合同管理办法

第1页共11页合同管理办法第一章总则第一条目的依据：为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护公司合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条适用范围：1、本办法适用于公司各部门及下属分公司、子公司与公司外各类法人、自然人、其它组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。2、公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本办法。第三条管理原则：1、合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。2、签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。第2页共11页第四条保守商业秘密：管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。第二章合同管理机构及职责第五条总经办为本公司合同管理的主管部门，其主要职责如下：1、拟订合同管理办法并负责组织实施。2、拟订公司合同范本，并推行使用。3、参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作。4、严格审查合同，确保合同的合法性和有效性，并为合同签订人员依法签订合同提供法律、法规依据。5、负责公司合同审核登记管理工作。6、对公司各类合同的签订、履行、变更、解除情况以及合同档案管理情况进行监督、检查。7、对合同履行中出现的纠纷提出处理意见，并向总经理汇报。第六条合同承办部门的职责：1、根据公司授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜。2、负责初审合同承办人提供的合同可行性报告，并提出审查意见交总经办备案，供公司领导参考。3、依法履行合同，及时以书面形式向公司通报合同履行中发生的重大问题及其解决方案。4、负责收集整理本部门合同文本等相关资料并及时向财务部移交。5、及时掌握合同履行、变更、终止情况，并与相关部门沟通，确保公司利益不受损失。第七条合同承办人员的职责：1、根据授权办理签订、变更、解除合同事宜。2、严格按照合同主管部门拟定的合同模板选用合同，没有合同模板的应根据实际需要草拟合同并提交合同主管部门审定。第3页共11页3、向合同承办部门提供合同草稿、可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责。4、认真履行生效合同，随时检查合同履行情况。5、及时向合同承办部门汇报合同履行中出现的问题。第八条财务部门在合同管理中的职责：1、对确属我公司签订并合法生效的合同，财务部门应及时结算、报销付款。2、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同，财务部门可暂不予结算并及时通知总经办对合同的有效性进行审查。3、我方先履行付款义务，有预付款或分批付款的合同，未见我方签字、盖章的书面合同原件及合同审查意见，财务部门不予付款。4、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务部门不予付款。5、收集、整理、分类各部门移交的已生效且未失效的合同文件材料。6、编制合同编号和统计清单。7、编制尚未失效合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。8、保存的合同文档每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时向总经办汇报，并追究相关人员责任。第九条公司行政部在合同管理中的职责：1、收集、整理、分类财务部移交的已失效合同文件材料。2、保证归档文件资料及时上架有序保存。3、编制已失效合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。4、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时向总经办汇报，并追究相关人员责任。第三章合同的委托代理第4页共11页第十条下列人员有权代表公司签订合同：1、公司法定代表人；2、公司书面授权委托的代理人。第十一条非公司法定代表人的公司员工代表本公司对外签订合同前，必须领取并填写《法人授权委托书》。在公司法定代表人签字并同意授权后，该员工才能代表本公司对外签订合同。第十二条受委托人的具体受托权限由法定代表人在签发《法人授权委托书》中注明。受委托人必须严格按照授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。第十三条受委托人的主要职责：1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿。2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责。3、所签合同应及时上报。4、认真履行已生效的合同，发现问题的及时上报并提出处理意见。5、保管好本人所签订合同的一切资料，并及时上交归档。第十四条受委托人必须妥善保管好自己的《法人授权委托书》，不得转借他人或涂改。凡调离本单位或改做其它工作失去代理条件的，应主动向合同主管部门缴销授权委托书；不缴销证书者，人事部门不得办理调动或离职手续。第四章合同的签署第十五条公司对外发生经济往来，除标的额较小或能即时清结的以外，均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，也应签订书面合同。第十六条签订合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策以及其他有关规定。第十七条签订合同应当使用合同主管部门监制的合同统一文本或参照规范文本，要对涉及权利义务关系的条款重点审查，必要时可以根据实际情况进行修第5页共11页改完善。第十八条在签订合同前，洽谈人、经办人、签约人必须做好以下各项工作后，方可签订合同。主要包括：1、验证对方当事人主体资格(营业执照)、经营权限、履约能力（各种资质证书）以及资信情况、对方签约人的签约权限等，核对无误后才可正式签订合同。2、我方的履约能力、对市场进行预测和调查、合同的可行性和合法性，防止签订无效合同。