湖北省国家行政机关公文处理实施细则

湖北省人民政府关于发布《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》的通知状态:有效发布日期:2001-08-03生效日期:2001-08-03发布部门:湖北省人民政府发布文号:鄂政发[2001]46号现发布《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》，自发布之日起施行。1994年9月22日省人民政府办公厅修订发布的《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。湖北省国家行政机关公文处理实施细则第一章总则第一条根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发(2000)23号，以下简称《办法》)，结合我省实际，制定本实施细则。关联法规：第二条行政机关的公文(包括电报，下同)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全，努力实现规范化、制度化、科学化。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第六条各级行政机关应当坚持精简、务实、高效的原则，发扬深入实际、联系群众、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作质量和效率。第七条各级行政机关负责人应当把公文处理视为机关一项重要的基础性工作予以高度重视，模范地遵守《办法》和本实施细则，切实加强对本机关公文处理工作的领导和检查。第八条各级行政机关的办公厅(室)是公文处理管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第九条各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作，同时要加强对文秘人员的培训和教育，使其不断提高政治和业务素质。第二章公文种类第十条行政机关的公文种类主要有：命令(令)；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。各级行政机关必须严格按《办法》第九条规定的适用范围正确使用公文文种，同时应符合下列要求：(一)用“令”发布行政规章的，只限于省人民政府及省人民政府所在地武汉市人民政府和经国务院批准的较大的市的人民政府。(二)县级以上人民政府依照法律的规定，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有卓越贡献的单位(集团)和人员，可使用“令”。(三)奖励有重大贡献的单位(集团)和人员，可使用“决定”。(四)表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位(集体)和个人，使用“通报”。(五)不得滥用“公告”。(六)“请示”、“报告”、“意见”必须严格区分，不得混用、并用。(七)“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，下级机关应遵照执行；作为平行文，仅供对方参考。(八)不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，一律用“函”；(九)不得在《办法》规定的公文种类之外自立文种。第三章公文格式第十一条公文一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人(会签人)、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。(一)涉及国家秘密的公文应当标识秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”(简称“三密”公文)，其中“绝密”、“机密”级公文还应在首面版心左上角用阿拉伯数码标识份数序号。凡标识秘密等级而未标识保密期限的公文，其保密期限按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。(二)公文的紧急程度分为“特急”、“急件”。其中电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)发文机关标识应当使用发文机关全称，如不能标识全称的，应标识规范化简称。联合行文，主办机关排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列。(四)发文字号应包括发文机关代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“()”括入；序号不编虚位(即1不编为001)。行政机关之间联合行文，只标识主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关发文字号。(五)上行文应当标识签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。(六)公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。1、标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。2、下发规章用“发布”；下发本机关产生的公文用“印发”；下发下级机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题，也不得只写原发文字号。3、标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。4、标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称还应按惯例排列。省人民政府向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称排列惯例为“各市、州、县人民政府，省政府各部门”。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至主题词之外，抄送机关之上排列。(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。(九)成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”。(十)除会议纪要、电报、翻印件以及公开发布、张贴的公文以外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章必须与正文同处一面但不得压正文。当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。(十一)附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及与公文有关的情况说明，加圆括号标识在成文日期下1行。(十二)公文(除电报外)应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。省人民政府以及各地各部门报送省人民政府的公文主题词统一按《国务院公文主题词表》标注，先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过5个，词目之间空1字。(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关的排列顺序一行为上级机关，一行为同级党政机关、军事机关、人民团体，一行为人大机关、政协机关、法院、检察院，一行为其他单位。(十四)印发机关名称署全称；印发日期以公文缮印日期为准，用阿拉伯数码标识。关联法规：第十二条公文各组成要素的标识规则，前条尚未明确的，参照《国家行政机关公文格式》(GB／T9704－－1999)国家标准执行。第十三条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第三章行文规则第十四条行文应当确有必要，注重效用。第十五条各级行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，一般不得越级请示和报告。(一)省人民政府向各市、州、直管市、神农架林区人民政府和省人民政府各部门直接行文，也可向各县(市)人民政府直接行文。(二)各市、州、直管市、神农架林区人民政府和省人民政府部门向省人民政府报告和请示工作。(三)各县(市、市辖区)人民政府向各市、州人民政府报告和请示工作；乡(镇)人民政府向县(市、市辖区)人民政府报告和请示工作。(四)政府部门向上一级政府主管部门报告和请示业务工作；政府部门的直属单位向其主管部门报告和请示工作。第十六条各级政府部署全局性工作，发布命令，下达重要决定和办理重要事项，以政府名义行文；传达政府某一方面工作的决定，通知有关事项和办理重要事务，以政府办公厅(室)的名义行文。各级政府办公厅(室)的公文是本级政府公文的补充形式，根据本级政府授权，可以向下级政府和本级政府各部门直接行文，但一般不与下级政府或本级政府部门联合行文。第十七条政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文。政府各部门(包括议事协调机构)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。政府部门内设机构除办公室外不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。政府部门办公室根据本部门授权，可以向所属的下级部门行文。第十八条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十九条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第二十条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。政府部门之间需要行文商洽解决的问题，应当直接行文，不得报本级政府转办；同级政府之间需要协商解决的问题，亦应直接行文商洽，不得报请上级政府转办。第二十一条部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文。如擅自行文，本级政府应当责令纠正或撤销。第二十二条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第二十三条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他上级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。因情况特殊确需越级的请示，应当抄送被越过的机关；上级机关对越级请示的批复，亦应抄送被越过的机关。第二十四条“报告”中不得夹带请示事项。第二十五条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十六条受双重领导的机关的向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。第二十七条对上级机关公文没有具体贯彻意见的，原则上原文翻印或复印下发贯彻执行。第四章发文办理第二十八条发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。第二十九条草拟公文应当做到：(一)符合法律、法规、规章和上级机关的有关规定。如提出新的政策、规定等，应切实可行并就其必要性加以说明。(二)情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。(四)草拟紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。(五)人名、姓名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。(七)必须使用国家法定计量单位。(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第三十条部门代本级政府草拟的公文文稿或要求本级政府批转的公文文稿，应由部门主要负责人签字同意或加盖部门印章。对文稿中涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应主动与有关部门协商一致；如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报本级政府协调或裁定。第三十一条公文文稿送机关负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核