档案数字化加工平台软件功能需求书

档案数字化加工平台软件功能需求书第一章：软件工作流程图现场网络环境为局域网，所有岗位独立工作，红色为数据上传路线，黑色为下一个岗位数据下载路线第二章：加工工艺流程图1、档案移交2、档案登记6、打印新目录3、扫描4、图像处理5、双机录入、数据自动挂接7、质检8、数据提交审核9、装订10、档案归还11、数据导入第三章软件功能需求说明文档一档案信息登记1、岗位概述档案信息登记的主要目的是对所有的档案以卷或者是盒为单位的盒面及卷面信息进行录入，将此项信息录入到系统当中的主要目的是为了计算所有档案的数量（卷及盒）以及进度跟踪或流程追溯。2、登记的内容登记信息的主要内容是档案盒面信息或者是卷面信息，盒和卷的层次关系（见图1-1），有些档案一盒当中只有一卷，有些档案一盒内有多卷，共用一个盒号，但是卷号不同，盒号信息登记见，卷面信息登记见（图1-2），由于客户不同登记的信息也不同，该文档是以公证处业务档案扫描加工为案例，登记的信息如下：（图1-1）（图1-2）盒面、卷面信息打开加工系统，输入登记岗位人员的工号及密码，进入到系统当中，点击“创建任务”出现一个界面框，再对需要登记的信息输入进去，主要登记的信息为图1-2红色标注出的内容。登记完成后，点击任务提交完成该卷该盒的信息登记工作，再点击“创建任务”进行下一盒的档案信息登记。3、系统要求1）、信息登记的内容可支持一录也可以支持二录一校功能。2）、信息录入完成之后上传到服务器中如果数据库内有重复数据系统能够自动提醒。3）、信息录入完成之后将数据上传到服务器当中。4）、完成第一条录入后，再按“回车”键就到第二条继续录入。5）、日期系统为自动分辨功能，月不能小于0大于12，日不能小于0大于31，会根据正常的日期来判定，如2007年1月1日，系统会默认为2007年01月01日。二档案扫描1、岗位概述扫描主要是完成纸张文档的扫描录入，形成标准压缩格式的电子影像文件。同时，文档扫描子系统具有丰富的图像处理功能，能监控扫描质量，能灵活地对重新扫描、补扫等进行控制。2、系统操作方式打开加工系统，输入扫描岗位人员的工号及密码，进入到系统当中，点击“任务获取”出现登记完成的档案信息，点击其中一个任务之后跳出该卷档案的卷面信息，点击“开始扫描”之后将对应的实物档案进行扫描。3、系统要求1、档案扫描支持多种格式扫描tiff、jpg等格式，扫描影像支持黑白、彩色、灰度扫描。2、档案扫描模块有自动去白页、覆盖、插页、重扫、删页、去黑边、旋转、裁剪等功能。三影像处理1、岗位概述影像处理包括影像修整，影像修整就是将扫描过程中出现的扭曲调正，黑边，保持影像的合适比例，同时保证不改变影像原有内容，使页面看起来会更干净，并检查扫描人员是否有错扫、漏扫；2、系统操作方式打开加工系统，输入修图岗位人员的工号及密码，进入到系统当中，点击“任务获取”出现扫描完成的档案信息，点击其中一个任务之后出现这盒档案的所有影像，，点击“开始修图”之后将对应的实物档案进行修图。3、系统要求修图软件最常用的功能有去黑边、剪切、旋转、撤销、上下翻页、插入漏扫影像等功能，每个功能都有对应的快捷键，方便加工操作。四、索引挂接1、岗位概述索引就是对已经扫描录入的电子影像建立文字信息的，主要是建立档案的编目信息，同时将影像与对应的数据挂接，并在卷内建立册及目录，确保查阅的准确性及快捷性。2、系统操作方式打开加工系统，输入索引岗位人员的工号及密码，进入到系统当中，点击“任务获取”出现修图完成的档案信息，点击其中一个任务之后出现这盒档案的所有影像，，点击“开始索引”之后就可开始输入页码与挂接。3、系统要求进入索引挂接页面，分别录入的信息为目录，目录的信息都一致，可做记忆模板，只需录入目录对应的页码输入起始页和最后一条目录的结束页，中间的页码系统会自动默认，挂接也只要将正文的第一张影像人工挂接，后续的影像由软件后台自动挂接。