【优质】酒店管理系统需求报告

《管理信息系统》实验报告题目酒店客房管理信息系统的分析及设计报告实验名称系统分析及设计综合报告学号姓名指导教师时间：2014年06月14日报告一：系统需求分析报告1.组织情况简述1.1系统开发背景：随着我国经济的发展，国内人民生活水平的不断提高，有越来越多的人出行旅游，商务活动也越来越活跃；再加上国外游客数目的快速增长，入境从事商务活动的外宾也越来越多。传统的手工已不适应现代酒店管理的需要，及时、准确、全方位的网络化信息管理成为必需。在酒店的管理及业务日益复杂、要求在不断提高的现状下，利用高科技、现代化的电脑自动化管理系统来处理日益繁重的酒店业务，对于大型的酒店是必须具备的管理方式。酒店客房管理系统是根据酒店对客房管理的实际情况进行编写的，主要目的是为了方便酒店对客房的实际情况进行集中的查询与管理工作，以提高整个酒店的工作。酒店客房管理的科学化、系统化、信息化成为各个酒店追求的目标。因此，而要实现这些功能，就要求各个酒店配备一套客房管理系统，以便在酒店内实施良好、完善的管理且以最快地速度响应客户的需求，及时为他们提供服务，为他们提供一个高效、便捷的居住环境。客房管理信息系统（MIS）是各个酒店软件建设中一个重要的应用系统，它将大大地改善酒店管理的基础环境。1.2酒店客房管理基本情况概述组织的结构:酒店客房管理架构及各部门业务功能如下：包括一位负责整个客房管理过程的业务负责人，即客房业务总监；另外在客房业务总监的管辖下有前厅、客房服务部、财务部等部门；前厅的总台负责客房查询、预订，客房部有接待、楼层、洗衣的负责具体为顾客服务的业务部门；财务部的收银台负责结账付账。组织的目标通过高效率的工作为客户提供高质量的服务，提高客户对酒店的认同度，吸引顾客再度光临。组织的工作过程和性质:前厅的工作主要是在接受顾客的查询与预订客房，在顾客查询是将客房信息告知顾客，如顾客预订客房则须将有关数据填写入相关数据库内；另外，顾客可以通过电话向总台要求酒店所提供的服务，总台及时向有关业务部门转达客户要求。客房部主要负责顾客入住酒店时为顾客提供一系列服务，具体如下：当顾客到达酒店时负责接待顾客，带领顾客到对应达客房并交付钥匙，有需要时还要帮助顾客将携带的行李送达住房；楼层须每日打扫顾客入住的客房，并检查客房情况，将有关情况记录下来；洗衣则在顾客下达洗衣通知后上门收取衣物，衣物洗净后再把衣物送还顾客，并做好相关记录。财务部将顾客在酒店消费有关明细记录下来，供结账时对帐。组织与外部实体间的物质以及信息的交换关系:酒店向顾客提供客房信息，而入住顾客也需向顾客提供个人的相关信息；酒店在顾客入住时向顾客提供住房及其他服务，顾客在离店时结账付款。2.新系统目标和开发的可行性系统目标：主要目的是为了方便酒店对客房的实际情况进行集中的查询与管理工作，以提高整个酒店的工作。酒店客房管理的科学化、系统化、信息化成为各个酒店追求的目标。为达到酒店客房管理系统的目标，需要实现以下功能：（1）基本资料管理：完成对酒店的各项基本资料的管理，包括“客房类型管理”、“客房资料管理”和“在住顾客资料管理”。（2）消费结账管理：由4个模块组成，包括“预定记录管理”、“入住记录管理”、“消费明细管理”和“消费结账管理”，在前3个模块的基础上，在“消费结账管理”模块中除了可以对某一顾客的某一次消费记录进行保存、修改、删除外，还可以实现“计算金额”、“交款结账”和“打印账单”等功能，最后进行系统资料更新。（3）记录查询：对本系统各项资料记录进行查询，包括“客房类型查询”、“客房资料查询”、“预定记录查询”、“入住记录查询”、“消费明细查询”和“消费结账查询”，也可以实现多条件交叉查询。根据上述系统目标，对酒店客房管理系统提出以下设计目标：（1）实用性:真正为用户的实际工作服务，按照酒店客房管理工作的实际流程，设计出实用的酒店客房管理系统。（2）可靠性：必须为酒店客房提供信息安全服务，以保证酒店信息不被泄露。