文件归档整理实施细则

附件6：湖北省地质环境治理项目文件归档整理实施细则（试行）湖北省国土资源厅目录1.总则…………………………………………………………………1532.基本规定……………………………………………………………1533.治理项目文件归档范围……………………………………………1544.治理项目归档文件质量要求………………………………………1545.治理项目文件立卷…………………………………………………1555.1立卷原则和方法………………………………………………1555.2卷内文件排列…………………………………………………1555.3案卷编目………………………………………………………1565.4案卷订装………………………………………………………1575.5卷盒、卷夹与案卷脊背………………………………………1576.治理项目文件归档…………………………………………………1587.治理项目档案验收与移交…………………………………………158规定性附录：附录A治理项目文件归档范围和保管期限表………………………160附录B竣工图章式样…………………………………………………171附录C卷内目录式样…………………………………………………172附录D卷内备考表式样………………………………………………173附录E案卷封面式样…………………………………………………174附录F案卷脊背式样…………………………………………………175参考性附录：附录G文件归档编号方法(参考)…………………………………17611.总则1.1为加强湖北省地质环境治理项目（以下简称治理项目）文件的归档整理工作，统一治理项目文件的验收标准，建立完整、准确的治理项目档案，制定本规定。1.2本规定适用于湖北省地质环境治理项目的归档整理和验收，包括地质灾害治理项目和矿山地质环境治理项目。地质遗迹保护项目参照执行。1.3本规定所称治理项目文件，是指治理项目实施过程中所形成的文字、图表、声象、电磁介质等形式的原始资料、成果资料和岩芯、标本、样品，以及治理项目等实物资料。1.4治理项目文件的归档整理除执行本规定外，尚须符合现行国家有关标准的规定。2.基本规定2.1项目承担单位、勘查、设计、施工、监理、监测等单位，应将治理项目文件的形成和积累，纳入工程实施管理的各个环节和有关人员的职责范围。2.2在治理项目文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，项目承担单位的职责是：2.2.1在治理项目招标和与勘查、设计、施工、监测、监理等单位签订协议、合同时，对治理项目文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。2.2.2收集、整理和汇总治理项目立项审批阶段、设计阶段、竣工阶段和竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。2.2.3组织、监督和检查勘查、设计、施工、监测、监理等单位的治理项目文件的形成的文件，并进行立卷归档。2.2.4收集和汇总勘查、设计、施工、监测、监理等单位立卷归档的治理项目档案。22.3勘查、设计、施工、监测、监理等单位，应将本单位形成的治理项目文件整理立卷后向项目承担单位移交。3.治理项目文件归档范围3.1对与治理项目实施有关的重要活动、记载治理项目实施过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。3.2治理项目资料的具体归档范围，应符合本办法附录A的要求。4.治理项目归档文件质量要求4.1归档的治理项目文件应为原件。4.2治理项目文件的内容及其深度，必须符合国家有关治理工程勘查、设计、施工、监测、监理等方面的技术规范、规程和标准。4.3治理项目文件的内容必须真实、准确，与治理项目实际情况相符合。4.4治理项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.5治理项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.6治理项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。4.7治理项目文件的纸张，应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，且必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4.8所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位，编制人，审核人，技术负责人，编制日期，监理单位，现场监理，总监理。竣工图章示例见附录B。竣工图章应使用不易腿色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。34.9利用施工图改绘的竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。4.10不同幅面的治理工程图纸，应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。5.治理项目文件立卷5.1立卷原则和方法5.1.1治理项目文件分门别类整理成案卷的立卷（或组卷），应遵循治理工程文件自然形成的规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。5.1.2立卷可采用如下方法：（1）治理项目文件可按实施程序，划分为立项审批阶段文件、勘查设计阶段文件、施工阶段文件、竣工图文件、竣工验收文件等5部分。（2）立项审批阶段文件按实施程序、专业、形成单位等组卷。（3）设计阶段和施工阶段文件按单位工程、分部工程、专业等组卷。（4）竣工图和竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。5.1.3立卷应符合下列规定：（1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。（2）案卷内不应有重份文件。（3）案卷内不同载体的文件一般应分别组卷。5.2卷内文件排列5.2.1文字资料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。5.2.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。5.2.3既有文字资料又有图纸资料的案卷，文字材料排前，图纸资料排后。45.3案卷编目5.3.1卷内文件页号应符合下列规定：（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。（2）单面书写文件的页码写在右下角；双面书写文件的页码，正面写在右下角，背面写在左下角。折叠后的图纸一律写在右下角。