招标文件审核流程

2.招标文件的编写规程2.1总则2.1.1为规范公司范围内各部门、各分支机构招标文件的编写与审核工作，提高招标文件编写水平，控制招标文件审核质量，特制定本招标文件编写与审核工作规程（以下简称本规程）。2.1.2一般项目的招标文件由项目经理负责编写；重点或难点项目的招标文件，由项目经理牵头组织技术合约部或其他部门参与编写。招标文件的初审由项目经理负责，复审由部门经理或技术合约部负责，终审由技术合约部负责。2.1.3技术合约部负责规范和整理公司各类招标文件，编制和改进招标文件范本，并及时收集和保存相关文件的电子文档。2.1.4项目经理应当严格按照本规程的规定编写招标文件，遵守成果文件审核制度。违反本规程造成的质量问题或质量事故，由当事人负责。2.2编写程序招标文件编写程序包括：确定招标文件编写人；编写准备；领取招标文件范本；招标文件的编写和修改；招标文件的三级审核；招标文件报送招标人审核；招标文件报送监督部门审批；招标文件印刷、装订、验收与发出。2.3编写准备2.3.1一般项目的招标文件由项目经理作为编写人；重点或难点项目的招标文件由主管副总经理确定编写人，必要时应成立招标文件编写组。2.3.2编写准备工作2.3.2.1向招标人了解项目的基本情况编写人在编写招标文件前，应向招标人了解招标项目的基本情况，掌握招标人的招标目的、时间、结果等招标要求，填写《项目基本情况表》。2.3.2.2制定编写工作计划（可以是“项目进度计划表”的一部份）招标文件编写计划应满足招标人对招标代理服务期的要求，注意留出三级审核时间。时间紧张的项目应在计划中注明提前审核的要求，以便审核人员提前介入。2.3.3招标文件编写计划应提交部门经理审核，以电子文件形式报主管副总经理和总经理共享文件夹中。2.4范本使用2.4.1技术合约部根据公司历年的招标经验积累各种招标文件，并将招标文件进行分类，将招标文件中个性的地方明示，形成各种招标文件范本，并在范本中注明使用方法。2.4.2招标文件范本应随着使用不断进行修订，必要时进行改版，以便能纠正可能的不当或错误，或适应新的法律法规文件。2.4.3招标文件范本应采用光盘载体的形式，以防无关人员对范本进行修改。2.4.4招标文件编写准备工作完成后，由项目经理向技术合约部提交《项目基本情况表》，技术合约部据此发放合适的招标文件范本并填写该表，编写人在此范本的基础上完成招标文件的编写。2.4.5领取招标文件范本后，应仔细阅读招标文件范本及其使用说明，熟悉范本的结构和内容，熟悉范本的使用或修改方法，以便编写招标文件时能正确熟练的运用。2.4.6为保证版本的一致性，未经技术合约部同意，编写人不得另从他处拷贝招标文件作为范本使用。范本被编写人改写为招标文件后，不得再作为范本使用。2.4.7技术合约部将招标文件范本中个性的地方标明颜色进行明示，表明此处可进行修改，编写人使用并修改后，应将该处标明为另一种颜色。招标文件范本中没有标明颜色的地方，如果一定需要进行修改，也可以进行修改，并将此处标明为第三种颜色。审核时对这两种更改的情况应着重审核，特别是针对后一种情况。最终由技术负责人确定是否需要修改招标文件范本。具体的颜色在招标文件范本中所附的使用说明中规定。2.4.8编写人认为招标文件范本有争议的地方，公司鼓励其提出意见，技术合约部应及时回应并决定是否对范本进行修改。2.5文件编写及修改2.5.1编写人了解了项目基本情况，领取了相应的招标文件范本，便可在此基础上进行招标文件的编写。2.5.2在没有招标文件范本时，可由编写人参考其他类型范本自行编写，编写中或完成后应由部门经理安排讨论会，技术合约部、审核人员共同参与进行讨论审核。