呼叫中心建设方案

享受信息新生活呼叫中心建设方案享受信息新生活前言在竞争日益激烈的今天，优质、快捷的服务已是行业取得成功的关键之一，谁的服务领先，谁就会获得更高的效益。目前，市场变化越来越大，竞争层次越来越高。发现、吸引、保有客户的难度也越来越大。保留老用户，请进新用户已成为企业重要任务。在此背景下，以“电话网络集成呼叫中心”为核心的客户关系管理方案正逐步成为现代企业快速发展的手段。一．概念1.什么是呼叫中心呼叫中心又名CallCenter或客户服务中心，是指综合利用先进的通信及计算机技术，对信息和物资流程优化处理和管理，集中实现沟通、服务和生产指挥的系统。传统意义上的呼叫中心是指以电话接入为主的呼叫响应中心，为客户提供各种电话响应服务；现阶段呼叫中心的概念已经扩展为可以通过电话、传真、互联网访问、Email、视频等多种媒体渠道进行综合访问，同时提供主动外拨服务，应用业务种类非常丰富的客户综合服务及营销中心。2.为什么需要呼叫中心从根本上说，无论何时何地，当客户遇到各种问题时，客户需要有一个畅通的可以与企业取得联系的渠道。再当前的技术情况下，最方便和常用的方式就是电话。并且随着“以产品为中心”到“以客户为中心”的转变,产品种类及价格已经不再是企业间竞争的热点，“同质化”竞争时代的来临,“客户”已成为企业争夺的焦点,如何去发现、保持客户并深度挖掘其利益已成为企业追求的目标和梦想。企业要提高客户满享受信息新生活意度、保证客户的忠诚度、挖掘潜在客户。呼叫中心是一个强而有力的工具，以最有效的方式、利用最少资源提供超越客户期望的卓越服务。从终端消费者角度来说，呼叫中心是其获取服务的最佳途径之一。不管是购买的什么产品，消费者都希望获得好的服务。特别是这开快节奏时代，时间尤为重要，呼叫中心7*24小时的服务能够随时满足消费者的诉求，同时自动语音服务能为消费者减少等待时间，此外通过呼叫中心消费者能随时随地咨询想要了解的东西，因此呼叫中心对于消费者来说最大的价值仍是服务。服务是消费者从企业那里获得的价值之一，而呼叫中心恰巧能为其获取服务提供最好的支持。目前呼叫中心已经向移动化、社交化发展，这样的发展更能满足用户和终端消费者的需求，服务质量也会越来越高。同时，呼叫中心已经由单一的语音服务转向多媒体方式，这样会进一步加大企业和消费者的交流，例如视频呼叫中心则能明显提高谈判、沟通效率。呼叫中心的市场前景非常广阔，如果能把握好其核心价值，则一定会提高厂商和企业用户的竞争力。3.呼叫中心系统特征与传统电话服务相比：集成性：服务集中于统一窗口，能与企业业务系统方便集成；便捷性：一个号码便于记忆，提供全天候的多渠道联系方式；智能化：提供自动语音服务，电话的智能分配；与传统商业模式相比：无地域限制，可以通过呼叫中心完成交易等服务；享受信息新生活个性化服务，根据后台系统提供的信息为客户提供个性化服务。二．呼叫中心系统组建指南1、呼叫中心集中式部署说明呼叫中心语音平台的总体目标是在保证安全和稳定的前提下，向用户提供“语音一站式”服务,即用户通过拨打电话实现查询、投诉、咨询等服务功能。1、呼叫中心外线布局：系统支持接入七号信令、一号信令、ISDN/PRI、模拟中继线路等信令方式的接入，共设置30外线呼叫中心服务平台，最大支持30个用户同时呼入。设置统一的服务号码接入，满足用户的查询、投诉、咨询等需要。2、呼叫中心扩展扩容：后期因业务需要，而扩大接入线路规模，呼叫中心平台可以支持无限线扩展扩容，只需接入多台服务器，同时运行支持即可；3、支持人工坐席和IP坐席接入：呼叫中心支持人工坐席接入，同时也可以布局IP远程坐席，突破地方和区域的限制。4、远程座接入边界安全，不同的接入方式应采取相应的控制机制来保证接入的安全，主要安全措施：访问控制机制、防病毒/防DDOS/IPS、入侵检测、安全审计、脆弱性检查。2、系统网络结构呼叫中心系统组网示意图享受信息新生活三．