（3）友好性：本酒店客房管理系统面向的用户是酒店内的工作人员，所以系统操作上要求简单、方便、快捷，便于用户使用。可行性分析：(1)经济可行性在现今日益激烈的竞争环境下，谁给顾客留下良好的服务印象，吸引顾客再次光临，才能最终赢得商机。原本人工的酒店客房管理再也不能适应如今日益繁忙的工作需求，不可避免地出现差错，工作效率低下。最终结果是员工不能正常工作，客人也对酒店管理产生不满与抱怨。原本的管理方法不能采取有效措施改善，最终导致人力、财力、物力等各方面资源的闲置与浪费，是企业不能取得更好业绩的主要原因。要改变这种情况，企业就必须从多方考虑，综合管理，整合资源，提高组织运作效率，有效降低运营成本。相比之下，应用该系统还有以下各方面的好处：1)能过代替大量的人力处理各种繁芜的工作，节约人力成本；2)为客户节约了时间，方便、快捷的服务又一次提高了各自的效率，节约了大量时间。对于企业来说，时间就是金钱啊；3)能过充分利用社会较低成本的资源（计算机）应用于高质量的服务中（酒店管理），是社会资源得到合理的配置，是资源得到利用，又一次节约社会成本；4)由于该系统可以间接快速的为顾客进行服务，可以吸引更多的顾客，大大增加了客流量，最终是企业不断盈利。(2)管理可行性如何最大限度为客人提供优质的服务，以提升客人对酒店的认同度，提升酒店形象，是作为酒店的管理者一直在思考解决的问题。一直以来，酒店管理者肯定不希望在招待客户时出现过多的差错，如果能够利用酒店客房管理系统进行日常的酒店业务管理，可以减少员工工作量，减少差错率，成倍的提高工作效率。该系统的运用在提升酒店服务质量的作用巨大，酒店管理者——特别是中高层管理者——在了解到它的作用后肯定会乐于接受并有力支持这一系统在酒店应用。因此，该系统在管理方面具备可行性。(3)技术可行性酒店开发管理系统采用VB6.0作为主要的开发工具，数据库采用Access2000，技术方面已有成熟软件程序支持。对于系统的日常操作与管理，只要对相关的工作人员进行培训，就能够胜任，不必过于担忧在运行中出现重大差错或问题，所以在技术方面具备可行性。通过上述可行性分析，酒店客房管理信息系统可以帮助酒店实际业务处理，有利于降低管理成本，降低差错率，提高客户满意度与认同度；相关技术成熟易于实现，可以帮助酒店实现计算机辅助的现代化科学管理。3.现行系统运行状况3.1业务流程:对某酒店的业务流程进行详细调查之后，得出其业务流程如下。（1）顾客进入酒店，由总台服务员根据房源信息情况，为顾客办理入住手续，并登记顾客信息、修改房源信息。（2）由客房部安排顾客入住，在顾客入住期间提供相应服务，并在顾客离店前将消费单与房费单财务部。（3）结账完毕后，顾客可以酒店。（4）顾客离开后，客房部整理房间，并通知总台恢复房源信息、修改顾客信息。根据上述业务流程，绘制出酒店的业务流程总图，如图3所示。图3业务流程总图根据业务流程总图分析，对有关业务流程作出详细的第二次业务流程图。总台登记业务流程（1）总台根据顾客要求查询房源信息得到空房信息，并询问顾客是否满意客房规格。（2）若顾客同意入住，则登记顾客信息、修改房源信息，并将客户入住信息告知客房部。图4：总台登记业务流程图入住业务流程（1）顾客入住酒店时，有接待员负责分配钥匙给顾客。（2）有接待员带领顾客找到房间。图5：入住业务流程图房间服务流程（1）顾客入住后，由楼层负责房间每天的日常卫生打扫，并记录相关服务信息。（2）应顾客要求，洗衣部上门收取衣物，在洗净后送回顾客房间。图6：房间服务业务流程图3.2系统数据流图数据流图是把数据在组织（或原系统）内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体组织机构、信息载体、处理工作、物资、材料等，单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析。数据流程分析的目的是要发现和解决数据流通中的问题，如：数据流程不畅、前后数据不匹配、数据处理过程不合理等等。