第08章会计账簿

第八章会计账簿第一节账簿的意义和种类一、账簿的意义会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、相互联系的若干账页所组成，以会计凭证为依据，用以全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。它是会计账户的表现形式。从外表形式上看，账簿是由若干预先印制成专门格式的账页所组成的。在会计实务中，将会计科目填入某个账页后，该账页就成为记录、反映该会计科目所规定核算内容的账户，各账户之间的相互关系通过账户的对应关系来体现。经济业务的发生或完成，是由会计凭证作最初反映的。填制和审核会计凭证，可以将发生的经济业务进行如实、准确的记录，同时明确经济责任。从原始凭证到记账凭证，按照一定的会计科目和复式记账法，大量的经济信息转化为会计信息记录在记账凭证上。会计凭证所提供的信息虽然比较详细、具体，但是会计凭证数量繁多，记录在其上的信息相当分散、缺乏系统性。每张会计凭证只能反映个别的经济业务，不能连续、系统、全面地反映一个单位在一定时期内，某类或全部经济业务的变化情况。因此，为了把分散在会计凭证中的大量核算资料加以集中归类反映，为经营管理提供系统、完整的核算资料，并为编报会计报表提供依据，就必须设置和登记账簿。设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证和会计报表的中间环节。科学地设置和正确地登记账簿，对于充分发挥会计在经济管理中的作用有着重要意义。（一）提供较全面、系统的会计信息通过设置和登记账簿，可以为经营管理提供比较系统、完整的会计核算资料。会计凭证也可以提供会计信息，但会计凭证只能零散地记录和反映个别经济业务，不能全面、系统地反映经济业务的完成情况，只能通过账簿的设置和登记，才能把会计凭证所提供的大量核算资料，归类到各种账簿中，提供总括指标和详细指标，并进行序时记录和反映。（二）为会计报表的编制提供依据通过设置和登记账簿，可以为编制会计报表提供资料。由于账簿运用了分门别类登记经济业务的科学方法，把一定时期的会计资料积累了起来，既可以提供动态资料，又可以提供静态资料，对这些资料进行一定的加工整理就可以编制会计报表。（三）确保财产物资的安全完整通过设置和登记账簿，可以连续反映各项财产物资的增减变动及其结存情况，并借助于财产清查、账目核对等方法，反映财产物资的具体情况，检查财产物资是否妥善保管、账实是否相符，发现问题，及时解决，以保证财产物资的安全完整，合理使用各项资金。（四）提供会计分析的参考资料，为会计检查提供依据通过设置和登记账簿，提供各项会计核算资料，并利用这些资料进行分析，可以检查企业贯彻执行国家政策、法规、制度的情况；分析资金的运用情况等，促使企业不断改善经营管理，增收节支，不断提高经济效益。二、账簿的种类账簿的种类是多种多样的，不同的账簿所登记的内容、方法各不相同，为了便于了解和运用各种账簿，为满足经济业务对登记账簿的不同要求，通常对账簿按其用途和外表形式进行分类。（一）账簿按用途分类所谓账簿的用途，就是指这本账簿用来登记什么经济业务以及怎样登记这些经济业务。账簿按其用途一般分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。1．序时账簿序时账簿亦称日记账，是对各项经济业务按其发生时间的先后顺序，逐日逐笔连续进行登记的账簿。序时账簿按其记录的内容不同，又分为普通日记账和特种日记账两种。（1）普通日记账，也叫分录簿，是指用来逐日逐笔记录全部经济业务的序时账簿，通常把每天所发生的经济业务，按照业务发生的先后顺序，逐日逐笔地登记在日记账中，并确定其会计分录，然后据以登记分类账。由于普通日记账手续烦琐，目前很少使用。（2）特种日记账，是指用来逐日逐笔记录某一类经济业务的序时账簿，通常把某一类比较重要的、发生次数比较频繁、而内容又千篇一律的经济业务集中起来，按照业务发生的先后顺序，逐日逐笔地登记在日记账中。这种账簿兼有序时和分类之意。设置特种日记账是为了详细记录某一类经济业务的发生，以加强对该类经济业务的核算和监督。