第3章会计电算化基本要求

初级会计电算化第1页第三章会计电算化基本要求第一讲会计电算化法规制度一、《会计法》基本规定（85制订、99年修订）第一、使用的会计软件达到符合财政部规定的会计软件的功能和技术标准；（会计软件是重要手段和工具，是否符合国家规定的核算要求和会计人员的习惯，是保证会计信息质量和正常会计工作秩序的前提。）第二、用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一的会计制度的要求。（尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上的原因；生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度要求，很容易由于人为因素导致会计信息失真。）二、会计电算化的法规体系时间名称1999年会计法---人大制定（13、15条规定）1989年会计核算软件管理的几项规定《试行》1990年关于会计核算软件评审问题的补充规定《试行》1994年会计核算软件基本功能规范----生产商，即会计软件开发商1994年会计电算化管理办法----管理者1994年商品化会计核算软件评审规则——评审机构1996年会计电算化工作规范----使用单位1996年会计基础工作规范---手工记账，11、27、29、44、45、53、58、61条1998年会计档案管理办法---手工记账，12条第二讲会计核算软件的基本要求一、会计核算软件的基本要求---会计法规定（一）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定。（二）会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间。（三）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。（四）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（五）会计核算软件应当符合GB/T19581-2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求。（六）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。（七）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。（八）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。（多选）（九）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求输入方式：手工输入、存储介质导入（如软盘导入）、其他业务系统传入（如工资模块）、网络传输。初级会计电算化第2页输入数据种类：初始数据（期初数据）、记账凭证数据、原始凭证数据。（一）对初始数据输入的基本要求=初始化设置1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料。2.输入需要在本期进行对账的未达账项。3.选择会计核算方法。4.定义自动转账凭证。5.用户设置（多选）。岗位与权限6.会计核算软件必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。（二）对记账凭证数据输入的要求1.基本要求①会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。②记账凭证编号可以由手工输入，也可以由软件自动产生。③对记账凭证编号的连续性应当进行控制。2.控制功能①正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。②以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。③借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。④有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。⑤正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。⑥会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。但对于已经审核通过的记账凭证，应当不再允许修改；对于已经记账的记账凭证，应当不再允许撤销审核；发现已经审核通过或者记账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；红字可用负号表示。⑦对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权。⑧采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。（三）对原始凭证数据输入的基本要求1.输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；初级会计电算化第3页会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能；审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。三、会计数据处理功能的基本要求（一）记账功能会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿（包括总账和明细账）的功能。总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记；还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。（二）银行对账的功能会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。（三）结账的功能1.会计核算软件应当提供按照规定的会计期间进行结账的功能。2.结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部（含计算机自动生成的：折旧）登记入账，全部登记入账后才能结账。3.机内总分类账和明细账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类不能结账。5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。（四）编制会计报表的功能会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等。根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。（五）会计软件应当确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除功能。手段：加密存储、用户身份验证等。（六）通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。四、会计数据输出功能的基本要求初级会计电算化第4页输出形式：屏幕查询、打印、保存存储介质、通过数据接口传输到其它业务系统、网络传输形式。（一）屏幕查询的基本要求1.机内各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。（总分都有）2.本期输入的记账凭证、原始凭证。（含未登账的）3.本期和以前各期的总账和明细账。4.往来项目、到期票据的结算情况。5.本期和以前各期的会计报表。（二）打印输出的基本要求1.应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能，格式和内容符合国家统一会计制度的规定。2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用“总分类账户本期发生额、余额对照表”替代。3.在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。4.对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。第三讲电算化岗位设置及权限一、电算化会计岗位的划分（一）基本会计岗位基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的会计人员上岗，未取得会计证的人员不得从事会计工作。基本会计工作岗位，既可以一人一岗，也可以一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求。初级会计电算化第5页（二）电算化会计岗位指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位。岗位兼任电算化资格1电算主管会计主管2软件操作初级水平3审核记账主管会计初级水平4电算维护中级水平5电算审查中级水平6数据分析主管会计中级水平7会计档案保管8软件开发1.电算主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理工作经验。电算化主管可由会计主管兼任。（1）电算主管负责电算化系统的日常管理工作。（2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量进行考评以及提出任免意见。（3）负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。（4）建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。（5）完善企业管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。2.软件操作负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。3.审核记账负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿和报表进行确认。该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。4.电算维护负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。该位岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。5.电算审查负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，该岗位可由会计稽核人员兼任。6.数据分析负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平。该岗位也可由主管会计兼任。7.会计档案保管负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密王作。8.软件开发由本单位人员进行会计软件开发的单位，还可设立软件开发岗，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。二、设置原则1.实施会计电算化的过程中，各单位可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。初级会计电算化第6页2.基本会计岗位和电算化会计岗位，可在符合内部控制制度的前提下交叉设置；3.基本会计岗位与手工会计岗位相对应，必须由持有会计证的人员担任，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部控制制度的要求。4.软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。软件开发人员不能进行软件操作；电算维护人员不对会计数据进行操作。出纳和记账审核不应是同一个；5.较小单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设置出纳员岗位。三、权限设置1.设置时间：会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。2.谁来设置：电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。第四讲计算机替代手工记账一、替代手工记账的含义和条件（一）含义广义：替代手工账是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。狭义：替代手工账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。因此可以说，替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的起点。（二）替代手工记账条件甩账要经过财政部门的审批的。应当具备一个前提和三个基本条件。一个前提