档案管理学讲稿

档案管理学第一章档案和档案工作概述第一节档案概述一、档案的演变档案及其管理活动的历史与人类文明社会的历史一样长1、远古时期最原始的档案远古时期没有文字，人们为了生活和社会交往的需要，创造了“结绳”和“刻契”的方法辅助记忆、交流思想，处理事务。“结绳”：就是在绳子上打结，以绳结的大小、多寡、位置的上下、以及涂上不同的颜色，来表示不同的意义。《易系辞》中说道：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”《周易注》中也说：“古者无文字，结绳为约，事大，大结其绳；事小，小结其绳。”如：解放初期，云南省的哈尼族买卖田地时，使用单股麻绳打结，买卖双方各执一根以为凭证。“刻契”：就是在木头上刻成各种形式的符号好标志，借以表示不同的意义和作用。如：解放初期，云南省的佧佤族仍然保留着刻契记事的传统，他们把重要的事情，刻在木棍上保存起来，一代代传下去。2、文字记录的档案（1）甲骨：是龟甲和兽骨的总称，在古代是占卜用的工具，也是一种书写材料。主要出现于商代（2）青铜器：钟鼎文——因多刻于钟鼎之上。主要出现于商朝后期（3）竹片和木板：商朝后期（4）缣帛档案：春秋战国时期（5）纸质档案：西汉（6）照片、影片、录音、录像、缩微品、机读档案等：现代二、档案的定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的、各种形式的历史纪录。三、档案的属性（一）原始记录性是档案的基本属性（二）档案的信息属性（三）档案的知识属性四、档案的作用（一）档案的一般作用1、档案机关的有效工具2、经济建设的重要参考依据3、政治活动的查考依据4、档案是科学研究的必要条件5、宣传教育的生动素材（二）档案的基本作用1、档案的凭证作用2、档案是第一手参考资料（三）档案发挥作用的规律性1、档案作用范围的递增规律2、档案机密程度的递减规律3、档案作用的转移性4、发挥档案作用的条件性五、国家档案全宗及其分类（一）国家档案全宗的概念国家档案全宗，又称“国家全部档案”，是指归国家所有的，由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。（二）国家档案全宗的基本构成中华人民共和国时期的档案国家档案全宗中华人民共和国成立以前的档案（三）国家档案全宗的分类1、按档案形成的时间划分：古代档案、近代档案、现代档案2、按档案形成地区级别划分：中央机关档案、地方机关档案（又分为大行政区、省（直辖市）档案和地、市、县档案等）3、按档案的来源划分：机关档案、企业档案、事业档案4、按档案使用范围划分：普通档案：党务、政务、机关事务管理档案等专门档案：会计、人事、公安、艺术档案等5、按档案的载体材料划分：纸质档案、非纸质档案（加固、简牍等）革命历史档案旧政权时期的档案第二节档案工作概述一、档案工作的内容档案的收集、整理、坚定、保管、统计、检索、利用、编研二、档案工作的性质（一）档案工作是一项服务性的工作（二）档案工作是一项政治性的工作（三）档案工作是一项管理性的工作三、档案工作的基本原则（一）统一领导、分级管理（二）维护档案的完整与安全（三）便于社会各方面的利用——档案工作的根本目的四、档案工作的组织体系（一）档案行政管理部门（二）档案馆（三）档案室（四）档案工作辅助性机构第二章档案管理机关和机关档案工作教学要求：1、了解档案管理机关的含义及其任务2、了解机关档案工作的含义、任务、机构及体制第一节档案管理机关一、档案管理机关档案管理机关是党和国家指导和管理档案工作的行政机关二、档案管理机关的任务第二节机关档案工作一、机关档案工作的性质本身就是机关工作的一部分。二、机关档案工作的任务三、机关档案工作机构四、机关档案工作体制第三章档案馆（室）藏建设教学要求：1、了解档案馆藏结构与成分2、了解丰富馆（室）藏的途径第一节馆藏结构与成分一、改善馆藏结构的指导思想：门类齐全、结构合理、完整精炼二、馆藏结构的基本成分第二节丰富馆（室）藏的途径一、立卷归档二、平时收集三、定期接收四、广泛征集第四章档案的整理教学要求：1、了解档案整理的概念、内容、意义、原则和要求。2、了解全宗的概念、原则3、了解立档单位的涵义、构成要件及其变化和全宗的划分4、了解全宗内档案分类的意义、要求、方法5、掌握分类方法的结合运用及选择以及分类方案的编制6、了解卷内工作的内容和意义7、掌握立卷的方法、卷内文件整理以及案卷封面的编目和案卷装封8、掌握案卷排列和编制案卷目录的方法9、了解档号及其使用规则第一节档案整理概述一、档案整理概念二、档案整理的内容：区分全宗、全宗内的分类、立卷、卷内文件的整理、案卷的排列与编号、案卷目录的编制三、档案整理的意义四、档案整理的原则和要求第二节全宗一、全宗的概念：全宗就是一个机关、社会组织和著名人物在执行职责活动中形成全部档案的总和。