技术档案管理办法(2010年修订)

1技术档案管理办法第一章总则第一条技术档案管理的范围包括工艺图纸、图书、图片、各类标准、招投标文件、技术类合同（协议）和项目类资料以及各种技术设备等资料。第二条档案资料必须专人管理，管理人员必须具备档案管理的基本知识，具备熟练的归档、保管、检索、借还等管理技能，必须认真细心地做好档案管理工作。第三条归口管理的档案要做好收集工作，归档时间分随时和定期两种，原则上归档材料只限于一份，需要借阅的档案可复制副本专供阅读。第四条归档手续必须齐全，保证归档材料完整、准确、清晰，要根据有关规定确定每份材料的保密级和保管期限。归档材料要材质优良，图像清晰，字迹工整，禁止使用铅笔和圆珠笔书写。第五条归档材料要根据性质、特点和时间顺序，进行科学分类和编目，做到层次清楚，简明扼要，便于保管、查找和利用。第六条档案保管要科学地入库排架，确保完整和安全。库房要保持一定的温（湿）度，并做好防虫防蛀、防火、防盗和定期清点等方面工作。第七条档案资料的更改，必须严格按照有关规定办理手续后方可进行，并做好详细记录，任何个人都无权私改档案内容，不准泄漏机密，违者必究。第八条做好档案的统计和利用工作，属借领或借阅的，均应做好登记记录，借方要确保完好无损，按期归还。第九条档案销毁，对于失效的技术文件资料，经鉴定后，如需保存由档案室封存以备查询。对于鉴定为无保存价值的作废文件资料，应依规定请示并办理销毁手续，销毁档案应有销毁纪录。第二章归档制度第十条产品、工艺文件资料应在产品试制定型正式投产后归档，并保证图纸标题栏签署齐全。第十一条专项工作、科研课题，在其课题论证完成后交档案室归档。第十二条因工作需要，经公司领导批准后个人购买的图书资料，应先交档案室归档。第十三条重要的设备仪器档案及说明书等在开箱、调试完毕后应交档案室归档。第十四条具有法定资格单位出具的试验报告，外来的图纸及技术文件要及时归档。第十五条重要项目的招投标文件，招标书一经购买即先交档案室归档，投标书在开标后也应及时归档。第十六条重点建设项目档案应加强管理，其要点包括：21、项目前期研究档案，由前期研究阶段负责人负责归档；2、公司立项审批流程中，应包括档案室备案流程；3、项目组（项目部）应将文件的收集、管理纳入工程质量行政领导人责任制，并指定专人负责项目档案管理工作，档管员名单报送公司档案室备案；4、项目文件在工程验收后，其资料应交档案室归档。提交市城建档案馆的工程档案应同时备份一套，归档至公司档案室。公司进行工程验收时，应有公司档案管理员签字认可的记录。第十七条凡具有保存价值的照片及其底片、录音、磁盘、光盘等声像材料应交档案室归档。第十八条凡需总经办盖章的文件资料，经综合管理部甄别后，属于归档的技术文件资料，由提供文件的部门备份一份交档案室归档。第十九条重要的计算机数据应定期备份刻录成光盘永久保存。第三章借阅制度第二十条凡本公司员工均可借阅书籍与报刊杂志。第二十一条借阅人办理借阅登记手续，每人每次借阅书籍以不超过两册为限，每次借期为两星期，到期应主动归还，每年年底技术档案室将清理一次。第二十二条借阅人因故可以申请续借，但以一星期为限；续借期满，借阅人应立即归还，不得拖延。确因工作性质需要，如工具书和专用性资料图书，在不影响他人工作的情况下，允许特定岗位人员长期借用，索回权归技术档案室。第二十三条借阅人于借书期间，应尽爱护之责，不得任意划线、折角或撕毁；若书籍损毁或遗失，技术档案室有责任追偿。第二十四条对于非密级资料，凡本公司员工因工作需要，可以借阅；对于重要的和有一定保密性质的资料，须按规定办理相关手续。第二十五条国际标准、国家标准、行业标准、地方标准和公司产品标准，以及具有法定资格单位出示的试验报告、鉴定书等，允许本公司员工查阅，如用户要求复印的，允许复印，同时必须办理相应的登记手续。第二十六条公司专业技术人员允许查阅相关技术图纸，但借出图纸须由所在部门出具书面证明，并经技术档案室审查同意，方可办理登记手续，借期届满，主动归还。