一个案卷的影像包括卷面、目录和内容，目录挂接时只需把内容挂接到对应的目录中，所以在挂接时，第一条的目录起始页是1，但是影像中就可能是第3页，此时就需要把卷面和目录给剔除，默认第3页为第一条目录的挂接影像，后面的影像系统会自动与对应的目录自动挂接上。做完一条目录后，按“回车”键自动跳到第二条目录的录入信息上。五、打印目录1、岗位概述打印目录就是对已经完成的档案进行卷内目录重打。2、系统要求打印目录的加工界面就是已质检完成的档案，可以看到盒号、卷号、年份、类型、路径、责任人等相关信息，选中其中一盒点“打印目录”，此时会体现这一盒的目录（如下图），可以有打印预览，直接点击打印目录就可以了。六、质检1、岗位概述工作主要是检查扫描所得图像文件，如发现存在清晰度不够、缺损、偏斜等情况，及时进行重新扫描，如发现漏页情况，及时进行补扫。检查索引信息是否输入有误与影像页是否对应。确保影像文件与原档案一致、真实有效，无非法篡改，全部质检完后，如无错误，点击“合格”栏，继续下一个案卷的质检。2、系统操作方式1.打开加工软件，点击未质检，先对索引提交上来的文档全选双击。2、在打开这一盒后要先输入对应的档案的公证人身份证号码，软件自动匹配，成功后才可进入质检环节，如错误，会提示错误。3、匹配成功后，质检人员打开是索引人员已经索引好的档案。（1）首先检查总页数是和实物相同。（2）接着核录入的信息是否录入正确，一个字一个字核对过去。（3）封面页数一般是2，总件数是所打目录条数。总页数也是封面是有，但要加上封面、目录2个。就是扫描总影像数。（4）检查完登记的卷面信息后，再检查目录页码、影像挂接是否正确。（5）质检时如发现出现影像不清晰、颠倒等自己无法更改的错误时，要及时退回扫描人员修改。3、系统要求进入质检环节时，质检加工软件可以添加对影像的黑边、颠倒之类的小问题可以进行直接修改。检查目录挂接是否正确时，可以直接点中这一条目录，影像就会直接跳到这条目录的第一页，有便更快的提高工作效率。七、抽检系统抽检系统就是和质检系统一个界面，主要是分为未质检和已质检，抽检就在已质检里进行，进入已质检界面，选中一条双击就会打开进行二次质检。八、影像查询系统影像查询系统就是根据加工录入的字段进行反查，进入系统后，有查询字段，在查询字段中输入当时录入的任一字段，就可查询对应的影像，且能做到阅览与下载的功能。九、报表查询系统报表查询系统主要是用来对数字化加工中的档案进行监控，可以查询到每一盒做过登记的档案现在处于哪个环节，且有多少量存积与日产量、总产量的查询。加工流程进度、总产量查询：查询时间：起始时间--------结束时间---------查询类型：-------查询年度：------岗位名称未完成正在进行已完成登记（盒）（盒）（盒）扫描（页）（页）（页）索引（页）（页）（页）质检（页）（页）（页）已质检（页）（页）（页）抽检（页）（页）（页）流程进度主要分别为末完成、正在进行、已完成，打开报表系统，比方说登记未完成的盒数有25盒，此时，点击25盒时，会跳出清单，清单内容就会显示总共是哪25盒末完成，且能导出Excel表方便打印，其它岗位也一样，都能查出是哪些盒正在进行、已完成。个人产量报表查询：查询时间：起始时间--------结束时间---------查询类型：-------查询年度：------岗位名称姓名张三（工号）姓名（工号）姓名（工号）登记（盒）（盒）（盒）扫描（页）（页）（页）索引（页）（页）（页）质检（页）（页）（页）已质检（页）（页）（页）抽检（页）（页）（页）个人报表查询主要分别是查询各个工号的产量完成情况，打开报表系统，比方说张三今天完成的登记盒数有25盒，此时，点击25盒时，会跳出清单，清单内容就会显示总共是哪25盒完成，且能导出Excel表方便打印，其它岗位也一样，都能查出哪个工号做的哪些档案，每个岗位都一样，哪个工号做的都可以查询，方便管理。