发送运输代理服务操作流程

1发送运输代理业务操作流程一、业务流程示意图二、具体操作程序1、洽谈协商业务业务部门与委托人洽谈业务时，负责受理业务的工作人员，要向委托人询问代理货物的品名、属性、包装、规格、质量、数量、价值、发站和到站等情况，讲清发送运输代理的服务内容、收费依据、收费标准和计费办法等内容。为委托人设计最佳运输方案，向委托人通报发送运输代理服务总体报价，提供《服务报价单》（见物流管理工作手册第61页），“报价单”一式两份，双方签字盖章后，各执一份，做好发送运输代理服务的准备工作。签订发送运输代理合同、登记合同管理台账选择货位、办理验货交接，填写代理货物验收交接单办理运输手续（包括办理请车配车、代填运单、垫（代）运杂费、办理理赔）洽谈协商业务（协商价格、设计运输方案、总体报价）按结算单进行结算收款，出具发票和缴款单办理结算手续，填写结算通知单和结算单按缴款单收款入账核算清点货物，监督装车22、签订代理合同委托人同意我方为其办理发送运输代理服务业务后，业务员要与委托人签订《发送运输代理合同》（见物流管理工作手册73页），合同一式两份，双方签字盖章后，各执一份。合同中要明确委托代理货物的品名、代理总量、服务内容、收费标准、收费依据、费用结算、合同期限等内容。替委托人垫付运杂费、装卸费、保价费的代理企业，在合同的其他约定事项中要明确垫付费用的结算办法。签订《发送运输代理合同》执行黑价经字（2007）244号文件规定的收费标准。3、登记合同台账我方留存的合同交合同管理员统一管理，由合同管理员负责登记《合同管理台账》（见物流管理工作手册55页），建立合同管理档案。同时将合同复印件传递给业务员和结算员，作为办理代理业务和结算手续的依据。4、办理验货交接业务员依据《发送运输代理合同》的有关约定，为委托人选择货位。委托人将货物运送至指定货位时，业务员与委托方工作人员验收代理货物，办理交接手续，填写《物流代理服务货物验收交接单》（附件1），一式两份，双方签字盖章后，各执一份。“交接单”中要明确登记委托人单位或个人姓名，代理货物的名称、包装、规格、件数、数量、价值，以及货物的发站和到站等内容，作为办理代理业务的依据。35、办理运输手续业务员要依据《发送运输代理合同》约定和《物流代理服务货物验收交接单》的相关内容，为委托人提报整车运输服务订单、代填铁路货物运单、办理请车配车、替委托人垫（代）付运杂费等运输手续，为代理货物的发运做好准备工作。替委托人垫（代）付运杂费等费用的企业，结算运杂费等费用后，业务员要将有关票据及时返给委托人，并填写《票据传递交接登记簿》（见物流管理工作手册第99页），一式两份，双方签字后，各执一份。6、办理结算手续代理货物装车前，业务员要填写《物流代理服务货物结算通知单》（附件2），一式两份，双方签字后，自留一份，交委托人一份；结算员依据委托人持有的由业务员出据的《发送运输代理货物结算通知单》为委托人办理结算手续，并留存《通知单》，同时出据《物流代理服务货物结算单》（附件3），一式两份，双方签字后，交委托人到收费员处办理交款手续。7、办理交款手续收款员依据委托人持有的由结算员出具的《物流代理服务货物结算单》为委托人办理交款手续，开据运输代理专用发票，在结算单和发票上加盖收讫戳记。结算单自留一份，交委托人一份。专用发票一式肆份，交货主一份，返集团收入一份，交财务一份，自留一份。8、监督货物装车4业务员依据委托人持有的由收款员出具并加盖费用收讫戳记的《物流代理服务货物结算单》，监督装车，确保装车数量与铁路运单一致，并留存《结算单》。装车后，业务员登记《发送运输代理货物统计台账》（附件4）。9、上缴收取款项收款员每天统计当日所收款项，于下午4点前填写财务统一格式的《缴款单》和《日进缴款报表》（附件5），一式两份，同所收款项一并上缴财务部门。出纳员核对无误后，双方签字，并在《缴款单》和《日进缴款报表》上加盖现金收讫戳记，返给收款员一份，同时给收款员开据收据。三、工作要求1、开展发送运输代理业务，必须严格执行省级物价部门规定的收费标准，使用统一的合同文本，签订规范的《运输代理合同》，严格按合同约定服务内容开展服务。2、必须及时给货主开据专用发票，每天每个货主发货都必须单独开据运输代理专用发票，货主不要的要自行留存。3、财务部门要加强监管力度，每月月末要对业务员、结算员、收款员的合同、报表、台账等进行核对，发现问题及时处理，保证收入真实和安全。4、整个运输代理业务操作过程要做到代理合同、货物验收交接单、结算通知单、结算单、统计台账、专用发票、日进款报表等各种手续的编号、品种、吨数、收费标准、收费金额相一致。55、委托人将运输代理货物交由我方进行保管的，要按仓储保管的有关规定进行看管，做好交接班记录，确保货物安全。委托人需要我方提供仓储服务的，另行签订仓储保管合同或订单。附件:1、物流代理服务货物验收交接单2、物流代理服务货物结算通知单3、物流代理服务货物结算单4、发送运输代理货物统计台账5、日进缴款报表6附件1：物流代理服务货物验收交接单单位（营业部）：年月日编号：顺号委托方单位名称或个人姓名品名包装规格件数数量（吨）货物价值（元）发站到站合同号合计委托方：（章）受托方：（章）负责人（经办人）：（签字）负责人（经办人）：（签字）7附件2：物流代理服务货物结算通知单单位（营业部）：年月日编号：顺号委托方单位名称或个人姓名车数品名包装规格件数数量（吨）计费单价（元/吨）代理费金额（元）发站到站合同号合计业务员：（签字）委托方（经办人）：（签字）8附件3：物流代理服务代理货物结算单单位（营业部）：年月日编号：号委托方单位名称或个人姓名品名车数包装规格件数数量（吨）计费单价（元/吨）代理费金额（元）装车日期发站到站合同编号通知单号结算员:(签字)委托方(经办人):(签字)9附件4：发送运输代理货物统计台账单位（营业部）：第页顺号委托方单位名称或个人姓名品名包装发站到站备货地点搬入日期装车日期车种车号规格件数重量标重结算单号合同号填表人：10附件5：日进缴款报表单位（营业部）：20年月日顺号缴款单位名称或个人姓名经办人装车日期车数品名重量（吨）计费单价（元/吨）金额（元）预交款通知单编号结算单号合同编号合计收款员（签字）：出纳员：