管家部运行手册

管家部运作手册二零零九年十月管家部经理岗位职责目的规范部门经理日常工作、提高工作效率、建立中心与业主沟通服务平台。标准1.针对业主需求，不断完善服务，提高服务质量。2.对部门员工工作进行考核和监督，确保部门员工工作效率和对业主服务品质。3.对员工进行培训，符合岗位要求。4.协调各部门，保证及时有效的为业主提供服务5.协助总经理作好外联工作，与各相关部门建立良好关系。关联部门报告上级：项目总经理督导下级：管家、前台接待相关协调部门：工程部、秩序维护部职责1.部门内组织环境建设；2.部门年度、月度总结计划、培训计划、各类预算的编写与实施。3.体系文件的建立、完善与实施。4.保障业主收楼进驻、装修、迁出的相关服务流程正常运行。5.与业主的正常沟通，包括组织实施问卷调查、业主活动等，及时解决落实业主意见、建议并及时反馈。6.组织每年各种形式的业主联谊活动，为业主建立良好的沟通平台。7.满足业主对增值服务的需求；同时开展多种经营，为公司创造经营效益。8.安排对业主宣传、沟通工作的实施，检查实施效果、制定改进措施。9.处理业主投诉，跟进处理结果并与业主沟通，直至业主满意，重大投诉及时上报中心总经理。10.协调业主发生的事故事件，上报项目总经理。11.对小区进行日常巡视，包括秩序维护、园区设施、装修现场、空房巡检等。12.配合总经理作好各项外联工作（政府主管部门、街道办事处、开发商等）。13.完成中心总经理交办的其他工作。管家岗位职责目的规范管家日常工作、提高工作效率、了解业主需求、完善服务品质。标准1.为业主办理入住过程中热情主动，妥善处理突发情况。2.倾听业主建议和意见，不断提高业主服务满意度。3.受理投诉耐心，处理投诉及时，事后回访，直至业主满意。4.跟踪业主报修/返修，提高工程维修的工作效率，加强管家部与其他服务部门的总体工作协调水平。5.认真巡视，巡视中及时发现园区安全隐患，检查公共设施设备是否正常运行，保洁绿化、空置房是否符合要求，对存在问题及时反馈并进行跟踪。6.确保收费工作按时完成。7.档案清晰详实、方便查阅、信息不外流。关联部门报告上级：部门经理相关协调部门：工程部、秩序维护部关联程序、表格1.《业主收楼程序》2.《日常巡视程序》3.《接报修服务程序》4.《投诉处理程序》5.《回访管理制度》6.《业主调查程序》7.《空置房管理》8.《档案管理规定》9.《业主事务记录表》10.《业主意见调查表》11.《管家日巡查登记表》12.《业主回访记录表》13.《收/发文记录表》职责1.执行业主入住、装修、迁出的相关服务流程。2.处理业主投诉并与业主沟通，直至业主满意，重要投诉及时上报。3.跟进业主报修/返修情况并进行回访。4.对园区日常巡视并记录，包括秩序维护、园区设施、装修现场、空房巡检等。5.完成与业主有关的服务费、能源费及其它费用的催缴工作。6.负责业主档案的建立及更新。7.与业主进行日常沟通，包括问卷调查、业主活动等。8.起草与业主有关的信函，并上报部门经理。9.发放和张贴各类通知、通告、宣传资料。10.参与组织每年各种形式的业主联谊活动。11.配合部门经理作好各项外联工作，并保持良好的关系。12.完成部门经理交办的其他工作前台接待岗位职责目的规范前台日常接待工作，提高工作效率、保障服务质量。标准1.信息记录清晰、跟踪及时。2.钥匙登记清晰、借用记录完整，确保钥匙不丢失。3.协调相关部门，及时满足业主需求，提高业主满意度。4.档案清晰完整、查阅方便。关联部门报告上级：部门经理相关协调部门：工程部、秩序维护部关联程序、表格1.《交接班管理规定》2.《接报修服务程序》3.《投诉处理程序》4.《钥匙委托管理规定》5.《档案管理规定》6.《交接班记录表》7.《服务信息记录表》8.《业主投诉处理报告单》9.《返修记录表》10.《派工单》11.《钥匙借用登记单》12.《业主档案查阅/借阅/复印登记表》职责1.负责项目所有信息的收息、分解、跟踪、回访和存档。2.