系统功能说明呼叫中心功能描述：统一服务号码对外发布统一服务号码（例如4008XXXXXX），用户通过拔打服务号码进入呼叫中心，呼叫中心根据语音导航，提供语音自助服务和人工服务两种模式。坐席通过电话控制软电话功能，外拨用户号码，用户接听电话，电话显示为统一的电话号码。自动排队功能当若干客户同时拨打电话，系统会根据客户的重要性或优先级将电话排队，等待的电话可以听到预先设定的音乐或广告等。自动应答服务享受信息新生活当用户拨打电话进入本呼叫中心系统后，系统会自动引导用户输入所要咨询的信息编码根据信息编码，方便快捷的查询到所要咨询的信息。简明易懂的语音提示在每一阶段会告诉您如何操作及不间断服务。可以查询公司简介、分店信息、主要业务等等。人工坐席服务当自动语音服务不能满足用户的具体需求时，用户可以根据语音提示按电话机上的特定键呼叫人工坐席。电话到达座席的同时，客户信息也会在计算机上弹出，可包括姓名、性别、地址、信誉度等等。接受过培训的座席员回答所咨询的问题，完成业务洽谈，如：送货等。也可转接到自动应答服务功能上，再次查询。语音布告栏服务将预先录好的语音资讯，播放给您的用户，所有资讯只需按几个简单的电话键即可获得。留言功能用户拨打电话进入本呼叫中心系统后，可以按电话机上的某个特定键进入留言信箱，将要咨询的内容留言，以备相关人员尽快解决，并将信息反馈回用户。系统设有安全性，非系统操作员无法将此留言内容删除。回叫功能系统具有完整的用户信息登记库，可将每次接入的用户信息妥善保存起来，对于不能立即给以答复的用户，等到条件具备时，再将信息反馈给用户。此功能在无人职守的情况下，可与系统留言功能相配合，即用户在系统无人职守时，按语音提示进入留言栏，录下需要咨询的问题及联系方法，待上班时从留言栏提取并以予答复。另外，在节日或客户生日时问候重要客户，提供关怀服务。享受信息新生活统计功能系统提供完善的各项数据信息统计，包括：系统资源数据、记费统计（电话起止时间、通话时常、话费、信息费等）。并可电脑预缆及全方位打印。录音监听功能为了考核各服务人员的服务态度、业务水平等各方面综合素质，可选配此功能。录音监听是将通话双方的通话过程全程录下来，并可自动保存到硬盘、磁盘、光盘等介质上。在双方通话的过程中，系统设定的具有权限的人员可通过话筒进行监听通话过程，而通话双方却毫无察觉。此功能可有效的保障业务服务水平。扩展功能为了适应未来高速发展的信息产业化发展进程，系统留有扩展接口，以备后续平滑升级。四．呼叫中心系统组成呼叫中心系统主要由人工服务和自动语音服务两部分组成。系统功能结构如下图所示：ECCall智能呼叫中心平台　语音公告板住户相关信息查询自动传真查询索取自动语音处理系统录音最新信息人工服务处理系统服务满意度调查客户历史资料弹出业务咨询传真信箱管理业务受理信息查询业务运营管理及智能决策分析系统人工服务信息采编系统自动语音节目编辑系统客户投诉意见建议电话回访问卷调查自动传真接收自动语音外拨未接电话管理短信管理享受信息新生活自动语音服务包括：最新信息、语音公告板、住户相关信息查询、自动传真查询索取、服务满意度调查等模快。人工服务包括：客户历史资料弹出、留言信箱管理、传真信箱管理、业务咨询、信息查询、业务受理、客户投诉意见建议、问卷调查等模块。另外还包括对人工服务过程的全程录音和质检。系统可以根据客户需求在白天工作时间和晚上休息时间以两个不同的业务流程进行处理。如下图：是否14U　　　　　　　　　CTI服务器热线号码客户工作时间？工作时间业务处理流程非工作时间业务处理流程辅助服务方式为自动语音方式，系统能自动提示客户现在为非工作时间，用户以按键方式选择各项功能，如自动语音信息咨询，信息查询等等，也可启动语音信箱，将用户提出的要求录制下来，供工作时间由话务员进行处理。4.1、语音公告板通过自动语音播放语音菜单，提示用户选择各类信息咨询，例如楼房买卖咨询、服务条款查询、楼盘详细介绍、处理流程咨询、办事指南咨询等各种信息，均可以通过自动语音向用户播放。