2.5.3招标文件的编写应按计划安排的时间进行，编写完成后必须进行三级审核。2.5.4招标文件审核发现问题时编写人应进行修改。包括根据成果文件审核的意见、招标人的意见以及由监督部门的意见需进行的修改。2.5.5招标文件提交给监督部门审核并得到反馈意见后，各编写人应及时将修改情况告知技术合约部，以便技术合约部根据监督部门最新的文件精神修改招标文件范本。2.6过程审核2.6.1招标文件的审核是公司成果文件审核制度的一部分，其审核遵守成果文件的审核制度。过程审核分三级，即项目经理初审，部门经理或技术合约部复审，技术负责人终审，招标文件的技术负责人为主管副总经理。2.6.2各级审核的内容2.6.2.1项目经理初审的内容：文件中的工程情况与招标人提供的资料是否一致；是否存在范本中的应改未改内容；前附表各条款与须知部分是否一致，条款号是否对应；文件中所有指向性语句的核对；文件内容序号核对；技术条件与技术要求部分与招标人提供的文件的核对；工程量清单说明与工程量清单的一致性；讨论确定的内容是否得到落实；错别字、病句查对。2.6.2.2部门经理复审的内容：部门经理原则上应通读报送复审的招标文件；招标文件范本选择是否合适，能否满足招标人要求并达到最好招标效果；招标程序、时间安排是否符合招标人的要求；已变动部分的审核及范本规定可以变动但未变动部分的确认；抽查项目经理审查部分。2.6.2.3技术负责人终审的内容：文件内容是否齐全：组成、附件等。文件形式是否统一：明标还是暗标；资格预审还是后审；清单形式还是预算形式；固定单价合同还是固定总价合同还是其他等。评审办法与评分标准是否合理。投标文件内容是否与评分因素的条件相一致主要合同条款的变动部分，包括变更、支付、价款、索赔等部分2.6.3招标文件通过公司规定的三级审核后，经签字可报与招标人审核。招标人可能会不进行审核或自行阅读审核，或邀请我公司编写人等前往讨论，本过程中形成的意见可认为是招标人审核时形成的意见；如果该意见违背法律法规或不合逻辑时，应向招标人建议不予修改。根据招标人的意见进行的修改亦应执行公司的三级审核制度。2.6.4招标文件完成招标人审核后，可报监督部门进行审批形成审批意见。在满足招标监管机构的审批意见的同时，编写人应与招标人协商一致后，对招标文件进行修改。根据监督部门的意见进行的修改亦应执行公司的三级审核制度。2.6.5通过上述审核后，招标文件方可由监督部门进行备案。2.7印刷、装订、验收与发出2.7.1招标文件备案后，应将招标文件电子版注名“××××招标文件付印版”报技术合约部，并告知招标文件可交付印刷；技术合约部同意后可由项目经理交由公司指定的印刷机构印刷。2.7.2如果监督部门要求招标文件在印刷后再进行备案的，应遵照执行。2.7.3招标文件装订应按工程类、服务类和货物类分类，应遵守公司相应类型的颜色和版式的要求。招标人有特殊要求的，应遵照执行。2.7.4招标文件印刷、装订并由项目经理验收合格后方可向投标人发售，招标文件的售价应遵守文件规定并报主管副总经理批准。2.8存档保管2.8.1招标文件完成印刷装订与验收后，电子版由技术合约部永久保存和保管，并在此基础上进一步完成和完善招标文件范本。2.8.2技术合约部应将电子版按工程类、服务类和货物类分类进行保管，必要时应将类别细分，以及按年度排列便于检索和查找。2.8.3招标文件文字版在项目未完成归档时由项目经理保管，待项目完成，资料归档后，由办公室统一归档保管并执行借阅制度。文字版的保管期限不得低于5年。2.9附则2.9.1招标文件在使用过程中，如认为范本有不当之处，应及时向技术合约部提出，以便再版时修订。2.9.2补充招标文件是招标文件的一部分，其编写亦应遵从本规程。2.9.3资格预审文件编写遵照本规程执行。