例如，为了加强货币资金的管理，单设现金日记账和银行存款日记账，就是专为提供现金和银行存款收付情况的详细资料而设置的特种日记账。在会计实务中，为了简化记账的手续，除了现金和银行存款收付要记入现金日记账和银行存款日记账以外，其他各项目一般不再设置特种日记账进行登记。2．分类账簿分类账簿，简称分类账，是对全部经济业务按照账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分，又分为总分类账簿和明细分类账簿两种。（1）总分类账簿，又称总分类账，简称总账，是根据一级会计科目开设的，用以总括反映经济业务的账簿。总账对明细账具有统驭和控制作用。在实际工作中，每个会计主体应该设置一本总账，包括所需的所有会计账户。（2）明细分类账簿，又称明细分类账，简称明细账，是根据明细会计科目开设的，用以详细反映经济业务的账簿。明细账是对总账的补充和具体化。在实际工作中，每个会计主体可以根据经营管理的需要，为不同的总账账户设置所属的明细账。在经济业务比较简单，总分类账户为数不多的单位，为了简化记账工作，可以把序时记录和总分类记录结合起来，在一本账簿中进行登记。这种既进行序时登记，又进行总分类登记的账簿称为联合账簿。日记总账就是典型的、兼有序时账簿和总分类账簿作用的联合账簿。3．备查账簿备查账簿，也称辅助账簿，是对在日记账和分类账中未能记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。主要是为某些经济业务的经营决策提供必要的参考资料，如以经营租赁方式租入固定资产的登记簿、受托加工材料登记簿等。备查账簿不一定在每个单位都设置，而应根据各单位的实际需要确定。备查账簿没有固定的格式，可由各单位根据管理的需要自行设计，也可使用分类账的账页格式。（二）、账簿按外表形式分类所谓账簿的外表形式，就是指组成账簿的账页是固定在一起并装订成册还是不固定在一起而采用散页的方式。账簿按其外表形式一般分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。1．订本式账簿订本式账簿，简称订本账，是指在账簿启用以前，就把若干具有专门格式、顺序编号的账页固定装订在一起的账簿。采用订本式账簿的优点是：可以避免账页散失，防止抽换账页的不正当行为，比较安全。但是采用订本式账簿也有其缺点：由于账页序号和总数已经固定，不能根据需要增减，因而必须预先估计每一个账户需要的页数，以此来保留空白账页，如果保留空白账页不够，就要影响账户的连续登记；如果保留空白账页有多余，又会造成浪费，另外，同一本账簿在同一时间内只能由一人登记，不便于分工记账。订本式账簿主要适用于总分类账和现金、银行存款日记账。2．活页式账簿活页式账簿，简称活页账，是指在账簿启用前和使用过程中把若干零散的、不固定装订成册的账页装存在活页账夹内，可以根据需要随时增加或抽减账页的账簿。采用活页式账簿的优点是：账页不固定装订在一起，可以根据实际需要随时将空白账页加入账簿，且在同一时间里，可由多人分工记账，灵活性大，可以提高工作效率。其缺点是：容易散失和被抽换，空白账页在使用时必须顺序编号并装置在账夹内。在会计年度终了更换新账时，应及时装订成册或予以封扎，并妥善保管。活页式账簿主要适用于各种明细账。3．卡片式账簿卡片式账簿，简称卡片账，是指由若干具有一定格式的、分散的卡片组成，存放在卡片箱中，可以随时取出或放入的账簿。卡片式账簿也属活页式账簿，使用之前不加装订，需要多少就用多少，为了便于保管，多放在一个特制的卡片箱中，并按顺序编号，由专人保管。卡片式账簿的优缺点与活页式账簿基本相同，其最大优点就是应用灵活、便于分工，其缺点是如果保管不善易于散失，被抽换的可能性比较大，所以在平时要加强保管。卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂的财产明细账，如固定资产的明细账采用卡片账。第二节账簿的设置和登记一、设置账簿的原则要记好账，首先必须设置好各种账簿。账簿的设置既要考虑到完成会计任务的要求，又要结合不同单位经营管理和业务工作上的特点，从有利于加强经营管理，保证财产物资的安全完整，合理使用人力、物力和财力出发，在这个前提下力求简便实用，避免繁杂。