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浅谈新形式下建设工程档案信息化管理工作摘要:最近,中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,这一文件高瞻远瞩,总揽全局,着眼改革,把握重点,适应全面深化改革的新需要和档案工作发展的新变化,对档案和档案工作的重要性作出了新概括,对各级党委政府和各地区各部门各单位如何重视、支持档案工作提出了新要求,对如何进一步完善档案工作体制、健全三个体系、加大支持力度提出了一系列明确而具体的措施。随着国家出台这样的文件,对于建设工程档案管理又提出了新的要求,现如今如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。本文就建设项目档案管理谈谈自己的见解,希望能对建设单位的项目档案管理工作有所创新。关键词:建设工程、档案管理、信息化、创新正文:一、建设项目档案的内容及特点(一)、建设项目档案的内容:建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。(二)、建设项目档案的特点:建设项目档案是一个有机载体,其特点主要有三:(1)成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果,与总体的基建程序和专业内容衔接,构成项目完整的成套性整体;(2)专业性。建设项目档案是专业技术活动的真实记录,包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程;(3)现实性。它具有较强的现实使用性,是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节,是竣工验收的依据,是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。二、当前建设工程档案管理存在的问题当前公司在建的工程项目档案管理信息化程度并不高,甚至有的单位缺乏工程档案数据库的建设,一些档案管理人员对计算机技术在管理中运用不熟悉,对工程项目档案信息化的方法与途径也不了解。具体主要有以下几方面:(一)工程档案管理手段落后目前,一些单位档案管理人员任然采用传统的管理方法,把档案只是作为一种文本资料来保管。工程档案管理人员的工作也仅仅是对档案进行收集和整理。但是,许多项目本身档案文本数量非常庞大,因而在工程建设过程中,传统的管理手段不仅花费了大量人力物力,并且时效性往往较差,很难做到与工程项目建设管理同步。【陈智为等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2008:514、515.】(二)档案信息数据库建设落后目前,公司的档案管理虽然引入了计算机,单整体而言还停留在计算机制表和查阅等初级阶段,没有完全走上信息化管理的轨道。在档案信息数据库的建设上,数据库信息不完整、不准确,一些电子档案失真,从而影响了档案的使用,没有发挥信息化管理本身应有的优势。二、建设项目档案信息化管理的意义中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出:“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。”目前,公司所接触的工程项目大多数规模宏大,参建单位重点,具有建设周期长、投资数额大、社会效益强的特征。在这些项目建设过程中,建设项目档案管理的工作对整个工程能否最终成功起到极为重要的作用。完整的工程项目档案可以使管理者看清整个项目的进程,同时通过对工程档案了解来把握整个工程质量,其不仅是项目总承包单位了解工程进度、项目存在问题的重要依据,也是作为新项目开发的重要参考资料。三、建设项目档案管理基本方法(一)制定符合实际情况的档案管理规章制度根据建设项目的规模、特点和需要,加强建设项目档案管理制度建设,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任,进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩,难成方圆”,建设项目由于规模大、工期长、形成资料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化,仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此,依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序,就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。(二)对项目管理人员进行档案知识业务培训一个单位建设项目档案管理的好坏,不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否,合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系、主管档案领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关,更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。项目档案未形成时,档案资料都散落在各经办人手中。项目建设单位应根据实际情况,定期对各有关人员进行档案知识的业务培训,让项目管理团队从思想上重视档案管理,掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等,不要等到工程项目需要进行档案验收时,才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求,这时往往积累了很多工作需要处理,搞得很被动。因此,建设单位应及时跟踪项目建设进度,及早介入项目档案工作,进行业务指导,保证档案在形成过程中的完整性,为最终建设项目的验收打下基础。(三)掌握建设项目档案收集的方法建设项目档案收集是否完整齐全,整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目,往往参建单位众多,形成的文件材料门类繁多,如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时,要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等,或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求,把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作,符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验,一些重要的声像材料,如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等是收集的难点;竣工图章的签署也不容忽视,实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来,有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存,这里要强调的是,施工图可以作为竣工图保存,但必须要加盖并完备签署竣工图章,否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节,注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。(四)定期开展资料整理检查与监督由于资料琐碎,不直接产生经济效益,建设项目施工现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查,到最后很可能一塌糊涂,甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议,对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比,引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议,汇报项目档案工作进度,安排部署下步工作。(五)严格把握竣工验收质量建设项目档案的验收内容主要包括三个方面:一是项目档案的基础管理工作;二是项目档案的完整、准确、系统情况;三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查,审阅工程档案是检查的法定内容,工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段,各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题,要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上,要坚持高标准、严要求、不马虎迁就,以确保项目档案的质量。四、创新建设项目档案信息化管理的对策(一)档案工作人员要树立档案信息意识档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。(二)提高档案信息化水平技术1、配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。2、档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。3、对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。(三)提高档案信息管理水平信息技术的广泛采用,使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。因此,档案管理部门建立自己的局域网,添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。1、随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年,国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。2、档案管理软件的对象是电子文件,通过选取合适的档案管理软件,不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的,而且电子文件作为信息资源,经过软件的整合和开发,既是电子文件形成单位的有益积累,又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。3、选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念,需要科学的档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。4、从安全角度来说,优良的档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保档案信息安全。(四)推行档案信息化管理,确立工程档案发展的新方向工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的,这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度,信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。1、加强工程档案信息化建设,选用适合企业档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件。2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培
本文标题:浅谈新形式下建设工程档案管理的工作创新
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