享受信息新生活11U电话按键内容更新自动查询　　数据库CTI服务器系统维护部门客户系统提供完备的知识库系统，所有播放的内容及菜单安排可由自动语音节目编辑系统随时变更，不断满足客户要求。并且系统支持自动语音识别（ASR）和自动语音合成（TTS），向客户提供更加方便和快揭的服务。4.2、相关信息查询通过向客户播放语音提示，由客户按键选择的交互方式，可将用户需要获取的信息通过查询数据库获取，并可将查询结果通过TTS合成语音的方式播放给客户，同时考虑到播放的语音质量，对于常用的语音采用录制的方式，这样可以在保证语音服务质量的前提下，大大减少系统维护的工作量，节省系统的运营成本。11U电话按键信息发布自动查询　　数据库CTI服务器系统维护部门客户TTS语音合成相关信息可以通过后台管理系统方便的维护，系统查询结果实时更新。4.3、服务满意度调查系统能将客户电话在与人工坐席通话结束后，自动转接到处理客户满意度调查的自动语音业务中，自动播放语音提示，进行客户满意度调查。享受信息新生活例如客户对本次服务的服务质量，受理人员接待水平等各个方面，并自动记录调查结果到数据库中，供领导决策系统进行统计和分析。五．呼叫中心人员设置5.1话务员话务员需要快速响应住户的服务要求，通过查询界面得到住户要求的各类信息，把得到的结果通过各种手段返回给住户。1.话务员接进电话后，可根据需要将电话转移给其它话务员。2.话务员接进电话后，也可根据需要将电话转移给专员。3.话务员接进电话后，可选择语音或传真等多种方式将信息返回给住户。5.2操作员操作员在对信函、传真、E-Mail进行处理的基础上，能够实现如下功能：1.将信息技术录入客服系统；2.快速生成相应的工单；3.对住户的请求进行跟踪；享受信息新生活5.3班长班长是具有班长权限的话务员，他除了能实现普通话务员的所有功能外，还能够实现如下功能：1.监视话务员的操作状态；2.录音、监听话务员与用户的通话过程；3.坐席参数设置；坐席系统管理。5.4系统管理员系统管理员要求：1.按系统维护的要求，利用系统提供的功能，及时检测、排除故障、保证系统正常运行；2.应用系统参数配置及各种量化指标的调整等；3.发布、维护、关心有关政策法规、业务咨询等信息；4.管理系统访问权限、密码和等级。六．呼叫中心功能列表呼叫中心系统主要功能列表序号功能模块模块功能描述一、通讯服务器平台系统1.1自定义呼叫接入流程可根据业务发展需要随时自行定制修改呼叫流程；享受信息新生活1.2自定义接出流程可根据业务发展需要改变呼出的方式、坐席界面、用户分配等1.3自动语音功能IVR播放欢迎词及服务引导语音；交互式自动语音听取；来电根据语音引导通过电话机按键，选择事先准备好的语音信息自动收听，来电可重听或选择返回键，收听其他语音信息；多语种及作息时间管理，在工作时间、休息时间分别播放不同的语音及启用不同流程。1.4自动传真功能客户自动传真索取；来电通过语音引导的电话按键，选择事先准备好的传真文件自动接收到客户传真机上，无需人工干预。客户也可以自动发送传真到系统电脑存储。客户传真自动接收到电脑进行浏览、分发、转发、签字、盖章、打印等管理。1.5通话录音及留言功能通话录音及查询管理；留言信箱及查询管理；人工通话自动全程录音，可按日期、时间、电话号码、座席等条件快速查询回放录音或留言。1.6智能接入及话务分配功能由客户呼叫不同的业务号码可启用不同服务流程；来电可自动转拨外部电话或手机。座席通话后也可转移到任意外线或手机号码；可将不同的客户接入不同话务员/组，并可灵活配置遇忙、无应答等的处理策略；如：自动转移、继续等候、返回、挂机、留言等；最优来电等候转接策略：如，等待时间最长、长途来电优先、重要客户优先等；通讯控制以及会议：如，通话转移、多方通话/会议、人工和自动互转；监听、拦截、强拆、强插、代接，以及强制示忙/闲等。1.7黑名单及来电分类管理功能可根据来电号码自动对来电进行分类，或根据客户输入的用户号对客户进行验证和分类；为不同类别的客户启用