档案管理学讲课大纲(二)

1第三节企业档案管理一、企业档案和档案工作(一)企业档案定义企业档案是指企业在各项管理活动中直接形成的，对企业和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及其它形式的原始记录。它的基本含义有以下几个方面：1、是企业在各项管理活动中形成全部档案的总和，包括计划统计、经营销售、财务管理、劳动工资、人事管理和党、政、工、团工作等方面的档案；2、企业档案是在企业各项管理活动中直接形成和产生的，是原始记录，不是事后编写的；3、对企业和社会具有使用价值和保存价值；4、是按照一定的规律和要求进行整理、归档保存起来的。(二)企业档案管理的基本原则和体制企业档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是企业的无形资产，是搞好企业管理、提高经济效益、宣传企业形象、维护企业经济利益、合法权利和历史真实面貌的必要条件和依据。1、基本原则企业档案工作必须坚持集中统一管理分级保管的原则，严禁任何档案材料保存在部门或个人手中。2、管理体制①、建立档案管理机构。根据企业规模可设档案处(科)或档案室2(综合档案室)，这种机构具双重职能，即行政管理职能和业务管理职能。不仅负责统筹、协调、组织管理企业档案工作，对各单位及业务部门的档案工作进行指导、检查和监督，又负责管理本企业所形成的全部档案。②、组织领导。档案处(科)或档案室要在企业主管领导直接领导下开展工作。各部门、基层单位要设兼职档案员，负责本单位本部门文件材料的收集、积累和归档工作。③、人员配备。企业要配备事业心强、具备档案专业知识、管理知识各项素质好的人员从事档案管理工作。具体有以下几点：第一、政治素质。要有较高政治觉悟和较强的责任心，热爱本职工作，有甘当“配角的精神。第二、文化素质。要求档案人员要具备一定的文化知识水平，既要学习和掌握档案专业理论知识，又要掌握相关专业的基础知识，应是“复合型人材。第三、业务素质。这是对档案人员的基本要求。包括两个方而：一是，在管理工作中要不断总结和积累实践经验，不断提高自己的业务工作能力和专业理论水甲。二是，要有一定的组织协调和社交能力，在甘当“无名英雄的同时，要善于进行广泛的社会交往，宣传档案工作，扩大档案工作的影响，取得各方面、各部门的理解、支持和配合。3二、档案的收集(一)档案收集工作的意义档案收集工作是档案管理工作诸多环节中的第一个环节，它对其它环节影响很大。因此，做档案收集工作对整个档案管理工作具有重要意义。1、收集工作是贯彻档案工作基本原则的重要内容和具体措施。档案的集中统一管理是通过收集工作来实现的。通过收集将档案集中保存在档案馆（室），从而保证档案工作基本原则的贯彻实施。2、收集工作为档案工作提供物资前提。档案管理的主要对象是档案，档案部门保存的大量档案是从各个方面获得的，没有收集工作，就没有档案，也就不会有档案的整理、鉴定、保管、编研等一系列管理工作。3、收集工作直接影响档案工作的其他环节，尤其是影响档案的开发利用。收集不齐全，不完整，馆藏不丰富，对提供利用工作有直接的影响。(二)收集工作的要求1、档案收集工作必须注意档案的形成特点。档案是由文件有条件转化来的，这是档案形成特点之一。文件转化为档案的条件是，必须是己处理完毕、具有一定的查考利用价值，收集中要避免“有文必档。（从价值考虑）2、收集档案必须注意系统性、完整性，能反映本单位的历史面貌和工作特色。做到收集帐内文件与帐外文件相结合，收集红头文件4与收集图纸报表相结合，纸质档案与非纸质档案相结合，（从范围考虑）③收集中要以“我为主，着重收集反应本单位职能活动和历史发展情况的文件材料。（从本单位）3、加强与本各部门的联系，了解掌握各部门的工作计划、各项制度及其活动情况，做到心中有数，如发现归档不全，可跟踪追迹，及时收集。(三)收集文件材料的范围(归档范围)国家档案局1987年发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》指出：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体规定了以下几个方面：1、上级机关的文件材料。上级机关颁发的需要贯彻执行各种文件，各级领导视察、检查本机关的重要指示、讲话、题词及有关音像材料；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和正本；上级机关转发本机关的文件。2、本单位的文件材料。本单位召开的各种会议形成的文件材料；本单位颁发的(包括转发和联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印刷稿、重要文件的修改稿；本单位党委、团委、工会和行政职能部门形成的各种文件(包括营销管理、会计、审计材料、统计报表、光盘、磁盘等)；重要的信访材料；本机关及本机关批准的有关区域、地界变化、征用士地及基本建设工程、购置大中型设备的文件材料；3、同级机关和非隶属机关的文件。同级机关和非隶属机关颁发5的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；与本机关联系协商工作及检查本机关工作中形成的重要文件。4、下级机关的文件材料。下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务决算等文件材料；直属单位报送的重要文件材料。(四)不归档的文件材料的范围1、上级机关的文件材料。上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件；普发性的不需办理的文件；供工作参考的抄件；征求意见的未定稿等。2、本机关的文件材料。本机关的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性的历次修改稿；铅印文件除定稿外的各次校对稿；无特殊保存价值的信封；一般性的信访材料；为参考目的收集的和摘抄的文件材料；机关内部互相抄送的文件。3、同级机关和非隶属机关的文件材料。不需要贯彻执行的无查考价值的文件；抄送的不需要办理的文件材料。4、下级机关的文件材料。下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件；越级抄送的不需要办理的文件；下级机关抄报备案不需要办理的一般性文件材料。(五)归档时间。有两种万法：1、定期归档。