第二十七条公司产品底图原则上概不外借，确需外借时，须按规定办理审批手续。第四章涉密档案及重要档案借阅流程第二十八条各部门借阅档案首先填写《重要文件资料借阅申请表》，注明借阅用途，经有关领导签字批准后方可借阅，活动一旦结束，及时、完整归还。第二十九条涉密档案及重要档案审批权限1.单台营销合同（原件）应经所借部门负责人审核，总经理批准。2.总包及运营合同（原件）应经所借部门负责人审核，总经理或CEO批准。33.资质及其它证书（原件）应经所借部门负责人审核，总工批准。4.本公司产品底图应经所借部门负责人审核，总工批准。5.凡涉及公司技术秘密的电子档案，须对外提供拷贝时，应经申请部门负责人审核，总工批准。6.凡涉及公司商业秘密的电子档案，须对外提供拷贝时，应经申请部门负责人审核，总经理或CEO批准。7.如审核人、批准人出差在外，应经电话确认同意，事后及时补签，或授权专人代签。第三十条档案借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自转借、扩散或改变原定使用用途，凡因个人原因造成泄密或档案损毁、丢失事故的，公司将追究当事人的责任。第五章档案追偿与奖惩第三十一条对工程项目、科技项目或课题的全部技术文件资料整理规范、完整并归档及时，或对档案的收集、整理、保密和利用工作做出显著成绩的，技术档案室可提请公司给予表彰或奖励。第三十二条下列情况一经发现，技术档案室可要求当事人赔偿，必要时报请公司对当事人进行经济处罚；对情节恶劣，故意泄密，对公司造成严重损失的，可移交司法机关追究当事人法律责任：1.对借阅档案无正当理由超期三个月拒不归还的；2.遗失或毁损档案文件，造成档案残缺不全，不能及时归档的；3.对档案管理不善，出现档案材料遗失、损坏和泄密的；4.对机密档案未经批准擅自复制拷贝或私自带出本单位的；5.对故意泄漏或出卖公司技术秘密的；6.其它危及档案管理安全的行为。第三十三条经济赔偿或经济处罚标准：1.书籍等外购资料如发生损毁或遗失，借阅人应于两周内赔偿新书；对于绝版书籍，应赔偿原价两倍金额；2.其它情况根据受损档案的价值高低和数量多少，可酌处人民币100元以上1000元以下（含）的罚款。第三十四条处理程序：1.自愿以新购资料抵偿原借档案的，由借阅人与档案管理员商定处理。2.技术档案室认定需按索赔处理的，应填报《涉档事项索赔通知单》，报经技术管理部核准后，通知当事人到公司财务部门缴纳赔偿金，收据复印件交档案室销案。3.对于已超出时效的图书资料，由借阅人提出申请，经有关专业技术人员鉴定证明，借阅人所在部门领导审核，技术管理部门核准，可以免除赔偿和处罚。4.技术档案室认为需提请公司处罚的，应填报《涉档事项处罚通知单》，经技术管理部复核后报公司领导决定，由公司财务部门配合执行，处罚结果交4档案室存档。5.对于重大涉档和（或）泄密事故，公司可成立专项调查组，并根据其调查结果直接对当事人进行处分，直至移交司法机关追究法律责任。第三十五条本办法由公司技术档案室负责解释。附表：1、涉档事项索赔通知单2、涉档事项处罚通知单5附表1涉档事项索赔通知单当事人所在部门：档案管理负责人：当事人姓名：行为人所在部门负责人：涉档事项及索赔依据：经办人（签名）：年月日资料名称原价金额(元）索赔金额（元）合计技术管理部审核结果：通知单签发人：日期：通知单接收人：日期：说明：1、本通知单原件由档案室收存，复印件交当事人。2、当事人应将财务部门出具的收据复印件交回档案室销案。6附表2涉档事项处罚通知单当事人所在部门：档案主管部门负责人：当事人姓名：行为人所在部门负责人：涉档事项及处罚依据：经办人（签名）：年月日处罚方式档案资料名称处罚金额(元）备注合计公司领导批示：通知单签发人：日期：通知单接收人：日期：备注：本通知单原件由档案室收存，复印件交当事人。