3、对资信不明、资信状况不好，且无可靠担保单位的，不得与之签约。第十九条合同当事人协商一致的修改、补充合同的文书、传真、图表、会议纪要、备忘录、电子文件等都是合同的组成部分，应随合同文本一起整理存放。第二十条签订的合同文本至少一式贰份，其中一份交给对方，另一份必须在合同签订之后三个工作日内报送财务部保存。第二十一条合同签订完毕后，合同承办部门需将合同原件及相关附件统一交由财务部妥善保管。财务部需做好备案登记，并保证合同规范、有序、完整地归档保存。第五章合同的审核第二十二条签订合同前应严格按照审核流程审核合同。未履行审核程序的合同，除经公司领导事先书面授权外，不得签字盖章，财务部也不予办理结算事宜。第二十三条合同审核包括专业部门审查、财务审查、法律审查、总经理审批和董事长审批。公司相关部门应严格按照职责分工，高质高效地完成合同审核工作。第二十四条合同承办人提请相关部门审核合同应提供以下资料：1、《四川盖亚诊所连锁股份有限公司用印审批记录单》（以本公司印章管理办法规定的为准）。第6页共11页2、合同文本和附件。3、对方当事人的营业执照、资质证明及授权委托书。4、相关的文件、签报和批复等。5、其他需要提供的材料。第二十五条公司合同审批的常规流程：1、合同承办人应认真填写《四川盖亚诊所连锁股份有限公司用印审批记录单》并连同合同文本及相关附件上报合同承办部门负责人；2、合同承办部门负责人负责对合同的业务内容进行审查，并签署意见；3、合同承办部门负责人审查同意后，财务中心总监负责对合同的财务条款进行审查，并签署意见；4、财务中心总监审查同意后，总经办主任对合同的法律条款进行审查，并签署意见；同时，合同承办人需认真填写合同审核登记表。5、如该合同牵涉其他业务部门，由总经办主任分送该业务部门负责人进行审查，并签署意见；6、总经办主任综合各方审查意见并审核同意后，上报总经理、董事长进行审核，决定批准与否；7、总经理、董事长审核批准后，需按照《四川盖亚诊所连锁股份有限公司印章管理办法》的相关规定加盖公司合同专用章。第二十六条专业部门（承办部门及其他相关部门）对合同审核的内容主要包括：1、合同的技术性（技术可行性分析、技术措施是否合理、技术难题和风险；技术或业务条款明确、具体和完备；质量技术标准、验收标准和技术服务条款应明确、具体并具有可操作性。）2、合同的安全性（对公司的商业秘密和知识产权是否采取保密措施、不得损害公司的商业信誉和其它利益。）3、合同涉及的业务部门认为必须审核的其它内容。第7页共11页第二十七条财务审查内容包括：1、资金、资产的合法性（资金来源合法，资产的所有权明确、资金使用和资产动用的审批手续齐备、资金、资产的用途及使用方式合法等）。2、价款、酬金和支付方式合法（价款、酬金的数额符合市场价格、价款、酬金的支付方式符合财务纪律、与资金、资产有关的其它事项）。3、财务风险控制（合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司资产负债率指标要求，合同货款结算方式的合理选用等）。4、保函内容的合理性及风险性。5、索赔条款的合理性。6、财务部认为需要审核的其它内容。第二十八条法律审查应当由总经办负责，内容包括：1、当事人具有合法的主体资格。2、合同内容、形式和程序合法、有效。3、合同条款具体完备。4、合同文字表述严密、规范、准确。5、合同履行了审核程序。6、其他应由总经办审核的内容。第二十九条公司总经理、董事长根据各审核部门的审核意见决定是否签约。决定签约时，应当在合同文本上签字，并按公司的规章制度加盖印章。第六章合同的履行、变更和解除第三十条合同依法生效后，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务。第三十一条依法生效的合同，应当全面认真履行。合同履行部门应接受合同主管部门对履行情况的监督检查。第三十二条除公司领导事先授权，合同正式签订前，不得实际履行合同。第三十三条一般而言，合同承办部门即是合同履行部门。如果二者不是同第8页共11页一部门的，两部门应建立相应的交接手续，并对合同的履行情况及时沟通。第三十四条合同履行部门应负责记录和监督对方的履约情况，保存好相关单据、信函、会议纪要、鉴定报告、检测结果等资料。对于出现问题的产品等事实还要进行保存、拍照。第三十五条公司未能按约定履行合同时，合同履行部门应及时向部门领导汇报，同时通知总经办。合同履行部门应与对方当事人积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司法律责任和经济损失，维护公司合法权益。第三十六条如对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同，合同履行部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议（异议文书须事先经总经办审核），同时合同履行部门应及时向部门领导汇报，尽量与对方当事人协商，用书面形式要求其继续履行合同。第三十七条在合同履行过程中如遇法律规定或合同约定的变更、解除事由，在双方协商一致的条件下，可以变更或解除合同。第三十八条变更、补充或解除合同，必须采用书面形式。第三十九条变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。第四十条公司建立合同动态分析制度，合同履行部门应定期分析合同履行情况，及时发现合同履行中的问题，确保合同正常履行。第七章违约及纠纷处理第四十一条发生合同纠纷后，承办部门应首先及时与对方协商解决。协商不成时，应在规定的期限内以书面形式上报主管领导和合同主管部门。第四十二条对于需要应诉或起诉的案件，经公司领导批准后，由总经办协助公司顾问律师进行证据收集、谈判、参加调解和出庭。第八章合同的登记、备案与归档第四十三条合同签订后三个工作日内，合同承办部门应将合同档案原件整理装订送交财务部存档。合同档案的范围包括：信誉调查报告，意向接触报告，第9页共11页合同文本草稿，合同谈判记录，合同签订审批表及审批修改意见，法人授权委托书，对方资质证明文件，各种审批管理表格，合同正本及附件，合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件。第四十四条财务部对合同承办部门送交的合同资料进行检查、整理，如果合同存档资料不齐则需合同承办部门补齐。同时，财务部需对已生效的合同进行编号登记，分类归档。第四十五条合同履行完毕或因其他原因失效后，合同承办部门应于五个工作日内将合同文本以及合同执行期间所有的往来信件、变更协议、