来访接待管理规定20130201

圣得西来访接待管理规定编号：TG-GD-001-A1起草：审核：审批：密级：公开责任部门：体系审核：生效日期：内审周期：1年发文范围：总经办、人力行政中心、财记中心、审计监察部、品牌中心、公共事务与企业推广部、设计中心、采购中心、ODM事业部、质量部、营销中心、圣奥威斯事业部1.目的为规范接待管理，使接待工作井然有序，让来访人员有宾至如归的感觉，特制定本规定。2.适用范围适用于公司所有来访接待管理。3.管理责任3.1总经办负责场地和环境的定期维护，各部门负责接待来访时的具体事务。公司级接待由总经办进行作业服务和统筹管理，部门级和常规级接待由受访部门负责。3.2相关部门负责客户客人来访接待与陪同。3.3门卫及前台负责客户客人来访信息传递及接待引导。4.管理内容4.1接待原则：热情周到、以礼相待、贴心服务、宾至如归。4.2来宾分类等级类型范围A公司级重要政府官员、大型参观团、工作检查组、公司级重要活动接待、总经理指定客人、一类商场领导B部门级一般政府官员、重要加盟商（意向）、省级广告合作商、重要供应商（面辅料、设备等）、团购大客户、其它重要来宾、总经销商、二类商场领导C常规级加盟商、售后服务、求职人员、业务员、其它来宾注：接待等级由各部门负责人视情况确定，在《接待申请表》中约定。4.3接待分工各部门应设置接待专干岗位(兼职)。主要部门接待专干安排如下:序部门接待专干序主管部门接待专干1总经办彭永7设计中心曹洁2人力资源部王江8采购中心何彬彬3财计中心李星星9ODM事业部文胜红4审计监察部赵思意10质量部艾凤5品牌中心唐亮11营销中心周圣艳6公共事务与企业推广部周妮12圣奥威斯事业部张颂4.4接待规格等级类型接待规格主陪领导陪同人员接待地点A公司级公司副总经理级以上领导相关部门负责人、讲解员、摄影师、接待人员视频会议室或贵宾室B部门级部门负责人部门接待专干、讲解员（参观）小会议室C常规级工作人员无相关接待室4.5接待流程接待申请→日程安排→用车安排→住房安排→参观推介→会谈安排→用餐接待→活动安排→关系维护。4.6接待申请4.6.1公司级来宾及部门级来宾接待，接待专干详细填写《来访接待申请表》,包括来宾信息、交通、参观、摄影、会谈、食宿、休闲、礼品等内容，公司级接待提前1周申请，部门级接待提前1天申请。《来访接待申请表》提交相关部门负责人批准，报总经办组织安排。4.6.2常规级接待，由门卫做好来访登记，通知相关方接待，禁止陌生人无工作人员接送进出园区。4.6.3快递员由门卫接待，通知相关方在门卫室办理业务，与公司有合作协议的快递公司人员可以登记后进入园区。应聘者应聘在门卫室填写求职表，由招聘专干陪同进出园区。4.7日程安排4.7.1接待专干制定《来访日程安排表》，接待相关人员包括主陪领导、部门负责人、讲解员、摄像师、接待人员、司机等。与来访客人确认后提前1天通知来宾及相关接待人员。4.7.2接待专干负责跟踪来访客人具体的到达时间，并提前15分钟通知相关接待人员做好接待准备。4.7.3来访日程安排有调整时，接待专干在第一时间内通知主陪领导及相关方。4.7.4接待专干提前做好各项接待工作安排，并提前1小时检查各项工作是否就绪。4.7.5贵宾级接待由接待专干组织相关人员召开工作会议。4.7.6临时性贵宾来访，由接待专干在接到通知的第一时间组织相关部门召开工作会议。4.8用车安排4.8.1接待专干提前1天填报《用车申请单》，总办负责安排专车，做好接站牌，外国来宾需在接站牌上同时写明来宾的中文与外文姓名。4.8.2车队长提前1天作好用车安排，并将接站牌、《用车申请单》、《来访日程安排》交与司机。4.8.3司机应保持车辆整洁可用，提前20分钟到达接站地点，持接站牌在出口处迎候客人的到达。