正稿_公文写作基础知识

公文写作基础知识党的机关和国家行政机关公文种类对照表序号党的机关公文国家行政机关公文1决定2通知3通报4报告5批复6请示7意见8会议纪要9函10决议命令（令）11指示议案12公报公告13条例通告14规定公文的特点•实用性。有实际用途，有实质内容•真实性。内容真实确凿，不是凭空捏造•规范性。有规范的文种、规范的结构，不宜任意改变、随意“创造”•简明性。内容简明和语言简明•权威性。代表着制发机关的法定权威，其它文章无法比拟行文主要规则•行文：通告情况、请示问题、商洽事务为目的的文字往来过程。各单位行文关系根据各自的隶属关系和职权范围来确定，一般不得越级请示和报告。•上行文：下级向上级报送的行文。主要文种：请示、报告•平行文：平行单位或不相隶属单位之间的行文。使用平等协商语气，主要文种：函、议案。•下行文：上级对所属下级单位的行文。主要文种（7种）：命令（令）、决定、意见、通知、通报、批复、会议纪要。•泛行文：没有隶属关系的机关之间的行文。主要文种：公告、通告公文的结构•结构：标题+主送机关+正文+落款署时公文标题•《办法》规定：“应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关”。“公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。•标题：发文机关（可省略）+主要内容（有时省略）+文种•常用“关于……的”介词结构•例：国务院关于加强人民来信和接待人民来访工作的指示•关于举办大学生文化艺术节的请示•中国人民共和国主席令•通知正文三部分•导语：即开头语•主体：公文核心部分。阐明公文制发机关态度、主张，或者提出实施意见办法，回答导语总论点。•结语：公文结尾。因行文对象不同，而不同结语。•公务活动基本规律：发现问题——分析问题——解决问题文体一请示下级向上级请求指示、批准的文体。请示何时使用•超出自己权限范围的工作，如果要做，一定要请求批准，不能自作主张，越权办事。•超出自己能力范围的工作，尽最大的努力也不能完成，在这种情况下，就需要请求上级指点与帮助。•超出自己认识范围的工作，比如过去从未接触过的问题，关系特别复杂的问题，自己无法做出正确判断，就不可胡乱蛮干，而需要请求上级指示。请示写作要点•遵守行文规则：“一文一事”；一般只写一个主送单位，如需同时送其他机关，应当用抄送形式；除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导人个人。各级机关一般不能越级请示，因特殊情况必须越级请示时，必须抄送被越过的上级机关。•理由要充分，要求要合理。•语气要委婉，格式要正确请示正文•事由说明请示起因，即为什么要请示和请示的缘由•请示事项写明请示事项，要叙述清楚、直陈其事、简洁明了，例：请示批拨资金、物资，须写明金额、品名、规格和数量等•结束语规范用语：妥否，请批示。等等范例•关于承办省第*届大学生篮球赛器材经费的请示•省教育厅：•将于**年举行的省第**届大学生篮球赛由我校承办，鉴于我校目前比赛场地仍很简陋，比赛使用器材也较缺乏，为保证比赛顺利进行，需要改善设备和补充器材，望省厅能拨给专用经费。经核算，共需经费***元，请审批。•附：省大学生篮球赛器材设备预算表•广东医学院•***年**月***日省大学生篮球赛器材预算表器材设备名称单位型号产地单价数量金额液压篮球架副NCT-201A南非***元3***元火车头牌篮球只S241S上海***元80***元总计***元公文修改关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记：根据“校长办公会议决定”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！此致敬礼！附件一：讲话稿；附件二：议程。资环学院2005年10月11日错在那里？标题•1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。•2、人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务。“党先政后”的排列顺序在我国约定俗成，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。•3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓。•4、混用文种。请示和报告为不同文种，不能混用，不能错用，上文应属请示。主送机关•应根据公文内容选择相应的主送机关。•错误：1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。•应主送党委办公室，抄送校长办公室。•2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。正文•1、引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据广医（2003）17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。文中所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。•2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如广东医学院“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。•3、用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。正文•4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。•5、结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。•6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，文中少了这项内容。附件•目的是补充说明正文，公文往往要添加附件。•1、格式不对。