接待业主来电、来访，包括报修、增值服务、投诉受理、物品借用等。3.执行业主收楼进驻、装修、迁出的相关服务流程。4.各类钥匙的借用、发放、保管工作。5.协助部门经理完成每年各种形式的业主联谊活动。6.作好与中心各部门的工作协调，保持内部沟通顺畅。7.每月20日前将各类有偿服务单据汇总报财务。8.每月5日前将上月信息记录整理存档。9.每月28日将前台所月信息汇总并上报至项目总经理（抄送各部门经理）。管家部服务规范1．服务规范1.1工作时必须作到“五不”，不打私人电话；不扎堆聊天；不干私活；不随意改动工作规则；不离岗、串岗；1.2当业主询问时，绝不能说：“不、不懂、不会、不行、不对、不是我管的”；1.3当接到电话首先自报家门，如：“您好，×××”，仔细聆听对方的电话内容，尤其是数字，如几号楼、房间号、电话号码等，必须请对方确认，当对方表示完毕，可以询问“还有别的需要帮助吗？”，当对方表示没有别的事，可说“您放心，一定办好”，最后说“再见”；1.4当上级对下级布置工作时，做到“四清楚”：目标清楚、程序清楚、结果清楚、奖罚清楚；1.5当下级接受上级任务时，要认真倾听，记下要点，不能漫不经心，如有不明白，再认真询问；1.6汇报工作要简洁、准确（何时完成、何地完成、干了什么、谁干的、结果如何）；1.7下班前做好工作日志，作好交接班，工作交接完后方可离岗；2．仪容仪表规范2.1上岗前穿好工作服，工作服应注意干净、整齐，无褶皱，口袋内不装过大过厚物品；2.2佩带统一工号牌，工号牌应端正地戴在左胸襟处；2.3头发清洁、梳理整齐，不染发、烫发，不留奇怪的发型，发前不过眉，侧不过耳；2.4勤剪指甲，不涂指甲油，不佩带除手表、结婚戒指外的首饰；2.5女员工淡妆上岗，不允许浓妆艳抹，避免使用味浓的化妆品；2.6男女员工均不允许戴有色眼镜、剃光头；2.7上班前不允许吃带异味的食物；2.8在上司或业主面前严禁双手抱着胸前、跷二郎腿或半躺半坐；2.9在业主面前不挖耳、不剔牙、不抓头发、不抠鼻子、不吃零食、不吸烟、不打哈欠；2.10工作场合严禁与他人勾肩搭背、嬉戏打闹；2.11站姿2.11.1站立时，双脚以两肩同宽自然垂直分开（抬头、挺胸、收腹、两眼平视前方），双脚稍微分开呈30度角；2.11.2男员工站立时,双脚可并拢呈V字形，也可分开，分开时双脚应与肩同宽；2.11.3挺胸抬头，不能弯腰驼背，也不能肩膀向一侧倾斜；2.11.4姿态要端正，双手自然下垂，不能叉腰抱胸，不能将手放在兜内；2.11.5不准背靠他物或趴在服务台上；2.11.6站立时双腿不可不停地抖动；2.12坐姿2.12.1从容就座，动作要轻而稳，不宜用力过猛，不宜将座椅或沙发坐满,也不宜仅坐在座椅边上；2.12.2就座后，上身应保持正直而微前倾，头部平正，双肩放松；2.12.3男员工就座后，双手可自然放于膝上，或轻放于座椅扶手上，手心向下，注意手指不要不停地抖动；2.12.4女员工就座后双手交叉放于腿上，手心向下，身着裙装入座时，应先用手将裙子向双腿拢一下，要注意裙子不要被其它东西挂着；2.12.5男员工就座后双腿平行分开，不宜超过肩宽；女员工就座后双腿并拢,采用小腿交叉向后或偏向一侧。注意，双腿不可向前直伸；2.12.6若需要同侧边的人交谈，宜将身体稍转向对方；2.12.7离座站起时要稳重，可右脚后收半步，然后从容站起；注意坐下后双腿都不可不停地抖动；3．礼仪礼貌规范3.1举止文明、谈吐高雅、杜绝不文明行为；3.2正确使用礼貌用语，对待业主热情、友好、面带微笑，严禁污言秽语，态度蛮横粗野；3.3谦虚礼让，文明待客，文明乘梯，以客为主，业主优先；3.4讲普通话，语调亲切，音量适度，语言简洁、明确；3.5勤俭节约，杜绝浪费；3.6见到领导及同事主动问候；3.7团结友爱，乐于助人；3.8尊重他人隐私及习惯；3.9珍惜他人劳动，保持环境卫生，不随地吐痰，不乱扔废弃物；3.10同业主讲话时，精神要集中，眼睛注视对方，要细心倾听，不东张西望，左顾右盼，讲话时不要离业主太近，应保持1米左右的距离；3.11不与业主争吵，业主优先。