属重要来宾，主陪人员应随车一同前往。4.8.4司机应注意礼仪礼节，亲切问候来宾并帮助放置行李，引领来宾上车。4.8.5司机到达酒店后到柜台领取房卡，主陪人员引领来宾进入房间休息，将《来访日程安排》交予主访人员，协助办理入住手续，并主动征询客人其他需要。4.8.6车辆主管应根据《来访日程安排》做好来访全程车辆安排，与主陪人员保持紧密联系，确保车辆按时到达指定地点。4.9住房安排4.9.1公司级接待安排5星级酒店住宿，部门级接待安排3星级以上酒店住宿，长住客人优先安排公司宿舍客房。4.9.2后勤部负责安排公司宿舍住房，酒店住宿优先安排公司签约酒店。非签约酒店应提前对住房情况进行现场考察。4.9.3商务接待应提前准备好需特殊配备的水果、鲜花，在客人到达酒店前摆放好。4.9.4来宾返程时由司机办理退房手续。4.10参观推介4.10.1公司级接待所有接待人员提前10分钟在厂门口迎接，部门级接待提前5分钟在厂门口迎接。4.10.2参观线路线路1：湖边→二楼车间→二楼管理与研发中心→三楼工程技术中心→一楼多功能厅→文化长廊线路2：湖边→二楼车间→二楼管理与研发中心→三楼工程技术中心→一楼多功能厅→视频会议室座谈→文化长廊线路3：湖边→二楼车间→二楼管理与研发中心→一楼多功能厅→视频会议室座谈→文化长廊线路4：湖边→二楼车间→二楼管理与研发中心→一楼多功能厅→文化长廊线路5：湖边→二楼车间→一楼多功能厅→视频会议室座谈→文化长廊线路6：湖边→二楼车间→一楼多功能厅→文化长廊4.10.3讲解、推介公司级接待由企业推广部负责讲解，其它接待由接待专干负责讲解，确保讲解流畅、无差错。接待专干根据来宾情况安排发放公司宣传资料，播放公司宣传片等。4.11会议安排4.11.1接待专干根据接待需求提前1小时安排布置好会场，包括温度、空气、音乐、灯光、电脑、投影仪、资料、饮品、果盘、座签、合影等。具体规定如下：温度：保证室内温度26度，提前半小时打开空调。空气：提前30分钟打开门窗通风透气，确保室内空气清新。音乐：会前展厅播放轻音乐，使用统一刻录的光盘音乐，音量按音控台标记色调整。工业园内播放轻音乐。灯光：展厅灯光提前30分钟打开，射灯要投放在目标物体上。会议室灯光会议和播放投影时按颜色标识开关。投影：会前打开会议室投影、两侧电子屏，投放“热烈欢迎****莅临公司指导工作”，红底黄字，字体黑体，字号80，一楼展厅门口电子屏播放相同内容欢迎视频。电脑：公司推介资料、会议资料在会前打开文件调试好界面和音量，缩小在状态栏备存。资料：会议桌摆放公司最新刊物、其它会议资料，人手一份，摆放整齐。饮品：会议桌摆放农夫山泉小瓶矿泉水，接待外宾用咖啡，其它接待用绿茶或红茶。会中每15分钟加茶水1次。果盘：两个座位共一盘，每盘2-3个品种，保证水果新鲜、无异味、洁净，摆放精美。座签：公司级接待、重要会议摆放座签，提前1天确认嘉宾姓名、印制座签，红底黑字，字体黑体，字号138，按国际商务礼仪标准摆放座签，会前1小时再次确认嘉宾到位情况，及时调整座签。合影：会谈结束前10分钟接待专干提醒主谈安排合影留念，并提醒摄影师提前10分钟到场，合影地点视人数多少确定。4.11.2接待专干提前10分钟提醒内部参会人员做好准备，确保会前5分钟到会。4.11.3公司级接待会前由主陪人员陪同嘉宾在贵宾接待室休息，会议开始时由礼仪引导嘉宾去会议室对号入座。4.11.4会后10分钟由后勤部完成会场清理。4.12用餐安排4.12.1公司级接待提前1天预定酒店，备好菜式。菜式安排应遵循来宾的风俗、习惯。农家乐就餐应提前试餐，检查环境卫生，确保洁净、卫生、可口。4.12.2部门级接待优先安排公司VIP包厢就餐。4.12.3常规级接待安排公司干部餐厅就餐。4.12.4接待专干根据《来访接待申请表》提前做好用餐安排，并提醒主谈掌控就餐时间。