秘书三级基础知识

1三级秘书--《文书基础》复习提纲1.党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。2.《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种通用公文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发）事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。二、通用公文的制发程序：起草、审核、签发（有了法律效力）发文办理主要程序是：复核、登记、印制、核发。收文办理主要程序是：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办5.为带发文件注册，要注意三方面：2①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围眉首部分：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体部分：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件。文尾部分：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。题型：从中抽出几个，判断是在主体部分？在文尾部分？12.正确的保密标志：（绝密、机密、秘密）密级★保密期限保密期限可以省略不写13.公文的紧急程度分为：特急、加急、限时送达（原：特急、急件）电报的紧急程度分为：特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？哪是电报的？）审核重点：1、行文方式妥当？2、符合行文规则和拟制公文要求？3、格式符合规定？19.签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。20.成文日期的原则：①以领导人签发日期②以通过的日期3③实际印发的日期应用文书的四要素：材料（血肉）、主题（灵魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）材料运用的4个环节：占有、鉴别、选择和使用。(一)选择材料的4项原则1、围绕主题2、择典型3、择真实准确4、择生动新颖（二）对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中（一文一事）21.确定主题词的步骤：审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）（一）结构的内容常用的开头方式：概述式；目的式；开门见山式；引述来文式常用的层次方式：总分式；并列式；递进式；因果式；时序式；三段式常用的段落方式：提行式；条款式；篇段合一式常用的结尾方式：强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾4（二）对结构的要求：严谨、自然、完整、统一(三)运用语言的标准：准确、简洁、平实6.有特殊格式的公文有三种：信函式、命令式、会议纪要式。在信函式的格式中，发文字号位于武文线下一行右边缘顶格。密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下，简报式会议纪要不用加盖印章20.通告分为周知性通告和法规性通告。题型：下列哪些具有性周知性：A.公告B.通告C.通报D.请示选择：BC21.通告的特点：专业性较强。22.注意批转型通知和转发型通知：上级和平级来的文称为转发；下级来的文称为批转23.通报的拟写四个要素：倾向性导语、事实（事件）、认定和分析、处理意见24．议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种525.重点：请示的写作题型：给出一段请示公文，然后做后面的小题。要求：（1）区分请示与报告（2）是否做到一文一事（3）事由是否明确，理由是否充分（4）标题说清楚、明白否？（5）行文格式是否正确？（6）打破口语化，应用书面语。如资金不够，应表达为资金尚有缺口（7）结束语规范，如以上请示，如无不妥，请批准。27.请示写作的注意事项：（1）一文一事（2）目的明确（3）理由充分（4）不要多头主送28.会议纪要与会议决议的区别：纪要用于行政会议；决议用于党务会议应用文书常见专用语言：开头用语：为了；按照；鉴于；当前；兹承启用语：引述用语：悉6批转用语经办用语：经；拟；行；审；会议......表态用语结尾用语论证的方法：例证法；分析法；引证法；对比法；因果法常用的说明方法：定义和表述；分类和比较；数字和图表第二章办公自动化1.计算机运行速度是由CPU决定的。2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。硬盘使用注意事项：①保护0磁道②读写ing不能关掉电源③防尘、防震、防病毒④定期整理3.目前常用的杀毒软件是：（1）诺盾（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV30004中英文切换：ctrl+shift回车键：Enter重启计算机：ctrl+alt+del5.计算机硬件系统：主机：CPU（控制器&运算器）、内存储器7外部设备：外存储器、输入设备、输出设备6.在窗口最大化后，可以进行的操作有：B.最小化C.关闭D.复原7.死机原因：①操作系统本身存在缺陷②系统资源匮乏导致操作系统崩溃8.计算机病毒的特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性防治：①不滥用磁盘②不运行来路不明的软件③不打开来历不明的邮件④安装防病毒软件⑤对重要数据进行备份14.计算机网络的组成：通信子网；资源子网15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性17.计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源18.根据网络覆盖的范围分类：局域网：服务器、网络工作站、网卡、集线器和打印共享器广域网：调制解调器、中继器、网桥、路由选择器8主页：hompage、浏览器：beowser超链接：hyperlink、下载：download19.