档案管理基础(第12章特殊载体档案的管理)

第十二章特殊载体档案的管理本章概要一、了解特殊载体档案的定义特殊载体档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、实物、电子档案等的总称，它们与纸质档案相辅相成、共同记载了一个单位工作活动的面貌，具有独特的价值。二、了解特殊载体档案的组成内容特殊载体档案主要包括：照片档案、录像档案、实物档案、电子档案四种类型。三、掌握特殊载体档案与纸质档案的区别第一，载体类型不同，载体的制成材料不同。第二，记录方式不同，是否能够直接记录档案信息，是否需要借助其它先进的仪器设备的不同。第三，读取方式不同，是否能够直接获取档案的内容信息不一样。第一节照片档案的管理一、照片的形成原理1.照片的分类从载体形态分，照片可以分为传统感光材质照片和数码照片两种。从体裁分，照片可以分为新闻照片、单位活动照片、自然现象照片及艺术照片等。2.照片的成像原理传统照片是将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。数码照片是运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，是电子文件。二、照片档案的构成传统的照片档案主要由底片、照片、说明词构成。1.底片底片是照片档案最原始的材料和最重要的部分，分为原始底片和翻拍底片两种。2.照片照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象，是人们利用照片档案的主体。3.文字说明文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内容具有重要的作用。照片档案必须编写文字说明，两者相辅相成，不可分割。数码照片同样需要编写说明文字。三、照片档案的特点及作用1.照片档案的特点直观性、生动性、原始性、真实性。2.照片档案的作用对于掌握事实真相、了解历史面貌、提供法律证据等方面具有独特的作用。四、照片档案的管理（一）收集1.收集的法律依据：《照片档案管理规范》2.照片档案的归档范围（1）本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片；（2）领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的照片；（3）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片；（4）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；（5）与本单位其他载体档案有密切联系的照片；（6）外单位形成但经本单位选用的照片。3.档案馆（室）接收照片档案的要求（1）遵守接收制度：《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》（2）严格验收。检查照片质量，着重检查底片，发现问题及时补救。同时，注意对重要照片的社会征集或翻拍。（二）整理照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明词应一起整理和存放。1.照片档案的分类（1）底片的分类按尺寸大小分类；按时间分类；按问题分类；对于底片数量较少的单位，也可以不分类，统一编一个流水号。（2）照片的分类照片档案一般是以全宗为单位，按照“年度——内容/专题”进行分类2.文字说明的编写文字说明一般应包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者六个要素。单张照片的文字说明置于照片的下方或左右两侧，大幅照片的文字说明可另纸书写，与照片一同保存。成套的数码照片应该编写总说明词，简要介绍活动的情况，套内的每幅照片也要编写说明文字。3.照片档案的立卷编号（1）照片档案较少的单位，可以一年成一卷；照片档案较多的单位可以按照内容立卷。卷内照片一般按照重要程度或者时间顺序排列。（2）照片档案的编号规则“2006——15——1”“2006——15——2”......“2006——15——N”年度号类别号照片顺序号4.照片档案的编目（三）照片档案的鉴定1.鉴定的主要途径和方法：通过文字档案盒史料考证鉴别；通过调查走访考证鉴别；实地考察鉴别；照片之间的对比鉴别。2.保管期的划分照片档案一般划分为永久和长期两个保管期限。（四）照片档案的保护1.存放照片档案的底片和照片分别存放保管；底片存放入底片夹，适宜温度：13~15摄氏度，湿度35%~45%；照片与说明词一起存放入照片档案盒，适宜温度：14~24摄氏度，湿度40%~60%；四、照片档案的提供利用照片档案提供利用的方式包括：借阅、展览与宣传、咨询、编辑画册等。展览及编辑画册的步骤：（1）选题选择合适的主题（2）制定方案包括：主题内容、目的和要求、选材范围、人员分工、时间安排、工作步骤、质量保证措施等。（3）选材选材一定要围绕主题，并且鉴定所选照片的真实性和典型性，尽量选择那些真实可靠、能鲜明反映主题思想的照片。（4）加工和编排（5）审校审校需要经过初步审校、全面审校和最终审校三个步骤，才能最后定稿。第二节音像档案的管理一、音像档案的种类音像档案分为录音档案和录像档案两部分。录音档案是采用录音设备记录单位和个人现场工作活动的声音形成的档案。录像档案是采用音频/视频录制设备记录单位和个人现场工作活动的声音图像等的档案。音像档案都有磁质和电子两种形式。二、音像档案的收集1.收集途径新闻媒体关于本单位的重大活动或情况的报道；对本单位重大活动现场录音录像资料；本单位领导人或著名人物工作活动的录音录像资料；反映本单位历史面貌的录音录像资料；其它对本单位工作有价值的录音录像资料。