档案管理讲义

1档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。2.形成的原始性。原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。3.形式的多样性。刀刻、青铜等。4.生成的条件性。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。具有保存利用价值。三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。2任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。2.我国档案管理工作原则。统一领导，分级管理工作。维护档案的完整和安全。便于社会各方面的利用。二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。2.综合型档案工作机构。统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。我国档案室类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、档案资料信息中心、联合档案室。3.档案机构的职责与设置原则1）档案机构的职责。2）档案机构的设置原则。组织自身依法设立、自主决定的原则，与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则，保定组织档案完整、完全和有效利用的原则，节约管理成本的原则，档案工作管理体制。任务三了解档案管理趋势和档案人员的素质一、档案管理趋势3档案形式——从实体档案到电子文件档案档案内容——从国家机构、社会组织的典籍、文件到各类社会信息档案管理——从人工管理到广泛采用计算机软件、向信息集成管理发展档案储存——从库房储存扩展到网站、网络档案基地——从实体档案到数字化档案馆（一）档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势（二）档案信息的集成化管理是资源共享的最佳模式（三）数字化档案馆是新世纪档案馆发展的必然方向二、档案人员的素质要求1.政治思想素质2.专业技能3.心理素质项目二档案收集归档任务一了解档案收集的内容与地位一、档案收集工作内容1）档案室对本机关内容各部门需要归档档案的接收工作。2）各级国家综合档案对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。3）对历史档案的接收和征集工作。二、档案收集归档的地位1.档案收集工作是档案工作的起点。2.档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。3.档案收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段。三、档案收集工作的要求1、归档材料齐全、完整、优化。2、加强档案调查和指导。3.保持全宗不可分散性。4.加强档案工作的标准化。4任务二档案室归档流程一、归档与归档制度各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷。定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为归档。我国立档已经成为国家明文规定的一项制度。收集工作主要是依靠建立健全归档制度来完成的。二、归档范围与归档流程（一）明确归档范围1.上级机关来文。上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料，上级机关的颁发的属于机关业务主管的并要执行的文件。2.本单位文件。本单位代表性会议、工作会议、专业会议的文件资料。3.下级机关报送的文件。下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、财务预算、决算等文件4.相关文件。（二）确定归档时间1.管理性文件。一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。2.科技性文件。按项目结束时间归档、按工作阶段归档、按子项目结束时间归档、按年度归档和随时归档。3.会计文件。（三）归档份数。文件归档数量。（四）归档程序1.按移交清单移交双方点清楚。2.确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。3.科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明。4.归档目录。任务三电子文件的归档一、电子文件与电子档案5电子文件是指人们在社会活动中形成的，以代码形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体中，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。二、电子文件的归档流程各部门各单位——按归档范围收集、整理分类计算机输入目录——鉴定检测复制备份——填写电子文件归档说明——通过网络磁盘向档案部门移交1.确定电子文件是经过审批的最终版本。2.积累整理，编制目录。3.鉴定和检测归档的电子文件。4.编制电子文件归档说明。5.存入存储载体，复制备份。6.确定载体标识，向档案部门移交。7.移交保管。电子文件登记表：文件编号、题名、责任者、文件格式、软件环境、电子文件稿本代码任务四综合档案馆接收与征集一、综合档案接收档案的范围1、本级中共委员会、顾问委员会、纪律检查委员会、人民代表大会等。2、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案。3、本级人民政府直属工作部门的独立分管某一方面的工作。4.属于地方和上级部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。二、综合档案馆的接收档案的时间地、市级以上机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满二十年的文书档案；地市级以下机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满十年的文书档案等。