管理人员公文写作培训教程

管理人员公文写作培训教材讲义人：关文元单位：东北销售自备车管理分公司职务：经理（党委）办公室秘书联系电话：[phone]管理人员公文写作培训课程安排第一讲第一章公文概述第一节公文的概念第二节公文的作用第三节公文的种类第二讲第二章公文写作概述第一节公文的结构、特点要求及安排原则第二节公文专门用语第三节公文中的数字第四节公文格式第三讲第三章通知第一节通知的概念第二节通知的适用范围和主要类型第三节通知的特点第四节通知的写作要求第五节通知的写作方法第六节通知的具体写作方法第四讲第四章请示第一节请示的概念第二节请示的透用范围与类型第三节请示的特点第五讲第二章计划第一节计划的概念第二节计划的类型第三节计划的写作第四节计划的写作要求第六讲第三章总结第一节总结的概念第二节总结的类型第三节总结的写作第四节总结的写作要求第一章公文概述第一节公文的概念公文，即公务文书，是国家机关及社会组织在行使职权和实施管理的过程中所使用的，具有规范格式和法定效用的应用文，是办理公务的重要工具。公文的含义可从以下4个方面进行理解：第一节公文的概念1.公文制发的主体是国家各级各类机关及社会组织。这些机关或组织是依据宪法和有关法律建立的，具有法定职权和地位，在特定职权范围内具有制发公文的权力。第一节公文的概念2.公文制发的目的是行使职权和实施管理。各级各类国家机关及社会组织形成了社会管理系统，为了行使职权、履行职责和实施管理，在办理公务活动中，需要使用特殊的文件材料以体现机关单位的领导意志和集体意愿。第一节公文的概念3.公文的显著特点是具有规格式和法定效用。公文与其他文章和材料的区别在于具有规范格式和法定效用。公文的文种、格式、行文规则和处理程序等都要遵照国家制定的统一规范和标准。公文体现国家政策与法规，具有法定效用和特定权威性，这是由公文制作主体的法定地位所赋予的。第一节公文的概念4.公文是办理公务的重要工具。各级各类机关单位和社会组织及其部门，凭借公文这一重要工具，表达各自的工作意图，实现彼此的工作联系，从而实现对社会的有效管理。第二节公文的作用公文是机关单位和社会组织行使职权、实施管理、办理公务的重要工具。各级各类的公文在治理国家和管理社会的实践活动中发挥着各种具体作用，归纳起来，主要表现在以下4个方面。第二节公文的作用1.依据和凭证作用。各级各类机关单位和部门安排工作、处理问题、实施管理都是以文件为依据和凭证的，即“口说无凭，文件为证”。上级单位凭借公文传达其管理意图、措施、要求，下级单位以公文为依据贯彻执行上级机关的管理措施；下级单位凭借公文汇报工作、反映情况，上级机关依据公文作出批复和决策；平级单位之间依据和凭借公文沟通工作、协商情况、统一认识。因此，依据和凭证作用是公文的基本作用。第二节公文的作用2.领导与指导作用。这是党和国家各级领导机关所制发的公文的主要作用。各级领导机关通过公文传达领导意愿和决策，部署各项具体工作，以实现对下级机关或部门工作的领导和指导。上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，就使公文成为了联系上下级机关的纽带，发挥了领导与指导的作用。第二节公文的作用3.行为规范作用。这是一些法规和规章性公文的重要作用。国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的，这些法规性文件一经发布，便成为全社会的行为规范，必须坚决依照执行，不得违反。公文的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责；而公文的行为规范作用带有强制性，国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法律、法规和规章，就要受到法律制裁和行政处分或经济处罚。第二节公文的作用4.沟通与联系作用。公文是沟通和传递信息的重要渠道。党下机关之间，上级、下级和平级机关之间，其公务联系常常是通过公文来完成的。上级机关通过批阅下级机关的报告、请示、汇报、总结等，及时掌握下级机关情况，指导工作、解决问题；下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，及时开展工作，完成规定的任务。平级机关和不相隶属机关之间可能通过“函”来直接沟通信息、商洽工作和加强联系。第二节公文的作用公文除了具有以上的主要作用外，还有知照作用、协调作用、宣传教育作用等。其实，每一份具体文件的作用并不是单一的，往往同时具有多种作用，因此，对公文的作用要综合地认识和理解。1.按照公文的来源，可分为对外文件、收来文件和内部文件。2.按照公文的行文关系和行文方式，可分为上行文、平行文和下行文。3.按照公文的秘密程度和阅读范围，可分为秘密文件、普通文件和公布文件。第三节公文的分类第三节公文的分类4.根据公文制发机关的性质，可分为法规文件、行政文件和党的文件。5.根据公文的内容、性质及作用，可分为通用公文、专用公文和技术公文。6.根据公文的载体材料，可分为纸质公文、磁介质公文、电子公文等。7.按照公文的制作过程和稿本形式，可分为草稿、定稿、正本、副本、存本等。第三节公文的分类我们需要了解掌握的公文，主要有以下三类：行政公文、通用公文和专用公文。1.行政公文。《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政公文十三种：命令（令）、决定、议案、意见、公告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。第三节公文的分类2.通用公文六种：计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、纪录稿。3.专用公文四类：法规公文、科研文书、经济文书、现代电子公文。第二章公文写作概述公文写作是代机关立言，是一项反映机关领导意图的具有政治性的严肃活动。公文写作是从起草初稿到讨论修改、形成定稿的整个过程，是集体智慧的结晶。公文写作不是一项审美和抒情活动，而是追求实际工作效果的应用写作。因此，它具有自身的特点和基本要求。第一节公文结构公文结构是按主题需要而对公文观点和材料的组织安排。公文结构安排是在写作活动中对公文正文的开头与结尾、层次与段落、过渡与照应等基本构造形式的处理。公文结构是公文内在的骨架，它使材料、观点等要素在一篇公文中得到有机统一，成为一个严密的整体。第一节公文结构公文正文结构一般由开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾三部分组成。