控制和防范采购过程的风险

如何控制和防范采购过程的风险采购风险通常是指采购过程中可能出现的一些意外情况。采购过程包括采购计划、采购预算、供应商选择、采购价格管理、合同签订与执行、物资验收、付款结算、成本核算等诸多环节，各个环节由于受各种因素的影响，存在不同的采购风险。一.识别采购过程的7类风险:1)增支风险由于在采购过程中各种增加支出因素的存在，使完成一项采购活动所需的最终采购支出比预期的采购支出有所增加，所以采购面临增加支出的风险，主要原因有：a)采购计划不合理：编制的采购计划部合理，使采购过程中缺乏合理的依据，还可能致使企业为了满足临时性的生产需要而进行紧急采购，进而导致采购支出增加。b)预算编制不合理:采购预算编制不合理，导致采购实际成本超过预期的采购支出，使采购面临着增支风险或采购过程资金短缺的风险。c)采购预算执行:采购人员未按预算管理制度、流程准确执行，使得采购预算形同虚设，相关表单工具也未得到正确使用，导致采购面临着增支风险。d)采购价格上涨:由于市场形式发生突变，或者对于原材料的上涨又缺乏预期，使企业采购成本突然增加，从而使企业面临采购增支风险。e)采购数量增加物资管理不当使仓库物资发生变质或者损坏，或生产需求增加等原因，导致企业需紧急增加采购物资的数量，从而产生采购增支的风险。2)延迟交货风险延迟交货时指供应商没有严格按照合同所规定的时间完成交货任务，而是在合同规定的交货期后一段时间才履行交货义务。a)供应商管理水平:由于供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误，使交货日期迟于采购合同所要求的交货期。b)原材料控制不当：供应商在签订合同之前，忘记预估、错误估算或不估算原材料的状况，如果原材料不能及时到位，就存在采购物资部能及时交付的风险。c)供应商技术水平:供应商接单之前未对技术水平进行正确评估，在订单生产时，才发现材料、模具、设备不能满足生产满足生产的需求，造成问题无法解决而影响交货期。d)物资运输：供应商对物资运输时间估算错误，或物资在运输过程中出现突发事件等，都可能存在延期交货风险。e)不可抗力:由于发生了供应商无法预见、无法预防、无法避免和无法控制的事件，以致不能履行或不能如期履行合同，造成延迟交货风险。3.质量不符风险质量不符是指供应商提供的物资质量不符合采购企业质量的标准或采购合同的要求，物资质量不符存在的风险取决于供应商，同时也取决于企业内部程度。a)供货质量：由于供应商提供的物资质量不符合要求，导致加工产品未达到质量标准，给企业在经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。b)验收人员：物资验收人员对物资的质量验收工作不重视，或技术不强，对质量检验工作和基本理论知识理解不到位等情况，都有能造成物资质量低下。c)验收工具：采购物资检验仪器的操作方法不当或检测设备失效，引起物资质量误判，造成质量部符合企业要求的风险。d)验收方法:未按规定的检验流程和操作规程进行物资检测，使物资检验不及时、不准确，导致不合格品混入仓库，造成物资质量部不符合标准的风险。e)验收标识：对不合格的物资未进行标识，若物资标识于实际不符，导致不合格品混入仓库，则会造成物资质量部符合标准的风险。4.合同风险合同风险是指因为供应商于采购方的各种原因，导致采购合同无法正常履行，给企业造成损失的风险。影响合同风险的因素驻澳包括采购人员的知识结构、供应商的履约能力、合同的内容等。a)合同知识缺乏：采购人员对采购合同和相关法律法规不熟悉，导致无法识别采购合同中存在的风险，无法有效利用的合同条款规避风险。b)合同范本乱紊:采购部所签订的合同未以范本为准，使合同的内容不规范、不完善、不合理，导致合同产生法律纠纷的风险。c)合同主体:供应商通过虚假的合同主体身份与采购人员订立合同，或以伪造、假冒、作废的证件作为同合同主体证明，容易造成合同无效的风险。d)合同条款:采购不同不合法可能被认定无效，采购合同条款约定不明确或表述不严谨，可能影响合同履行，引发纠纷。e)合同更改确认:供应商替换合同内容或提供的合同与谈判达成的内容不一致，而双方也未进行确认，这样可能会使采购方受到较大的经济损失。f)合同履约风险:未对供应商进行调查，不能确定其是否具备履约合同义务的能力，而给企业带来采购风险。5.预付款风险预付款风险是指采购方在提前付款的情况下，出现终止采购退款难、采购质量难保证、虚假承诺难兑现、采购变更难履约、携款逃逸难追款等风险。a)协议约定不详细:采购物资、交货期限、生效条件、合同变更、协议终止、违约责任等内容约定不明确，致使出现采购物资难保证、采购变更难履行等风险。