浅谈新时期电大学籍档案管理

浅谈新时期电大学籍档案管理何荣泉韶关市广播电视大学广东韶关512026摘要：学籍档案管理是教学管理和学校管理的重要组成部分，是一项政策性很强的管理工作。在新时期中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目的实践中，必须增强档案意识，使电大学籍档案管理更加科学化、规范化，以保证教学活动的顺利进行，提高教学与管理质量。关键词：电大学籍档案；管理；档案意识；科学化；规范化；制度化随着社会的发展、现代科学技术的进步和现代远程开放教育的兴起，电大的学生类型和专业数量逐年增加，建立完善的学员学籍档案，是电大教育管理的重要组成部分，也是保证开放教育试点教务管理质量的重要内容，更是保证电大教育质量的重要手段之一。电大有其自身的发展规律和特点，它有别于普通高校，也不同于其他成人高校或网络学院、自学考试，所以电大的学籍档案管理工作必须从自身的规律和特点出发，不能搬用或套用现成的管理方式、方法。尤其1999年中央电大启动“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，各级电大在校生人数、专科和本科专业数量，办学规模快速增长，这对电大的学籍档案管理提出了新的要求和挑战。为进一步做好电大学籍档案管理工作，保证电大教育质量，维护电大良好的办学声誉，全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，做到严格、严密、严肃，笔者结合自己多年的工作实践认为，新时期应从以下几方面做好电大学籍档案管理工作。一、各级电大领导和学籍档案管理人员要提高档案意识，增强法制观念，充分认识学籍档案管理的重要性档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作性质、地位和作用的认识。档案源自于各个历史阶段的人类社会活动。认真学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，是做好电大学籍档案管理工作的基础，是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化的关键。各级电大领导要从“三个代表”重要思想的高度认识学籍档案管理工作，充分树立档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，对学籍档案管理工作要高度重视，把学籍档案管理工作纳入学校的议事日程和目标管理体制中，并作为年度考核和领导任内政绩的一个考核指标。学校分管档案管理工作的领导应该亲自宣传动员、建章立制、配备人员、检查督导，每学期要召开一次包括学籍档案管理人员在内的档案工作会议。学校领导对学籍档案管理中出现的困难和问题要及时解决，并在财力、物力上给予支持，为学籍档案管理工作走向系统化、规范化、科学化、制度化、现代化提供人力、观念、物质与良好工作环境和条件保证。做为学籍档案管理人员首先应该树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能；其次要有群众意识，学籍档案质量如何，学籍档案的作用发挥有多大，必须依靠领导和广大教职工的支持，要不断提高全体教职工对学籍档案管理工作的认识和理解，增强他们的档案意识，取得他们的支持和帮助，自己还要有不断提高业务水平的意识。二、科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，提高管理人员政治与业务素质选拔学籍档案管理人员，首先要求学籍档案管理人员要热爱本职工作，对工作认真负责，坚持原则，有创新精神。由于学籍档案管理工作专业性较强，学籍档案资料的产生、积累有一定的时间连续性，是学校一个时期办学工作的真实写照与客观实据，是不可再生档案。学籍档案管理作为学校各项工作的考查凭证，它不但是学生在校期间全面、真实的反映，也为电大开放教育试点工作研究与教务管理提供依据和材料。因此，科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，不断提高管理人员政治与业务素质，至关重要。具体措施有以下几点：（1）不断加强人员配置、知识结构合理的学籍档案管理队伍建设。要根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及中央电大对学籍档案管理工作的要求，并结合开放教育试点办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员的差异性给整个教学教务管理工作提出的新要求，选拔那些熟悉计算机知识、协作精神好、吃苦能力强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担此重任。要求学籍档案管理人员必须持有《档案工作人员岗位培训证》和《专业技术人员继续教育证书（计算机中级培训）》，且学历层次要达标，对业务骨干要相对稳定，对那些责任心不强，工作马虎，只把自己当作一个普通的学籍管理人员，而没认识到自己同时也是一个档案管理人员，档案意识薄弱的人，学校领导要对其进行批评教育，甚至调离学籍档案管理岗位，以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。（2）不断加强学籍档案管理工作人员的职业道德素养。电大学籍档案管理是一项管理周期长、服务性、开放性很强的工作，是电大办学的一个窗口，完善学生学籍档案，保存好原始的、完整的第一手学籍档案资料，是非常重要的。由于电大招生的开放性、多形式、多层次，招生人数和专业数量很多，有的电大学生类型多达10种，学籍管理内容十分繁杂，日常管理工作业务量大，涉及的原则性、政策性很强，事关学员切身利益，档案内容保存和利用价值极大，是电大整个档案管理工作的重要组成部分。因此，学籍档案管理人员要有奉献、敬业和主动热情的服务精神，要时时告诫学籍档案管理工作人员，学籍档案管理工作无小事，要为学生和档案使用者提供最好的服务，要克服学籍档案管理人员待遇低、职称难评、难聘、没地位，不被人们重视的错误思想。