具体来讲，设置会计账簿要根据下列原则来进行：（一）满足需要不同单位，由于经营活动的内容不同，管理工作的内容也不相同，管理的具体要求也就不同。因此，账簿的设置必须根据不同单位的特点，有利于全面反映各单位经济活动和财务收支情况，保证满足经营管理和编制会计报表的需要。（二）从实际出发由于各单位的经济活动和业务工作各有特点，规模大小不一，会计机构及其人员配备有多有少，会计工作进行的方式也不相同，账簿的设置必须从不同单位的实际情况出发，区别对待。对于经济活动频繁、规模较大、会计人员较多，分工较细的单位，其账簿的设置可以细些，而对于那些业务简单、规模较小、会计人员较少的单位，账簿的设置在满足各方面需要的前提下可以相对简化一点。（三）组织技术严密设置账簿不仅是一个账簿组织问题，也是一个记账技术问题，各账簿之间既要划分范围又要相互联系。在账簿中既要有序时账又要有分类账，既要有总分类账又要有明细分类账，既要有会计账簿又要有财产保管等账簿，同时要做到有分工、有合作、不脱节、不重复。所以在账簿设置时一定要注意其系统性、科学性，使之成为一个密切配合的账簿体系。（四）有利于分工设置账簿还要配合业务分工，与岗位责任制相结合，以便于记账工作的分工，保证把账记全记好，并利于会计记录和查阅。二、账簿的基本要素各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的格式又多种多样，不同账簿格式所包括的具体内容也不尽一致，但各种账簿应具备一些基本要素，这些基本要素主要包括以下三项内容。（一）封面封面主要标明账簿的名称、记账单位和使用年度等内容。订本账通常将账簿名称印刷在封面中央和账脊上，使用时可不必填写；活页账需要在封面中央填写账簿的名称和使用年度，以便于使用和查阅。（二）扉页扉页是指封面之后账页之前的一页，其上印有“账簿启用表”。“账簿启用表”记载账簿使用单位、账簿名称、编号、使用起讫日期、经管人员和交接记录等内容。“账簿启用表”的一般格式如表8-1所示。表8-1账簿启用表使用单位单位盖章账簿名称账簿编号总册第册启用日期年月日至年月日经管主管记账姓名盖章姓名盖章人员日期监交移交接管交接年月日职务姓名盖章职务姓名盖章职务姓名盖章记录备注（三）账页账页是账簿的主要组成部分。不同的账簿其账页格式虽然存在很大差别，但一般都包括以下主要内容：1．账户名称，即会计科目；2．登账日期栏；3．凭证种类及号数栏；4．摘要栏，填写经济业务的简要情况；5．金额栏，填写借、贷方金额及余额的方向；6．总页次和分户页次。三、日记账的设置与登记日记账可以用来连续记录全部经济业务的完成情况，也可以用来连续记录某一类经济业务的完成情况。为了逐日反映现金和银行存款的收付情况，各单位一般应设置特种日记账，通过现金、银行存款日记账分别记录现金、银行存款的收入、支出及结存情况。有条件的企业还可以采用普通日记账形式登记全部经济业务的完成情况。（一）现金日记账的格式和登记方法现金日记账是专门用来记录库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。现金日记账必须采用订本式账簿，其账页格式通常采用三栏式，在同一张账页上分设“借方”、“贷方”和“余额”三栏。具体格式如表8-2所示。表8-2现金日记账年凭证月日字号现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收款凭证、现金付款凭证，按照经济业务的发生顺序逐日逐笔登记。借方栏一般根据现金收款凭证登记，贷方栏一般根据现金付款凭证登记。但对于从银行提取现金的业务，只填制银行存款付款凭证，不再填制现金收款凭证，所以，对于从银行提取现金的现金收入数额，应根据银行存款付款凭证登记现金日记账的借方栏。每日终了应结出当日现金收入、支出合计数及结余数，并将账面余额与库存现金实存额相核对，做到账款相符。（二）银行存款日记账的格式和登记方法银行存款日记账是专门用来记录银行存款增加、减少和结存情况的账簿。银行存款日记账与现金日记账一样，必须采用订本式账簿，其格式一般也采用三栏式。具体格式如表8-3所示。表8-3银行存款日记账年凭证结算凭证月日字号种类号数为了便于与银行对账，也便于反映银行存款收付所采用的结算方式，并突出各