其基本特点和要求是：篇幅简短，结构完整，层次分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，主次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。公文结构的总体原则是：要服务于主旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。公文结构安排的主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。第一节公文结构一、段落的安排方法段落是行文中相对独立地表达一个完整意思而形成的自然段，是公文结构安排的基本单位。公文段落安排的基本要求是：注意保持段落的完整性与单一性，每个段落要相对完整地表达一个中心意思；注意段落的长短适度，各段落用词用语要讲究齐整；注意各段落之间的内在联系和自然过渡。第一节公文结构二、层次的安排方法层次是公文主要观点的组成和次序。公文的主题是总观点，需要用若干个分观点来说明，各分观点具有相对的完整性，一个分观点即一个层次，公文层次安排就是对若干分观点的先后次序的安排，以反映各观点之间以及与主题的内在联系和逻辑关系。层次安排要先后有序，条理清楚，其主要方法是并列法和递进法。第一节公文结构二、衔接、过渡的安排方法公文段落与段落之间、层次与层次之间的连接与过渡同其他文章有明显的不同，其主要特点和要求是：普遍使用序数词、经常使用表示连接和转折的词语与句式。第一节公文结构1.使用序数词用序数词对多层次结构进行标识的方法：第一层用：一、二、三‥‥‥第二层用：（一）（二）（三）‥‥‥第三层用：1.2.3.‥‥‥第四层用：（1）（2）（3）‥‥‥个别出现第五层时用：①②③‥‥‥第一节公文结构公文层次序号结构图（一）XXX一、XXX1.XXX（二）XXX（1）XXX2.XXX（2）XXX注意事项：序数词的使用原则是可跳不可倒。第一节公文结构2.使用表示连接和转折的词语和句式这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方，如：开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。其目的是使公文内容脉络畅通，结构紧凑，全文连贯，转折自然。常用词语有：以下、以上、现将、总之、为此、对此、因此、但是、一方面、另一方面等。常用句式有：“现将‥‥‥如下”、“具体做法是”、“主要表现在以下几方面”、“综上所述”等等。第二节公文专门用语1.称谓语：表称谓关系（我分公司、贵单位、该单位等）2.开头语：引出行文目的、依据、原因（依据、按照、关于、随着等）3.引叙语：以引叙来文（近悉、承蒙等）4.承接语：用于承上启下的关联和过渡语（为此、如下、综上所述、总而言之等）5.经办语:说明公务处理情况或要求（经、办理、责成、贯彻执行等）第二节公文专门用语6.祈请语:表示请求或希望（请、望等）7.征询语:用于征询对方意见（妥否、当否、是否可行、意见如何、如无不妥等）8.批转语:表示批转意见（批示、审批等）9.表态语:即回复用语（应、同意、不可行、请遵照执行等）10.结尾语：表示正文结束（此复、特此通知、谨此、为盼等）第三节公文中的数字数字在公文写作中经常使用，《国家行政机关公文处理办法》中规定“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、习惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语外，应当用阿拉伯数码”。第三节公文中的数字(一)阿拉伯数码的使用范围1.记时（公元、世纪、年代、月、日、时刻等）2.记数与计量（正负整数、小数、分数、百分数、约数等）注意事项：凡用汉字书写的数字，除年份可用“O”外，其它应一律用“零”。如:“二OO八年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百O三公里”。第三节公文中的数字(二)汉写数字的使用范围1.公文成文日期，必须用汉字数字。2.星期几，一律用汉字数字。3.夏历和清代以前纪年，一般要用汉字数字4.文章结构的序次词的部分层次序数要用汉字数字5.数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，必须用汉字数字第三节公文中的数字使用汉写数字的注意事项：1.相领两个数字（一、二、三‥‥‥九）并列连用，表示概数的，两个数字之间不要用顿号隔开。2.用日月简称表示节日、事件等内容的词组，如月份是一、十一、十二月，应用间隔号“·”把月与日隔开，并外加引号。其他词组，知名度高的不必加引号。如：四五运动、七七事变、“一二·九”运动、“九一三”事件。第四节公文格式一、国家规定公文格式1.公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。2.公文每页排22行，每行排28个字。3.公文标题用2号小标宋体字，可分一行成多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.公文正文用3号仿宋体字，文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（《国家行政机关公文格式》2000年1月1日实施）第四节公文格式二、公司系统会议材料格式1.公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。第三章通知的写法第一节通知的概念和主要类型一、通知的概念通知，就是通过传达使人知道。通知是行政公文中最常用的文种之一。通知的使用非常广泛，各级行政机关安排活动、指导工作、传递信息、知照事项等都可以用通知行文。第一节通知的概念和主要类型二、通知的类型《国家行政机关公文处理办法》规定：通知适用于“批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”根据规定，可将通知分为以下4种类型：批转类通知、转发类通知、事项类通知、任免类通知第一节通知的概念和主要类型1.批转类通知用于上级机关批转下级机关的公文，如：请示、报告、意见、会议纪要等，这些公文经上级机关批准、认可，用通知转发下去，以利下级机关周知或执行。例如《国各院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知》。第一节通知的概念和主要类型2.转发类通知用于下级机关转发上级机关或不相隶属机关的公文，以利所属机关单位及人员周知或执行。转发公文可以转发平级、上级、不相隶属单位的公文。例如：第一节通知的概念和主要类型3.事项类通知用于传达要求下级机关办理和需要有关部门周知或执行的事项。其主要内容是表达上