（3）不断加强学籍档案管理人员的业务培训。为了不断提高学籍档案管理人员的业务水平，学校要定期组织学籍档案管理人员到当地档案局进行专业知识的培训学习，邀请档案局的专家、学者来校讲课，每半年组织一次《档案法》的学习贯彻，不定期举行档案知识考试或竞赛。每年还要征订一些专业期刊，如《中国档案》、《档案管理》、《档案学通讯》等供学籍档案管理人员学习，以帮助他们提高业务和学术水平。另外，要组织他们参加系统内档案专业的学术交流活动，并鼓励他们多参与档案专业的科研课题，撰写专业论文，以提高自己的业务水平，养成严谨、科学、实事求是的工作作风。（4）不断加强学籍档案管理人员计算机操作技能的学习和培训。中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，以学籍管理为主的教务管理系统不断升级和换代，学员学籍电子档案的不断出现，对做好学籍档案管理工作提出了更高的要求。为提高学籍档案管理人员的计算机管理水平，要有计划地对学籍档案管理人员进行计算机专业知识的培训学习，一方面，要求他们必须参加中央电大、省电大或学校自己组织的学籍管理软件使用培训；另一方面，还要参加档案局组织的档案管理软件使用培训。通过培训，以提高档案工作者利用计算机软件为学籍档案管理工作服务的能力。三、明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围电大的学籍档案资料极其丰富，内容繁杂，利用价值极大，属长期保存档案，明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围，至关重要。电大的学籍档案资料主要包括学员在读期间日常的学籍管理档案资料和毕业档案资料两方面。学员在读期间日常的学籍管理档案资料主要包括：（1）新生入学报名登记表；（2）招生录取审批表和花名册；（3）教学班基本情况登记表；（4）学生成绩登记总表；（5）学生学籍异动审批表（包括转学、转专业、休学、退学、勒令退学、开除学籍和复学等）；（6）各类成绩表（包括统设课和省管课成绩表、自设课成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表、教务管理系统当前库和总库成绩表、成绩复查登记表等）；（7）开放教育试点生的学期注册表、课程注册表；（8）各类短期培训教育花名册和成绩表；（9）计算机管理电子文档数据资料；（10）其它一些有关的、重要的学籍档案管理文件和资料（包括报告、批复等）。学员毕业档案资料主要包括：（1）入学报名登记表；（2）入学通知书；（3）成人高等学校毕业生登记表；（4）录取审批表和花名册（主要是成招和普招生）；（5）学员在校期间的奖惩材料；（6）学生个人成绩登记表；（7）毕业论文或毕业设计；（8）各类毕业生花名册；（9）各类学生结业花名册；（10）本科学员办理学士学位花名册；（11）毕业生资格审查表（主要是成招生）；（12）普通高等学校毕业生登记表（普专生）；（13）操行考核登记表；（14）毕业生体检表（普专生）；（15）就业报到证（普专生）；（16）计算机管理电子文档数据资料（包括高等教育学历证书图像信息采集电子注册光盘资料）。学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上，依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据《高等学校档案实体分类法》，进行整理、立卷、保管，为最终的档案利用提供服务。四、建立健全学籍档案管理规章制度，使学籍档案管理工作更加规范化和制度化古人云：没有规矩，不成方圆。随着现代远程开放教育的发展，电大办学的开放性和社会性越加明显，在这种新的教育形势下，为做好学籍档案管理工作，应当根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合各级电大的实际，建立和完善学籍档案管理规章制度。学籍档案管理工作的规范化主要包括管理程序规范化、管理方式规范化、专业名称规范化、学籍注册规范化、成绩管理档案规范化和毕业办证手续规范化等。学籍档案管理工作制度化主要包括学籍管理实施细则、学籍管理人员岗位责任制、学员日常管理制度、考试管理工作细则、成绩管理制度、学籍档案管理制度等。通过建立和完善学籍档案管理制度和细则，使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事，更加科学规范。五、积极适应知识经济时代，提高学籍档案现代化管理水平随着知识经济时代社会信息化的逐步实现，电大学籍档案载体将由传统的“白纸黑字”逐渐转变成“电子档案”，未来学籍档案的收集、存储、管理和利用等将发生本质的变化，这就需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去适应电大未来的学籍档案管理工作。具体地讲是：（1）充分认识信息化建设是知识经济时代学籍档案管理工作的主线。依托日益成熟的教务管理系统，开发适应电大学籍档案管理的软件，把电大学籍档案管理逐步发展成一种信息产业。（2）知识产权保护是知识经济时代学籍档案管理工作的重点，创新产权、知识产权二者的法律保护同等重要，要尽快突破电子档案资料的法律效力问题。（3）创新管理机制是电大学籍档案管理的切入点，积极吸收和利用国内外档案管理的先进经验，进行管理技术创新和网络信息化管理，努力解决技术难题和网络安全等问题，从而提高学籍档案现代化管理水平。参考文献：[1]于云秀.开放教育入学指南百问.北京：中央广播电视大学出版社，2002.2[2]贾佳1.浅谈学籍档案管理工作[J]1，内蒙古电大学刊，2003，41[3]董小坤.谈如何发挥成人学籍档案管理的功能作用.胜利油田师范专科学校学报，2001年9月版.(87).[4]陈东.现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨.西南民族大学学报•人文社科版.2004年9月版.作者简介：何荣泉（1969—），男，广东南雄人，韶关市广播电视大学助理馆员。