三、综合档案馆的接收程序和标准（一）接收程序综合档案馆接收到期档案进馆，应提前书面通知移交单位，档案馆应提前做好档案接收准备工作。6（二）接收标准移交的档案必须齐全、完整，经过规范、系统整理、质量符合要求。卷皮、卷盒规范、统一，符合档案馆制定的具体质量标准，进馆档案必须以全宗为单位整理编目，分阶段移交，保持全宗的完整性，进馆档案必须符合档案技术保护要求，立档单位应对移交进馆的档案进行杀虫，消毒处理，档案无霉变等。四、历史档案的征集以1949年以前的为历史档案，历史档案记录了一个国家和地方的历史和文化，征集档案为了保护国家的历史文化财富，加强历史档案的征集工作有着重要意义。项目三档案整理立卷任务一熟悉档案整理工作的内容一、档案整理工作的内容和意义（一）档案整理工作的内容1.区分全宗2.全宗内档案的分类3.立卷4.装订或装盒5.编制案卷目录6.案卷排列和编号（二）档案整理工作的意义1、整理工作是对档案实行科学管理的基础。2.整理工作是发挥档案效用的前提条件。3.整理工作是检查档案收集工作质量的重要依据。二、档案整理工作的原则1.保持文件之间的历史联系，这是档案整理工作的根本性原则。2.充分尊重和利用原有的档案整理成果。3.便于保管和利用。任务三认识全宗及分类方案一、全宗的概念与意义（一）全宗的概念7全宗就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案的整体。（1）全宗是个整体（2）具有客观性（3）以一定单位为基础，具有相对稳定性。2.档案必须按全宗整理。（1）揭示档案内容的实质，从而正确评判档案的价值。（2）对档案管理有重要的组织作用。（二）立档单位及其构件1.立档单位的概念。立档单位是指构成全宗的具有独立性的单位或个人。2.其构成条件。在行政上，可以独立行使职权并能一自己的名义向外行文。财务上，是一个经济核算单位，可以编制财务预算。人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。3.确定立档单位的办法。1）从文件中查找。（2）从实际工作中考察。（三）区分全宗1.立档单位发生根本性的变化与全宗的划分。2.单位非根本变化与全宗的划分。3.临时和派出机构档案的全宗归属。（四）判定档案所属全宗1.立档单位的发文。2.立档单位的收文3.立档单位的内部文件。（五）人物全宗人物全宗就是社会活动家、科学家、文学家、艺术家、教育家以及其他著名人物在其一生活动中所形成的档案整体。包括个人的著作、手稿、日记、信件、照片、录音、录像、遗嘱以及记录个人、家庭和家族社会活动的全部资料等。8（六）全宗的补充形式1.联合全宗——全宗的联合体。联合全宗是两个以上有联系的机关形成的档案。由于混在一起难以区分立档单位而联合组成一个全宗。2.全宗汇编。独立全宗的档案较少，按一个独立全宗管理不便，性质相近。3.档案汇集。档案汇集是指若干个全宗所属不明，或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来。（七）全宗群全宗群是联系密切的若干个全宗的群体。在档案管理中，全宗群是一个宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理分类的层次和实体性的保管单位。二、全宗内档案分类档案分类是档案系统化的关键性环节，对档案整理工作具有重要意义。（一）选择分类方法1.职能分类法。企业的生产部门、销售部门、财务部门、物流部门等的档案分类管理。2.问题分类法。档案内容所反映的问题性质来划分档案的类目。3.组织机构分类法。按单位内容设置的组织机构来划分档案的类目。（1）由立档单位领导人或中心机构负责起草的全局性、综合性文件，应归入中心机构。（2）由若干个内部机构共同起草、办理的文件，应归入牵头机构或最后经办的机构的类别中。（3）由某个或几个内部机构负责起草的全局性文件。4.年度分类法。按文件形成或处理的所属时间阶段来划分档案的类目。（1）标有不同年度文件的归类。（2）按专业年度形成的文件归类。6.课题分类法。独立的课题为分类单元，划分档案的类别。97.工程项目分类法。按独立的基建工程来划分基建档案的类目。8.专业性质分类法。按档案内容所涉及和反映的专家性质来划分档案的类目。（二）制定分类方案1.年度-机构-保管期限分类法。2，年度-保管期限-机构分类法。3.保管期限-年度-机构分类法。4.机构-年度-保管期限分类法。5.机构-保管期限-年度分类法。6.问题-年度-保管期限分类法。7.保管期限-年度期限分类法。8.保管期限-年度分类法。任务三档案整理与组卷一、传统文书立卷的六大特征1.作者特征文件制发的特征。2.通讯者特征文件收发文双方共同构成的特征。3.问题特征文件内容所反映的主题特征。4.名称特征文种的名称特征。5.时间特征文件内容所针对的时间和文件形成的时间共同构成的特征。6.地区特征文件内容所针对、涉及的地区或文件作者所在的地区共同构成的特征。二、立卷改革实行文书处理部门立卷，可以发货文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点。10三、档案整理程序步骤为全宗、分类、文件整理、填写卷内文件目录、备考表和案盒或案卷封面、装订、案卷目录的编制。1.了解情况，拟定方案。2，区分全宗，编制类目分类。3.细分类。1）分年度。2）分级别。3）分问题。4）分价值。4.组卷。一般以问题为主，兼顾其他特征，适当分级，区别价值，照顾数量的立卷方法，将文件组成案卷。5.初步排列卷内文件的顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。6.编号立卷，是指将排列定位后，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程，包括编页号与盖档号章。7.填写卷内文件目录、备考表和案盒或案卷封面。（1）卷内文件目录。填写一般是逐件登记。（2）填写卷内备考表和案卷封面。填写好卷内文件目录和备考表后，即可填写案卷封面一些项目。全宗名称即立档单位的名称，全称或简称。标题要简明扼要，通俗易懂。熟悉卷内文件的情况。题名要力求简练、表达准确，题目题名结构要完整。作者-问题-文种。8.装订。归档文件的装盒或装订。9.案卷目录的编制是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录，是移交