附件的正确格式是：•附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx•2、xxxxxxxxxxxxxxxx•附件名称后不加标点。•2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。文中的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明（代拟稿）字样。附件2应写明什么会议的议程。落款与日期•1、发文单位不能用简称。人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。文中的“资环学院”，应写全称：“资源与环境科学学院”。•2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用0，而使用插入中的符号“〇”。所以文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。文体二报告•向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级机关询问时使用的文体。请示和报告的8个区别请示报告行文目的向上级请求指示、批准向上级汇报工作、反映情况、答复上级的询问职权范围职权范围内无权解决，或虽属职权范围却无力解决属职权范围内行文时间事前行文事前、事中、事后均可行文是否批复必须批复不须批复篇幅长短一事一请，内容单一，篇幅短小可一文数事，篇幅较长写作风格请示性写法陈述性写法缓急程度时限短，上级不批复不能行动不必批复，无时限尾语妥否，请批示。当否，请批示。以上意见妥否（当否），请批示。特此报告（不加句号）。以上报告如有不妥，请指示。报告分2类•综合报告。根据职责范围，对一段时间的工作加以综合考察，找出优缺点，分出主次，然后向上级报告。比如，季度报告、年度报告•专项报告。不是常规的综合工作汇报，而是就某件事或某个问题专门写的报告，多数是不定时的，根据实际的情况而撰写。报告写作要点•陈述事实要完整清楚•分析要精练，观点要鲜明•语言要朴实，格式要正确报告正文•引据简明扼要讲清发文背景、缘由或依据。习惯性过渡用语为“现将有关情况报告如下”，领起下文•主体报告事项部分。做了什么工作、取得哪些成果、概括基本经验、说明存在问题、提出下来工作意见•结语规范用语：特此报告。专此报告。以上报告，请审阅。•关于东莞市共青团工作情况的报告•中央调研组：•****现将有关情况报告如下：•一、基本情况•（介绍共青团组织、青联组织、学联组织、少先队组织、志愿者组织、青年社团数量）•二、近年来东莞市共青团工作取得的成绩•（一）青年思想工作不断加强……•（二）青年人才工作务实推进……•（三）青年文化建设亮点纷呈……•（四）基层组织建设稳步推进……•（五）服务新莞人青年务实高效……•（六）新经济组织团建创新发展……•（七）青年外事工作全面拓展……•三、共青团工作的基本经验（分为四个方面）•四、当前团工作面临的困难和问题（分工作方法、服务水平、工作体系、育才机制四个方面）•五、关于进一步加强团工作的几点建议•特此报告•****•**年**月**日•文体三通知•概念：用于向特定受文对象通报、传达有关事项，让对象知道或者执行的文件•类型：转发性通知•发布性通知•部署性通知•任免性通知•事务性通知•注意：不能给上级、给不相隶属机关发通知通知的正文•引据起因由来、背景依据•主体突出重点，表达要求，抓住主要内容•结语按照执行、参照执行、研究执行•要求文字通俗明白，交待清楚广东医学院文件广东医政发[2004]12号关于广东医学院成立迎评工作组织机构的通知学院各职能部门、各单位、附院：为了有力推进我院迎接2005年本科教学工作水平评估，经院领导研究决定，学院成立迎评工作领导小组、迎评办公室和迎评工作小组。领导小组、工作人员名单如下：一、迎评工作领导小组组长：高志青罗少军副组长：周克元成员：高志青罗少军周克元李永全郑学宝林木生张炳光秘书：张旺清二、迎评办公室主任：周克元副主任：安长新张旺清颜大胜张炳光•（七）校园建设美化组组长：唐锡志组员：李增谢培豪黄华李如海寇文革庞美富刘国友各二级学院：第一临床学院、第二临床学院、检验学院、护理学院、基础学院和成人教育学院也必须成立相应工作小组，并上报校迎评办公室，发全面落实学院本科教学迎评工作。广东医学院二００四年二月十六日主题词：教育迎评机构通知抄送：院领导、学院党委各部门、纪委、工会、团委、各党总支、各民主党派、附院党委广东医学院办公室2004年2月16日校对人：陈珊（共印100份）文体四计划•把工作或行动以前预先拟定的具体内容和步骤用文字有条理地表达出来的一种事务文书•计划是统称，种类较多。包括纲要、规划、方案、安排、要点、意见、设想等计划写作要点•学习文件•分析现状•确定目标：包括“做什么”、“做到什么程度”、“何时做完”三个要素•构想安排。“怎么做”•2008年学校团委工作计划•一、指导思想•二、工作目标•三、工作措施•四、每月工作安排表•1月份：•2月份•3月份文体五条据•日常生活和工作中经常使用的便条和字据。•分为便条和字据•便条：请假条、留言条、托事条•字据：借据、收据、领据、发据条据特点•凭证性•一文一事•简洁明快请假条••我是今年毕业的2007届**专业本科（4）班学生。我特请假一个月，恳请批准。•此致•敬礼！•****•请假条要点•内容包括请假原因、请假起止时间、请假人等。•格式由标题、称谓、正文、祝颂语、署名、署时等组成。请假条•系主任：••我是今年毕业的2007届**专业本科（4）班学生****。今年初我到***医院联系工作。该院要求我于2007年**月**日至**月**日试用一个月。为此，特请假一个月，恳请批准。•（该院试用证明及家长证明即将寄来。）•此致•敬礼！•****•2007年**月**日留言条•造访不遇留言条。不必写标题，只写称谓、正文、署名、署时等。•车站、码头、飞机场留言条。多数贴在留言板上，不写标题，只写称谓、正文、署名、署时等。•贴在办公室门上的留言条。没有特定对象，故不用写标题和称谓。只写正文、署名、署时等造访不遇留言条范例•张冰：•您好！大学毕业后十年未见。借出差东莞之机，特来府上拜访，不遇，甚憾。我要赶今晚7时火车北上，故不能再侯您了。现留下名片一张，请与我联系。特送上土特产一袋，请笑纳。•钱庄留言•2007年11月17日车站