机构性域名：com（盈利性的商业实体）、edu（教育机构或设施）、gov（非军事性政府或机构）、net（网络资源或组织）、org（非盈利性组织机构）、firm（商业或公司）域名与IP地址并非一一对应我国四大网络：中国教育和科研计算机网（CERNETT）中国科技计算机网（CSTNET）中国公用计算机因特网（CHINANET）中国金桥信息网（CHINAGEN）三级秘书--《沟通基础》复习提纲（一）秘书沟通的特点：非权力支配性；非职责限定性、认同疏导性（二）网络沟通的优势：1.降低沟通成本，提高沟通效率；2.实现了沟通的即时性和平等要求；3.提高了即时信息的安全感（三）网络沟通的制约性：1.超负荷状态；2.口头与网络沟通语言的差异使语言规范使用要求受到挑战;3.横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。（四）团队特征：9目标明确；有强烈归属感和责任感；积极参与；全体参与，不同意见受欢迎（五）影响团队沟通的主要因素：1.团队成员的角色分担；2.团队内成文或不成文的规范和惯例；3.团队领导者的人个风格；4.团队作出决策的模式一、有效沟通的要素：1、前提：尊重、理解2、关键：倾听、提问二、有效沟通的原则1、7C原则(可信赖性；一致性；内容有针对性；明确性；连贯性；渠道；准确判断接受能力)2、用心去听，不在乎对方的表达方式3、积极去想，分析出弦外之音三、有效沟通的目标：1、说明事物2、表达情感3、建立联系4、和谐工作环境四、有效沟通的过程：沟通前的准备－确认对方的需求－正确阐述自己观点－关注对方的反映－实施有效的提问－积极认真地倾听－及时确认、应对－适时进行总结一、沟通的方法（一）及时明确沟通对象（两方法：熟练制作和使用必要的沟通记录工具；适当询问）（二）了解沟通对象的行为习惯和工作风格（三）正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子媒10介沟通）二、沟通中的障碍：1、地位与职务障碍；2、语义障碍；3、感觉失真；4、文化背景的差异；5、环境混乱；6、信息渠道选择不当；7、信息发出后长时间里没有反馈三、横行沟通中的障碍：1、视短现象2、贵贱、等级偏见3、性格、知识水平差异4、对政策的认识存在猜忌、恐惧策略：1、使用针对式的沟通方式2、树内部客户观念3、耐心倾听4、换位思考四、下行沟通的策略：1、定针对性的沟通计划2、精简沟通环节3、减轻、分流沟通任务4、提倡简约沟通5、启动反馈116、多介质组合五、上行沟通的策略：1、建立信任2、适时采用走动管理、安排非正式的上行沟通3、维护领导层的内部一致性六、危机：是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。危机沟通的策略：1、采取措施，引导舆论向有利方向发展2、强调共同基础，淡化差异，推进整体合作3、成立危及处理小组4、利用多种沟通方式5、推动各方互动达成共识三级秘书--《速记基础》复习提纲第一节速记概述1、概念：是的运用简单符号和略写方法快速记录语言和思维的一种高效应用技术。是文字记录的辅助工具。3、方式：手写速记(汉字速记、拼音速记)，计算机速记。4、在秘书工作中的作用：记录有声语言(口授意见、来访意见、电话内容、会议记录)记录元声语言(摘抄资料、起草公文、记事备忘)5、会议记录的4种方式：完全、精详、精要、补充记录法。第二节手写速记知识121、现代技术无法取代速记计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。一、汉字速记基本原理：1、汉字速记是汉字草书的快写。2、汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3、汉字速记是灵活运用借代的快写二、拼音速记基本原理：根据汉语拼音方案原理制定。速符分为声符和韵符三、汉字速记法的创制规则：1、草字写法与快速连写(笔画简、方变圆、并偏旁、快相连)2、双音节词略写法1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。2.双音节的单纯词，又叫联绵词。联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节就能推知而出。3.由两个意义相同或相近语速并列组合而成和合成词，在快13速书写时，只写出第一个音节，第二个音节省略。4.由两个意义相同或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替。5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。在快速书写时，可省略被注释音节。3、三音节词略写法4、词组略写法5、合体字替代法6、语句略写法四、拼音速记基本符号：声符(写法五要领：基线，笔顺，比例，斜度，曲势)，韵符，声符及竟符相拼写的音符五、创制拼音速记略符的原则：1对象必须是常用词，词组，句子。2、必须保留词语的主要部分，能便于联想。3、在符形上不能与一般速符相混淆。4、创制的略符必须便于书写与认读。第三节计算机速记知识1、定义：是使用计算机及相关设备，实现语音信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。2、特点：速度快，强度低，效率高3、使用工具：14专用键盘速录机速记(主流)、计算机自动语音识别速记、手写速记的计算机联机识别。4、专用键盘速录机的原理：双手多键并击5、计算机速记的应用领域：办公文秘应用，专业速录服务，个人应用三级秘书--《企业管理基础》复习提纲企业是进行自主经营、实行独立经济核算、具有法人资格的经济组织。企业特点：自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展第一节企业管理常识1、公司登记注册的程序：A、公司进行的申请登记注册程序；B、公司登记机关对公司进行的核准登记注册程序C、设立审批程序或审批程序2、申请设立登记程序：有限责任公司的设立和股份有限公司的设立。3、注册成立个人独资企业、合伙企业程序：第一步：咨询后领取并填写《名称预先核准申请书》、《制15定（委托）书》，同时准备相关材料。第二步：递交名称登记材料，领取《名称登记受理通知书》等待名称核准结果。第三步：按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》，同时领取《企业设立登记申请书》