二、全宗原则：不可分散的有机整体、全宗的单一性三、立档单位及其构成条件四、立档单位的变化和全宗的划分第三节全宗内档案的分类一、分类的意义与要求（一）分类的内容（二）分类的意义（三）分类的要求二、常用的分类方法（一）年度分类法（二）组织机构分类法（三）问题分类法三、分类方法的结合运用和选择（一）年度——组织机构分类法（二）组织机构——年度分类法（三）年度——问题分类法（四）问题——年度分类法四、分类方案的编制（一）统一性（二）排斥性（三）伸缩性第四节立卷一、立卷工作的内容和意义（一）立卷工作的概念（二）立卷工作的内容（三）立卷工作的意义二、立卷的方法（一）按问题立卷（二）按作者立卷（三）按名称立卷（四）按地区立卷（五）按时间立卷（六）按收发文机关立卷三、卷内文件整理（一）卷内文件的排列和编号（二）填写卷内文件目录和备考表四、案卷封面的编目和案卷装封（一）案卷封面的编目（二）按卷装封第五节案卷排列和编制案卷目录一、案卷排列二、编制案卷目录（一）案卷目录的作用（二）案卷目录的编制方法（三）案卷目录的结构三、档号及其使用规则（一）档号的基本构成：全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件页号与件号（二）档号的使用规则第五章档案鉴定工作教学要求:1、了解档案鉴定工作的内容、意义及鉴定标准。2、掌握鉴定方法及档案的销毁第一节档案鉴定工作的内容与意义一、档案鉴定工作的内容二、档案鉴定工作的意义第二节鉴定标准一、划分档案保管期限的标准二、销毁档案的标准（一）保管时间标准（二）档案内容、来源、形式标准三、档案保管期限表（一）档案保管期限表的概念（二）档案保管期限表的作用（三）档案保管期限表的类型（四）档案保管期限表的结构（五）档案保管期限表的编制方法和步骤第三节鉴定方法一、直接鉴定法二、直接分析档案的价值第四节档案的销毁一、档案销毁制度（一）编造档案销毁清册（二）审查批准（三）销毁时要进行监销二、销毁方法第六章档案保管工作教学要求：1、了解档案保管工作的任务和要求2、掌握档案的包装以及库房的管理的要求与方法第一节档案保管工作的任务和要求一、档案保管工作的意义：维护档案的完整和安全二、档案保管工作的内容三、档案保管工作的任务（一）档案损坏的原因（二）档案保管工作的具体任务四、档案保管工作的基本要求（一）以防为主、防治结合（二）加强重点、照顾一般（三）自力更生、勤俭节约（四）立足长远、保证当前第二节档案的包装一、卷皮二、卷盒第三节库房的管理一、档案库房及编号（一）档案库房（二）库房的编号二、档案架、柜的及其排放和编号（一）档案架、柜（二）档案架、柜及其排放和编号三、档案存放位置索引（一）指明档案的存放位置，就是以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。（二）指明各档案库房保存档案情况，就是以档案库房和档案等架、柜为单位，指出它们保存了什么档案。四、档案代卷号——档案代理卡五、档案的安全保护（一）控制库房温湿度（客观）温度不宜过高，也不宜过低；湿度不宜过大，也不宜过小。无论是哪一种情况，都不利于档案的保存。（二）保卫和保密、防火、防光、防尘，注意搬动中的保护、注意档案的安全检查。第七章档案统计工作教学要求：1、了解档案统计工作的内容和任务2、了解档案部门登记和统计的主要形式第一节档案统计工作的内容和任务一、档案统计工作的内容和任务（一）档案统计工作的含义（二）档案统计工作的作用（三）档案统计工作的内容（四）档案统计工作的任务二、档案统计工作的意义三、档案统计的步骤第二节档案部门登记和统计的主要形式一、档案室的登记和统计工作二、档案馆的登记和统计工作三、档案行政管理部门的登记和统计工作第八章档案利用工作教学要求：1、了解档案利用工作的涵义、意义和要求2、了解档案提供利用的方式以及开放档案工作3、了解并掌握档案的检索和编研第一节档案利用工作概述一、档案利用工作的含义二、档案利用工作的意义三、档案利用工作的要求第二节档案提供利用的方式一、档案的阅览二、档案的外借三、制发档案复制本四、举办档案展览五、档案证明六、参考咨询第三节开放档案工作一、开放档案工作的含义二、开放档案工作的意义三、开放条件第四节档案的检索一、档案检索工作的内容和意义二、档案检索工具的种类三、编制检索工具的基本要求第五节档案的编研一、档案编研工作的含义二、档案编研工作的内容三、档案编研工作的意义第九章档案工作现代化教学要求：1、了解档案工作现代化的意义、内容2、了解并掌握档案工作计算机化3、了解并掌握档案存储缩微化第一节档案工作现代化概述一、档案工作现代化的意义二、档案工作现代化的内容（一）档案工作技术现代化（二）档案工作管理现代化（三）干部知识化第二节档案工作技术现代化一、档案工作计算机化（一）计算机检索系统（二）计算机借阅管理系统二、档案存储缩微化（一）档案缩微的过程（二）档案缩微的优点（三）缩微化设备与保管条件