浅谈公司档案信息化管理

摘要：档案信息化管理随着社会飞速发展和广泛应用，产生越来越重要的影响。做好档案信息化管理必须符合档案管理标准和规范，确保档案信息化数据的安全。关键词：档案,信息化,管理随着社会信息化的飞速发展和广泛应用，信息化对档案发展产生越来越重要的影响，全国各级各类的档案部门纷纷加入了档案信息化建设工作。一、档案信息化管理的优势就是把公司以纸张、胶片、影像等载体保存的模式通过扫描、拍摄等方式转化为数字信号档案存入档案信息化系统里，建立目录数据库和全文数据库。充分利用计算机等信息化技术方法提高管理水平和效率，可以有效的保护档案原件，避免档案原件被过多的使用、借阅等造成档案载体的磨损，也可以有效的降低和避免重要资料的丢失的风险。手工查阅档案资料，往往是费时费力，有时还达不到一定的目的，档案信息化以后，采用了电子目录和电子文档文件归档，加快查阅速度，检索和使用更方便快捷，使用时只需输入关键词，相关的资料信息就出现在计算机屏幕上。为利用者提供多层、多反面、有实效的信息。二、档案信息化的基础建设档案信息化软件设施：通过档案信息化系统软件来实现目录数据库和全文数据库，需要运用多专业配合，多部门协作，多环节配套，多档案人员信息输入，组成纵向和横向的各个节点都应到达一定的水平，通过网络加以联通，发挥整体优势，提高档案系统综合能力。档案信息化硬件设施：硬件设施建设时信息化建设的基础，主要包括档案系统软件、微机、服务器、网络设施、存储设备等。三、档案信息化工作的开展档案信息化工作必需符合档案管理标准化、规范化，在符合相关标准规范基础上，具备一定的灵活性，实用性。快速、高效、有序、合法的把档案信息资源数字化，大量提高档案信息化系统的信息量，档案信息化系统最基本的信息提示是档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。在设置档案系统字段类型时，要注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用、查阅，又能满足工作需要的原则，同时注意档案信息化系统结构的设计，建设有特色的档案信息系统，重视已输入档案信息化系统数据的校队审核工作，以减少错误，确保数据质量文件。档案部门与信息管理部门加强配合，为档案信息管理提供技术保障的部分。档案信息化系统是一个电子化信息的仓储，集中了各部门各公司归档文件，提供有限性或非保密电子文件查询、利用服务、实现电子文件信息资源共享。档案部门制作档案的专用网页，组织上网数据和信息，公开部分档案文件目录或电子文件全文，实现档案信息的网上查阅、检索，档案信息有保密和公开之分，在一定的登陆权限设定的条件下，实现各类档案文件的上传、浏览、下载、修改等功能。公司各部门档案文件以网络化方式将档案数据传递到档案系统平台，并在档案系统服务器上自动归档。(档案的信息来源)电子文件归档和电子档案的接收，要求档案管理人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机运用操作能力。四、档案信息化安全性与管理确保档案安全是档案管理的一个重要任务，首先要进行权限控制，对档案信息的访问和使用进行许可、控制、监督，并保护信息拥有者和最终用户的利益。档案信息在网络上传送的保护措施，可分为用户管理、角色管理、授权管理、密码管理等。保证档案网站的安全是一个重要问题，与互联网连接就又被黑客攻击的危险，因此尽可能在使用外部互联网连接工作完毕后，关闭与外部的互联网连接，只使用公司内部的局域网络连接，确保网络的安全。档案信息化管理系统服务器必需配备性能较好的杀毒系统，并及时升级。五、档案信息化数据备份与恢复数据库备份与恢复是维护档案信息化系统安全性和完整性的重要技术措施和手段。备份是恢复数据库最容易和最佳防止意外的的方法，没有备份，所有的数据都可能丢失。公司档案信息化管理系统为了能及时恢复受损的数据或滥用等造成的的损害，系统设立了一个定期的自动备份功能，系统可以按照设定，在一定的时间间隔内，对系统所有的数据进行备份，时间的设定在工作密度最低的时间段，这就不影响正常档案工作。备份后的备份介质最好放在远离系统运行的地方，以便系统灾难发生时，所有数据的备份可以远离灾难，并且在灾难后恢复数据。根据档案信息量输入多少，刻录档案信息化系统服务器数据备份光盘。