4.12.5贵宾用餐需由主陪领导陪同，重要客人由经理以上陪同，陪同人员建议不超过3人。4.12.6陪同人员按国际商务礼仪标准引导来宾入座，做好现场服务。在用餐结束前10分钟离座结帐，并提醒来宾下一步行程安排。4.13活动安排4.13.1根据接待需要由接待专干组织安排，旅游活动委托旅行社安排。4.13.2接待常规旅游景点为：张家界风景区、韶山毛泽东故居、花明楼刘少奇故居、沩山密印寺、灰汤温泉等。4.13.3休闲活动宜选择健康、安全、环保的活动，忌安排违法违纪活动。4.14关系维护4.14.1主陪人员与客人确认返程时间，提示是否需代订机票/车票，并提前1天告知送行人员。4.14.2接待专干按《来访接待申请表》要求备好礼品交主陪人员，在合适的时间赠送礼品。非第一次来访的来宾应避免礼品与前期来访相同。4.14.3来宾从公司出发的在厂门处送别，从酒店出发的致电送行。贵宾可由主陪人员送至车站/机场。送行人员向来宾表示感谢并欢迎再次来访。4.14.4接待专干在当日做好来访档案整理，所有公司级来宾收集相片、联系方式（电话、地址、邮箱等）、习俗习惯等信息存档并报企业推广部备份，节假日致电或短信维护关系。5.相关规定5.1来访接待必须按审批的《来访接待申请表》执行，接待过程中如有变动，主陪人员应及时与后勤部、总经办及相关部门联系，确保有充足的应变时间处理，避免造成失误，影响公司形象。5.2接待过程中如出现费用超标应事先电话请示总经理批示，否则超标费用不予报销。5.3在公司范围内的各项会议、活动结束后后勤部应及时安排人员清理会场。6.附件6.1附件一:《来访接待申请表》6.2附件二:《来访日程安排表》附件一:来访接待申请表预计总费用：元，其中房费:餐费:活动费:礼品费：其他：申请部门：申请人：日期：审批：日期：来宾信息来宾单位来访人数：主访姓名主访职务联系人联系电话来访次数第次来访来访时间：年月日时分至年月日时分事由：接待规格：□公司级□部门级□常规级参观公司主陪领导：接待专干（讲解）：摄影：参观线路：□线路1□线路2□线路3□线路4□线路5□线路6用车到达日期月日航班号（车、船次）从城市至城市出发时刻月日时分到达时刻月日时分预计离开日期：月日时分从城市至城市摄影□全程录像□阶段录像□合影□参观照□会议照□公司级来宾上半身近照（摄影至少照5张，合影至少照3张，存档）会谈时间：月日时分地点：主陪领导：记录：视频传播：□企业宣传片□招商片□产品发布会专题片□其他茶点：□果盘□绿茶□红茶□咖啡□其他资料：□汇报材料□圣得西视窗□优雅世界□招商资料□其他资料用餐用餐次数：□中次□晚次□待定□不用餐用餐地点：□公司包厢□通程□新江天□其他酒水：□白酒□红酒□饮料等级：□高档□中档□一般住房入住时间：月日至月日共天类型：□单间间□标间间□其他住房等级：□五星级□四星级□三星级□公司客房□其他礼品主访礼品：□A□B□C数量：份陪访礼品：□A□B□C数量：份附件二:商务接待参考文本热烈欢迎**公司**一行来访日程安排表1月21日10:00～11:30**～**航班****入住：**酒店12:00～14:00举行接风宴会14:30～15:00参观公司15:30～17:00商务洽谈，总经理出席17:30～21:00**酒店晚宴1月22日09:00～11:30合作洽谈11:30～14:00**酒店午餐14:00～17:00合作交流17:30～19:30**酒店晚餐20:30～23:00休闲1月23日08:00～10:50韶山、花明楼游览11:00～13:20长沙～**航班***上述计划如有不便敬请指出，我们将按照您的要求予以调整。预祝考察圆满成功！湖南东方时装有限公司**部***年月日联系电话：手机：E-mail：附送资料: