浪潮myGSpSeries财务软件讲义

1PS财务软件讲义总体介绍：本讲义的模块主要包括帐套管理：完成财务数据库的建立、维护、删除。环境配置：完成财务软件的运行环境的设置（数据库的连接信息）。维护工具：完成授权信息维护，操作人员的注册注销，操作人员的权限分配，日常数据的备份和恢复，历史数据的备份、恢复、清除，操作日志的管理。帐务处理：完成帐务初始建帐和日常业务处理（凭证制作、复核、汇总、帐务资料查询）。辅助管理：为帐务的各种核算提供的增强功能，包括部门核算、专项核算、单位往来、个人往来、台帐，这些功能是根据各个单位的实际需要来选择使用。工资管理：完成工资初始设置、工资数据录入、工资发放、各种工资报表查询、个人所得税申报、工资业务生成帐务上的记帐凭证。固定资产：完成固定资产卡片的管理，各种日常业务处理：资产增加、减少、原值重置、评估业务等，自动计提折旧，折旧分摊，同时形成帐务上的记帐凭证。财务分析：提供了各种指标的分析，如对比分析、理想比率分析，杜邦体系分析等等。单机运行环境硬件：5/100以上的机器、16M内存、1G硬盘、光驱建议配置：奔腾266以上CPU、32M内存、硬盘=2G、光驱软件配置：操作系统：windows3.x、windows95/98、winnt、server/workstation数据库：sybaseSQLanywhere5.5.03以上的版本会计软件：浪潮财务软件PS2第一章系统维护一、帐套管理主要功能可实现在多种数据库平台上完成财务软件数据库的创建、维护、删除。1、如何新建一套帐首先介绍数据库安装过程中的各种信息和含义：设置数据库信息：仅仅输入帐套名称，其他信息可以默认。设置帐套管理员信息：9999的姓名和口令。注意：9999是本帐套最高权限的所有者，该口令千万不能忘记。其目的保证数据的安全性和可靠性。该口令以后可在维护工具子系统中修改。选择安装的子系统设置会计期间和单位名称会计期间的作用：通过会计期间得划分，据以结算账目，编制会计报表，从而及时提供反映经营成果和财务状况及其变动情况的会计信息，满足经营决策需要。可以自定义核算的会计期间的起始和终止日期。可以定义会计期间多于12个。该设置决定所有核算模块的会计期间。注意：会计期间只能设置一次，一旦建立数据库后不能再修改。单位名称：不能为空，凭证、帐页、报表打印时的单位名称取自该处。设置行业和本位币行业决定转入哪个行业的科目和报表。帐务处理的启用期间、预置科目：启用期间：开始进行业务处理的时期，如选择1999年第7期间，则录入第七期间的期初余额。固定资产启用期间：开始在软件中进行计提折旧的时期。注意：启用期间只能设置一次，一旦建立数据库后，除非重建系统，否则不能再修改。3预置的科目、报表在安装完数据库后可在帐务处理、报表管理系统再次修改。选择完毕，系统自动创建数据库。2、如何使用“维护”功能维护功能的主要作用：⑴、可以用来新增子系统。⑵、可重建已安装的子系统，一旦重建，该系统中的原有数据全部丢失。(3)、可用于修改帐套名称、管理员姓名、单位名称。3、如何删除帐套若该帐套确实不用，在此删除即可。注意：该删除是物理的删除了数据，不可恢复。二、系统环境配置功能配置财务帐套的联结信息进行帐套的配置，指明该帐套联接哪个数据库，并指明数据库名和数据库存放的物理路径。在运行时，根据该信息进入各个帐套。用户需要知道的选项如下：数据库系统：选择ODBCSQLANYSTANDALONE数据库文件：输入或选择数据库的路径和名称。其他选项用户不必了解。三、维护工具子系统主要功能新增操作人员。为操作人员分配操作的功能权限、数据权限和时间权限。进行日常的数据备份和恢复。进行历史数据的备份、恢复、清除。完成日志的管理。1、进入维护工具注意：必须以帐套管理员编号“9999”进入，系统默认只有9999可以使用该系统。也就是说，仅仅有9999才能够做以上介绍的工作。２、用户注册注销4在这里注册本套帐的所有操作人员并给他们分配相应权限。