法人资质管理办法

法人资质管理办法一、范围本办法规定了公司法人资质管理的借用、内容、目标、主管、协管部门及岗位，管理流程及形成的报告和记录。本办法适用于两公司法人资质管理工作。二、规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。三、管理目标安全、正确做好法人资质管理工作，确保业务往来中两公司利益不受伤害。4主管、协管部门及岗位a)法人资质管理由两公司董事长负责总体协调。b)法人资质管理由两公司董事会办公室主要负责。c)法人资质管理由两公司各部门协助完成。5管理内容与要求5.1定义5.1.1本办法所指的法人资质主要包括三类：一类为两公司行政章（对其管理见印章管理标准）、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各种资质证书、许可证、各类认证证书、会员证、产权证书(包括不动产和知识产权证书)等。二类为财务专用章等对外业务章（业务开展范围需经授权）；三类为董事长印鉴、财务人员印鉴等。5.1.2法人资质管理是指本企业、部门及领导法人资质的总公司、颁发、启用、保管、使用及存档的管理活动。5.2管理内容5.2.1总公司法人资质5.2.1.1因工作需要需总公司法人资质的，由使用部门提出申请，法人资质管理部门审核，分管领导同意，报请总经理、董事长审批后由法人资质管理部门依法办理。5.2.1.2法人资质办理完毕，法人资质管理部门应做好登记，发布启用通知。启用通知中应明确法人资质全称、启用日期、适用范围、使用权限等信息或要求。5.2.1.3因机构变动、名称改变或相关部门发布新规定等原因，原使用法人资质需作废时，应由法人资质管理单位填写《法人资质废止审批单》，经分管领导审核，总经理、董事长审批后废止。法人资质管理部门应及时将旧法人资质收回，并建立法人资质废止登记台帐，注明废止法人资质名称、时间等具体内容。法人资质作废后，法人资质管理部门必要时要发布法人资质作废公告，已废止法人资质应妥善保管三年后销毁。销毁应在至少两人监护下进行。5.2.2法人资质的管理5.2.2.1董事长授权由董事会办公室负责各行政类法人资质的发放、回收、监督使用等管理工作。5.2.2.2各类法人资质在启用后，由各使用单位领取并保管。具体如下：a）两公司营业执照及组织机构代码证、各种资质证书、许可证、各类认证证书、会员证、产权证书(包括不动产和知识产权证书)由董事会办公室管理；b）税务登记证、财务专用章由财务部管理；d）行政章、合同专用章、总经理印鉴等由其办公室负责管理；e）行政章、合同专用章、总经理印鉴等由其办公室负责管理；c）税务登记证、财务专用章由财务部管理。5.2.2.3法人资质保管使用的责任部门或机构应指定专人具体负责保管、使用。从法人资质启用之时起，各领用部门和法人资质专管人员将无条件承担该法人资质使用的一切责任，对因法人资质使用、保管不慎给企业权益造成损害的，应追究相关责任人的责任。若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向法人资质保管部门报告，同时追究当事人责任。如遗失两公司法人资质、合同专用章、财务专用章的必须登报声明。5.2.2.4各类法人资质未经批准或授权，不得带离存放或保管办公室。5.2.2.5法人资质专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，法人资质应由法人资质专管人员的直接上级代管，法人资质专管人员要向代管人员交接工作，交代使用时的注意事项。并在负责人的监督下，负责法人资质交接。移交时必须填制移交清单，监交人签字。包括法人资质和法人资质登记簿、使用审批单等一并移交。5.2.2.6法人资质保管人员离职，所在部门负责人应监督其将法人资质管理情况作为离职移交工作的一部分，做好规范完整的法人资质移交手续后方可办理离职手续。5.2.3法人资质的使用5.2.3.1公司行政章主要用于内部事务和系统内的文书往来及在董事长的授权范围内，以两公司名义出具的证明、函件等有法律约束力的文件。5.2.3.2财务专用章、合同专用章等对外业务章是代表两公司对外使用的专项业务的法定章。但其使用的前提是取得董事长的授权。5.2.3.3董事长印鉴，主要用于董事长签章的文件、授权委托书、统计报表等。5.2.3.4法人资质使用实行严格的事前登记与审批制度，依据以下审批流程:a）营业执照、组织机构代码证、税务登记证及其他资质证书的使用需按照流程办理；b）董事长印鉴的使用须经本人许可；c）印章的使用流程根据《印章管理标准》执行；d）未有明确业务流程的法人资质使用，由申请部门填写《法人资质使用审批单》，按审批权限完成审批后使用。5.2.3.8法人资质专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章使用。有权对使用情况进行审核，发现不符合审批程序的，以及审批内容和使用内容不相符的不得使用；经办人拒绝法人资质专管人员审核使用内容的，法人资质专管人员有权拒绝使用并报告领导处理。5.2.3.9法人资质专管人员不得擅自使用，一经发现，严肃处理，由此造成民事、经济、法律纠纷和后果的，由其承担相应责任。5.2.3.10使用法人资质必须严格登记。建立起使用台帐注明法人资质使用日期、部门、使用人、用途、使用数量和批准人等。5.2.3.11两公司员工因私人事宜需出具证明而使用企业资质证明的，填写《法人资质使用审批单》需征得董事长批准，但如涉及到个人经济担保时，原则上一律不予证明。5.2.3.12法人资质原则上不许带出公司，确因工作需要将法人资质带出使用的，应事先填写《法人资质借用审批单》，标明法人资质名称、用途、借出时间、预计归还时间，法人资质须经其所代表单位、部门或机构的主要负责人批准后由两人以上共同携带使用。5.2.3.13任何人员必须严格依照本办法规定程序使用法人资质，未经本办法规定的程序，不得擅自使用；违反本办法规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。6报告和记录表1办理法人资质审批单名称经办部门经办人办理原因拟保管部门部门负责人分管领导意见总经理审批意见董事长审批意见表2法人资质领取登记单法人资质名称法人资质类型领用时间领用部门/机构印模/复印件负责人保管人发放部门经办人表3法人资质使用审批单法人资质名称申请部门经办人事项、范围及数量说明申请部门负责人意见分管领导意见总经理审批意见董事长审批意见表4法人资质外借使用审批单法人资质名称申请部门经办人借用目的地借用时间监督人预计归还时间实际归还时间专管人员验收事项、范围及数量说明申请部门负责人意见分管领导意见总经理审批意见董事长审批意见表5法人资质使用登记表表6法人资质废止审批单日期部门事项批准人份数经办人拟废止法人资质保管部门专管人废止原因说明法人资质管理部门意见分管领导意见总经理审批意见董事长审批意见法人资质管理部门接收人销毁时间销毁人员（2人及以上）表7法人资质交接登记单交接法人资质原专管人交接原因说明接收人接收时间监督人备注