内控制度之一：合同管理制度

土地储备中心合同管理制度第一章总则第一条为规范我单位的合同行为，预防和减少合同纠纷,防范合同风险，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规等规定，结合本区实际，制定本制度。第二条本单位订立合同、协议及其他合意性法律文件（含意向书、承诺书、确认书及对合同的批复，以下简称合同），适用本制度。第三条本制度所称我单位是指土地储备中心(含归口管理的部门)、及其所属企业单位。第四条中心班子会议负责对合同统一审查，未经审查，不得订立合同。第五条订立合同应当确定承办机构和承办人，并应当积极履行以下合同承办管理职责：（一）负责合同项目的提出，对合同相对方的主体资格、资信及履约能力等情况进行调查；（二）组织合同项目的洽谈和谈判；（三）办理授权委托申请；（四）起草合同文本；（五）负责合同的报送审查、备案；（六）负责对合同及相关资料的整理和归档；（七）负责对合同变更、解除及纠纷的处理；（八）合同涉及国家秘密和商业秘密的，应当做好保密工作，严格执行保密法及相关法律法规的规定。第六条中心综合股（办公室）履行下合同审查备案管理职责：（一）建立健全区机关单位合同管理制度；（二）审查本区机关单位对外签订的合同文本，并进行登记和归档；（三）对区政府及其各机关单位签订后的合同进行备案管理；（四）负责监督本制度的实施，并向区政府报告实施情况；（五）协助解决合同争议纠纷。第二章合同拟订第七条订立合同前，承办单位应当进行合同相对方资信的初步调查，审查对方营业执照或组织机构代码证、个人身份信息、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书是否齐全合法；审查相对方的民事行为能力、资产、资质、信用及经营等状况是否具备履行合同的能力。第八条订立的合同，应当由机关单位法定代表人或者其委托的代理人签订。委托代理人签订的，必须持有法定代表人证明和授权委托书。第九条订立合同，必须采用书面形式，可以参照有关主管部门制定的示范文本。第十条合同一般应当具备以下条款：（一）合同主体的名称或者姓名和住所；（二）合同标的或者项目的详细内容；（三）数量；质量；（四）价款或者报酬及支付方式；（五）合同当事人的权利和义务；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任及赔偿损失的计算方法；（八）合同变更、解除及终止的条件；（九）合同争议解决方式；（十）生效条件、订立日期。第十一条订立合同不得有下列内容：（一）超越职权范围的承诺或者义务性约定；（二）违反法律规定以单位作为合同保证人；（三）其他违反法律、法规、规章强制性规定或者损害国家、社会公共利益的约定。第十二条订立合同时应当注意以下事项：（一）选择合同争议解决方式时，应当优先选择本地人民法院或者仲裁机构，涉外合同应当优先约定适用我国法律和仲裁规则；（二）合同涉及国家秘密或者商业秘密的，应当做好保密工作，按照保密法及相关法律法规执行。第十三条合同涉及重大公共利益的，合同承办单位应当征求社会意见；涉及重大、疑难问题的，应当召开由有关单位、专家和政府法律顾问参加的座谈会、论证会，听取意见，研究论证。第三章合同送审第十四条订立合同，承办单位应当在合同拟签订时间前5日内将合同拟订文本等相关资料送交办公室递增班子会审查。第十五条合同承办单位在合同报送审查时,应当填写合同审批表（见附件），并加盖单位公章，同时一并报送以下材料：（一）合同草拟文本（含电子版）；（二）合同主体资格、资信证明及履约能力材料；（三）依法需要论证、评估、前臵审批的材料；（四）对合同条款内各方的特别义务或义务不对等内容的书面说明材料。办公室收到合同审批表及上述材料后，方对合同进行审查。第十六条办公室对无标的、价款、各方的权利义务等内容的合同或无实质内容的格式合同，退回送审单位。由送审单位对合同内容进行补充后，再次报送审查。