b)供应商履约风险:供应商接受预付款后，可能会擅自变更交货时间、降低服务质量，不按事先约定的条款履行或不完全履行，给采购方造成损失或严重影响。c)突发事件：接受预付款的供应商可能会由于竞争激烈或经营者本身管理能力不强、经济不善等因素，导致企业经营困难，造成无法履约的风险。d)付款控制不当：对预付款比例、金额控制不当，增加企业的资金占用率，造成资金无法正常周转的风险。e)付款审核不严:付款审核管理制度不完善，审核人员没有对付款凭证进行严格考核，导致付款出错或在付款时出现纠纷。6.存货风险企业通过采购、外协方式取得的原材料或辅料构成了存货，存货是企业开始生产经营活动的物资基础，企业在进行存货管理的过程中存在许多风险。a)库存过高的风险:企业库存过高，将占用大量资金，同时需投入过多的成本对其进行保养和维护，若管理不善则会产生大量的呆滞物资，给企业带来经济损失。b)库存过低的风险:企业库存过低，将不能满足企业的生产需求，并且导致停工待料和延迟交货。c)物资损坏变质:物资长时间的积压、库存管理不善、仓库环境不良等原因，都可能造成库存物资的损坏，给企业带来损失。d)库存周转过慢:库存周转过慢，周转率过低，将可能造成库存积压，增加库存成本。e)库存价格下跌：企业库存物资的下跌，将可能导致库存价值缩水，产成品的价格下降，企业利润降低的风险。f)库存信息不畅：库存信息不畅通，将导致库存信息不能及时收集并录入系统，造成库存信息不正确，不对称，影响企业的管理决策。7.道德风险a)采购信息收集:采购人员为了贪图省力，不积极收集信息，使企业不完全了解市场价格，难以判断价格是否合理，导致采购价格高于市场价格的风险。b)供应商选择：采购人员为了个人利益与供应商合谋，并利用职权，使供应商在供应商筛选中处于优势地位，给企业采购工作带来道德风险.c)采购回扣:采购人员在谈判议价的过程中，供应商在帐外暗中给予采购人员回扣，而采购人员则给予供应商在价格商的优惠。d)签订采购合同：供应商利用虚假名义签订合同或设置合同陷阱，导致合同无效，并且合同管理制度不健全，导致采购人员出现暗箱操作的可能。e)合同工履行：供应商无故终止合同，不按照合同约定提交货物，耽误企业的生产。二.采购过程风险防范1)完善采购管理体系a)构建科学合理的采购架构按照内控制度制衡性原则，企业在机构设置、权责分配、业务流程等方面做到相互制约、互相监督，实现集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化、防范职能特权风险。b)强化岗位管理强化岗位管理可有效防范采购活动中的人为道德风险，确保企业不产生岗位腐败，最大限度地调动采购人员的工作积极性和主观能动性。c)完善采购管理制度建立科学和完善的采购管理制度，规范采购实施流程中的各个环节，能够保障采购行为在采购架构下合理有序的进行，同时能够有效防范因制度执行不到位而产生的风险。2)实施采购过程控制a)采购计划的审核:核查企业采购部的物料需求计划、物资采购计划的编制依据是否科学；核查调查预测是否偏离实际；核查计划目标与实现目标是否一致；核查采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。b)合同签订的审核:核查签订经济合同的当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利和行为能力；核查合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求；核查合同主要条款是否完备、文字表述是否准确、合同签订是否符合法定程序。c)物资验收的审核：核查物资验收工作的执行情况，是否做好物资验收工作和原始记录；核查不合格的控制情况，发现不合格应及时记录，并采取相应措施；核查合同履行情况及违约纠纷的处理。d)结账付款的审核：核查是否严格按照合同规定付款；核查是否按照规定的流程付款；核查付款相关凭证是否合理、合法、完整、准确。3)采购人员的管理为加强对采购人员的管理，企业可以有针对性地制定和实施一些防范措施，具体措施如下：a)根据采购业务流程，企业可制定采购业务行为准则、采购人员行为规范、作为采购人员的行为纲领性文件。b)要求每个采购人员都做出书面承诺，并做成公示牌在所在办公区域进行公示，以接受供应商及全体员工的监督，营造一种积极健康的工作氛围。c)企业可与供应商签订廉洁协议，彼此承诺共同遵守诚信道德的交易规则和行为规范，若违规，企业将对供应商进行经济罚款或取消其供货资格，从而有效制约来自供应商的利益诱惑。d)对关键岗位的采购人员实行不定期的岗位轮换，防范潜规则和小团体或个人利益链的滋生于泛滥。