管理业务的调查中绘制的管理业务流程图虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素，为了用计算机进行信息管理还必须进一步的舍去物质要素，收集有关的资料，绘制出系统的数据流程图，为进一步的分析做准备。3.2.1数据流程图的符号说明外部实体数据处理数据流数据存储数据流（DataFlow）:指具有名称且有流向的数据，用标有名称的箭头表示。一个数据流可以是记录、组合项或者基本项。数据处理（Process）:表示对数据所进行的加工和变换，在图中用矩形框表示。指向处理的数据流为该处理的输入数据，离开处理得数据流为改处理的输出数据。数据存储：表示用文件方式或数据库形式所存储的数据，对其进行存取分别以指向或离开数据存储的箭头表示。外部实体：表示数据的来源及数据的去向，可以是一个组织或人员，他处于系统范围之外与系统有关的外部事物或外部环境。3.2.2酒店前台管理系统的部分数据流程图3.2.2.1顶层数据流程图客人的入住过程是通过酒店前台管理系统进行，前台将现金和报表给财务部。经理可以对前台管理系统进行查询，主要是对报表和财务状况的查询。前台管理负责把各种报表存档，以方便经理进行查询工作。客户请求信息现金查询请求报表D1存档图7顶层数据流程图3.2.2.1.1第一层数据流程图前台管理系统客人经理财务部房态表将前台管理系统分为预订管理，入住管理。收银管理，和查询管理来进行分析。预订请求房态调查预定单入住请求房态调查房间状态表帐单退房结帐D1存档房态查询查询请求P2接待管理P3收银管理P4客房管理P1预定管理P5查询管理客人酒店经理财务图8第一层数据流程图3.2.2.1.2将各个模块逐一分解进行分解房间状态表预订库预订信息预订客人信息订单P2图9预订管理数据流程图客人将预订信息给预订部，预订部根据房间状态表为客人进行预订登记，并登记客人信息，将预订单给接待部，入库保存。房间状态表房号入住请求房间号，应付账客人帐单客人登记单P3图10接待管理数据流程图客人将入住请求给前台，前台根据房间状态表来分配客房，将房间号，和客人信息登记。并将客人帐单给收银部。客人P1.1预订接待P1。2预订登记客人P2.1前台接待P2.2入住登记退房结账帐单库P4图11收银管理数据流程图客人要求退房，收银人员根据账单内容来结账，把首联账单保存入库，将第二联给财务部，并修改房间状态。数据字典数据字典主要用来描述数据流程图中数据流，数据存储，处理过程外部实体。数据字典把数据的最小单位看成是数据元素，基本数据包含若干个数据元素，可以组成一个数据结构，数据字典通过数据元素和数据项来描述数据统一存储的属性，他们之间的关系是：数据元素组成数据的结构，数据结构组成数据流和数据存储。数据结构条目名称：入住登记单说明：客人入住酒店的时候所要填写的单据。结构：姓名年龄性别国籍入住日期证件类型证件号码客房编号总编号：002有关数据流。数据存储，入住登记单库客人P3.1收银管理P3.2退房管理财务部4.新系统的逻辑方案1、新系统逻辑模型。1）系统总体框架图名称：预订单说明：客人预订房间是所填写的单据结构：联系人姓名房间数量电话号码房间种类传真号码宾客数量预订日期房价预到达时间预离店时间付款方式宾客姓名总编号001数据流向：有关数据，数据存储，预订单库名称：帐单说明：客人在结帐时候，前台所要出示的报表结构：客房编号客房种类客房位置客房单价客户姓名证件类型证件号码入住时间折扣结帐时间备注信息总编号；003数据流向：数据存储，帐单库客房管理餐饮管理娱乐管理洗浴管理客户管理财务管理系统设置总经理查询酒店管理系统企业内部网虚拟专用网互联网网上订房电子门接口公安户籍接口数据库酒店管理系统软件系统构架客房标准设置客房信息录入客房标准信息管理客房登记基本信息录入客房信息管理客房调配顾客登记订房信息输入订房信息管理结算信息输入结算信息管理客房信息返回客房系统总体数据流图2）分层数据流图前台接待出示证件登记资料扫描证件联网公安部缴纳房费及押金询问客人是否预订预订复述客人订房要求没预订询问客人订房要