第十七条办公室应当对以下内容进行审查：（一）合同主体是否合法；（二）合同条款是否完整；（三）合同内容是否符合有关法律、法规、规章的强制性规定；（四）合同标的、价款、履行期限等实体问题是否合法、合理、合规及可行性；（五）合同是否损害国家利益和社会公共利益；（六）其他需要审查的事项。第十八条办公室就合同有关问题向合同承办单位提出询问的，承办单位应当即时回复；不能即时回复的，应当在1个工作日内以书面形式回复。第十九条送审的合同文本，办公室应当在2个工作日内提出审查意见，内容复杂的可延长3个工作日。但根据实际情况需要对合同文本及其他相关情况进行调查的，其调查时间不计算在合同审查时间内。第二十条办公室出具合同审查意见、并将修改后的合同文本反馈合同送审单位，经送审单位及合同相对方确认均无异议后，由送审单位反馈办公室，办公室根据送审单位所需订立合同份数出具合同正式文本，并逐一加盖骑缝章。加盖骑缝章后，送审单位不得再对合同条款进行任何改动。未经办公室加盖骑缝章，不得订立合同。经送审单位及合同相对方协商后合同条款仍需修改的，由送审单位反馈修改内容，办公室对修改内容进行二次审查，审查通过后，按照前款程序执行。第二十一条合同签订单位有下列情形之一的，中心不予以承认，产生一切法律后果由签订单位主要负责人、签订人及相关人员自行承担：（一）未经办公室审查即签订合同的；（二）未按照办公室审查意见进行修改即签订合同的；（三）经办公室审查后，对未提出修改意见的条款进行私自修改后签订合同的；（四）订立的合同未经办公室加盖骑缝章的。第二十二条办公室在合同审查过程中，应充分发挥中心法律顾问的作用。中心法律顾问由办公室负责统一聘请、联系和协调管理，下属单位原则上不再单独聘请法律顾问。各单位在起草、订立重大合同或解决合同纠纷过程中，需要律师提供法律服务的，由办公室视情况统一委派。第四章层级审批第二十三条合同签订实行层级审批管理制度。对重大合同，送审单位应根据中心班子提出的修改意见进行修改后，报上级主管部门研究通过后签订。第二十四条本制度所指复杂合同是指具有下列情形之一的合同：（一）为解决历史遗留问题所签订的合同；（二）可能引起群体性上访事件的合同；（三）涉及多部门利益或社会公共利益的合同；（四）涉外合同；（五）其他在订立和履行过程中可能存在较大风险的合同。第二十五条合同订立后，合同内容的变更、权利义务的转让、合同的解除或终止的审查程序依照上述规定执行。第二十六条合同订立后，合同承办单位应在合同签订之日起5日内将合同正式文本一份送交办公室备案。第五章档案管理第二十七条合同订立履行过程中形成的下列材料，应当及时收集、立卷归档：（一）合同正式文本、补充协议、依法不再履行的合同；（二）合同订立的依据、批准文件；（三）合同相对方身份证复印件或双方的法定代表人身份证明、授权委托书；（四）合同订立双方洽谈的主要情况（记录），对方的执照、资质、资信、证书、委托书等资格证明文件；（五）合同涉及的评估、招投标等文件资料；（六）价款或酬金计算依据、预算资料等；（七）投资、合作项目的可行性研究报告、批复文件等；（八）来往电函、会谈纪要；（九）合同审批表；（十）法院的判决书、仲裁机构的裁决书；（十一）其他需要归档的资料。第二十八条合同承办人在对合同档案收集、整理、归档的过程中，应审查各类合同是否按照本制度的要求，经过了相应的审核、批准环节。第二十九条应做好合同档案的使用登记工作，充分发挥合同档案在单位合同检查、清查、合同损失调查、合同项下的资产利用等方面的作用。第三十条合同承办人应协助本单位档案管理部门做好合同档案的收集、整理工作，及时移交合同签订、履行及争议处理过程中产生的相关资料。第三十一条单位应当结合合同履行的期限、标的额、标的物的性质、合同重要程度、合同的风险层级等因素，确定合同档案的存放保管期限。第三十二条合同档案保管情况列入档案管理年度检查范围。第三十三条合同档案的归档文件整理方法参照机关文书档案整理方法。第六章风险预警第三十四条合同订立后，订立机关应全面履行合同，并负责及时处理合同履行中出现的问题。合同订立机关应督促合同相对方履行合同，如发现对方不按约定履行合同，应及时向部门负责人和分管区领导报告有关情况，并应及时以书面形式向相对方提出异议并保留相关证据材料。