党群、行政、经营、生产技术管理类档案一般是在次年6月底以前向档案室移交；会计档案一般是隔年归档。2、不定期归档。基建档案是在基建工程项目竣工验收合格后的6三个月内向档案室移交，大型基建项目可分阶段归档；设备仪器档案在设备开箱验收一周之内归档；声像档案在各项活动结束后归档；奖状、锦旗、奖杯、牌扁等在单位陈列一到二年归档；各种管理证书可随时归档。三、企业档案的整理档案整理工作就是通过对档案的分类、组合、排列、编目，使档案变无序为有序的过程。也就是使档案化零乱为系统的过程。工作内容按工作程序可分为：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制等。(一)档案整理工作意义档案整理工作是档案管理基础工作中的主要环节，整理工作做不好会对档案工作其它环节有直接的影响。1、档案整理工作是档案提供利用的前提。经过整理的档案方便查找、调卷迅速、准确。2、档案的整理促进档案的收集，经过整理可以检验收集工作的质量，促使文件材料收集齐全、完整。3、档案的整理便于档案的鉴定、保管、统计和检索。。(二)档案整理工作原则档案整理工作的原则就是保持文件之间的历史联系，利用原整理基础，便于保管和利用。1、保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系是指文件之间在产生和处理过程中所形成的相互关系。72、整理档案必须利用原基础。利用原基础，就是对过去已经整理的档案，一般不再彻底打乱，重新整理，只是对其中的某些部份作适当的调整。3、整理档案必须便于保管和利用。便于保管和利用，这是整理工作的目的。保持了文件之间的历史联系，也就是便于保管和利用。这里要注意两点：一是，保持文件之间历史联系，必须从便于保管和利用考虑，不同载体、不同形式和不同保管期限的档案，因其保管要求不同，应分别整理、分别存放。二是，整理档案不能解决保管和利用的一切问题，整理档案只是为利用打基础。就是说不能片面地按照某一方面利用的需要来整理档案。(三)企业档案的分类1、企业档案分类的原则和基本内容《工业企业档案分类试行规则》中规定：工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。其内涵有三方面内容：①企业档案分类的对象是企业的全部档案，将企业档案作为一个有机整体，不能只局限于文书、科技档案等到各个局部。②企业档案分类的依据，主要是立足于企业在社会分工中的职能。在坚持管理职能分工为主要分类标准的同时，还要求结合企业档案的内容和形成特点。③企业档案分类类目的划分，要坚持上位类目设置对下位类目的8包容性，保证档案所反映事物内容的有机联系，不应人为地颠倒、错位和裂解。2、企业档案分类原则的指导思想在长期的企业档案管理中，由于管理体系的分块割裂，在档案分类中，文书档案是采用年代与组织机构的分类标准，重点突出档案分类的来源原则。而科技档案则是主要以反映档内容的联系性，按其生产、建设活动分工，追根溯源实质就是职能分工分类原则的体现。这样，在企业档案分类中，就同时出现两个不同的分类标准这在选择分类原则中，特别是局限在一个企业的档案分类是不能允许的。《工业企业档案分类规则》规定的分类原则，就是从企业档案管理的实际出发，来改变以往企业档案分类不合理状况，以促使已经综合统一管理的企业档案，实现一个有机的整体分类体系。3、一级类目的设置国档发【1991】20号《工业企业档案分类试行规则》中规定：工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目的，可根据实际需要增设一级类目。这一规定有三层含义：①企业档案分类十个一级类目的设置，充分地体现了企业档案分类原则的要求。一是，一级类目的设置，是遵循企业的职能分工，以企业管理职能分工为一级类目的设置依据，可以反映出企业管理的主9要职能分工，以及其相互之间的联系。二是，一级类目设置充分注意实用性原则，即考虑了一般企业，又照顾了特殊企业。特殊企业可在十个一级类目上增加或减少一级类目。②十个基本大类具体的类目的名称，体现了企业管理分工和生产分工。即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理和会计档案、干部职工档案是体现企业管理职能分工；产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器则是反映企业生产职能分工。③在设置一级类目时特殊企业可以增设一级类目，同样的道理也可减少一级类目。一般来讲企业规模特大，管理内容多样复杂可增加一级类目，反之企业规模小或非工业企业、非生产性企业管理内容少，形成的档案也少，可减少或合并一级类目。4、二级类目的设置工业企业档案分类二级类目设置也要遵循企业档案分类原则的要求，以企业管理职能分工为主，结合档案形成的特点来设置。①企业党群工作类档案的基本二级类目，有党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作八个二级类目。②企业行政管理类档案的基本二级类目，有行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作。③企业经营管理类的基本二级类目，有经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理等。10④企业生产技术管理类档案的基本二级类日，有生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息管理。⑤企业产品档案的二级类目可根据本企业产品的品种或型号来设置。⑥企业科学技术研究档案的二级类目可根据科研的课题来设⑦企业基本建设档案的二级类目的设置是依据企业档案分类原则和基本建设档案的特点来设定。即按工程项目或建筑项目设置。⑧企业设备仪器档案的二级类目可按设备的品种或型号来设置。⑨企业会计档案的二级类目有凭证、帐簿、报表、其它四个基本二级类目。⑩企业干部职工档案二级类目有干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案。5、企业档案分类类目标识企业档案分类类目标识，实质就是对企业档案分类类目给定的类目代号，也可以称为编写分类代号、分类号或类号。类号在企业管理中一般习惯称为分类号。分类号主要有四个作用：一是，可以标明企业档案的分类层次；二是，可以反映企业档案分类各级类目内容；三