小学档案分类方案

第1页共8页档案分类方案兴隆街道宫字小学第2页共8页兴隆街道宫字小学档案分类方案为了进一步加强宫字小学档案综合管理工作，提高现代化管理水平，实现档案分类、整理、编目、排列标准和规范化，便于档案信息资源的开发利用，使档案更好地为宫字小学的教育改革发展服务，结合宫字小学的实际情况，制定本分类方案。一、分类原则1、以宫字小学所形成的全部档案为对象，根据学校的职能部门、档案内容和档案载体形成特点进行分类，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案分别用大写英文字母顺序编大类代号，大类以下设若干属类，分别用阿拉伯数字代号。3、本方案适用于宫字小学全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。二、类别设置一大类设置根据宫字小学的实际情况，原则上分为文书（党、政、工、团、妇）档案、设备仪器档案、会计档案、声像档案、教学档案、荣誉档案六大类，分别用英文字母作代字。如表：第3页共8页类别代字文书档案A设备仪器档案B会计档案C声像档案D教学档案E荣誉档案F二属类设置各大类视实际需要确定一级、二级属类的设置，具体设置如下：1、文书档案：大类内不再设属类。2、设备仪器档案：按台套或型号设置属类。3、会计档案：大类内设报表、帐簿、凭证，其它四个一级属类。4、声像档案：大类内设照片、影音二个一级属类。5、教学档案：大类内设教学管理、教师业务、体育卫生安全、题库、学籍册和学生花名册及插班生名册。6、荣誉档案：大类内设奖状（证书）、奖旗、奖杯（可折叠）和奖牌、赠物题词（不可折叠）二个一级属类。三、各类档案整理立卷与编号方法（一）文书档案按“年度——保管期限——问题”（以问题为主）组卷。案卷顺序号按以下方法排列：永久、长期保管的案卷，按年份排列后多年编一个流水号；短期保管的案卷，按年份排列后，多年编一个流水号。分类编号方法举例如下：第4页共8页A12．1—1案卷号目录号保管期限（12表示永久、长期合编）大类代号（文书档案）A3.1—1案卷号目录号保管期限代号(3表示短期)大类代号（文书档案）（二）设备仪器档案按添置时间先后，以台套为基础组卷并排列案卷大流水号。档案材料一般不装订，每份材料加盖档号章盒装。其结构模式是：大类代字十案卷顺序号。编号举例如下：B1案卷顺序号（第一卷）大类代号（设备仪器档案）（三）会计档案按报表、帐簿、凭证、其它四个属类分别整理立卷1、报表：每年的报表组成一卷，多年的案卷按顺序编大流水号，保管期限为永久。分类编号举例如下：C1.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）一级属类代号（报表）大类代号（会计档案）第5页共8页2、帐簿：每本帐簿为一卷。按保管期限分，25年的多年编一个流水号，分类号为C2·1；15年的多年编一个流水号，分类号为C2·2。分类编号举例如下：C2.1—1案卷顺序号（第一卷）目录顺序号（期限25年）一级属类代号（帐簿）大类代号（会计档案）C2.2—1案卷顺序号（第一卷）目录顺序号（期限15年）一级属类代号（帐簿）大类代号（会计档案）3、凭证：每本凭证为一卷，多年的案卷按顺序编大流水号。分类编号举例如下：C3.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）一级属类代号（凭证）大类代号（会计档案）4、其它：主要包括会计档案移交、销毁清册等材料。多年编一个流水号，档号结构及编号举例如下：第6页共8页C4.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）一级属类代号（其它）大类代字（会计档案）（四）声像档案1、照片：按照片形成的时间先后组卷。每个活动内容的照片按时间顺序编案卷顺序号，一本照片簿为一卷。编号举例如下：D1.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）一级属类代号（照片）大类代字（声像档案）2、影音：以材料形成时间为顺序，每盒为一卷，编流水号。档号结构及编号举例如下：D2.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）一级属类代号（VCD）大类代号（声像档案）（五）教学档案宫字小学的教学档案设置八个一级属类。类目如下：一级属类名称代号教学管理E1教师业务E2体育、卫生E3题库E4学籍信息、学生名册E5第7页共8页德育、少先队E6家长学校E7安全E8编号方法如下：教学档案按教学年度，分问题进行组卷。其结构模式是：大类代号十属类代号十目录号+案卷顺序号。编号举例如下：E1.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）属类代号（教学管理）大类代号（教学档案）E2.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）属类代号（教师业务）大类代号（教学档案）E3.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）属类代号（体育、卫生）大类代号（教学档案）E4.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）属类代号（题库）大类代号（教学档案）第8页共8页E5.1—1案卷号（第一卷）目录号（第一号目录）属类代号（学籍册、学生名册、插班生登记表）大类代号（教学档案）（六）荣誉档案一件实物视为一卷，分属类按时间顺序排列卷（件）号，多年编一个流水号。属类设置为H1：奖状（证件）、奖旗（可折叠）；H2：奖杯、奖牌、实物（纪念品）（不可折叠）。编号举例如下：H1—1目录号（件）顺序号（第卷）属类代号（可折叠的奖状、奖旗）大类代号（荣誉实物）H2—1目录号（件）顺序号（第卷）属类代号(不可折叠的奖杯、奖牌、实物、纪念品)大类代号（荣誉实物）宫字小学档案室