三、音像档案的分类和编目音像档案可以按照时间和内容分类。分类时，尤其要对机密音像档案单独保存。音像档案应装入特制的封套内，封套外面黏贴标签，标签的内容包括：录音录像内容简介、主要人物、录制日期地点、盘数、编号、时长等项目。四、音像档案的保护音像档案因为其载体形态的特殊性，对它的保管也有特别的要求：（一）防磁音像档案一般都是磁质载体，其对磁场的干扰比较敏感，所以一定要做好防磁措施。（二）防潮音像档案的适宜保管温度是15~25摄氏度，相对湿度是45%~60%。（三）存放方式正确正确的存放方式是竖立摆放。（四）定期重绕和复制第三节实物档案和内部资料的管理一、实物档案的管理1.实物档案的定义：实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。2.实物档案的分类实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物档案三种类型。证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等，主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士赠送的具有纪念意义的物品。3.各类实物档案的收集和保管（1）收集按年度，由单位的档案管理机构向各部门收集本年度的实物档案。由移交部门编号并写清楚档案的时间、地点、责任者、事由及背景信息等要素。如果是证书类，要注明获奖的级别、颁奖单位等；如果是印章则要注明印章中止或废止的时间、留取印模；如果是礼品档案，则要写明活动或庆典的具体事由、赠送单位名称或个人姓名、获得的时间等。（2）编号对于实物档案来说，一般按照“年度——类别——件号”的编制规则编号。如“2009——奖杯——001”（3）保管证书类档案一般盛放在A4大小的档案袋内，封面上写清楚档号、奖项名称、级别、获奖事由、获奖时间、颁奖单位、归档部门等信息。有些奖杯、匾额、锦旗或礼品、字画等可以专门陈列于展览馆内供人参观。印章档案一般盛放在印章档案盒内，每一格放一枚印章，印章的编号可以粘贴在印章柄上。在盒盖的内侧粘贴印章档案的摆放示意图，方便查找。二、内部资料的管理1.定义内部资料是指本单位在工作中编写或编辑的，反映主要职能活动的情况文字及统计数字，可以是公开出版的出版物，也可以是内部出版物。2.内部资料的收集内部资料主要包括：大事记、组织沿革、工作年报、工作手册、法规汇编、分析与统计资料、产品图集和介绍等等。内部资料一般都是印刷文本。在收集编号的时候，可以按照资料名称、作者/单位、编写或出版时间、数量、接收时间、移交人、接收人等信息登记。3.内部资料的分类内部资料通常按照“年度——类别”或“年度——部门”两种标准分类。第四节电子档案的管理一、什么是电子档案？1.什么是电子文件？电子文件是以代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。2.电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。3.电子档案的定义：是具有保存价值的，已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软硬件说明。4.电子档案的特点：（1）保管位置比较分散（2）保管技术程度高（3）信息再利用及时（4）可以网络传输二、电子档案的归档1.归档方式电子档案的归档方式有物理归档和逻辑归档两种。物理归档是指既归档电子文件的信息又同时归档电子文件介质。逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实现在网络上控制与管理电子档案的归档方式。2.“双套制”归档对于电子文件，我们在进行物理归档或逻辑归档的同时，还要再打印出一份纸质文件进行归档。这就叫做“双套制”。“双套制”归档能最大限度保证档案的安全，防止电子文件因其介质或元数据的损坏而无法读取和使用。3.归档要求（1）齐全完整（2）真实有效（3）整理编目（4）双套备份三、电子档案的管理与“文档一体化”1.文档管理一体化整合（1）“文档管理一体化”，是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作整合为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。（2）文档分离带来的困惑：第一、文件载体质量及内容结构上的不统一；第二、在实际工作中，文档工作界限并没有完全划清；第三、至今没有统一的机构管理文书工作和档案工作。（3）实行“文档一体化”的好处（意义）：一是有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总体设计和通盘考虑，从而提高文件管理质量；二是可以为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想。2.电子档案的保管（1）对电子档案载体的保护电子档案的载体包括光盘、磁盘、磁带、硬盘等，它们比纸质材料的寿命短，但是对保管环境的要求却更严格。a.存放方式光盘、磁盘、磁带等均应该垂直摆放，使之受力均匀。需要盛入专门的装具内，防止挤压和划伤。b.温湿度的控制电子档案的各种磁性载体库房适宜温度应在15~27摄氏度之间，适宜湿度应在40%~60%之间。光盘的适宜存放温度在14~24摄氏度，相对湿度为45%~60%。c.对有害因素的预防。强光、灰尘、强磁场、有害气体等都对磁质载体电子档案有很大的危害。库房地址应避开这些不利因素。（2）对电子档案信息的保护运用加密技术，防止电子信息的网络泄密。3.电子档案的提供利用（1）阅览（2）借出（3）复制（4）在线阅览