浅谈如何实现档案管理工作现代化

浅谈如何实现档案管理工作现代化[摘要]为了适应我国实现现代化，赶超世界先进水平的必然要求，因此，随着信息技术的飞速发展，实现档案管理工作现代化已经是新时期档案事业持续发展和不断创新的必然趋势和历史性任务。本文通过对档案管理工作的现状以及现代化档案管理工作的优点进行分析探究来谈谈要实现档案管理工作现代化的具体要求。[关键词]实现档案管理现代化近年来，随着档案工作较快的发展趋势，档案管理现代化水平虽然有了进一步的提高，但由于现代科技的发展为档案管理提供了便利，同时也对档案管理提出了更高的要求，而我们在档案管理方法和手段方面还不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求，因此，我们需要采取各种措施来实现档案管理工作现代化赶超世界先进水平的目的。随着信息技术的不断更新，信息化从理论方式和技术手段等方面对档案管理现代化的发展进程产生了深刻的影响，并赋予了档案管理现代化以全新的内涵，因此，我们必须正视并准确的掌握新时期档案管理现代化的新趋势和新要求，站在新的起跑点与时俱进，用新思路、新方法来全面推进档案管理工作现代化、信息化建设，从而促进档案事业持续快速的发展，为国家改革开放和现代化建设服务。一、档案管理工作的现状随着全球经济一体化进程的加快，一个以知识、信息、服务理念等特征的新经济时代已经到来。而档案管理在信息技术发展下也要求实现现代化的目标，然而由于实际存在的一些因素，使我国档案管理工作在实现现代化的路程上需要漫长的时间，现在就目前针对自己身边的现状进行分析：虽然档案管理是一项专业性、政治性、机密性都很强的工作，同时档案资料也需要专人管理，单独存放。但由于管理人员编制不足，管理工作量大，大部分档案管理都是属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员一直采用手工编辑、检索，从而导致档案资料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况等各种问题，需要在以后的工作中逐步改善。二、现代化档案管理的优越性现代化的档案管理相较于过去的档案管理具有很多的优越性：首先，在档案存放寿命长，不易损坏。例如在过去的档案一般都以堆叠的形式存放在档案室，因此，在恶劣天气以及长时间存放等方面造成了会产生丢失的情况，然而在信息化快速发展的今天，档案多以电子文档的形式存放，不会因天气、自然灾害以及存放时间等的影响而发生损坏、丢失的现象；其次，提档方便。例如在以前的档案由于存放年代久远，查找目录存在不全、不准确、丢失的现象，造成提档困难，而电子档有清晰明了的查询目录，只需点个按钮就能轻松的获得信息，从某个角度提高了工作效率；再者，电子档内的信息全面有效还具有共享性。由于电子设备存储空间大，完全不受纸张的约束，还能随时更新、及时补充和修改个人存档信息，因此，其信息更加全面具体。而且还能通过网络将一些非保密的档案信息传到信息网上，在一些相关的网络中一起共享信息，利用这些宽阔的平台来提高个人的素质等。虽然，现代化技术对档案管理工作提供了便捷有效的帮助，但同时也存在着一定的局限性，因此，需要档案管理人员有较高的专业能力。三、档案管理工作实现现代化1、档案工作技术和管理现代化档案工作现代化具体是说利用先进的科学技术装备在档案的记录、存储、整理、查找、交流和传递等方面实现工作的现代化，而档案工作关键在于档案的管理工作。由于档案管理手段现代化是档案管理现代化理论的基础之一，因此，档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段都是档案管理现代化水平的具体体现：首先通过利用当代管理学中的科学理论和方法形成行之有效的档案科学管理理论，使其与实际相结合，不断地指导档案管理实践，并加以总结发展，最终实现档案管理现代化的应用；其次是先进的技术手段应用，为实现档案管理的专业化、自动化，我们要不断将先进的技术设备、手段引入档案管理。这样以现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的规律，来达到管理机构的高效化，从而使档案管理更加趋于完善。2、档案资源现代化档案管理现代化的出路在于信息化，而档案资源信息化又作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是通过信息和系统加工以及计算机网络传输，把档案资源和各项管理实现资源的合理配置与有序、有效的利用，来实现档案信息资源的社会共享。新时期档案管理现代化的核心内容是信息化，而其作为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，其主要包括：首先是档案基础平台建设，为了实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化，我们需要建设档案网络和管理系统的开发利用，从而建立档案作息资源共享的技术支撑平台；其次是档案信息资源建设，就是通过数字化、网络化的技术手段建立起各种规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。在当今社会，以信息化推动现代化是国民经济和社会发展的方向。3、档案保护现代化随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛使用，使得一些新型载体的档案出现了，这在档案载体保管保护水平方面实现了现代化。这些新型的载体档案与传统档案在形成介质、存储方式等方面存在着不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化不仅对有效保护和保管档案载体的方式方法进行研究，而且对于保护档案信息内容的安全性和真实完整性还必须进行深入研究。四、总结综上所述，随着档案工作设备的现代化和管理的科学化，我们不仅要建立一支既有较高的政治素养和积极进取的精神，又懂电子信息技术的基本理论和技能，并能熟练操作且在档案专业有较深的造诣的现代化科技知识和业务知识的档案专业队伍。而且在未来漫长的时间里，档案管理现代化核心内容都将是对档案资源信息的建设，这一目标将不断推动着档案管理现代化的发展。因此，档案管理工作要实现现代化还需要我们不断的探索分析，在实践中总结经验。参考文献：[1]赵萍.浅议医院人事档案管理[J].医学创新研究.2008年8月.第5卷.第23期[2]陈作明.科学技术档案管理学[M].档案出版社.1988(9)[3]刘国新.从教育入手加快档案现代化管理步伐[J].档案学通讯.1992年04期[4]唐微微.李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探[J].中国医院管理.2006.21