第三十五条合同履行过程中发现的一般合同风险由单位自行负责处理。第三十六条合同履行过程中，发现对方严重违约，或者发生合同变更、合同转让等异动情形，可能影响实现合同目的或者产生其他重大法律风险时，应当进行合同风险预警报告。第三十七条对具有下列情形之一的合同风险，应当向办公室进行报告：（一）合同内容发生了重大变化，当事人双方经协商不能达成一致意见的；（二）订立合同一方，将自己在合同中的权利、义务全部或部分转让给第三方的；（三）合同当事人一方或者双方发生预期违约、届期违约、或者根本违约情形的；（四）收到对方的催告、异议、律师函或涉及法律问题的通知的；（五）合同一方经营状况严重恶化；（六）合同一方转移财产、抽逃资金，以逃避债务；（七）合同一方丧失商业信誉；（八）合同一方有丧失或者可能丧失履约能力的其它情形；（九）发生重大情势变更事项的；（十）出现不可抗力情形的；（十一）其他需要进行风险预警的重大情形。第三十八条合同风险预警报告应包括以下内容：（一）争议合同文本及相关补充协议；（二）合同订立和履行情况的说明；（三）合同风险的主要内容及我方初步处理预案；（四）需要论证的问题明细；（五）证据材料及清单；（六）需要提交的其他资料。第三十九条办公室应当在5个工作日内，对合同风险预警报告提出法律意见。对特别重大的合同风险预警报告，办公室认为有必要时，可以召开专家论证会。召开论证会的时间不包括在5个工作日内。第四十条对需要聘请律师参与处理合同风险或非诉讼合同谈判的，由办公室根据情况委派专业律师。第四十一条对合同履行中出现的重大风险，机关单位应当向分管区领导汇报。第四十二条办公室参与处理的合同风险，机关单位在处理完毕后1日内，应当将处理情况书面报告送交办公室备案。第七章争议处理第四十三条合同难以继续履行或发生纠纷时，应首先采取协商、调解方式解决。经协商或调解达成一致意见的，应当签订书面协议。协商或调解不能达成一致意见的，可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷。第四十四条本制度所称合同争议，仅指机关单位与对方当事人在合同履行过程中产生纠纷，经过协商无法解决，需要进入或已经进入仲裁或者诉讼程序的合同争议。第四十五条发生合同争议需要提起诉讼或申请仲裁的，应当在提起诉讼或申请仲裁前将有关情况向办公室报告。第四十六条合同对方当事人提起诉讼或申请仲裁的，应当在收到应诉通知1日内，向办公室报告并提交有关资料。第四十七条发生合同纠纷时，应按下列要求收集处理合同争议的证据资料，为进行仲裁或诉讼做好必要准备：（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听资料等；（二）有关票据、票证；（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；（四）其他有关资料。第四十八条需要聘请律师参与合同争议处理的，办公室应根据机关单位的申请，在3个工作日内委派专业律师。第四十九条机关单位应及时与律师事务所签订委托代理合同并办理相关手续。第五十条机关单位应配合律师做好证据收集工作，做好出庭准备。第五十一条办公室对被委托律师参与诉讼、仲裁的情况进行全程监督，确保律师法律服务质量。第五十二条对诉讼或仲裁过程中出现的异常情况，应及时告知办公室，以及时采取处理措施。第五十三条在合同争议处理完毕后，应当在5日内将解决合同争议形成的调解书、协议书、裁定书、判决书等法律文书归档，并将一份副本或复印件送交办公室备案。第八章法律责任第五十四条办公室会同党廉办、财务股等相关部门，每季度对各机关单位合同签订、履行和备案情况进行一次督查。第五十五条合同承办、订立和审查单位违反本规定的，依法追究责任人员的责任；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。第五十六条违反本制度规定的，对单位负责人、直接责任人实施问责；构成违纪的，视情节轻重，依照国家的有关法律法规给予相应的处分。第九章附则第五十七条本制度由办公室负责解释。第五十八条本制度2017年3月28日发布之日起施行。