权限包括以下几种：功能权限：分配该操作人员可以做哪些工作，也就是可以操作各系统中的哪些菜单项。数据权限：分配该操作人员可以对哪些数据进行操作，如：可以使用哪些科目做凭证等。时间权限：分配该操作人员在一周的哪几天可以进入系统，在一天的哪些时间进入系统。分配权限的目的：应对操作人员进行分工，以分清业务范围，明确岗位职责，避免其他无关人员的操作，保证财务数据的安全和保密性。操作步骤：（1）、用户编号：四位的数字或字母，若输入不足四位，系统自动以加“0”补齐；口令必须输入，必须是以字母开头的字符串，字符串长度至少6位。（2）、功能权限分配：可以一次选择所有系统的所有权限，也可以一次选中某一个系统的权限。蓝色代表具有该功能权限，浅灰色代表没有该功能权限。（3）、数据权限：未建科目帐时，某些数据权限无法设置，可以建完帐后，再进行设置。工资系统、报表系统的数据权限可以等到初始化完成后再来设置。３、用户组管理将分工相同的操作人员进行分组管理，对组分配权限，即直接将功能权限和数据权限分配给用户组，再将分工相同的操作人员分别加入到相应的组中，这样这些操作人员就继承了所属组的所有权限，省去了再针对一个个用户单独分配权限的麻烦，简化了管理员的工作。若本单位操作人员较少，可以不定义组，直接将权限分配每一个操作员。4、数据处理：备份当前年度的财务数据，恢复当前年度的数据。备份历史年度数据，清除历史年度数据，恢复历史年度数据。数据锁管理，清除因意外退出而遗留在数据库中的数据锁。5、日志管理：操作员的操作日志查询、日志备份、日志清除、日志恢复。5第二章帐务初始设置简介初始建帐主要完成两个工作：将手工帐录入到计算机中。针对软件提供的功能和本单位的需求对原来科目结构进行调整，达到您所要求的结果。建帐流程建帐的流程主要经过以下步骤：第一步系统环境设定第二步外币核算的定义第三步建立会计科目第四步部门核算建帐第五步个人往来建帐第六步单位往来建帐第七步专项核算建帐第八步余额初始第九步出纳初始，包括结算方式和库存现金限额设定第十步凭证类型选定第一步系统设置设置财务软件环境。凭证选项凭证日期序时选择该项后，同一类凭证实行序时编号，同日期者先编者为先。即凭证编号较大者的凭证日期必须大于或等于凭证编号较小的凭证日期。凭证必须完整选择此项，在制作（输入）凭证时，只有当凭证的各项内容都填写完整时，才允许保存当前凭证，选择退出或继续做下一张凭证。不选择该项，用户做不完凭证时也可以存盘退出。这特别适用于在制作分录较多的分页凭证时，临时中断制作的情况。建议6用户慎用该项选择。货币资金赤字警告选择此项，当货币资金出现赤字的时候，即贷方发生数大于借方的当前余额时，系统会给用户发出警告。凭证套打凭证套打，指在已经印刷好的凭证表格上，在指定位置打印凭证的各项数据，不打印表格线。科目结构设置本单位使用的每一级科目的编码位数，该位数决定每一级科目可用的个数。注意在制单过程中用过的科目级数，不能再对其结构进行设置，但可以增加科目级数。如果科目已经用于制单，则不能再增加下级科目。会计期间显示在“帐套管理”中创建帐套时设置的会计期间，在此处不能修改。辅助核算设置制作凭证时辅助信息的一些可选项。凭证制单录入辅助原始凭证：指在制单的同时，输入与之相关的原始凭证。选中该项后，该笔经济业务所涉及的原始凭证的数据信息，在制单的时候必须输入；否则，在制单时可以不输相应的辅助信息，以后在辅助管理中再录入。往来单位快速查找方式：制单时按右键弹出帮助，当往来单位很多时，选择按哪种归类方式弹出往来信息。其他根据本单位的实际情况，进行设置。财务主管：输入本单位财务主管的姓名，在制作凭证打印格式时，可进行设置，使其自动填入制证指定位置。本位币：设置本位币的编号、名称及符号。运算精度：指软件中金额、数量、外币、单价、汇率等保留几位小数。第二步外币核算的定义本软件针对外币的核算可以完成如下功能：7（１）、进行多币种和单币种的核算。（２）、币种汇率方式有浮动汇率和固定汇率。