（3）成套图纸或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不须重新编写页码。（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：（1）目录：卷内目录式样应符合本规范附录C的要求。目录排列在卷内文件首页之前。（2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（4）文件编号：填写治理工程文件原有的文号或图号。（5）文件题名：填写文件标题的全称。（6）日期：填写文件形成的日期。（7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：（1）备考表的式样应符合本规范附录D的要求。（2）备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。（3）备考表排列在卷内文件的尾页之后。5.3.4案卷封面的编制应符合本规定下列规定：（1）封面的式样宜符合附录E的要求。5（2）封面放在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。（3）封面的内容应包括：档案号，资料室（或馆）代号，案卷题名，编制单位，起止日期，密级，保管期限，共几卷，第几卷。（4）档案号应由项目号、分类号和案卷号组成。档案号由项目承担单位统一填写。（5）案卷题名应简明、准确地表达卷内文件的内容。案卷题名应包括治理项目名称、专业名称、卷内资料内容。（6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任人。（7）起止日期应填写案卷内文件形成的起止日期。（8）保管期限分为永久、长期、短期三种。永久是指治理项目档案需永久保存；长期是指治理项目档案的保存期限等于该治理项目的使用寿命；短期是指治理项目档案保存20年以下。（9）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。5.3.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面，应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。5.4案卷装订5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法装订，装订要整齐、牢固，便于保管和利用。5.4.2装订时必须剔除金属物。5.5卷盒与卷夹及案卷脊背5.5.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。5.5.1.1卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。5.5.1.2卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20～30mm。5.5.1.3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。65.5.2案卷脊背案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录F的要求。6治理项目文件归档6.1治理项目文件归档应符合下列规定：6.1.1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映治理项目实施的全过程。文件归档范围详见附录A。文件材料的质量符合4的要求。6.1.2归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。6.2治理项目文件归档时间应符合下列规定：6.2.1勘查、设计、施工、监理、监测单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关治理工程的档案向项目承担单位归档。6.2.2勘查、设计、施工，监测单位在收齐治理工程文件并整理立卷后，监理单位应根据地质资料管理要求，对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向项目承担单位移交。6.3治理项目档案2套（含纸质和电子档案），一套（原件）由为项目承担单位保管，一套（复制件）上交项目所在地国土资源主管部门。另需向省国土资源主管部门上交3套项目竣工验收报告合订本（包括：竣工验收意见书、竣工报告、施工总结报告、勘查总结报告、设计总结报告、监理总结报告、监测总结报告）及报告电子版1套。6.4勘查、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规定附录A的要求单独立卷归档。7治理项目文件验收与移交7.1治理项目竣工验收前，项目承担单位应组织对治理项目档案进行初步验收。初步验收合格后，才得以申请对治理项目进行竣工验收。7.2初步验收时，应重点验收以下内容：7.2.1治理项目档案齐全、系统、完整。7.2.2治理项目档案内容真实、准确地反映治理项目的实施和治实际状况。77.2.3治理项目档案已整理立卷，立卷符合本办法的规定。7.2.4治理项目竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。7.2.5治理项目文件形成、来源符合实际，要求有单位或个人签章的文件，签章手续完备。7.2.6治理项目文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。7.3项目竣工验收后，项目承担单位应做好档案汇交工作。7.3.1项目文件档案保存在项目所在地国土资源主管部门。7.3.2项目立项审批、勘查、设计、竣工图及竣工验收总结及工程资金管理等重要成果档案汇交至省国土资源主管部门，审核后提交省国土资源厅资料馆存档。（附录A）。7.3.3项目承担单位汇交资料档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。参考文件和标准1.地质资料管理条例（国务院令349号，2002年3月19日发布）2.地质资料管理条例实施办法（中华人民共和国国土资源部令第16号，2003年1月3日发布）3.建设工程文件归档整理规范（GB／T50328－2001，国家标准，中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局联合发布）4.三峡库区地质灾害治理工程文件归档整理规定（修定），国土资源部（2006.8月）8附录A治理项目文件归档范围和保管期限表序号应归档文件材料保存单位和保管期限承担单位监理单位施工单位设计单位勘查单位监测单位所在地国土资源主管部门汇交省国土资源主管部门1项目管理文件1.1立项与审批文件（1）立项审批文件永久永久√（2）设计图纸审查文件永久永久（3）招投标中标通知书永久永久（4）竣工验收鉴定书永久