遇到熟悉的业主主动打招呼；在走廊、过道、电梯或活动时与业主相遇，应主动礼让；3.12对业主的要求无法满足时，应说“对不起”，表示抱歉；4．电话礼仪规范4.1保持电话的畅通，接听电话，铃声三声以内必须接听，让对方明白我们公司是热心为业主并讲究效率的；4.2拿起话筒，须微笑，然后自报家门如：“您好，×××”；4.3说话语音要柔和，不要太快，音调语速适中，重要的地方或难以理解的词要强调或重复一遍；4.4仔细聆听对方的说话，不要随意插话；4.5上班时间，一般不得拨打私人电话，如有急事，言语简练，通话时间不得超过3分钟；4.6通话完毕后，应等对方放下电话后，再轻轻放下电话；4.7接到打错的电话，不要态度冷淡，更不能漫骂对方；4.8如有来电业主要找服务人员不在，接听人员应做好转告记录，并及时告知该服务人员；4.9做好来电接待记录；5．礼貌用语规范5.1问候语：你好!早上（下午/晚上）好！5.2称呼用语：先生；夫人；女士；小姐；小朋友；5.3祝贺语：节日好!节日快乐!恭喜发财！祝您好运!万事如意!一路顺风！5.4欢迎语：欢迎!欢迎光临!欢迎指导！5.5见面语：请进!请坐!请用茶！5.6工作用语：让您久等了；给您添麻烦了；希望您满意；需要帮助吗？我再想想办法；5.7管家用语：很高兴为您好服务；这是我应该做的；请随时与我们联系；5.8致歉语：对不起!请原谅!请谅解！5.9祈请语：请关照!请指正!请稍候!请稍等!请留步！5.10致谢语：谢谢!多谢关照!多谢指正！5.11辞别语：再见!晚安！6．服务标准6.1热爱本职工作，注重职业道德，自觉维护公司声誉；6.2严格遵守公司各项规章制度，遵守消防规定，确保安全；6.3严格按工作程序、质量标准及时完成为业主的服务；6.4对业主的投诉及意见必须保持冷静的态度，不得与业主争辩，如在职权范围内应先向业主致歉并马上采取补救措施或请示部门主任迅速处理；6.5在任何情况下，员工必须维护公司的形象、名誉和利益；6.6因工作失误引起的业主投诉，对公司造成不良影响的，应接受处罚；6.7不得以工作为借口，向业主提出不合理的要求；6.8拜访业主，必须先电话联系或通过可视对讲沟通，取得同意后再拜访；6.9严禁对业主的要求置之不理；6.10严禁与业主开玩笑、打闹或取外号；6.11穿着奇异服装的业主切忌交头接耳或指手划脚，更不许围观、背后议论、模仿、讥笑业主；6.12当提出不属于自己职责范围内的正当服务要求时，应尽可能为业主提供力所能及的帮助，切不可说“与我无关”之类的话；6.13对于质疑无法解释清楚时，应请上级处理，不许与业主争吵；6.14对于业主的困难，要表示充分的关心、同情和理解，并尽力想办法解决；6.15需要业主协助工作时，首先要表示歉意，并说：“对不起，打扰您了”。事后应对业主的帮助或协助表示感谢；7．服务过程注意事项7.1与业主讲话时应始终面带自然微笑；7.2业主讲话时应注意听、站立姿势，腰挺直、目视业主；7.3暂停手中工作，保持微笑，耐心听业主讲话；7.4业主未讲完话时，不要插嘴；7.5与业主讲话时，语速不可太快，使对方能够听清楚；注意音量，不要把唾沫喷到业主脸上；7.6提供服务时对业主不能表示过分亲热；不可太死板，面无笑容；7.7答应业主的就要去做，及时给业主回音；7.8不允许模仿他人的语言、声调和谈话；7.9不得与业主争辩；7.10不讲有损公司形象的言语；7.11不允许聚堆闲聊、高声喧哗或高声呼喊；7.12不允许在任何场合顶撞、讽刺、议论业主；7.13不讲粗言恶语或使用歧视或污辱性的语言；7.14不允许随意与业主抢道穿行；特殊情况，应向业主示意后方可越行；8．劳动纪律8.1不迟到、不早退、不无故缺席；8.2不擅离职守、无故脱岗，不串岗、不扎堆聊天，工作时间不干私活；8.3不违规操作，不违反消防安全规定；8.4不利用工作之便收受回扣、不做有损公司利益的行为；8.5不在非吸烟场所吸烟；投诉处理流程1．目的规范投诉处