（３）、外币折算方式可以采取直接标价法和间接标价法。（４）、可以自动生成调汇凭证。（５）、可以进行外币金额帐，外币数量帐等各种帐页的查询打印。若需要使用外币核算，按如下步骤定义外币：外币币种定义选项解释：外币最大误差：根据外币和汇率计算出的金额与输入金额之间的差别。折算方式：直接标价法、间接标价法。一般“美元”使用直接标价法，其他币种按间接标价法。汇率方式：浮动汇率、固定汇率。浮动汇率按每日汇率结算；固定汇率按每月的一个汇率值结算，月末要进行期末调汇。外币汇率定义根据定义的币种所选择的汇率，在此录入每月或每日的调汇汇率和记帐汇率。第三步科目设置1、录入各个选项介绍在此输入本单位用到的所有科目，可按不同的帐户类别，分别输入。科目编号：会计科目的编号，一级科目必须按照财政部规定的编号设置，明细科目编号可直接使用软件自动形成的编号。注意：科目编号必须唯一，且只能用数字0-9表示。科目名称：按照正确的科目名称输入。科目名称可以为汉字或英文字母。科目属性：即帐户类别。确定科目是属于资产类、负债类、所有者权益类、成本费用类还是损益类。助记码：给科目自定义的代码，首位必须是字母，做凭证时可直接录入科目的助记码，借此弹出相应的科目，简化录入。。科目性质：该选项是对于明细科目而言的，有三个选择项可供选择：普通科目、借方栏目和贷方栏目。栏目（借方栏目或贷方栏目）的作用：便于成本类或损益类科目的结转。设置成栏目的明细科目，登记明细帐时不记余额，只记发生额，而将余额记在其上级科目。结转时就只需在栏目的上级科目处转走即可，这样可以避免将每一个明细科目都进行结转的繁琐情况。8注意：栏目与部门核算、专项核算、单位往来、个人往来不能同时使用。帐页格式：有四种格式：金额帐、数量金额帐、外币金额帐、数量外币金额帐。只有设置为核算数量、核算外币、核算数量外币的科目才能分别设置为数量金额帐、外币金额帐、数量外币金额帐余额方向：帐户余额的方向，如资产类科目其余额方向一般在借方。现金科目：现金科目设置有三个作用：（1）在此处必须将现金科目、银行存款科目设置为现金或银行存款，否则不能查询出纳的有关帐页。（2）确定编制现金流量表中的现金或现金等价物科目，否则不能得到现金流量的相关数据。（3）用于货币资金赤字告警，通过该选项确定货币资金科目。台帐类别：辅助核算中定义的台帐类别。只有在辅助核算中设置了台帐类别后，才可以在这里选择。外币核算：在此可定义该科目是否核算外币，及采用何种币种。若科目仅仅核算一种外币，则选择“单币种”，若核算多于一种以上的外币，则选择多币种。日记帐：选择该项是为了可以每日结帐、计算余额。如现金和银行存款科目一般可设置为日记帐。银行帐：银行存款科目选择该项，其它科目一般不选择该项。注意：设置了总帐科目，还需要设置明细科目，取消总帐科目，不自动取消明细科目。若该科目设置成了现金科目或银行存款科目，系统自动将该科目设置为日记帐科目。期末结平检查：成本损益类、费用类科目可进行设置。在进行月末结帐时，系统自动检查是否结平，若有未结平科目，则提示。核算数量：确定是否核算数量，金额帐格式也可以选择该项，只是数量信息不在帐页上显示。辅助核算：一些进行辅助核算的科目首先要在此设置，与辅助管理子系统配合使用。在辅助核算中详细介绍有关功能。该科目有余额或用于制单后就不允许再设置辅助核算。设置顺序：在科目设置中，先选中相应的辅助核算，再到辅助管理系统中进行相应的辅助核算设置。2、操作方法键盘操作：录入一项打回车，进入下一项。录入完毕一个科目，打回车默认进入下一9个科目录入。最好结合快捷键使用，加快录入速度。鼠标操作：也可以用鼠标和键盘，配合使用，录入完一项，点击鼠标在录入下一项。3、软件提供的一些简便功能如何复制科目移到目的地。根据弹出的菜单选择，应逐一介绍。如何将科目导入、导出导出：可以将该帐套的科目转出成一文本文件。集团制单位可利用此功能下发设置好的标准科目给下级单位。导入：可以将导出形成的文本文件转入到其他帐套。下级单位可利用此功能将上级单位的标准