的窗口制度由一个人或一个部门统一进行对内对外工作,如:1).电话接听,现在手机的使用率很高所以每一个人都有手机,私人事务会以手机沟通,,极少数的人会以办公室电话作私人使用,会打电话到办公的大部份都是商务电话,电话来至客户,厂家,其它配合单位,只要打进办公室的电话大部份都是重要电话,如何接待电话就很重要,在电话纪录章节我们会祥尽介绍如何接待电话及后续追踪.2).文件收发,各部门之间都会有文件的往来,应该有专人收取发送,负责文件收发人必须回定时间到每个部门收件送件,尤其是业务部门文件,因为业务人员大部份时间不在办公室,如果只将文件放在办公桌上,容易遗失及泄漏业务上机密,所以由专人收发可以减少上述问题,可以使办公室运作更有序.3).邮件收寄,从经销商内部寄出及收入的邮件应该经过专人检查,因为经销商是营运123456789单位,以经销商名义寄出及收入的邮件都与经销商有关,为了不漏失任何一件重要数据,与经销商往来邮件大部份是,账单,对账单,发票,重要通知文件等邮件,因为重要所以必须有专人来处理,另一方面可以筛选出垃圾邮件或以经销商名义寄出的私人邮件,4).拜客接待及通报,经销商经常会有厂家,客户,配合厂家来访及应征人员,因此接待礼仪将是表现一家经销商是否有制度及体制,访客到来必有一个专人可安排接待,而且是在一进门就应该有人接待,等了解访客拜访人员及拜访目的通知受访人,另一方面可以减少无关人员进入公司,是否应该实施【换证及登记制度】可以经销商规模来决定.5).对外连络.对外连络主要的对象为终端客户,厂家,配合厂家,与个人有关业务职责由个人直接安排,如果重要事情而负责人员未能及时处理将由对外门窗口连络,如果是经销商因会议通知,变更通知,相关业务通知将由对外门窗口连络.6).业务连系等工作,业务人员80%的工作都在外面,也就是说业务人员应该大部份的时间在终端客户或客户端,从事业务相关工作,以前有人问我业务的工作是什么?我会回答拜访客户,拜访客户,还是拜访客户,如果不拜访客户业绩从那里来,业绩不会从天上掉下来.业务虽然每天都在拜访客户,但不是每一天都会拜访到全部客户,所以客户有问题会打电话经销商,所以经销商必须有人通知业务人员,如果没有专职人员通知将会遗失很多商机,经销商本身也会有紧急事件需要业务人员回来开会处理,因此要窗口人员来负责人通知.经销商的窗口制度在大企业以上工作会分成将几个部门来从事上列工作,如公关部门,总台总机,密书,法务部门等部门,经销商在发展过程及规模上无法支付以上部门的费用所以以统一窗口的方式来对应,以最少的费用,最完善的作业过程可以将应该作的服务作好,一般而言可以指定业务助理来作窗口的工作,协调所有内外作好沟通的工作.2.2.订单管理订单管理是经销商整体业绩的来源,不论订单的取得是以何种型式取得,订单取得的来源通常有:1).传真订单,终端客户最常用的方式就是以传真方式传送订单,现代终端客户设有安全库存机制,只要低于安全库存量时会自动传送订单到经销商,当经销商收到传真订单时必须作双重确认.如果终端客户没有及时传送订单时,此必须了解终端的平均销售量,每天可以销售多少量,应该多少时间就应该传送订单,如果无订单传入应该自动通知终端客户,业务人员拜访客户时也应该了解,终端客户库存量及是否有订单传入,如果没有应自动提出【建议订货单】,如果是统仓配送终端客户,也可以将建议订货单传给统仓配送单位以督促送货.2).电话订单.目前还有终端客户会以电话订货,以地区型终端客户或单一终端客户为主,当终端客户打电话来订货,接听人必须将来电内容纪录在【电话纪录登记簿】上,且将订货内容转成【经销商制式订货单】,以方便打单人员将订货单打成配送单,3)计算机订单.已经有终端客户将传真订单改变成计算机订单,过程与传真订单相同,如果以计算机订单方式,必须有人定时进入终端客户的订货系统,将订单打印成订货单,因此经销商必须取得进入终端客户的订货系统的密码,大部份终端客户都会收费.4).取回订单,业务人员拜访客户或是理货人员会带回订单,由业务人员拜访客户或是理货人员会带回的订单,必须经过终端客户现场人员及主管签名确认,以减少配送被拒收的情况发生,如果可以取得终端客户的正式订货单比较不会有拒收状况发生.要达到经销商销售业绩,就必须做好配送,要做好配送,就必须作好好定单管理,订单管理主要:1).订单内容确认,订单内容的确定应该是订单管理最重要的事,确认订单品项,数量,日期,时间,终端名称等,应该取得准确的内容才可以有效的配送及安排.2).订货单库存量确认,订货单库存量确认是很重要的工作,不要有订单没有货送,如果是临时大订单应该与终端客户沟通配送日期,以便有充裕时间从厂家进货,平时应该保持终端客户及经销商的安全库存量及作好销售预估,如果有促销时应该提早进货,如此就不会产生有订单没有货可送的困扰,终端客户在合同签订时还会有缺货罚款,3).客户信用额度确认,有订单就一定要送吗?当然不是,如果只为作生意不考虑风险就可以有订单就配送,所以必须作信用管理,信用管理应以客户的经营状况设定,再第一次交易时就要作信用评估,依交易合作状况再加以调整,超过信用额度的客户必须经过业务主管及经营者审核审批才可出货,如果未经主管签名就出货责任由出货人全权负责.4).业务人员签名,所有订单都必须有业务人员签名,最了解客户的人就是业务人员,因此应该由业务人员了解过后才能出货,另一方面业务人员也可知道及时的销售业绩,掌控终端客户的进货状况,及时发现问题及时解决.5).主管审核.新客户,超过客户信用额度,保留品项,数量分配品项,利润控制品项等原因出货,都必须经过主管审核才可以出货,以上情况都会影响